建立OA办公平台的建议.docx

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1、建立OA办公平台的建议关于建立OA办公平台的建议 所谓OA，即办公自动化，是办公工作处理的自动化，改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。利用先进的技术，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。 OA办公平台是一个让领导能够高效的安排和监督工作，让员工能够管理自我工作的平台，可以为公司提供一个能够实现资源共享、过程管理、结果查询、内外联系提醒的工作环境，帮助公司提升管理水平，增强竞争力。 OA办公平台的应用价值： 1.解决企业内部跨地域上传下达的问题，避免因为信息传递不畅给企业造成的损失。 2.培养员工之间相

2、互协作配合的精神，提高团队协作能力。 3.各项工作事务可生成个人待办事宜，保证工作落实到人。 4.提供工作跟踪手段，便于监督检查，确保执行力。 5.完善的知识沉淀体系，让企业知识资产不断增值。 6.严格的权限管理模式，确保企业资源在可控范围内有最高的利用效率。 7.通过岗位职责体系提高企业管理的规范性。 8.建立学习型的组织，降低培养新人和经验传播的成本。 9.提高工作交接规范性和方便性，降低人员流动带来的工作失误及资源流失。 10.沟通、汇报、申请等日常工作都在电脑上就能完成，降低管理费用消耗。 11.通过待办事项、资料归档、日程安排、个人备忘等多种手段将个人工作变得井井有条。 12.工作配

3、合方便，无论是部门内部还跨部门协作，都可以使用工作流来解决。 13.多分类的公司资料库，寻找公司资料、客户资料更轻松有序。 14.在通知公告发布后留下阅读日志，改变了传统白板通知不知道哪些人已阅，哪些人未阅的情况。 15.科学的工作成果管理体系，将每个员工的工作成果自动记录到个人信息中心，客观的展现员工的工作业绩。 目前我公司信息化建设进程已初步完善，因为销售网络和生产基地覆盖面广，难免在信息沟通过程中造成一定程度的损失，另外在公告通知、信息发布、资料共享等方面也存在并不完善和不规范的管理模式，因此我公司信息化建设下一步目标应以财务系统、OA系统等应用系统的建设为主，现阶段公司完成了内部财务电

4、算化的功能，但是内部协同办公体系还不完善，接下来应完善公司内部的公文自动流转的建设，实现内部的收发文，电子邮件等，并逐渐实现OA+ERP系统的整合，以ERP建设为主，通过ERP系统整合公司内部运作的物流、资金流、信息流。 OA办公系统的优势主要是信息流通快，文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，大大减少了工作量；信息发布平台使无效会议减少；协作性、灵活性显著提高，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素；OA系统不仅能够帮助公司建设无边界组织，消除公司的信息死角，成为公司上下左右沟通润滑剂，而且能够提高公司部门间的协作能力，增强了团队精神

5、；提高管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率；规范性增强，在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性；最重要的一点是实现知识管理，文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。 在公司信息化建设中应避免产生信息膨胀、信息孤岛、非结构化信息、非个性化信息、信息的非关联性的情况，从而导致了信息流通

6、不畅、工作运转不畅、整体效率低下、无法有效分析等弊病。 OA系统往往涉及单位各个部门及人员涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中。难免要遇到各种阻力因此要从制度上、人员上加以保证。首先通过将OA系统的实施制度化，制定OA系统运行的规定及一整套实施细则，明文要求系统的使用尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式；同时各部门之间也要充分协调配合利用OA的信息共享平台把行政管理和业务实施在OA系统平台上开展起来，以促进系统迅速、切实地应用起来。 OA办公系统的建设方案中主要有以下内容： 1、OA的整体布局包含但不限於OA主体页面模块的设定； 2、OA运行

7、过程中资源分配及权限界定； 3、OA各模块维护及内容的日常更新； OA办公系统建设总体思路： 第一步，结合OA软件现有功能的基础上对OA进行整体布局，在整体布局的基础上进行OA主页面模块的设定； 第二步，各模块正常、有序的运行需要进行资源的分配及权限的界定； 第三步，通过对OA各模块的维护和日常内容的更新来创新OA的内容，以期满足大家的要求。 OA系统主页面功能模块的设定： 建议将“电子邮件、公告通知、待办工作、会议管理、规章制度、新闻、企业论坛设定为OA主页面功能模块。 OA系统运行过程中资源分配及权限界定： 1、OA系统后台维护及系统管理员工作的界定：OA系统资源的分配通过系统管理员在后台

8、操作完成。考虑到OA系统的稳定性和所含信息的安全性需要归口管理，建议编写OA系统办公软件系统管理员手册对系统管理员的工作进行界定，该手册至少包含：OA系统产品说明及功能简介、OA系统资源的分配、OA系统日常维护与监控等。OA系统产品说明及功能简介针对用户就现有功能模块的使用和操作进行说明与指导，OA系统资源的分配主要是用户OA资源的分配界定及使用权限的说明，OA系统日常维护与监控包含OA的开通、功能维护、关闭，数据备份、数据恢复、版本升级、应用服务器的监视与安全等。 2、OA前台使用审批的权限界定：OA系统上的信息发布和更新等内容应统由专责固定的人员负责管理，须依据当前OA系统信息类别进行分类

9、处理。这一点可以通过编制OA用户须知明确，也可以通过后台设定来完成。 OA系统各模块维护和内容的日常更新： 1、OA系统各模块维护：模块确定后，并不是一劳永逸，通过一段时间的运行，结合企业的发展，调查出员工满意度，综合这两方面的意见对模块进行增、减、删、改，相应的模块功能进行修改和调整。由系统管理员定期收集数据并有效分析，然后组织实施。 2、OA系统模块内容的日常更新：内容的日常更新是一项琐碎的工作，将所有的OA系统模块分为通用资源模块、专业资源模块、个人业务模块。然后制定和明确各模块管理权责，主要由各相应的部门负责。 无论如何，我们始终坚信能够把OA办公系统建设成为高效、智慧、全员参与并促成

10、我们共同学习成长的平台。 OA系统具体实现的功能： 一、个人办公： 1、个人设置 对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。 4、菜单快捷组 定义好最常用的项目，实现快捷使用。 5、个人通讯录 个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。 6、常务安排 常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。 7、工作日志 工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。 8、个人文档 方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、

11、共享、日志。 二、企业管理： 1、协作管理 适用于多人员、多部门的任务协作。同时在任务执行过程中，可以即时了解任务进展以及给予指导，还可生成任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。 2、流程管理 可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、电子印章等。 3、文档管理 文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文

12、件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。 4、人事管理 人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。 5、资产管理 包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。 6、用品管理 办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。 7、车辆管理 对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。 8、会议管理 可以申请

13、会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。 9、商务管理 商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。 10、计划管理 工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。 三、实用工具 1、系统邮件 又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。 2、系统短信 短信是其他消

14、息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时送给相关人员，避免事务处理的延迟。短信包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。 3、公司论坛 可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子等。 4、在线人员 查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。 5、网络硬盘 网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。 10、快捷查询 方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。 12、

15、收藏夹 方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。 四、信息库 1、组织机构信息 可以查看本单位的单位信息和部门信息。 2、人员信息 查看员工的信息及在线、外出情况。 3、RSS资讯 资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报！看到你关注的、每日最新的最全的信息！同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。 4、新闻发布 可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。 5、公告管理 用于管理公告通知的发布。 6、公共通讯录 管理和查看企业的公共通讯薄，并可

16、按联系人分组、姓氏索引、关键词查询等。 7、我的助手 提供实用的信息以对公司的办公事务进行支持，包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。 五、系统管理 1、组织机构管理 建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。 2、角色权限管理 提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。 3、印章管理 设置word文

17、档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。 4、界面设置 自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。 5、菜单设置 为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照需求和办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。 6、系统日志管理 提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。 7、系统资源管理 可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。 8、系统安全设置 用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效保证系统的安全。