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1、个人自我管理,时勤,2009.5,月,个,人,管,理,-,时,间,管,理,分享快乐,!,一个有能力管好别人的人不一定是一个好的管理者,而只有那些有能力管好自己的人才能成为好的管理者。,每个人都是管理者,?,时间管理,?,个人知识管理,?,目标管理,?,自我决策,?,个人修炼,什么是时间,?,“,洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从,饭碗里过去；默默时，便从茫然的双眼前过去。我觉察他,去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又从遮掩着的手边过去，,”,出自朱自清匆匆,?,“,时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命,”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的,描述我们每个人都可以
2、脱口而出，但是我们做得究竟怎样,呢？,?,（,1,）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不,会增加、也不会减少，每天都是,24,小时，所以我们无法开源。,（,2,）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏,。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,（,3,）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时,间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,（,4,）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，,则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人,都无力挽回。,什么是时间,什么是“时间管理”？,“时间
3、管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有,效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以,时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的,“自管理者的管理”。,我们短暂的一生,?,睡觉：,21,年,工作：,14,年,个人卫生：,7,年,吃饭：,6,年,旅行：,6,年,排队：,6,年,学习：,4,年,开会：,3,年,打电话：,2,年,找东西：,1,年,其它：,3-5,年,?,看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理”一直,是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？,时间管理的误区,?,误区之一：工作缺乏计划,“写下你明天必须做的最重要的各项工作，,先从最重要的那一项工作做起，
4、并持续地做,下去，直到完成该项工作为止。重新检查你,的办事次序，然后着手进行第二项重要的工,作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整,天的时间，也不用担心。只要手中的工作是,最重要的，则坚持做下去,由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：,?,1,、目标不明确,?,2,、没有进行工作归类的习惯,?,3,、缺乏做事轻重缓急的顺序,?,4,、没有时间分配的原则,误区之二：组织工作不当,?,1,职责权限不清，工作内容重复,?,2“,事必躬亲，亲力而为”,?,3,沟通不良,?,4,工作时断时续,学会利用资源,误区三：时间控制不够,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：,（,1,）为了避免
5、对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,2,）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,3,）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,4,）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,5,）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,6,）我对重
6、要的行动计划的追踪工作一般不予理会。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,7,）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,8,）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,9,）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不同意,（,10,）在着手处理问题时我经常不知从何下手,?,A,非常同意,B,略表同意,C,略表不同意,D,极不
7、同意,评分标准：,每一个“非常同意”评,4,分，“略表同意”评,3,分，“略表不同意”评,2,分，“极不同意”评,1,分。总分小于,20,分,，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在,21,至,30,分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分,多于,30,分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,你为什么忙？,?,工作多；,?,事情多；,?,还有,因为你“茫”,因为你“盲”,因为你“忙”,误区四：整理整顿不足,杂乱的办公桌显示杂乱的心思,?,?,文件处置测验,请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答,案，则请在题目前打问号“？”。,1,、订购文具后所取得的帐单。,
8、2,、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅,读。,3,、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。,4,、某商场寄来的问卷。,5,、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关,资料。,6,、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。,7,、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的,E-mail,。,8,、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调,查报告。,9,、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许,值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。,10,、客户寄来的一封投诉信。,11,、人事部门发出的有关员工
9、考核程序的函件。,12,、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。,假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表,示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包,括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！,误区五：进取意识不强,?,*,个人的消极态度,*,做事拖拉，找借口不干工作,*,唏嘘不已，做白日梦,*,工作中闲聊,三延四拖，你就是时间的小偷,?,我全力以赴但我想那不够好，我付出所有,，但我猜那不够多,误区六：完美主义：还不够好,昨天、今天、明天,明日诗,明日复明日，,明日何其多！,日日待明日，,万世成蹉跎。,世人皆被明日累，,明日无穷老将至。,晨昏滚滚水流东，,
10、今古悠悠日西坠。,百年明日能几何？,请君听我明日歌。,今日诗,今日复今日，,今日何其少！,今日又不为，,此事何时了。,人生百年几今日，,今日不为真可惜。,若言姑待明朝至，,明朝又有明朝事。,为君聊赋今日诗,努力请从今日始。,昨日诗,昨日会昨日，,昨日何其好！,昨日过去了，,今日徒懊恼。,世人但知悔昨日，,不觉今日又过了。,水去日日流，,花落日日少，,成事立业在今日，,莫待明朝悔今朝。,时间管理的六项基本原则,原则一,明确目标,?,目标决定我们的将来,?,只有目标才有结果，目标能够激发我们的,潜能,?,放弃大而美丽的目标，选择伸手可及的目,标,如何制定目标,?,Text,?,Text,可衡量,?
11、,相关,?,可达到,具体,?,基于时间,原则二：有计划、有组织地进行工作,?,就是选择做什么？,?,选择在什么时间做什么？,?,什么时间适合做什么？,原则之三：分清工作的轻重缓急,第一象限,紧,急,重,要,第四象限,不,紧,急,不,重,要,第二象限,不,紧,急,重,要,第三象限,紧,急,不,重,要,紧急,不紧急,重,要,不,重,要,持续而长期的行为；,如果不处理它将变,成第一象限的内容；,许多现在第一象限,的内容都是由它演,变而来的；,我们都知道重要就,是不做。,帕雷托定律,按事情的“重要程度”编,排行事优先次序的准则是,建立在“重要的少数与琐,碎的多数”原理的基础上,。这个原理是十九世纪末,
12、期与二十世纪初期的意大,利经济学家兼社会学家维,弗烈度,帕雷托所提出。它,的大意是：,在任何特定群体中，重要,的因子通常只占少数，而,不重要的因子则占多数，,因此只要能控制具有重要,性的少数因子即能控制全,局。这个原理经过多年的,演化，已变成当今管理学,界所熟知的,?尰土尰,原理,-,即,百分之八十的价值是来自,百分之二十的因子，其余,的百分之二十的价值则来,自百分之八十的因子。,?,80%,的销售额是源自,20%,的顾客；,?,80%,的病假是由,20%,的员工所占用；,?,80%,的档案使用量集中于,20%,的档案；,?,80%,的菜是重复,20%,的菜色；,?,80%,的垃圾是源自,20
13、%,的地方；,?,80%,的看电视时间都花在,20%,的节目；,?,80%,的阅读的书籍都是取自书架上,20%,的书,籍；,?,80%,的看报时间都花在,20%,的版面；,?,80%,的电话都是来自,20%,的发话人；,?,80%,的教师辅导时间都被,20%,的学生所占用；,?,帕雷托定律的运用,?,?尰土尰,原理的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因,为就算你花了,80%,的时间，你也只能取得,20%,的成效：你应该将时间花于,重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花,20%,的时间,，即可取得,80%,的成效。,通,过,观,察,我,们,发,现,?,?,20,的
14、,工,作,占,整,个,工,作,的,80,%,的,价,值,?,应,该,集,中,80,的,精,力,投,入,到,20,的,工,作,?,只,投,入,20,的,精,力,做,另,外,80,的,工,作,80%,20%,80%,20%,时间,精力,工作,成效,80%,80%,20%,帕雷托定律的运用,?,一般做法：,?,列出清单给所有客户电,话；,?,去拜访所有客户；,?,阅读所有文件；,?,要做所有的工作；,?,讨论所有的问题；,?,什么事都想自己做；,?,自己些所有的报告；,?,?,结果：忙碌,?,帕雷托定律做法：,?,只给有价值的客户电话,?,只拜访有价值的客户；,?,只阅读有必要的文件；,?,只挑选紧
15、急重要的工作,?,只讨论有意义的问题；,?,授权被人或请人人代做,?,自己些有必要的报告或,提纲；,?,?,结果：充裕,帕雷托定律的运用,?,价值,80,的,工作,?,事项一,?,事项二,?,事项三,?,价值,20,的,工作,o,事项四,o,事项五,o,事项六,o,事项七,o,事项八,o,区分工作价值，进行分类,帕雷托定律的运用,?,价值,80,的工作,分配,?,事项一：需,2H,集中精力,?,事项二：需,1H,不受干扰,?,事项三：需,2H,高效时间,?,价值,20,的工作分配,?,事项四：往后推,?,事项五：可不做,?,事项六：可委托下属,?,事项七：,-,?,事项八：,-,对时间和精力的
16、分配,?,急迫性指数测验,选取出你最可能作出的反应行为或态度（,A=,从不；,B=,有时候；,C=,常常）,1,、我在压力之下表现最好。,（,）,2,、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（,）,3,、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。,（,）,4,、我休息时会觉得不安。,（,）,5,、我似乎永远在赶时间。,（,）,6,、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。,（,）,7,、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。,（,）,8,、,?,?,（,）,9,、我处理危机时表现最好。,（,）,10,、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（,）,1
17、1,、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。,（,）,12,、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解,。,（,）,13,、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。,（,）,14,、我常边工作边吃饭。,（,）,15,、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。,（,）,16,、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（,）,“,A,”,总数：,“,B,”,总数：,“,C,”,总数：,总得分：,（,A=0,分；,B=2,分；,C=4,分）,0,到,25,分属于低度急迫性心态，,26,到,45,分属于强烈急迫性心态，,46,分以上已经到了严,重急迫性
18、的程度。,2.4,原则之四：合理地安排时间,原则四：合理地安排时间,?,对事情要规划一个期限；,?,明确什么时间适合做什么；,分清不同工作或任务所适合的时间,?,效率最高的,?,不受干扰的,?,无法控制的,?,零散的,原则五：制定有效时间表,?,制定时间表的意义,：,?,时间表不仅仅是提醒,；,?,重要的是规划时间；,?,主动管理时间；,?,强制行动；,?,高效；,?,制定的方法：,?,列,出代办事情的流水帐,?,运用四象限分析排出：,?,紧急重要；,?,不紧急重要；,?,紧急不重要；,?,不紧急不重要。,?,用帕雷托定律分配时间。,?,合理安排时间。,?,制定时间表应注意：,?,留出机动时间
19、；,?,什么时间适合干什么；,?,不要超量；,?,有效分解任务；,?,大事情小时间；,?,给自己安排出一定的绝,对独立的时间；,?,有机结合，长远结合；,科学的时间表不会让你变成机器人，,相反，它能使你享受自觉支配时间的,自由感。,有人喜欢列出详细的清单，把时间精,确地分为一小块一小块，严格按日程,表行动；有人则相反，喜欢把握整体，,形象地思考问题，抗拒“机械的”日,程表，传统的时间方法只会使他感到,不舒服。对于后一种人而言，他们只,愿把简单地排序，然后设定最后期限，,而不愿把它们分割小块，填入时间表。,无论你属于哪一种，都要找出适合你,自己的方法，只有这样，才能保证时,间管理是在帮助你组织时
20、间，而不是,加重你的负担。你可能需要结合两种,风格的管理方法，以创造出自己的时,间管理体系。,原则六：,检讨,浪费时间,的坏习惯,调查自己,不断检讨修改,?,拖延,?,不专一，精神不集中，,?,执行不严格，对自己宽容,?,东西摆放无序,?,缺乏明确的目标,?,缺乏优先顺序,?,想做的事情太多,?,做事有头无尾,?,缺乏调理与整洁,?,不懂授权,?,不会拒绝被人,?,行动缓慢,?,懒惰,?,心态消极,给自己做一段时期的记录,总结：时间管理几个注意,1,、事先的了解所在部门的业务定位,2,、所在岗位的业务定位,3,、上级主管的业务目标,4,、上级主管对你的期望和要求,5,、与其它相关岗位的业务接口关系,6,、磨刀不误砍柴工,5W2H,原则,Why:,为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持,What,：,任务的内容和达成的目标,When,：,在什么时间段进行,Where,：,任务发生的地点,Who,：,哪些人员参加此任务，由谁负责,How to,：,用什么方法进行,How much,：需要多少成本,时间管理的六项原则,目标,计划,选择,合理安排时间,建立时间表,谢,谢,谢谢大家！,祝你成功！,
