日常事务练习题及答案.docx

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1、日常事务练习题及答案日常事务练习题及答案 一、填空题 1机关日常事务的管理，是秘书部门的主要职能之一，它与参与 政务 相辅相成。 2秘书部门是领导机关的 “窗口” ，群众对机关的第一印象也常常来自秘书部门的面貌、作风、 效率 。 3群众接待工作要注意 礼貌 、负责、 方便 、时效的原则。 4印章和介绍信是各级各类组织 对外联系 的标志和 行使职权 的凭证。 5秘书部门掌管的印章有三种，一是 单位印章 ，二是单位领导人 “公用” 的私章，三是 秘书部门 的公章。6印章的样式由印章的 形状 、印文、印文的排列、印章的图案、尺寸、 质料 构成。 7印章的种类很多，但主要分类标准一是按 质料 分，二是

2、按 性质 分。 8印章的保管通常由 秘书 担任，保管者就是 使用者 。 二、判断题 1机关日常事务的管理是参与政务的物质基础与保证。 2印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 3秘书部门的公章是单位对外行使权力的标志。 4我国党政机关、企事业单位通行的印章为方形。 5用印后的公文和凭证就具有法律效力。 6印章的保管者就是使用者。 7印章的保管者可委托他人代盖印章。 8印章的保管者可随意带公章出办公室。 三、单选题 1查看来访者的身份证和介绍信是属于群众接待工作的原则。 A礼貌 B负责 C方便 D时效 2小王接电话问来问去没问清楚，后来把事情办错了，这是违反了接打电话的原则。

3、 A 态度和蔼 B头脑敏捷 C语言简练 D办事准确 3人们习惯把印把子比作权力的象征，这是印章的。 A标志作用 B权威作用 C法律作用 D凭证作用 4我国党政机关、企事业单位通行的印章为。 A长方形 B菱形 C圆形 D四方形 5使用机关或单位的公章，要由审核签字。 A本单位负责人 B办公室负责人 C印章管理人 D人事部门负责人 6一般外出联系洽谈工作时，需要单位开出。 A行政介绍信 B专用介绍信 C组织介绍信 D组织证明信 7秘书为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、的礼仪常识。 A风度 B服饰 C举止 D表情 8随着社会进步，人际交往对语言文明的要求更高了，见面时应根据彼此的关系多采用

4、语。 A慰问 B道歉 C感谢 D问候 9礼貌、礼节是一个人内在的外现。 A素质 B思想 C情感 D道德 10待人接物应该热情开朗、温存有礼、。 A温文尔雅 B和蔼可亲 C严肃认真 D不卑不亢 11做好接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、。 A帮助别人 B善待别人 C启发别人 D引导别人 12最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是。 A走姿 B眼睛 C手势 D坐姿 13平时遇到来宾，应主动问候，一般应说。 A欢迎您常来 B对不起 C您好 D请多关照 14办公室工作的重要地位是由它的决定的。 A特点 B工作 C任务 D影响 15办公室管理工作涉及面较广，具有一定的。 A知识性

5、B专业性 C基础性 D实践性 16值班室管理工作之一是负责。 A处理来函来电 B协调各部门之间的关系 C做好办公用品的管理 D陪同来访人员参观 17值班员的职责之一就是做好单位的工作。 A卫生检查 B后勤保障 C安全保卫 D外部协调 18对来信及时拆封是对办理来信的的要求。 A特殊 B首要 C一般 D重要 19安排领导的公务活动，大多表现为对领导整体工作布局的。 A联系 B落实 C检查 D协调 20对来访者提出的能当即答复解决的问题，应予以。 A请示后解决 B研究后解决 C答复解决 D证明后答复 21同来访者交谈，要坚持一听、二问、三记、四。 A解答 B分析 C请示 D小结 22办公室事务管理

6、的本质特征是。 A服务性 B安全性 C创造性 D集中性 23办公室工作的重要地位是由它的决定的。 A工作、职能、特点 B影响、职能、特点 C作用、职能、特点 D地位、职能、特点 24接待重要会议出席者或友好访问团体，应组织人员在欢迎或欢送。 A会客室 B会议室 C会客室门口 D大门口 25办公室事务管理将对单位整体作用的发挥起。 A延续作用 B特殊作用 C协调作用 D推动作用 26办公室整体运转机制中不可缺少的重要组成部分是。 A事务管理 B会议管理 C文书管理 D档案管理 27秘书的接待工作应遵守以下原则：诚恳热情、讲究礼仪、周到细致、按章办事、 保守秘密和。 A主动热情 B俭省节约 C严肃

7、认真 D讲究排场 28接待工作三项主要任务是安排好来宾的工作事宜、生活、。 A参观访问 B业余活动和服务 C研讨活动 D学习 29了解来宾基本情况，包括、一行人数，以及到达的日期和地点。 A所在单位、姓名、年龄、级别 B所在单位、姓名、职务、级别 C所在单位、姓名、职称、级别 D所在单位、姓名、性别、级别 30凡属来访者要求合理，按政策应当解决的问题应按“分级负责、”的原则来处理。 A责任到人 B严格查处 C调查处理 D归口办理 31秘书不准向客人索要礼品，如对方主动赠送，应婉言谢绝；若无法谢绝，由单位处理。 A可以说明原因后收下 B收下上缴 C则应及时汇报 D申明下不为例后收下 32上级活动

8、的月安排，一般在作出。 A上月初或当月初 B上月初或当月底 C上月底或当月初 D上月底或当月底 33按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件的参考资料是。 A时事 B年鉴 C专题概要 D大事记 四、多选题 1来客接待有工作。 A群众接待 B领导接待 C外宾 D内宾 E家属 2在群众接待工作中要注意的原则。 A礼貌 B热情 C负责 D方便 E时效 3机关工作中电话的独特优点是。 A保密 B安全 C方便 D迅速 4信封上的邮件标记有。 A机密 B亲启 C急件 D航空 E挂号 F平信 5秘书部门掌管的印章主要有。 A单位印章 B单位领导人“公用”的私章 C秘书部门领导人的私章 D秘书部门的公章 6印章

9、按性质分有等。 A单位印章 B领导签名章 C业务专用章 D私人章 7新刻制的印章在正式颁发启用前应做到。 A备文通知有关单位 B要做印记 C印模上报主管部门备案 D旧章停止使用，封好后交原颁发单位 8印章的保管者就是使用者，保管者不得。 A委托他人代盖印章 B随意带出办公室 C交他人拿走使用 D盖人情章 E下班后盖章 9证明信从行文者的角度分类有。 A组织证明信 B专用证明信 C个人证明信 D行政证明信 10秘书工作要热情，应该积极主动做好的工作 A为上级服务 B为朋友服务 C为本单位的职能部门服务 D为员工服务 11接待环境中的自然环境主要有。 A室内、外的绿化环境 B室内、外的空气环境 C

10、光线环境 D声音环境 12仪态包括接待人员的。 A站姿和坐姿 B走姿和修养 C走姿和气质 D风度 13正确使用称谓礼节应避免。 A直呼其名 B无视年龄称呼 C称呼职务 D不恰当的称谓 14认真聆听是要求听者。 A适时作出积极反应 B不应有任何反应 C恰如其分地赞美 D不断地随意插话 15礼貌交际就必须避免。 A傲气十足 B动作粗俗 C出言不雅 D衣冠不整 16办公室安排领导参加业务活动时，宜多安排。 A德高望重者 B第一线领导 C年轻领导 D退休的领导 17风度是。 A服饰的展示 B美姿的展示 C气质的显示 D性格的显现 18对外交往中应回避的话题包括。 A个人隐私 B宗教信仰 C政治派别 D

11、环境保护 五、名词解释 1内宾 指国内来宾，即国内其他地方来本单位参观、学习、访问的人员。 2印章 是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。 3介绍信 是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事情等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 六、简答题 1秘书部门的日常事务与管理主要有哪些？ 答：来客接待； 处理信件； 接打电话； 印信管理； 合理安排领导公务活动。 2群众接待工作有哪些原则？ 答：礼貌、负责、方便、时效。 3打电话的基本原则。 答：态度和蔼； 头脑敏捷； 语言简练； 办事准确。 4信件处理的大致步骤。 答：分拣； 拆封； 分送； 阅看； 登记； 复信；

12、查对； 寄发。 5印章的作用。 答：标志作用； 权威作用； 法律作用； 凭证作用。 七、论述题 1秘书应怎样保管和使用印章？ 答：印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者。按规定，保管者不得委托他人代盖印章，不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用。印章存放的地方要装配牢固的锁。保管者要养成精细的工作作风和良好的职业习惯，一丝不苟，防微杜渐，不盖人情章。 印章的使用要有完善的制度作保证，管印章者要认真审阅需要盖章的材料，看是否符合规定；要十分谨慎，防止被人钻空子。盖公章要端正、清晰、盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。盖印的要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。 2秘书应怎样使

13、用和保管介绍信？ 答：介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一起的。开具介绍信有一定的审批手续。要填写清楚，且与存根一致，加盖骑缝章，并有时限要求。 3秘书应如何做好办公室日常事务管理工作？ 答：日常事务管理工作包括生活管理、财务管理和环境管理三方面。 生活管理是事务管理的中心内容，它关系到单位全体人员能否正常生活、工作、学习，因此秘书人员必须做好住房、食堂、医疗保健、幼儿教育、文化娱乐、安全保卫、车辆调 度等后勤的各项事务管理。 财物管理工作主要是指办公室用品的计划与核算问题，做好此项工作有利于提高各职能部门的工作效率，秘书人员要对各部门的办公用品费用进行核算，根据核算情况

14、，对办公用品的购买、发放做出计划，并实行有效调节，为职工创造良好的办公条件。 环境管理主要指卫生管理、绿化工作，为本单位、本部门的职工提供一个优美干净的办公环境。 4领导办公会的服务工作主要内容有哪些？ 答：安排议题； 确定会议的时间和地点； 发会议通知； 会议通知反馈； 准备会议文件和资料； 会议室准备、落实； 准备会议用品； 会议记录； 会场服务； 编写会议纪要； 整理、保管会议文件； 议定事项的催办与反馈。 八、工作实务题 1请你结合实际谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。 答：注意仪表； 态度热诚和善，言谈举止得体； 尊重对方； 不要过于谦虚或阿谀奉承。2结合办公室管理的

15、特点，谈谈办公室的管理。 答：办公室的事务管理作用； 事务管理的服务性、专业性、主动性、繁杂性和分散性等特点； 管理应从实际出发。 3一位来访者即要告辞，此时，秘书应怎样礼貌相送？ 答：秘书要等客人起身后再站起来相送； 客人提出告辞，秘书要送客人于办公室门口或楼梯口、电梯口，与客人握手告别，同时选择最合适的言词送别。 4某市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室整理一下。如果你是王秘书，应怎样做好这项工作？ 答：室内设备布置要协调； 室内空气、光线要好； 室内要清洁。 5一般来信有七种处理方法，试举出三种并加以说明。 答：转办； 函转； 直送； 批转； 摘报； 自处； 不处。 6秘书小王

16、到办公室工作一年后，各方反映不错，领导让她在一次有关办公室工作座谈会上，结合办公室事务管理特点以及自己的工作经验，谈一谈办公室如何管理。秘书小王该如何准备？ 答：办公室的事务管理对政务服务工作的完成和单位整体作用的发挥起到推动的作用； 事务管理的服务性、专业性、主动性、繁杂性和分散性等特点的种种表现； 管理应从实际出发。 7小李在机场接到客人后，征得其同意帮助客人提着行李，引导其乘车。他先把行李放入后备箱，接着，打开右前车门，请客人坐在司机旁并说：“坐这里视野好。”然后，自己坐到后右位。小李这样做有些不妥，请说出理由。 答：忽视了迎送客人程序中注意乘车的座次次序，小轿车“右为上，左为下；后为上

17、，前为下”。放行李时应征求客人意见。 8某公司办公室秘书小刘认为要做办公室的事务管理，就需充分认识其特点。小刘是如何认识的呢？ 答：服务性：是其本质特征，体现为“三个服务”； 分散性：工作分散，人员分散，工作独立性强； 专业性：需要各种专业人才，其职能各有不同； 主动性：目标明确，可塑性强，有发挥创造性的余地。 9在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗？请说明理由。 答：小李的看法有误，因为办公室环境可以分为硬环境和软环境； 会客室硬环境包括：室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件； 会客室软环境包括：会客室的工

18、作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。 10某厂的厂长助理前来拜访你公司总经理，偏巧总经理不在，作为秘书，你如何接待这位来访者？ 答：亲切迎客。 应马上放下手中工作，起身微笑相迎并礼貌地说“您好!”或“欢迎!”一般情况下不要主动与来访者握手，若对方已伸过手来，要与对方握手。对预约而来的客人，则按事先准 备接待：对未预约而来的客人，作为秘书同样应热情友好，让客人感到他是受欢迎的。 热忱待客。 在带领客人时，在客人左侧前一米处引导。在引路时，上体稍向右转体，一般用右手开门，再转到左手扶门，通常是外开门客先入，内开门己先入。送茶水饮料，应在客人就座后，并要轻声说“请用”。然后说明上司不在，婉转问明来

19、访者的来意，并代表上司感谢来访者前来拜访。 礼貌送客。 送客时切忌客人没起身自己先起身。“出迎三步，身送七步”是迎送宾客的基本礼仪。送客时要以将“再次见面”的心情来恭送对方。 11刘秘书做过多年秘书工作，领导让他向新来的秘书介绍接待咨询工作。刘秘书应怎样介绍？ 答：首先要做到热情周到接待； 认真听来访者的意见或要求； 尽量满足来访者的正当要求。 12某汽车修配厂下月初将派主管生产的王副厂长及技术骨干一行 5 人，前来你厂参观学习，厂办孙主任让你拟定接待计划，请你将接待计划的要点写出来。 答：接待方针； 接待规格； 接待日程安排； 接待形式； 接待经费开支。 13某集团公司组织公司主管和有关部门

20、负责人到分公司考察，重点是安全生产，时间安排三天。请拟写出考察活动安排方案要点。 答：考察活动的内容； 考察活动要求； 考察中应注意的事项； 考察活动总结。 14李秘书第一次陪领导出国考察就碰到了许多新鲜事： 在以色列他们入住宾馆的那天不仅商店不收现金，而且电梯无需按钮，每隔一层楼自动停一次； 在印度，牛在人行路上走时，行人和车辆都要避让它； 在泰国，送礼品不能使用红色。 请解释以上现象。 答：到达以色列的那天正好是星期六，是犹太教的“安息日”； 牛在印度被敬为“神牛”； 泰国人认为红色不吉利。 15某单位要刻制一枚新公章，秘书小王通过熟人私下刻制了一枚新公章。短时期内，新老公章混用。请说出小

21、王在刻制和启用新公章方面的错误。 答：印章的刻制，必须严格按照国家规定办理，不论哪一级单位的印章都要按以下规 定刻制： 要有上级单位批准的正式公文； 到公安部门登记； 由公安部门指定刻字单位刻制，不得私自刻制公章。 印章在正式颁发启用前应做到： 应备文通知有关单位； 为了防止伪造，要做印记； 印模除留底外，同时上报主管部门备案； 如机构变动、撤销或更改名称，印章应立即停止使用，封好后交原颁发单位予以注销。 16秘书小张的知心朋友小李，自称要盖两个单位公章，小张随手把公章交给了小李，小李把公章拿出了办公室。请说出小张在公章使用方面的错误。 答：按规定，印章的保管者不得委托他人代盖印章，不得带出办公室。因此，小张委托他人代盖印章是非常错误的，公章被他人带出办公室就更是错上加错了。 17秘书小张的知心朋友小李，自称要一张介绍信，小张二话不说，撕了一张统一印制的介绍信，盖个章就交给了小李。请说出小张在介绍信使用方面的错误。 答：开具介绍信有一定的审批手续，不可盖人情章。因此小张不看有无审批手续，盖人情章的做法是错误的。