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1、日常办公管日常办公管理规定 1.目的 为维护公司的良好办公秩序，规范日常办公行为，创造高效、和谐的办公环 境，特制定本管理规定。 2.范围 本规定适用于公司本部及所属各部门对办公礼仪、办公环境、办公设备和办公会议的管理。 3.职责 人事行政部负责对本制度的执行情况进行督导和每季度不定时的检查，各部门经理负责本制度的具体落实并对其执行情况进行检查。 4.方法和过程控制 4.1 办公礼仪管理 4.1.1 遵守公司规定的上下班时间并按相关要求打卡或签到。 4.1.2 早晨上班见到同事应问“早上好”，工作时间见到同事或来访者要问好或 点头示意。 4.1.3 办公人员着装应符合有关着装标准的规定。 4.
2、1.4 办公时间内应保持饱满的精神状态，坐立行走姿态端庄、严谨。 4.1.5 保持健康、乐观的心情，避免将生活中的烦恼带入办公场合，微笑对同事 及任何来访者。使用敬语，注意在各种场合的言谈举止，维护公司的良好 形象。 4.1.6电话应摆放在办公桌的右前方，话筒与话机连线不得打结；电话铃响后请及时接听，先说“您好，东博电力”，接听分机电话应首先说“你好”或者“你好，部门”；接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其他同事办公，办公时间禁止打私人电话聊天。如使用分机电话打传呼，应留下分机号码。接听电话时，如对方所找同事不在，应告知对方稍后再打，或要求其留下姓名和电话，待同事返回时告之。 4.1.7
3、接待来公司参观、访问的客人及办事人员，要热情大方、彬 彬有礼；接待来访、业务洽谈要在指定地点，避免影响他人办公。 4.1.8 办公时间应坚守岗位，暂时离开时应知会同事或上级，并告之返回时间。 4.1.9 上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍，禁止做任何与工作无关 的事。 4.1.10养成良好的节约习惯，作废文件的背面可留作草稿纸用或裁成便条做临 时记事用等；离开办公区域前应随手关闭工作区照明灯、空调、电脑等。 4.2 办公环境管理 4.2.1 保持良好的办公环境，办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应按规定 放入废纸篓内，不得随地抛弃。 4.2.2 离开办公区域或外出办事，要清理好自己的
4、桌面，并将椅子归位。 4.2.3 办公区内禁止吸烟、就餐，吸烟、就餐应到指定场所。 4.2.4 办公区域内交谈须轻声细语，不准大声喧哗、聊天。业余时间不要在办公 区域进行娱乐性活动或接待私人访客。 4.2.5 下班前关闭电脑、空调等办公设备并切断电源，整理好资料并锁好资料柜、 办公台，摆正坐椅。 4.2.6 办公环境的安全管理工作应以预防为主，总办行政管理组每月对公司本部办公区域进行一次安全防范检查，及时消除安全隐患，确保安全。各业务部门办公环境的安全管理工作应由各部门主管负责。 4.2.7 办公区域的各类紧急突发事件，由各部门主管负责人做好相关记录，并进行协调处理。 4.2.8 办公桌内不要
5、存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。 4.2.9 严禁携带易燃、易爆、有毒等危险物品；严禁各类推销人员、衣冠不整者进入办公区域。 4.2.10消防管理工作参照体系文件有关规定执行。 4.3 办公设备管理 办公设备为公司财产，任何人不得故意损坏及因私使用。所有办公设备应由 管理部门登记，确定存放位置。各使用部门应明确设备的使用或保管人，负责设备的日常管理。各部门应定时对所使用的办公设备进行清洁、检查和保养。当设 备发生故障时，应及时通知管理部门维修处理，不得擅自拆装。任何人不得随意 改变办公设备的存放位置。 4.3.1 办公家私：员工应自觉爱护公司办公家私，并负责个人所用办公桌椅的日
6、常保管，不得恶意损坏。部门共用的办公家私，应指定专人负责保管。办 公家私出现故障或损坏时，使用人应及时通知本部门行政管理人员处理， 不得私自拆装。 4.3.2 电脑类设备：电脑类设备由公司总办统一管理，其安装、调试、系 统配置、使用等工作均由设备部负责。各部门须为所使用的每台电脑指定 责任人，负责所用电脑及外设的日常保管、维护、清洁，保证电脑设备的 正常运行。电脑使用人员应熟练掌握基本操作程序，严格遵守设备部的有 关规定,正确使用电脑。电脑发生故障时应及时通知电脑室处理，严禁自行拆装或改变电脑程序。各部门电脑均须设置开机密码及屏幕保护密码，并报部门及公司电脑室备案。 4.3.3 传真机：各部门
7、须指定专人负责传真机的日常使用、保管、清洁和维保， 及时将收到的传真函件转相关人员阅悉。收、发传真或使用长途电话时须 填写传真收、发文登记表及长途电话使用登记表。传真机发生故障时应及时联系维修处理。 4.3.4 电话：办公人员应保管好工作台面上的电话，定时做好清洁工作。电话出 现故障时要及时通知专业人员维修，不得私自拆装。 4.3.5 复印机：各部门应指定专人负责复印机的日常使用及保养。复印文件资料 须填写文件复印申请表。复印时要按说明书正确使用复印机，注意节约复印纸和墨，使用后将复印机调整到省电状态。不得用复印机复印保密文件和个人资料。 4.3.6 打印机：各部门应指定专人负责打印机的日常使
8、用及维保，打印机的色带、 墨盒或硒鼓要节约使用，达到使用寿命时要及时更换，同时注意环保。 4.3.7 对讲机：各部门需指定专人负责对讲机的日常使用、维护工作，具体使用 规定参见对讲机管理规定。 4.3.8 保险柜：保险柜由规定的长期使用人负责保管，使用人应按规定存储现金， 任何他人不得随意使用。出现故障时应及时通知财务部，不得擅自拆装。 4.3.9 音响设备、投影仪、照相机、数码相机、摄像机、电视机等：设备管理部 门应指定专人负责设备的保管、使用、清洁及维护的日常管理工作，并经 授权方可操作使用，使用人应掌握正确的使用方法和程序。设备使用完毕 后应检查设备及相关附件是否正常，并按规定操作程序关
9、闭机器、关掉电 源，如发现故障应及时汇报并联系分供方处理。使用人若将设备搬离原场 所，应获得设备管理部门相关人员的同意。 4.4 办公会议管理规定 4.4.1 各类会议召开前，会议组织者需向有关领导申请，待批 准后发布会议通知，同时报总办信息管理员，编制一周会议安排表。 4.4.2 会议通知由会议组织者至少提前一天通知每位参会人员， 会议通知须载明会议时间、地点、参加人员、议题内容等。 4.4.3 会议组织者应于会议开始前30分钟做好会场准备工作。 4.4.4 参加会议人员要提前5分钟到达会议现场并签到，不得无故迟到、缺席。 4.4.5 因特殊情况需请假者，至少在会前1小时通知会议组织者。 4
10、.4.6 会议开始后与会人员须将手机调至振动档、静音、关机。 4.4.7 会议进行当中，与会人员不得无故中途离开或接听电话； 会议中禁止吸烟。 4.4.8 会议组织人宣布休息或会议结束后，与会人员方可离开会场。 4.4.9 会议由组织者安排专人做会议记录，会议纪要在会议结束后两天内发给与 会人员并抄送总办信息员，必要时抄报有关领导。 4.4.10 重要会议需根据情况安排录音或录像。 4.4.11公司经营管理例会、公司经营战略性会议等会议纪要为保密文件，仅限于相关层面阅读。 45电话配置标准及使用管理 电话是通讯工具，也是办公必需品，原则按需配备；电话应按规定使用，不应造成闲置和浪费，应充分发挥
11、其功效。 4.5.1直线电话及开通国内长途功能的配备标准： (1)部门经理以上(含部门经理)和办公地点未配置总机设备的人员，可配备直线电话(未经公司批准不的开通国内、国际长途)，其他人员不配备直线电话。如工作需要，应以呈文报告的形式上报审批，待批准后方可申请。 (2)总经理及各物业管理处前台电话，可开通直线长途功能，其他各级人员电话均不开通长途。如工作需要，应以呈文报告的形式上报审批，待批准后方可申请。 4.5.2申请安装总机标准： 原则上我物业公司是在每各管理处配置一台电话交换机，如有可资源共享的，公司将不予考虑。总机电话均应申请并利用现有的通讯线路资源，例如设置缩位拨号功能等，以方便职员拨打，提高办公效率。 4.5.3分机电话配备标准： 原则上每个管理人员办公位配备一部分机电话。 46电话使用规定 4.6.1每部电话的使用人为直接责任人；为防止他人盗打电话，有独立办公室的人员下班后必须锁门，无独立办公室的人员拨叫长途电话后，要及时加密。 4.6.2因公需要拨打集团外长途业务电话时，可到公司前台接驳； 并填写长途电话登记表，注明主叫人、被叫人姓名，通话时间、地点及被叫号码； 4.6.3不得使用公司电话拨打语音收费电话及私人长途电话。如因工作需要拨打其他信息电话，需到前台处登记。 5、记录和表格质量 BVKMYZB09F1 制度落实巡察表 附表
