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1、来访参观接待流程 江西青峰药业有限公司 文件名称 文件编码 适用范围 生效日期 来访参观接待流程 起草人 审核人 批准人 来访参观接待流程 版本号 日 期 日 期 日 期 A0 一、目的：为树立公司良好形象，规范对外联系的工作流程化，加强公司在参观来访接待方面的管理，特制定本流程制度。 二、适用范围：适用于公司参观来访接待方面的工作管理。 三、部门权责： 1、行政部为公司接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 2、公司各部门在接到参观来访预约后，须报行政部。 3、需公司领导出面或行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。 4、行政部需要及时把来
2、访参观者的信息上报公司分管领导，确定接待规格及标准及作陪领导。 5、对于重要宾客来访，行政部要协助对口部门拟定接待计划，根据集团接待相关规定，提前作好各项工作的事先安排。 6、原则上是不允许过多的外来宾客到生产车间参观。 7、宾客若有参观生产车间的需求，对接部门要向分管领导请示，批准后方可进入车间参观。 8、集团行政部或其它集团二级企业有需到车间参观，需要通知青峰行政部，青峰行政部再进行相应的安排与准备 9、对于所需要去的参观车间，行政部要提前通知车间负责人，车间负责人根据宾客身份和人数做好相应的生产安排和准备。 第 1 页 共 6 页 江西青峰药业有限公司 四、参观路线 1、A：大门迎接会客
3、室厂区环境参观食堂参观荣誉室参观质量检验室参观重点项目参观会议室洽谈用餐安排或送客安排。 2、B：大门迎接会客室车间参观用餐安排或送客安排。 3、C参观用餐或送客安排。 五、准备事项 1、提前一个小时对厂区环境卫生进行巡查，及时纠正需改善的地方，对接部门提前对参观路线进行相应的考察确认。 2、提前20分钟在前台做好LED显示屏的欢迎标语，有欢迎条幅或者参观指示牌的，要提前20分钟张挂和摆放好。 3、根据来访宾客情况，行政部提前协调预留车位，对于重要宾客，要提前安排好保安在大门外的公路两边指挥人车分流，以免造成堵塞和乱停乱放现象。 4、行政部提前20分钟通知门卫安排形象岗，提前通知各部门领料错开
4、时间段，严禁宾客参观时间段，员工在厂区随意走动。 5、作陪领导或相关接待人员至少提前5分钟到大门等待迎接宾客的到来，需要拍照的提前准备好相机于专人拍摄。 6、若需使用会议室会谈，对接部门需提前布置好会议室，资料、水、投影仪或其它物件提前准备就绪，夏天空调要提前10分钟打开。 7、若需公司车辆接送的，行政部根据宾客情况，提前一天安排好所需车辆，要求司机提前做好车辆清洁工作和车辆检查，确保车辆安全运行无故障。 六、参观流程 1、原则上宾客进入厂区和车间要佩戴外来人员出入证或者是来宾证。进入车间必须要穿工衣等防护用品，并要进行相应的消毒。 2、根据事先安排的路线，讲解人员向导带路，然后主客右边先行，
5、主陪左边后行，其它人员随后。根据宾客来访参观目的，讲解人员针对性，并热情大第 2 页 共 6 页 江西青峰药业有限公司 方的讲解，要内外有别，严守本公司商业机密，拿捏有度。 3、参观时原则上是不允许宾客拍照，若有此需要，经请示分管领导方可允许宾客拍照，不宜拍照的场合需要向宾客说明。 4、宾客在车间及厂区内的各种活动，均要对接部门派人陪同，不可擅自活动，涉及参观重要岗位，咨询机密资料等事宜，均须报请公司领导批准。 5、宾客参观完后，若需要安排洽谈会议或者用餐和订酒店入住的根据集团标准统一执行，若需要安排车辆接送的，对接部门事先把情况通知到行政部。 6、来访参观接待完毕后，对接部门要针对此次接待组
6、织总结会议，并把接待效果及相关信息及时反馈到分管领导。 七、接待流程和接待通知单详见附件和表格 八、本制度由青峰药业行政部制定并负责解释，结合集团行政部所下发接待管理制度合理的完善公司来放参观接待管理，自二一四年*月*日起实施。 江西青峰药业有限公司 二一四年*月*日 第 3 页 共 6 页 江西青峰药业有限公司 附件一 江西青峰药业来访接待流程图 接收来宾信息 了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等 了解来访单位、领队、人数、目的、时间 实施接待前的准备 成立接待小组预订酒店 申请部门填写新客户来访接待通知单 接待前会议准备 欢迎横幅 投影仪调试 安排会议室 会议室整理 茶水等准备
7、参加人员通知 打开空调或灯光 斟茶倒水服务 会议结束收拾 预定返程票 宾客接送 驾驶员准时接送 接待部门或有关领导 办公楼门前迎宾 按领导安排订餐 会议中接待服务 参观工厂 接待部门领取参观牌 会谈结束送宾客 就餐 酒店住宿 交接预订票务 接待部门和有关领导陪同 送往酒店协助办理登记 送客人返程 送客人到机场车站 注：1、 为接待部门执行， 为接待小组执行。 2、 为需要才执行的流程， 为必须执行的流程 第 4 页 共 6 页 江西青峰药业有限公司 附表一 江西青峰药业来访参观接待通知单 来客基本信息 姓名 性别 年龄 单位 职务 地址 电话 邮编 、重要来宾个人信息： 1、背景： 2、在项目
8、中的具体作用： 3、对公司技术、文化管理的认可度： 4、来访公司、会见领导历史记录： 5、个人爱好、忌讳等： 、来访目的：选型 参观 签合同 合作 顺访 游玩 其它 接待级别 A省级 B地市级 C普通级 其他特殊客户 接口部门： 接待负责人： 责任部门： 配合部门： 接待日期： 手机及电话： 责任款项： 配合款项： 第 5 页 共 6 页 江西青峰药业有限公司 来访时间及安排 到达日期 月 日 预计离开日期 月 日 接待要求： 1、迎接 迎接地点：机场 火车站 其它 接待人员：司机 指定人员 其它要求：需持鲜花迎接 需在迎接地点打欢迎 车型有特殊要求 2、住宿 入住酒店：一类：五星 二类：四星
9、 三类：三星 其它 房间类型：标准间 间 豪华间 间 套房 间 费用承担：公司全部承担客人完全自付公司只承担房费，其它费用自理 其它要求：提前办好入住手续 开通国内长话费 酒店包早餐 摆放水果 摆放鲜花 摆放公司宣传资料 摆放公司欢迎牌 3、就餐 费用承担：公司全部承担 公司承担接风、送行，其余客人自理 客人完全自理 其它 接风、送行宴建议陪同领导：总经理 副总经理 部门经理 指定人员 4、游览 5、礼品 6、送行 礼品类别： 电器类 文化类 工艺品类 是否安排车辆：是 否 送到地点： 航班号： 从 至 出发时刻 到达时刻 返程票： 已订 月 日 时 分从 至 待定 月 日 时 分从 至 其它要求： 录音 录像 拍照 翻译 做会议记录 其它： 接待费用预算： 元以内 申请人 部门经理审批 主管总经理审批 抄送告知部门 第 6 页 共 6 页
