某公司采购管理流程手册.docx

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1、某公司采购管理流程手册 采购与合同管理流程手册 编制人： 版本： 授权人： 生效日期： 目录 第一部分 概述 . 5 1 2 3 4 定义与范围 . 5 组织架构 . 8 职能说明 . 11 采购管理运作分类 . 14 第二部分 业务流程 . 20 1 采购基础 . 20 1.1 流程图 . 20 1.2 管理方法 . 23 1.3 流程描述 . 24 2 采购申请及授权 . 38 2.1 流程图 . 38 2.2 管理方法 . 39 2.3 流程描述 . 40 3 外包/租赁 . 43 3.1 流程图 . 43 3.2 管理方法 . 44 3.3 流程描述 . 45 4 招标竞价采购 . 4

2、8 4.1 流程图 . 48 4.2 管理方法 . 50 4.3 流程描述 . 51 5 非招标竞价采购 . 65 5.1 流程图 . 65 5.2 管理方法 . 66 5.3 流程描述 . 67 6 例外采购 . 72 6.1 流程图 . 72 6.2 管理方法 . 74 6.3 流程描述 . 75 7 分散采购 . 80 7.1 流程图 . 80 7.2 管理方法 . 81 7.3 流程描述 . 82 8 合同订立 . 86 8.1 流程图 . 86 8.2 管理方法 . 87 8.3 流程描述 . 88 9 合同管理 . 95 2 9.1 流程图 . 95 9.2 管理方法 . 97 9

3、.3 流程描述 . 98 10 采购订单管理 . 107 10.1 流程图 . 107 10.2 管理方法 . 110 10.3 流程描述 . 111 11 收货与付款 . 122 11.1 流程图 . 122 11.2 管理方法 . 124 11.3 流程描述 . 125 第三部分 采购人员管理 . 134 1 采购人员道德建设 . 134 1.1 流程图 . 134 1.2 管理方法 . 135 1.3 流程描述 . 136 2 人员培训 . 138 2.1 流程图 . 138 2.2 管理方法 . 139 2.3 流程描述 . 140 第四部分 附件 . 142 附件1 内部制度索引 .

4、 142 采购目录 . 143 合同审批权限表 . 144 采购审批权限表 . 145 附件2 新增/改进单据索引 . 146 采购申请单 . 147 合同申请表 . 148 采购订单 . 149 采购检验单 . 150 合同修改审批表 . 151 采购汇总申请表 . 152 附件3 内部管理报告 . 153 供应商资料收集清单 . 154 供应商信息收集表 . 155 授权供应商清单 . 156 供应商选择表 . 157 合同公章使用记录 . 158 合同登记表 . 159 合同借阅登记薄 . 160 3 付款进程表 . 161 供应商交易评估记录 . 162 供应商考核报告 . 163 培

5、训评估表 . 164 培训分析报告 . 165 采购管理报告 . 166 附件4 主要业绩考核指标样本汇总 . 167 4 第一部分 概述 1 定义与范围 采购的定义 采购是指企业在日常经营活动中购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。 采购交易分为集中控制和分权控制两种方式，应根据集中采购部门的规模及专业化水平，逐渐扩大集中采购的范围，争取最大限度的采购效率和收益改进。 采购 集中控制 分权控制 集例例 分中外外散 采采采采购购购购 紧委偶紧偶急托然急然 采采采采采购购购购购 集中采购是指为了发挥集中优势，降低采购成本，对采购目录指定的采购对象实行由采购中心统一采购的采购方式，集中采购可以根

6、据采购金额、性质特点等采用招标和非招标竞价方式。 分散采购是指采购对象不属于采购目录规定的范围，由各级公司分散执行采购的采购方式，分散采购主要以非招标竞价方式为主。 例外采购包括委托采购、偶然采购和紧急采购，在例外采购情况下也应尽量使用授权供应商。 委托采购是指采购中心将采购目录中规定的项目委托有关机构在授权范围内进行采购。 偶然采购是指一次性的采购或者仅为一次性、非循环使用产品或服务的采购。 紧急采购是指由于不可预测的紧急情况，不可避免的需要立即采购紧急的商品或服务。 5 采购的范围 会计政策 采购原则 本流程手册的采购范围主要包括以下内容： 固定资产 - 工程基建 - 汽车 - 设备 -

7、办公家具等 低值易耗品 - 办公用品 - 劳务用品等 专业服务 - 咨询 - 技术服务 - 业务宣传 - 广告 - 印刷 - 电子商务网站设备托管 - 电信线路 - 卫星通讯 - 快递 - 清洁 - 酒店 - 票务 - 维修等 对于以上采购范围内的需求对象，采购中心和管理层可以结合总体战略，采用购买、外包、租赁等多种方式。 本手册对采购业务以及与之相关的财务控制进行了描述和规定，以采购委员会、采购中心职能为主，同时对各级使用部门、策略计划部、财务中心、技术部门、工程管理部、行政办公室等多个相关接口部门做出了规范。 此外，本流程手册对采购道德风险的控制也进行了规范。 采购确认遵循权责发生制原则，

8、付款和费用承担根据“收益”原则。 一般情况下，符合下列的9项采购指导原则时，可以认为是一项资金利用率高，有价值的采购： 6 1. 采购需求明确； 使用部门明确采购需求及采购的目的，可以使采购部门执行采购更具有目的性。 2. 采购项目拥有长远经济价值 采购部门执行采购时必须考虑采购标的的经济价值，从长远考虑该项采购的未来价值。 3. 采购必须做到及时 采购部门应及时完成采购项目，以满足使用部门的需要。 4. 采购消耗最少的管理资源 采购应充分利用共享服务结构，利用集中采购减少管理成本； 5. 加速低风险的采购 采购部门应尽量简化低风险采购流程，降低采购管理成本； 6. 采取招标方式的集中采购 对

9、大宗采购和服务咨询项目，采购部门应采用招标方式选择供应商，获取较高利益； 7. 鼓励拓宽供应商渠道 采购部门应拓宽供应商渠道，广泛收集供应商信息，为实际采购操作提供广泛的选择余地； 8. 整体的采购规划 采购部门应通过共享服务的构架，设计符合全集团的整体采购规划和采购流程， 在全集团范围内统一执行。 9. 采购应合理规避控制风险 任何采购操作流程均应以实现内部控制、规避采购风险为前提。 7 2 组织架构 现状 集团 分支公司 建议结构 集团 区域 行政路线 采购委员会 集团 采购中心 采购人员 行政办公室 FA管理中心 信息技术部 产/寿险 总公司 共享服务路线 行政办公室 采购人员 产/寿险

10、分支公司 行政办公室 采购人员 下级产/寿险 分支公司 行政办公室 采购人员 商务管理 采购委员会 采购中心 专项采购 行政路线 共享服务/报告路线 集团 行政办公室 FA管理中心 采购人员 信息技术部 行政办公室 采购人员 区域采购 中心 产/寿险分支机构 行政办公室 采购人员 各级分支公司 下级产/寿险分支机构 8 现状与建议结构的对比 现状结构 流程手册现状可行性 目前集团已经开始设立采购委员会和采购中心，并草拟采购目录，对采购目录内的房屋、办公设备和服务项目实行集中采购，但目录外仍由产/寿险有关部门自行分散采购，缺乏进一步的共享和集中控制。 建议结构 建立采购共享职能，由集团采购委员会

11、和采购中心直接领导区域采购中心，为集团、产/寿险总公司及其分支机构提供采购服务，以充分发挥集中采购优势，保证公司采购管理流程标准化，有效控制采购风险。 财务中心、策略计划、固定资产管理中心、人事管理等部门密切支持和协助采购中心的工作，承担采购管理流程的相关控制职能。 在建议结构未建立之前，采购中心可以根据以下职能对应关系，利用本流程初步规范采购业务： 申请管理 建议职能架构中，采购申请由集团行政办公室、信息技术部、固定资产管理中心分别受理来自于集团、总公司、分支机构中的采购申请，而目前集团采购中心面对五大接口，因此手册中提及三大接口的职能现阶段可由五大接口完成。 采购预算与计划 本手册前提条件

12、是由策略计划部提供详细的年度采购预算。目前状况下，采购预算尚需提高，采购中心员工需要协助预算部门编制采购预算。 采购物品保管 在建议的职能架构中，将采购物品划分为低值易耗品和固定资产，低值易耗品和固定资产的实物管理由各级公司行政办公室保管员承担。目前状况下，低值易耗品的管理可由办公室负责，集团固定资产的实物管理由计财部固定资产管理处负责，其他各级公司固定资产的实物管理可由各级公司办公室负责，电脑设备的实物管理由各级信息技术部负责。 财务 在建议的职能框架中，由财务中心负责采购业务的9 付款、费用分摊和会计核算。目前状况下，采购中心采购业务的付款和会计核算可通知应承担采购成本的分支公司计财部直接

13、向供应商付款，并进行会计核算；如果由集团代垫货款的，可在应承担采购成本的各级公司签署垫付确认单后，由集团计财部向供应商垫付货款，并进行会计核算，采购成本通过内部往来报单分摊到应承担成本的各级公司。 10 3 职能说明 负责人员 全体委员 职责描述 参加采购委员会定期和临时会议； 审定采购政策、制度和标准操作流程，规范采购程序，建立、健全采购的内部控制； 审定集中采购计划、采购策略、采购标准和采购目录、标准采购合同，最大限度节约采购成本； 审批和决策重大采购业务事项，审议采购工作报告，控制采购风险； 监督、指导、考核采购中心的工作，处理采购工作中的投诉事宜。 召集和主持采购委员会定期和临时会议；

14、 参与采购计划、策略、政策和制度等议题的讨论，提出建议和意见，参与会议表决； 听取会议建议和意见，总结并发布会议决议； 向高级管理层进行工作汇报和意见沟通。 审批采购标准、采购目录、授权供应商，标准采购合同、采购业务报告、员工道德手册； 审批供应商选择表； 审批采购合同、订单和采购交易记录； 定期向采购委员会汇报工作； 对采购中心的员工进行考核。 协助采购中心经理草拟采购标准、采购目录、授权供应商，标准采购合同、采购业务报告、员工道德手册； 维护和更新采购数据库； 协助制定全集团的采购预算，根据采购预算编制采购计划； 汇总采购申请，核对采购计划，分配采购任务； 管理采购文件、单据的归档和保存；

15、 对区域采购协调员进行管理和业绩考核； 职能 采购委员会 采购委员会 主任 集团采购中心 经理 商务管理处 11 专项采购处 收集、记录、更新供应商信息； 根据职能分工执行专项采购，确保供应商选择、合同、订单、验收、付款等采购全过程的顺利进行； 对供应商业绩进行评估。 组织招标委员会的日常工作，及时向管理层汇报工作； 组织招标会议、竞标人评估、招标谈判和合同签订，负责管理和记录招标进程； 编制招标总结报告。 招标委员会 负责人 商务谈判小组 合同管理员 收集供应商信息，选择综合成本最低的供应商； 草拟采购合同和采购订单； 对合同和订单的执行情况进行跟踪。 印章管理员 审核合同授权，填制和更新正

16、式采购合同； 合同监控与评估； 合同登记和保管。 审核合同授权，加盖合同印章； 印章保管和使用登记。 审核各级公司分散采购申请； 定期向集团采购中心上报采购管理报告； 根据采购金额和采购量申请集中采购或区域采购 向区域采购协调员申请分散采购； 定期向区域采购协调员上报分散采购管理报告； 根据授权执行分散采购 区域采购中心 采购协调员 各级公司行政办公室 采购员 流程相关协调职能 集团工程管 理部 采购申请受理接口集团信息技部门 术部 汇总基建工程采购申请 为工程采购提供专业意见 汇总IT采购申请 为IT采购提供专业意见 12 集团行政办公室 策略计划部 预算员 法律事务部 法务经理 财务中心

17、财务经理 财务中心 应付账款会计 汇总其他采购申请 编制年度采购预算，提供给采购中心作为编制采购计划的依据 对超预算采购申请进行备案 审核标准合同草案的法律相关条款，审核非标准合同的法律相关条款 协助处理合同纠纷 审核并批准所有付款凭证 审核标准合同草案的财务相关条款，审核非标准合同的财务相关条款 对采购发票、检验单、订单进行比对 按照采购合同按时付款 编制与采购相关的会计分录 制定采购相关的培训计划 组织采培培训 对培训结果进行评估和分析 培训中心 培训中心经理 13 4 采购管理运作分类 采购管理的运作可分为： 人事政 策和实务 控制环境 采购基础 运作分类 具体工作 采购标准 采购目录

18、控制程序 录 独立复核 授权 文件设计和记录 独立复核 授权 录 独立复核 授权 文件设计和记 内部审计监控方法权限和责任分配组织结构 经营管理的观念、方法和风格 采购策略 供应商数据库 采购数据库 文件设计和记 文件设计和记 录 独立复核 授权 文件设计和记 录 独立复核 授权 标准合同文本 采购计划 文件设计和记 录 独立复核 授权 文件设计和记 录 独立复核 授权 预算管理 文件设计和记录 独立复核 授权 分支机构管理 14 人事政策 和实务 控制环境 运作分类 具体工作 采购申请 采购批准 控制程序 授权 职责分工 内部审计监控方法权限和责任分配组织结构经营管理的观念、方法和风格 采购申请及授权 独立复核 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 文件设计和记录 独立复核 授权 外包/租赁 外包/租赁决策 外包/租赁管理 资料管理和接 触控制 独立复核 授权 职责分工 文件设计和记录 独立复核 授权 职责分工 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 授权 职责分工 录 独立复核 授权 职责分工 招标竞价采购 招标准备 招标执行 招标结果及评估 文件设计和记 15 控制环境 运作分类 具体工作 选择供应商 控制程序 人事政策和实务内部审计监控方法权限和责任分配组织结构经营管理的观念、方法和风格