某某公司办公室管理制度.docx

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1、某某公司办公室管理制度 深圳市某某有限公司 1 办公室管理制度 一、目的 1、为加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。 2、为提高公司内部工作的效率效果，根据不同工作内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。 二、适用范围 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、职责范围 1、人事行政部全权负责主持开展办公室各项管理工作。 2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 3、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、5S

2、管理等工作，保证各项事务有序开展。 4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供支持与服务。 5、收集各部门反馈信息和外部资讯，及时做出整理，上传下达各项指令，为领导决策提供建议和支持。 6、协助其他部门工作，完成上级领导交代的其他工作。 四、办公室工作规范 1、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工手册细则执行。 2、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 五、办公室事务管理 文件管理制度 定义：文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责 深圳市某某有限公司 2 范围所制定颁发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，

3、文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。 第一条 管理要点 1、 促使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高发文效率和质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归

4、档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条 制度规范 1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由人事行政部人员负责执行。 2、 公司上报下发制度文件的职权主要集中在人事行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送制度文件。 3、 公司对内公开文件由人事行政部负责起草和审核，总董事长签发生效。 4、 凡寄至公司的文件、传真等，由人事行政部签收并做好记录。 5、 机密文件由业务相对应的各中心总监保管，工作人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需人事行政总监批准后方可借阅。 深圳市某

5、某有限公司 3 7、 文件管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、 按时间、主题、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报人事行政总监签字批准。 10、管理要点和制度规范按照文件控制程序执行。 第三条 文件管理流程设计 1、 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档 2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁 3、 借阅流程：提出申请办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁 文书管理制度 第一条 管理要点 1

6、、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、 文书管理范围包括：一般性文书、人事行政部发文文书、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、 除通知、公告外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。 4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。 深圳市某某有限公司 4 第二条 制度规范 1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、 按照文书管理范围，

7、人事行政部的发文需要填写发文记录表，所有文书原稿均由人事行政部分类存档备查。 3、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。 4、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。 5、 档案管理员为第一责任人，若发现文书丢失，人事行政部必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由档案管理员负责承担。 6、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条 流程设计 起草文书填写发文记录表(需要时)张贴存档更新目录(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁 档案管理制度 第一条 管理要点 1、 为维护档案的真实性和可查阅性

8、，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、 根据文书整理和文件整理编号，对相关资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条 制度规范 1、 应归档的文件、材料由档案管理人员负责收集，份数齐全，包 深圳市某某有限公司 5 括附件、批复、定稿等。 2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 4、 各部门需借阅相关档案，

9、须由人事行政总监签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。 第三条 流程设计 根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理编制编目存档借阅清退 六、 办公用品管理制度 第一条 管理要点 1、 为加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、 人事行政部负责办公用品的处理和管理工作，权责一致，严格要求，无私自挪用现象。 3、 办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终盘点统计”原则。

10、 4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条 制度规范 1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由人事行政部全权负责。 深圳市某某有限公司 6 2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月8号之前各部门将所需办公用品报至行政前台，人事行政部根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门领导批准，董事长签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门领导批准。 3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、 各部门

11、申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、 任何人未经允许不得进入办公用品仓库，不得私自挪用办公用品。 6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、 人事行政部建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 8、 仓库管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 第三条 管理流程设计 编制办公用品采购清单审批采购入库登记发放出库登记月末清算汇总 七、 会议管理制度 第一条 管理要点 1、 提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。 2、 根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。 3、 清楚会

12、议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。 4、 会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高 深圳市某某有限公司 7 会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。 5、 按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。 6、 会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。 第二条 制度规范 1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。 2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，指派专人做好相应的会议记录。 3、 会议记录根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，存

13、档或以邮件方式发送相关人员。 4、 按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。 5、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。 第三条 管理流程设计 会前：确定议题会上所需资料准备通知申请会议室；会中：积极参与做好会议记录；会后：清理会议室整理会议记录发送相关人员归档整理 八、 5S管理制度 第一条 管理要点 1、 为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本。 3、 提升员工工作热情，提升全员素质，塑造良好的企业形象，打造企业品牌，提升企业核心竞争力。 第二条 制度规范 深圳市某某有限公司 8 整

14、理 1、 每月对文件作盘点，把文件分为必要和不必要的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。 2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下： 1） 2） 3） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等； 空间：柜架、桌椅、储物箱等； 物品：个人物品、装饰品等； 3、“不要”物品经部门负责人判定后，集中报废，集中指定存放。 4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表 常用程度 低 中 一个月使用一次的物品 高 每周或每天都使用的物品 集中存放 保存在办公桌或随身携带 使用频率 过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用 丢弃 在过去半年里只使用过一次的物品 集中存放 处理方法 整顿

15、 1、 办公室及岗位区整顿 1）办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、口杯、电话、，不允许放其他与工作无关的物品； 2）一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的一定区域内； 3）电脑线、网线、电话线束好有序放置； 4）人离开十分钟以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干净卫生，关闭显示器电源； 深圳市某某有限公司 9 5）文件框内的文件夹明确标识，整齐放置； 6）办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私人常用物品；直角办公桌左边

16、空格可放置临时性物品； 7）文件柜：透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空白表单等；柜顶不得放置其他物品； 8）座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物； 9）垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下不外露显眼的地方； 10）外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上； 2、文件、资料整顿 1）档案管理依照档案管理制度执行； 2）将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置； 3）文件标识要与实际

17、相一致； 4）电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存； 清扫 1）将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮； 2）清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备，公用设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表： 深圳市某某有限公司 10 清洁 1）将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。 2）利用宣传布置和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。 3）人事行政部人员经常巡视检查。 4）保持5S意识。 素养 1）培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好工作作风。

18、 2）不断提高自身素质修养，成为他人学习的榜样。 2）素养巡查：人事行政部进行不定期检查。 第三条 流程设计 发布5S管理制度执行5S人事行政部监督检查发现问题执行处理 九、 日常事务管理 接待管理 第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。 第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格要求自己，做到言行、礼仪规范。 第三条 接待人员问清客人来意，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。 第四条 流程设计： 接待来访人员询问来意需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理会客场地 文化宣传管理 第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。 深圳市某某有限公司 11 第二条 根据需要，及时收集信息、整理信息，做好信息传递工作。 第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。 第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，组织实施部门内部和公司全员的学习培训。 第五条 十、 第一条 第二条 流程设计：获取信息来源编辑整理张贴学习存档 附则 本制度由人事行政部制定，解释权归人事行政部。 本办法由董事长核准后实施，修改时亦同。