Hy2003酒店管理系统接待管理使用说明书.doc

《Hy2003酒店管理系统接待管理使用说明书.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Hy2003酒店管理系统接待管理使用说明书.doc（43页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、目录第一章 系统介绍 -3第二章 系统运行环境 -3一、 服务器环境 -3二、 工作站环境 -3第三章 系统管理 -3一、 长包房管理 -3二、 销售部、订房部与前台接待处的工作衔接 -3三、 接待处工作规程 -4第四章 预订客人入住 -5第五章 上门客人入住 -8一、 上门散客的快速入住 -8二、 上门散客的普通入住 -9三、 上门团队入住 -10第六章 已入住客人的修改 -11一、 入名单 -111、 主要信息 -122、 订房 -123、 历史 -124、 客帐 -135、 事件跟踪 -146、 活动计划 -157、 附属档案 -158、 次要信息 -169、 遗失 -1610、 租借

2、-1711、 照片 -17二、 住店客人 -181、 修改 -182、 延住 -193、 客户档案 -194、 打印 -235、 接口 -236、 同住 -247、 换房 -248、 入住 -249、 集中修改 -2410、 连房/挂帐 -2711、 Package -2812、 提示 -2813、 操作稽核 -3014、 签单 -3115、 查房 -32 三、在房态图上修改住店信息 -32第七章 其它 -33一、 房态图快捷操作 -33二、 功能 -33三、 工具 -341、 空房表 -342、 租房计划 -343、 租房指南 -344、 最新情况统计 -355、 客房统计 -366、 按月

3、出租分析 -367、 客户查询 -368、 客人到离店查询 -379、 历史客人查询 -3710、 事件跟踪 -3811、 遗失物品 -3912、 出租物品 -3913、 制房卡 -3914、 读签单卡 -4015、 批处理留言 -4016、 批处理电话 -4017、 锁房管理 -4018、 查房 -4119、 连房 -4120、 操作稽核 -4121、 报表 -4222、 记事本 -4223、 计算器 -4224、 版本信息 -42四、 特殊档案 -421、 黑客档案 -422、 受控信用档案 -43五、 事件 -43六、 接口 -431、 门锁 -432、 电话 -43第一章 系统介绍华仪

4、接待管理系统主要完成几方面的功能：一、预订客人入住；二、上门客人入住；三、已入住客人的信息修改处理；四、其它处理。第二章 系统运行环境一、 服务器环境：操作系统：Windows NT/2000 Server数据库系统：SQL Server 7.0/2000二、 工作站环境：Windows 98 /NT/2000第三章 系统管理一、长包房管理 长包房一般由销售部、接待处或帐务处派专人统一管理。 每个长包房都必须有长包房登记单，上面必须注明合同有效起止日期、房价、房数、房间类型、附加设备、签单情况、付款周期、付款日期、付款方式等重要信息。 长包房间中的住客可能会经常变换。为了方便管理和查询，所有离

5、店客人必须办理离店手续，所有住店客人必须填写住宿登记单。所有客人登记单必须同长包房登记单一起放入客户档案中妥善保存。 长包房无论占用多少房间，都应以团队形式建立，而且团队名称最好统一以“L-”开头。这样既容易区分公付、自付帐目，有利于帐务处结算；又容易对长包房进行统一管理。 长包房一般以预结方式结算房费。 长包房有独立的用房及帐目报表。在系统中，长包房客人的占房信息中必须设置“长包房”属性。二、销售部、订房部与前台接待处的工作衔接 1、协议公司、旅行社档案资料由销售部负责提供并建立。 2、饭店配备订房部时： 1）、销售部负责接受预订并填写预订单； 2）、订房部负责预订单的输入，同时建立相应的公

6、付签单信息； 3）、订房部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户、分房处理； 4）、订房部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处； 5）、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。 3、饭店没有配备订房部时： 1）、销售部负责接受预订并填写预订单； 2）、销售部负责预订单的输入，同时建立相应的公付签单信息； 3）、销售部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户处理； 4）、销售部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处； 5）、前台接待处负责为明日或今日应到预订进行分房处理； 6）、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。 4、其它注意事项： 1）、预订单信息一定要及时输入计算机，以

7、便各部门对饭店出租情况进行整体预测和调整安排。 2）、销售部在订单到期前一周或前三天完成对预订单的核实工作。 3）、手工预订单的内容必须填写齐全，各项审批手续完备。 4）、VIP客人的预订必须设置VIP标志，并提前做好房间的预留工作。 5）、必须明确规定签单控制和Package由哪个部门设置、哪个部门检查。 6）、必须明确出现意外情况时（例如：预订提前或延期到店、房价修改、加房减房等）各部门处理办法。三、接待处工作规程 1、接待处各岗位的岗位责任 1）、早班主管领班负责安排操作员打印本日应到团队、散客名单，为本日接待工作做好充分准备。 2）、早班主管领班负责核对接收到的预订单和预订报表。对于出

8、现疑问的预订单必须及时与销售部或订房部联系进行确认。 3）、主管领班负责安排操作员打印空房表。 4）、如果订房处不负责预订分房的话，主管领班应负责安排专人根据空房表为本日应到预订单分房。 5）、主管领班负责经常与会议或团队联系人联系，了解房间使用情况和客人需求。 6）、操作员负责日常业务。 7）、主管领班负责填写房价折扣、或增补房费的调帐通知单，由本部门经理或大堂经理签字同意后移交帐务处。 8）、主管领班负责整理住宿登记单、预订单、团队房号表等各种资料，并统一移交帐务处保存。 9）、主管领班负责检查当班操作员工作情况，负责检查填写工作日志，并与下一班主管领班办理交接手续。 10）、晚班操作员负

9、责与客房部配合核对房态和客人住店情况。 11）、晚班操作员负责核对现住房数、人数、房价、Package设置是否正确。 12）、晚班操作员负责整理当日所有遗留事务。 2、接待处工作注意事项 1）、操作员必须按规定为客人登记，并按规定内容及时输入计算机。特别注意房价、PACKAGE的正确性 2）、操作员应利用空房表或房态图、并使用快速入住功能给客人分房入住。 3）、已分房预订客人入住时，应先集中入住，然后再逐一修改客人信息。 4）、操作员应熟练掌握复制、同住、集中修改等功能作用，提高工作效率。第四章 预订客人入住 当要对预订客人进行入住处理时，可以有两个途径：一是通过点击“订单处理”进入图4-1所

10、示界面；二是通过点击“接待管理”后进入“房态图”，在右下角的“T功能”中，点击“2预订入住”后，系统也同样进入图4-1所示界面。 图4-1 进入图4-1后，其操作步骤为：第一步：确定要入住订单的查询条件，点击“S查找”，然后选择要入住的订单，点击“O确认”；第二步：如果该订单已分房，不需要做其它处理时，使用“入住”功能，对要入住的客人进行入住操作即可，如果没有分房，则必须要先分房。现分别说明如下： 第一步：图4-1中，分为三部分：上部分为查询条件部分；中间为订单列表部分；下部分为订单统计信息和命令按钮。其中： 查询条件。在此部分主要用于确定查询订单的条件。首先选择要查找订单的状态，共有如下状态

11、：“预订”、“取消”、“失约”、“候补”、“现住”、“离店”。选择好状态后，再确定要找订单的其它条件：“订单号”、“客人姓名”、“团队名称”、“接待单位”、“当日核实”、“有无订金”、“联系人”、“到店日期”、“离店日期”、“留房时间”、“销售员”、“国籍”、是否“当日应到预订”。其中：客人姓名、团队名称、接待单位等系统会根据内容自动模糊查询。 当上述条件确定后，点击“S查找”，则系统将符合条件的订单在“预订列表”中列出。图4-1的左下角显示上述订单的统计信息：“订单数”、“房数合计”、“人数合计”，右下角的各命令如下：1） P打印。用于打印上述列表或选定订单的回执。2） Q取消。用于取消选定

12、的订单。（只有该订单全为预订时，才可能取消）。3） C核实。用于对选定的预订单进行核实。4） O确定。用于对选择的订单进行进一步处理。5） T转候补/转预订。用于将普通预订转成候补或将候补转成普通预订。当点击图4-1中的“O确定”按钮后，系统进入图4-2所示的“信息列表”界面。第二步：分房。用于对已预订的客人分房。只有先进行分房之后，才可以进行入住处理。共有两种分房方法：一是手工分房；二是自动分房。分别说明如下： 图4-21） 手工分房。这种分房方式易于控制，一般建议使用此种方法。其界面如图4-3所示。 图4-3 选房。在此确定要用于分配房间的条件。条件确定后，点击“U更新”，则将符合条件的房

13、间在“2分房”栏列出。 分房。用于显示可用于分房的房号及其状态。同时用于确定分配的房号。在房号前的方框内挑“”则表示分此房间。 订房信息。用于显示该订单的订房信息。 占房信息。用于显示所选中房间内的住客情况及预订情况。 客房信息。用于查看所选房间的详细信息。其详细内容如图4-4所示。 图4-4 客人档案。用于显示该订房客人的档案资料。 确认选择。当分房信息填写完成后，点击“确认选择”则系统将根据各选项进行自动分房。2） 自动分房。其界面如图4-5所示。填写好下述各项后，点击“O确认”，则系统根据要分的“房数”及“起始房号”进行房号分配。此过程的可控制性不如手工分房。 图4-5 第三步：入住。当

14、分好房后，客人到店时，直接可以做入住处理。点击“入住”后，进入如图4-6所示。 图4-6在图4-6中，根据选择客人情况，点击“N取消入住”、“I选中的入住”、“J未选中的入住”及“K全部入住”即可。第五章 上门客人入住 上门客人包括：上门散客的快速入住、上门散客的普通入住及上门团队入住。现分别说明如下：一、 上门散客的快速入住点击“接待管理”后，入图5-1所示的房态图界面。图5-1在图5-1中的空房上，点击鼠标右键，弹出快捷菜单，点击其中的“快速开房”，则进入图5-2的快速开房界面，在此界面下，输入“离店日期”、“姓名”、“证件类型”、“证件号”、“房价代码”及“地址”，然后点击“O入住”即可

15、。如果有门锁接口，则可通过“M制卡”制作门卡，用“P打印”按钮打印住宿登记单，如果该房间需要再住人，则可使用“S同住”将该客人入住。当快速开房完成后，点击“C返回”，则系统提示“是否填写详细订单？”，点击“Y是”则进入订单界面，否则返回。（注：只有当系统参数ISASKDETAIL=1时，才有此提示，否则无此提示。） 图5-2二、 上门散客的普通入住 在进行上门客人的入住处理时，如果时间足够，则可用此功能处理，否则就应使用“快速开房”功能。 点击图5-1的右下脚的“T功能”，弹出快捷菜单，然后选择“1客人登记”，则进入图5-3所示界面。 图5-3在此界面下，输入“接待单位”、“中文名”或“英文名

16、”，“国籍”、“地区”、“性别”、“离店日期”、“房间等级”、“房数”、“人数”、“房价代码”、“实际房价”、“付款方式”、用房类型、“备注”、“留房日期”、“留房时间”等信息，然后点击“F2保存”。其中红字部分必须要输。保存完成后，接着必须要进行签单设置，且要做正确，否则将对帐的正确性产生影响。点击“F9签单”则进入图5-4所示界面，进行签单处理。其中：“1.帐项”部分列出了可签单的帐项，“2选择签单模板”用于直接选用已设好的签单模板，“3客人签单信息”用于设置个人签单，“4团主签单信息”用于设置团主签单。设置签单的具体过程如下：1） 散客签单：表示该客人在酒店消费时，有哪些消费是可以挂帐的

17、。2） 团主签单信息：表示当为团队客人时，团主支付的帐。签单的具体操作如下：将帐项设置为可签单。首先在“帐项”框中将可签单的帐项挑“”，如果是全部可签，则可使用“S全选”将全部帐项选中，如果是全部不可签（即所有消费只能现付），则可使用“U不选”将所有帐项前的“”去掉，再在“客人签单信息”中选择要挂到的帐本，然后点击“A-”。将该帐设置为不可签单。操作为：如果是取消单个帐项，则先在客人或团主签单信息的相应帐本中选择要取消签单的帐项，然后点击“D-”；如果将该帐本中的所有帐都设置为不可签单，则先在客人或团主签单信息中选择相应的帐本，然后点击“C清空”即可。签单限额。表示该帐户的挂帐限额。当帐户余额

18、超过此限额时，则系统会提示超限额。套用现有签单模板。指该种签单方式已经设置好，此时此帐户的签单刚好与设置的一样，则此时在“选择签单模板”中选择相应的模板，则系统会自动套用该模板的签单。 图5-43） F帐本设置。用于增加、修改或删除帐本。每个帐户最多可以设置10个帐本（AJ帐本），帐本名称由系统自动给出。当点击“F帐本设置”时，进入如图5-5所示界面。其中：“转帐帐户”表示将该帐本与相应的帐户关联起来，这样设置后，当前台收银转帐时，就可以加快结帐速度。 图5-54） 当做团队客人的称单时，一般是个人与团主帐户的签单不要重复。但如果重复之后，可通过参数GstGrpCtrl来加以控制：当GstGr

19、pCtrl=1时，将所签帐项签到团主，当GstGrpCtrl=0时，将所签帐项签到个人。三、 上门团队入住在图5-3所示中，除了输入上门散客的资料外，还应输入“团队名称”信息，然后保存即可，同时还需要做团主的签单，签单见前部分的签单信息即可。注意：团队与散客的区别就在于：在“团队名称”中有内容的就是团队，否则就是散客。因此，在散客转团队时，只需在图5-3所示图的“团队名称”中输入团队名称，然后重新修改好签单信息即可。当“团队名称”为空时，则即为散客。当团队转散客或散客转团队后，必须修改签单信息。第六章 已入住客人的修改 当需要对已入住的客人资料进行修改时，可以按以下方法进行。一、 当进行快速开

20、房后，需要对客人档案进行详细处理时，可使用“入名单”进行处理。点击“入名单”后，系统进入如图6-1所示界面。在此输入要修改客人的房号。如果该房间有多个客人，则系统进入图6-2所示“信息列表”界面，在此选择要修改的客人，然后选择“客人档案”的“客人详细档案”，则系统进入图6-3所示界面；当只有一个客人时，则系统直接进入如图6-3所示的“客人档案”处理界面，在此可按下述说明对客人详细档案进行处理； 图6-1 图6-2 图6-3 1、主要信息：用于保存该客人的基本资料。其详细内容如图6-3所示。在填写客人档案时，原则上是尽可能使信息完整。其中：当证件类型为中国身份证时，在号码处，可以输入15位或18

21、位的身份证号，系统会根据证件号码自动识别“生日”、“性别”及客人“地址”等信息。“国别”、“地区”请选择正确，否则将影响相应报表及统计数据的准确性。“选房要求”、“客房服务”及“接待服务”将取自于订单的相应备注内容，亦可在此输入后，在订单的相应备注项下可显示其内容。“黑客”前挑“”则表示该客人为黑客，系统将在图6-2所示界面的“状态”栏显示“B”“禁止挂帐”前挑“则表示此客人将禁止挂帐，系统将在图6-2所示界面的“状态”栏显示“$”“保密”前挑“”则表示此客人为保密客人，系统将在图6-2所示界面的“状态”栏内显示“K”“遗失物品标志”，当前面有“”时，表示此客人有在酒店有遗失物品“扫描”表示当有身份证扫描接口时，则可用此功能对身份证进行扫描，从而系统可对扫描的信息进行分析，自动提取姓名、证件类型、证件号码、生日、性别、地址等信息。“可超预订”前挑“”则表示当此客人进行预订时，如果该等级客房已没有时，还可进行超预订。“入境日期”、“入境口岸”、“签证机关”等请选择正确，否则会对公安局发送系统产生影响。2、订房：表示该客人的订房信息。在此列出了该客人的所有住店信息，其内容如图6-4所示。