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1、物业公司收楼入伙操作流程物业公司收楼入伙操作流程 1 总则 1.1 有序组织业户入伙，提供便捷、高效的顾客服务，是地产销售和后续物业服务的重要内容，地产公司所在项目部、营销中心和物业服务中心应相互配合，严密策划和组织新项目的业户集中入伙工作。 1.2 新项目集中入伙工作由地产区域公司、营销中心主导，物业服务中心全力配合。 1.3 物业服务中心应配合地产所在项目部履行房屋保修义务，在保修期内工程质量问题必须得到及时、有效的处理，切实维护业户合法权益和中民置业的品牌形象。 2 相关职责界定 2.1 物业区域分公司运营总监协同地产营销中心负责组织成立交楼入伙工作小组，制定交楼入伙工作方案，组织交楼准
2、备工作，确定入伙时间。 2.2 项目所在地产营销部、项目部、财务部、施工单位参与入伙工作。 2.3 物业服务中心负责具体编制物业入伙方案，按计划准备及组织实施入伙管理工作。 2.4 物业区域分公司、物业管理部负责各项目入伙管理工作的指导和监督。 2.5 地产所在项目部负责协调监理公司和施工单位参与交楼验收工作。 3 工作程序 3.1 成立入伙工作小组 3.1.1 组成人员：由地产所在项目部总经理、营销总监、物业区域公司运营总监和物业服务中心主任组成，营销总监、物业区域公司运营总监担任组长，物业服务中心主任担任副组长。 3.1.2 人员分工：接待组(负责客户引导、业户身份核验、资料接收及发放)、
3、收费组、验收组、发钥匙组、咨询及后勤保障组，入伙当天现场总指挥为物业服务中心主任。 3.2 入伙策划 3.2.1 在入伙前，入伙须知及其它需提示的内容与入伙通知书一起由地产营销中心向业户送发，向业户明示入伙须知信息。 3.2.2 物业服务中心负责配合项目营销中心做好业户集中入伙工作，拟订项目集中入伙方案。项目集中入伙方案经物业服务中心主任和项目所在公司营销部审核、总经理批准后，报物业区域公司、物业总部管理部备案。物业总公司收到入伙方案的日期应与预定的入伙日期至少提前25天。 3.2.3 入伙过程中涉及的所有收费项目，且在房产销售合同中未明确约定的，收费标准必须在入伙方案审批前报物业总公司批准后
4、方可执行。 3.2.4 新项目集中入伙方案中应包含对可能的紧急的识别、评价，以及相应的处置预案，并对全体入伙参与人员进行有效培训。 3.2.5 入伙方案的内容应包括但不限于： a) 入伙的时间及实施地点； b) 入伙工作目标及接待能力要求； c) 入伙手续办理的流程； d) 接待现场布置要求； e) 可能紧急情况及处置预案要求； f) 负责入伙工作的人员安排及职责； g) 入伙过程中使用的文件和表格； h) 入伙准备工作的安排及要求； I) 所需费用预算。 3.3 交楼入伙准备工作 3.3.1 人员培训 a) 按人员分工，明确各组的任务及与其它组的衔接要求； b) 对工作流程、注意事项及入伙中
5、业户普遍关注的收费、验收、房屋质量保修、装修等问题进行培训，参考依据为服务中心客服部拟写入伙工作统一说辞。 3.3.2 入伙发放资料及记录的准备 交楼入伙工作小组在业户入伙前15 个工作日准备好用于入伙的必要的资料，并由物业服务中心整理汇总备用。 1)入伙发放资料包括(不限于)： a) 入伙通知书； b) 入伙须知； c) 入伙流程图(营销)； d) 业主临时公约； e) 住户手册； f) 房屋质量保证书； g) 房屋使用说明书； h) 物业管理费批文； i) 物业管理相关法律法规文本； j) 装修手册。 2) 记录包括(不限于)： a) 业户情况登记表； b) 入伙流程签认单； c) 区域防
6、火责任书； d) 房屋交接验收表； e) 整改项目报告。 3.3.3 入伙前与业主的沟通 为了使入伙工作顺利开展，在地产项目所在营销中心寄发入伙通知书时，将业主须知的相关资料一同寄发。 3.3.4 入伙现场环境布置要求 a) 总体环境应布置成喜庆、热烈的场面，衬托出中民品牌及企业文件； b) 入伙办理的区域必须保持干净卫生、井然有序，必要时采用灯笼、彩旗、彩带、摆放花篮、盆栽花木等进行装饰； c) 入伙现场办理地址、办理时间、入伙注意事项、入伙流程等标识，相关场地、道路应有明显、温馨的指路牌； d) 工作人员按分工不同应有明确的工作区域，避免出现慌乱现象、服务人员着装整齐，精神饱满； e) 在
7、许可条件下，现场设置尽量考虑满足人们轻松地等候或进行办理入伙的环境； f) 办公现场资料摆放整齐有序。 3.4 入伙手续的办理 备注：此表为业主到达现场时由交房陪同人员发放，业主按表中项目顺序逐项办理，每办理一项必须由经办人签字确认，不得跨越项目顺序办理，办理完毕由最后一项经办人核对所有签名并回收。 3.4.2 地产所在项目营销中心、财务部负责核对业户入伙通知书，查验以下业户证件并填写业主资料： 项目 内容 处理状况 经办人 验证 填表 交房通知书 验收确认、回收存档 身份证或护照、户口本、结婚证 与合同业主资料相符，复印存档 填写业主资料登记表 业主填写完整、交物业核查后存档 缴交 费用 根
8、据产权面积测算，存在面积差的签定合同补充协议 补充协议一式三份 根据合同约定缴交专项维修资金与管道燃气开户费 代收款，开收据 根据产权面积测算，存在差额的按合同约定处理产权面积差价 核对、开发票收款 物管 签缴 签署遵守业户手册及管理规约承诺书收取业户手册及临时管理规约 业主签字，回执存档 签署区域防火责任协议书、XX装修承诺书 业主签字，存档 商品房住宅质量保证书 商品房住宅使用说明书 业主签收，双方各执一份 预交物业管理费、装修保证金等 开发票收款 填写银行卡代扣单据 用于物业费代扣 业主验房 业主验房 工程人员、物业人员陪同 填写房屋交接验收表 业主签字 复核确认 钥匙两书 发放钥匙及礼
9、品并签收 业主签字 填写房屋交接书 业主签字 填写钥匙托管承诺书 业主签字 a) 购房合同原件； b) 业户身份证或护照原件； c) 单位购房的查验须出示单位营业执照副本； d) 委托他人办理的须出示业户委托书，并留存。 3.4.3 a)确认业户身份无误后，营销部向业户签发交房流程表。 b)地产财务部根据产权面积测算，存在面积差的签定合同补充协议，存在差额的按合同约定处理产权面积差价； c) 地产财务部根据合同约定缴交专项维修资金与管道燃气开户费。 3.4.4 物业入伙接待组 a) 核对入伙通知书，并留存根联； b) 留存业户证件复印件，填写业户情况登记表，签署区域防火责任书； c) 与业户签
10、定业户手册及临时管理规约； d) 经办人在业户手册及临时管理规约最后一页遵守业户手册及管理规约承诺书签字确认； e) 请业户在入伙流程签认单文件栏上签字确认。 3.4.5 收费组 依照法规、*批文和公司要求，收取物业管理费等有关费用，并与业户共同 在入伙流程签认单收费栏签字确认。 3.4.6 验收组 a) 在业户交纳完入伙费用后，验收组通知水电工开通该业户物业的水电，携同施工单位、监理公司，与业户对房屋进行验收； b) 将水电表初始读数及验收情况登记在房屋交接验收表中； c) 房屋验收合格的，验收组与业户在房屋交接验收表及入伙流程签认单中签字确认； d) 验收中发现问题，按3.6 进行。验收完
11、成后验收组与业户在房屋交接验收表及入伙流程签认单中注明并签字确认。 3.4.7 钥匙发放组 a) 房屋验收无问题或业户要求在搬入后再行维修的，钥匙发放组将业户房屋钥匙全部交给业户；b) 房屋验收有问题的，钥匙发放按3.6 进行。组在将业户房屋钥匙交给业户时，经业户同意留下一套钥匙(在收楼问题整改报告中记录)，供维修使用； c) 业户领取钥匙后，在钥匙领取登记表及入伙流程签认单上签字确认；钥匙托管的，填写钥匙托管承诺书，在表单备注栏注明； d) 交房管家将住户手册、装修手册、房屋质量保证书、房屋使用说明书发给业户保存，并请业户在入伙资料交收登记表上的“入伙资料收取栏”签字确认，入伙手续办理完毕。
12、 3.5 所有资料和业户档案由物业服务中心负责收集、整理和保存。 3.6 房屋交收问题的整改 3.6.1 验收发现问题时，业户在房屋交接验收表中记录交给验收人员，将钥匙委托给验收人员便于维修，并在回执栏中填写相关记录并保留回执栏； 3.6.2 物业服务中心根据房屋交接验收表内容向地产验收整改维修队下达工程维修作业单，地产公司所在项目部须督促尽快维修，以免影响业户装修； 3.6.3 维修完成并通过物业服务中心检验后，物业服务中心联系业户前来复验，向业户交回所保留的钥匙并请其在房屋交接验收表中签字确认。 3.7 集中入伙办理过程中，地产公司所在项目部、营销中心、物业服务中心必须确保：任何存在疑虑或
13、不满意见的业户均能及时地与公司高层管理人员沟通，避免现场服务人员的拖延造成矛盾激化或不满情绪的扩散、影响到中民的品牌声誉。 3.8 集中入伙期间，物业服务中心必须每对入伙办理情况进行汇总统计，在当天报告地产公司、项目部、营销中心、物业区域公司。 3.9 物业集中入伙结束后一周内，物业服务中心主任应组织本服务中心对入伙工作进行总结，对入伙过程中反映出来的房屋质量、销售服务、物业服务等方面问题进行汇总统计，报送物业区域分公司及物业总部管理部备案。 4 零星入伙(入住) 在物业集中入伙之后，针对物业正常运营期间个别业户(租户)入伙手续办理， 除不必制订准备工作计划和交付方案外，相关入伙手续仍必须按上述规定办理。
