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1、物业公司业主档案管理作业规程业主档案管理标准作业规程 第一条 目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 第二条 适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 第三条 职责 客户服务部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 管理员负责依照本规程实施业主档案的保管与跟踪。 第四条 程序要点 业主档案内容 1、经业主签署后的业主公约。 2、经业主签署后的前期物业管理协议。 3、业主家庭情况登记表。 4、业主证领用登记表。 5、业主入住验房表。 6、装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 7、违章整改通知单及处理结果资料。 8、业主的有关证件复印件。 9、其它应保存的资料。 档案盒的制作 1、根据档
2、案盒的规格准备相应的档案标贴纸。 2、在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由公司+管理处+楼栋号+单元号+业主档案，如： 武汉三江物业管理有限公司管理处101栋1单元业主档案 3、将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3位置上，并排列在档案柜中。 业主档案袋的制作。 1、准备适量的2634左右尺寸的档案袋。 2、将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。 将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。 按档案盒内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 业主档案的跟踪 1、当发生下列情况变化时，客户服务部管理员应将变化情况记录在业主档案中： A）通讯电话联络方式发生变化时； B）业主发生更替时。 2、业主档案跟踪管理，由客户服务部管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其它服务费一个月以上的业主，管理员应及时跟踪。 如公司其他部门需查阅业主档案，须报管理处主任批准，经客户服务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。 业主档案应永久保存。 第五条 记录 业主档案目录 业主档案目录 NO： 序号 档案编号 业主姓名 入伙时间 档案页数 备注
