办公室邮件处理课件.ppt

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1、,会说 会写 会做事 会做人,办公室的邮件处理工作,1,办公室的邮件类型,会说 会写 会做事 会做人,程序!方法!,邮政邮件,传真、电传、E-mail等,各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等,办公室邮件,2,情景案例,周三上班，宏利公司秘书贾珊就发现今天工作很繁重。她迅速地开始工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。导致她今天工作忙乱的原因主要是今天办公室的邮件收发处理工作很多：1、处理发给总经理胡英的函件，封面上有“急件”字样；2、复印一份将给客户李明的答复信以备存，原件邮寄给对方；3、处理寄给人事部刘红部长的包裹；4、处理由南昌市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理胡英的批

2、办意见：“交行政部、销售部、财务部、采购部等部门负责人传阅”；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料；7、三个客户的邮件需要在四小时内回复;8、江苏分公司催要广告宣传单等文字材料。,3,项目任务,如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？1、邮件分类；2、邮件登记；3、邮件呈送；4、邮件传阅。,会说 会写 会做事 会做人,4,任务分析,首先，要区别收发件的轻重缓急。应该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、

3、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理。其次，要注意公私函件的不同处理。收到的公函，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于私人函件，最好在公司的合适位置设置一个取信处，由员工自行查阅收取，以免自己一一送达耽误工作，但重要的函件，如寄给刘部长的包裹，有时很难区分其公私性质，最好亲自送交给本人。再次，寄发函件要讲求效率。能够集中在一个时间里统一寄发的邮件，最好集中起来一起寄发，否

4、则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作。特别要了解邮政方面的规定和要求，注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发生。,5,收取邮件的基本程序,邮件拆封,邮件传阅,邮件呈送,会说 会写 会做事 会做人,邮件分类,邮件签收,邮件登记,6,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,1、邮件签收,保证不要遗漏就好,7,2、邮件分类,按部门进行分类，如果人数不多按姓名分类；将私人邮件与公务邮件分开，私人邮件可以在公司合适位置进行存放，并告知公司员工。将重要或紧急邮件和普通邮件分开，把优先考虑的邮件放在一起；看信来信的单位或姓名，看信封上是否有“挂号邮件

5、”“保价邮件”“快递邮件”“机要邮件”“带回执邮件等特殊标记。,8,项目答案：分类 来件：总经理胡英函件；政策性文件；商业信函和印刷材料；寄送：客户李明的答复信；人事部刘红部长的包裹；商品样本；广告宣传单 电子邮件：三个客户的电子邮件（2）将重要或紧急邮件和普通邮件分开紧急邮件：总经理胡英函件；商品样本；电子邮件普通邮件：其他都为普通,9,3、邮件拆封,开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损；用开封刀或电动邮件启封机沿邮件上端开启，不能用手撕；开拆后，信封应跟信低、附件等用订书机或大头针、回形针等订在一起，以备查阅；取出邮件后再次检查信封内部，以免遗漏；核对邮

6、件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。,10,会说 会写 会做事 会做人,开封刀飞鸟牌电动信封启封器,11,哪些邮件不能拆封,上面印有“亲启”“保密”等记号的信件,私人信件不能随意拆封,误拆信件怎么办？,立即在信件上著名“误拆”字样，并签上自己的姓名，封上信口，当面致歉,12,4、邮件登记,做好相应的表格，进行邮件登记，说明：邮件收取日期、邮件名称及主题，发件人单位及姓名、收件人部门及姓名，取件人签名,13,5、邮件呈送,呈送邮件给上司的技巧：使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。如果有些办公室不允许在信上写字或做记号，可在信上贴一张能够移动的

7、粘贴条；内容复杂的邮件要有便条做出摘要；,14,可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函;用黄色文件夹放置例行性备忘录;用蓝色文件夹放置特殊信函;用绿色文件夹放置私人事务信函。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,15,交给他人的信件技巧：分开存放如有你要提供的信息，可以使用留言条进行说明,16,6、邮件传阅,要做好邮件传阅顺序单，里面一般包含：序号、传阅人、传阅人办公室地点、简单意见、传阅人签名、传阅日期，附加说明。,17,会说 会写 会做事 会做人,传阅顺序单,18,邮件的寄发,邮件签发,邮件查核,邮件封装、登记

8、,选择寄发方式,会说 会写 会做事 会做人,19,邮件的寄发,邮件签发除紧急信件外，秘书应把需领导过目签字的邮件集中在一起，请领导签字后才能寄发。查核邮件查核附件是否准确和齐全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、邮编是否正确。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,方法!,20,邮件的寄发,邮件封装和登记 为方便收件人拆阅，折叠信纸时宜将信纸的上下或左右纸边留出大约05厘米的距离；若有附件，附件应与信件正文分开，把附件叠好放在正文的最后一叠中，这样收件人取信时，附件也会一同取出；给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水份，以免玷污信封。

9、（4）秘书还应对发出的重要邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。,21,小技法,折叠要注意整齐美观，根据所使用信封的大小，信纸可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。多页应按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。,2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题,会说 会写 会做事 会做人,22,邮件的寄发,选择寄发方式 不同类型的邮件往往意味着不同的寄发要求，秘书应该根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。可供选择的寄发方式有：平信（本市、国内、国外）、明信片、印刷品、挂号信、包裹、特快专递。如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如：电子邮件、传真、快递等。,方法!,23,处理邮件的注意事

10、项,1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；2、要了解各种邮政业务，如信函业务、邮政包裹业务、特快专递业务等，特别是要熟悉一些邮政操作方面的小常识，如如何填写业务单式；如何封装包裹；如何查询、更改、撤回邮件等。3、领导外出不在公司，秘书仍应按规范程序和要求处理各种邮件，但一定要和领导保持联系和沟通，重要邮件要及时请示汇报，处理过的各种来信应保留至领导返回后，请他逐一阅读处理。,24,相关链接,邮政业务知识一、信函交寄的范围有哪些？信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照

11、片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。二、如何交寄印刷品？印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。,会说 会写 会做事 会做人,25,相关链接,三、什么是保价信函？保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为

12、重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元。,会说 会写 会做事 会做人,26,相关链接,四、如何封装包裹？用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为包装。脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。

13、对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。,会说 会写 会做事 会做人,27,相关链接,五、什么是特快专递？特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专

14、递分为定时服务和特需服务两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类、文件资料类和物品类等三种。,会说 会写 会做事 会做人,28,实践训练,案例分析 星期二，刚过九点，前台就给公司秘书林璇送来一堆邮件（包括一个包裹）。林璇把它们放在一边，便开始忙昨天没完成的工作，直到临近中午，才腾出时间处理这些邮件。她把它们按公务邮件和私人邮件分开，把公务邮件一并放入文件夹中，送进经理办公室。然后，她把私人邮件按部门逐个递送，包裹收件人恰巧不在办公室，林璇把包裹放在收件人办公桌上，给同室的人打了个招呼，就走了。,会说 会写 会做事 会做人,29,实践训练,1、按照正常的程序和规范，完成“项目任务”中贾秘书的

15、邮件收发工作。实训说明：本部分实训在授课后集中进行。实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2人，互相讨论。在充分酝酿、讨论的基础上，各组向教师提交这批邮件收发的处理方案。教师从中挑选较为典型的若干方案在课堂讨论。被优选方案的小组在课堂上角色演示贾秘书处理邮件的过程。师生共同评议，找出邮件处理方案中的规范操作和不足之处。教师总结。注：实训材料自行准备。,会说 会写 会做事 会做人,30,实践训练,2、在李秘书的办公室，邮递员送来一批邮件。李秘书对这些邮件予以分类、拆封、登记，并把经整理的公务函件呈送给肖总经理。肖总对其中一封急件作了处理：他向李秘书口述了回函的概要，并要求李秘书整理出来后，以最快速度发出。实训说明：本部分实训在学校实训室进行。实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组2人，分别扮演肖经理和李秘书。首先在模拟的李秘书办公室中演示收到邮件后对邮件分类、拆封、登记和呈送的全过程。然后，在模拟的肖总办公室中演示回函的口述、整理和发送的全过程。其他学生对演示过程及结果进行评议。实训材料的准备：信封、邮票、文件夹、开封刀、回形针、胶水等。,会说 会写 会做事 会做人,31,谢谢！,32,