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1、企业公文写作知识培训详解,企业公文写作知识培训详解企业公文写作知识培训详解内 容2021/2/42,2021/2/4,2,内 容,2021/2/4,3,公司公文写作常用文体,第一章,2021/2/4,4,工作中经常使用到的公文,2021/2/4,5,工作中经常使用到的公文,2021/2/4,6,企业公文通用版式,根据2012年7月公布的GB/T9704-2012党政机关公文格式相关规定，,公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,2021/2/4
2、,7,标题字号：小二/三号标题字体：黑体/仿宋加黑正文字号：小三/四号正文字体：仿宋行间距适当加盖印章：单一发文印章：端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章：主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。,2021/2/4,8,标题用语：关于 通知 公告 决定 报告 请示 申请 函 说明等开端用语：据、根据、依据、按照、为了、由于、关于、兹、鉴于等期请用语：请、恳请、提请、希、望、希望、盼等综合用语：为此、至此、有鉴
3、于此、综上所述、总之等称谓用语：本（公司、部门）、我（公司、部门）、该（单位、部门、人）、贵（单位）等。承启用语：“根据特作如下决定”“为了提出如下方案”等批转用语：批示、审批、转发、印发、公布、下发等。表态用语：应、同意、批准、遵照执行、组织实施、供参考、酌情处理等征询用语：可否、妥否、是否同意、如有不当等引叙用语：收、接、悉、收悉、惊闻、欣闻等结尾用语：“妥否，请批示”、“恳请支持”、“特此通知”、“特此报告”等,企业公文通用语汇,2021/2/4,9,对外公文文体与写作,第二章,2021/2/4,10,一、红头文件,文号：以发文单位命名，上行文为“西超字”、下行文为“西超发”按年度顺序排
4、列,签发人为企业负责人,标题中使用发文单位全称,事项,诉求类别,文件类型：报告：不需要收文单位批示或回复。通常用于对于事项情况的汇报或告知请示：收文单位须作出批示或回复。通常用于对事项是否推进、是否许可等决策的请准函：多用于平级之间行文，适用于事项的知会或协商,主送单位（使用全称）,正文中首次出现，使用公司全称,陈述事项基本情况,明晰阐述文件主旨,与文题对应，末段写明“特此报告”、“特此请示”、“特此函告”等,此处加盖印鉴,红头文件的发文机构为发文单位的二级职责部门,上行（指对公司外部）红头文件通常用于公司重大事项的报告、重要项目的申请、劳动人事主要情况的报告等。体例：第一段：阐述行文原因、主
5、旨第二段：围绕主旨，阐明事项第三段：归纳，明确诉求,2021/2/4,11,二、报告（一般文体）,首段阐明报告事由、缘起（简短 报告一二段可合并）,次段点明具体事项,点题（对外撰写报告时，要在文首明确标示汇报、报告等确指性语句,概括、有条理、清晰完整的报告主旨事项,末段归纳、总结并阐明期许（简短报告可陈述事项后直接结尾，无须此段。,企业公文中，正文末段和落款之间间隔为三行,对外报送的报告通常针对对企业生产经营中某项工作中的特定事项。写作注意事项：1.主旨明确。一份报告一般围绕一项中心事项展开。2.要有该份报告撰写缘由的简要描述（如：根据某规定、某要求、某约定，根据某事项的重要程度等）。3.条理
6、清晰。或使用数字排序，逐条阐述，或使用逻辑推演，层层递进。切忌阐述主旨事项时过多追溯背景或过度描述细节。4.语言应严肃准确，不使用感情色彩浓重的语汇。,2021/2/4,12,三、情况说明,标题可采用“主旨+情况说明”或直接以“情况说明”作为标题,背景/起因,过程,最终情况,公文末段一般应点明文题。如“特此说明”、“特此函告”、“特此通知”等,情况说明是一种常用对外公文，主送对象可以是具体的某一外部团体或个人，也可视作公司对外广泛发布的信息。通常用于对某具体事宜的解说、解释或陈述。写作注意事项：1.情况说明通常篇幅较短。由于是针对特定具体事宜的说明，因此事件的缘起、背景、经过等均应尽量精炼。但
7、全文必须逻辑完整。2.情况说明的行文中，应多使用陈述句，一般不提出诉求。3.用于疑难事项的解释说明时，对于事件原因的分析应尽量完整，须陈述一条以上原因时，可采用序号分段方式加以强调，以增强事件结果的合理性。,可以写出主送对象。此处空白时，视作广泛对外公布,希望对方重点关注的信息，可通过序号分段、字体加黑等方式加以突出，但切忌重复强调。,2021/2/4,13,四、(邀请、承诺、说明、委托、询证、通知）函,邀请函的标题首行为邀请事项，可视邀请函的版式设计而选择居中或左对齐,置于全文最显眼位置，必要时使用装饰性字体,邀请对象的称谓前使用尊称,邀请要素：时间、地点、事项（或可标明是否安排接机、交通指
8、引、受邀人类别等）,现行公文中，“此致敬礼”格式用于主旨为致敬、邀约等事项的信函 Word2003/2007版本均有该格式自动生成功能,承诺函应说明作出承诺事项的基本事实、事实成立时间。这是承诺有效且有效范围可控的前提,承诺函是主体对于特定事项作出的“同意接受、同意执行”的表达。承诺一经作出，主体不得加以拒绝。,点明题旨，承诺内容文字应准确、严密、简练，避免出现非确指性界定或描述,承诺函可以标示该承诺的适用范围，以避免被接收方滥用,除非必要情形，承诺的接收方一般不在文首标示,2021/2/4,14,五、贺信、唁电,开篇点题 贺信常用：欣闻、喜闻、祝贺、恭贺 唁电常用：惊闻、惊悉、悲痛、沉痛,致
9、电的主体的情况以及与我公司的关系（致信、致电的核心原因）,贺信、唁电等特殊公文应遵循常用表达习惯，表达祝贺或哀悼时应有礼、真诚、节制,乐而不淫，哀而不伤这是公文写作中表达情感倾向时的通用原则,2021/2/4,15,六、新闻报道,新闻真实性原则：五要素（时间、地点、人物、事件经过、发生的原因）新闻语言要素：具体实在、简明精炼、通俗易懂、生动形象新闻报道基本方法：概括事实、精选事例、再现场景、对比衬托 新闻报道时，尽量使用意义鲜明的动词、含义确切的名词和数词。文章结构简单明了，用词通俗化、口语化。,新闻标题原则：准确、简约、吸引受众,再现场景,概括事实,精选事例,精选事例,具体实在的细节,新闻报
10、道不是事实的简单复述，依据新闻受众及传播目标，会呈现出鲜明的倾向性观点和导向，这是新闻报道的关键性功能之一。,2021/2/4,16,七、协议,通常情况下，标的物的出让方、委托方为甲方，受让方，受委托方为乙方,协商目的的准确是协议成立且有效的前提,协议须明确约定协商目的的达成途径,协议须标明适用情形,协议订立者的履责能力是协议成立且有效的另一必要前提,2021/2/4,17,对内公文文体与写作,第三章,2021/2/4,18,对内公文行文注意事项,十二部、一室、五个制造厂均为公司下属“部门”，对内公文中应使用“公司属各部门、公司属相关部门、各制造厂、各职能部室、各生产班组”等规范称谓。“单位”
11、这一称谓不应用语公司内部公文中对特定对象的指代。,公司组织结构图,2021/2/4,19,一、通知,各部门发布的对内通知应标明来文单位及文号，文号通常以年度为单位顺序排列,发布的通知应加盖印鉴，在OA系统发布应加盖电子印鉴。通知通常用于临时性事项，发文单位应以年为单位归档或留存。通知的撰写原则：具体、平实、精确,针对会议、活动的召开的通知，应尽量详尽描述参会相关的准备事项、注意事项,针对某事项下发的通知，应明示需要开展的工作内容、要求及时间节点,2021/2/4,20,二、公示,公示的用途：就某事项预先告群众周知，用以征询意见，改善工作。公示的原则：公开性：具有较强的透明度周知性：公示的根本目
12、的体现在周知性，暨使关注者广泛了解，并参与其中。科学性：公示的时间、事项的内容均应科学合理。民主性：公示的过程与结果都公开、公平、公正，有群众参与和监督。,公示的背景，体现公开性、周知性原则,公示内容应简明、逻辑清晰、无歧义，体现科学性原则,体现民主性,2021/2/4,21,三、会议纪要,公司生产经营中通常使用的会议纪要包括“工作会议纪要”、“联席会议纪要”两类。纪要原则：纪实性、概括性、条理性会议纪要正文的撰写方式：1.概括叙述式：体现与会者共同意志，适用于对会议宗旨、号召的宣贯2.分列标题式：用于综合性会议，一般分列决议事项，用于对今后任务的阐述、部署（公司生产经营工作中常用该模式的纪要
13、，作为某项工作开展的决策和执行依据）3.发言记录式：用于小型会议，必须忠实于发言原意，以记录为主要功能,成文的会议纪要应分类别编列文号,结尾处一般辟出专门段落，提出号召、希望、要求,2021/2/4,22,四、讲话稿,讲话稿篇幅不宜过长，发言时间一般控制在5分钟之内,高屋建瓴，点出主旨,承上启下的枢纽，是全文题眼之所在,真正的讲话对象，对本次活动起到推动作用，呼应会议主旨,表层意义的讲话对象,开篇摆明立场,本次活动的意义,具体做法与成效,归结到活动的目的、本体的态度,本体与活动主体的逻辑联系,本体对该事项的认识与方略,启,承,转,合,2021/2/4,23,个人应用文体的写作,第四章,2021
14、/2/4,24,论文,论文主题,论证的基本观点,理论依据/方法,提出问题,分析问题,分析问题,解决问题,引论,本论,结论,分析问题、解决问题的支点、基础，全文以此为力量支撑展开,无论探讨理论问题，还是构建解决模型的论文，均应遵循提出命题、基于某种方法分析问题、得出结果的论文构建框架。,2021/2/4,25,写作技巧提升的思考,第五章,2021/2/4,26,一、公文写作的原则,行文过程,文章架构,文字原则,完善细节,依据“从主干到枝节”的原则写作,在表意准确、完整的前提下，使用尽可能简短的文字。每层意思表达完整后，应使用句号。避免“一逗到底”。依据内容需要，分段表述更明白。逻辑贯通，一气呵成，对重要事项的表述，宜强调，不宜重复申明。用语准确、节制、不卑不亢，宜使用“请、敬请”等期请语气，非特殊情况少使用“必须、务必”等极端界定。,2021/2/4,27,二、写作水平提升的根本办法：阅读与写作实践,写作水平提升的源泉：阅读,写作水平提升的唯一途径：多写,如果为了放松，选择有声读物或影视、娱乐作品。宜以庄重的态度对待阅读关注“西部超导之窗”，熟悉公司介绍、宣传的基调和体例值得终身坚持的“才子读书法”利用百度百科与百度文库图书电商推荐：当当网 实体书店推荐：嘉汇汉唐书城微博关注：新浪读书 豆瓣读书团总支书架工会书屋OA电子阅览室,2021/2/4,28,谢谢！,
