合同管理流程h.doc

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1、合同管理流程编制日期审核日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目标1.1. 规范公司的合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，以法律手段保护公司的合法权益，使合同的订立、履行、保管有章可依。2. 适用范围2.1. 适用于公司开发过程中的对外各类经济合同。3. 术语和定义3.1. 无4. 职责4.1. 地产公司经营管理部负责本流程的制订、修改、指导、实施和监督。4.2. 合同主办部门应当依据公司对该部门的职责分配或者公司上级领导的指示，全面参与合同订立、履行、变更、转让、纠纷处理、档案保存等工作。合同协办部门应当全面参与合同的订立工作。公司各类合同主办部门和协办

2、部门的规定见下表：合同类别主办部门协办部门商品房买卖合同营销中心设计部，开发部，工程部营销物料采购合同集团采购部营销部中心相关部门营销代理类合同营销部财务审计咨询合同财务部集团财务部管理咨询合同经营管理部前期物业管理合同物业部营销部 成本部 开发部 物业公司劳动合同经营管理部行政固定资产、低值易耗品采购合同集团采购部经营管理部土地转让相关合同开发部设计合同设计部成本部、营销部、工程部材料设备类采购合同集团采购部工程部、设计部、成本部工程施工合同成本部工程部工程咨询合同成本部工程部、设计部5. 关键活动描述5.1. 合同基础5.1.1. 合同类别划分a） 项目开发类。b） 商品房买卖合同类。c）

3、 管理类。d） 其他。5.1.2. 合同形式a） 对于金额较大（费用类大于或等于 5万元）、双方责权较复杂的，以及容易产生纠纷的经济活动必须采用正式合同文本。b） 金额较小的零星项目（费用类小于5 万元），可采用其他简易书面协议的形式予以确认。5.1.3. 合同内容a） 合同内容一般应包括但不限于以下条款：合同当事人、合同标的、标的数量和质量、合同价或酬金、合同期限和履行的地点、违约责任、合同变更、索赔程序及办法。b） 工程合同必须阐明下列内容：n 工程具体内容（采用图纸、附预算书）；n 工程造价，包干形式、内容，所采用定额及国家有关规定；n 取费标准明确及费率的计算基数的确定；n 材料价格的

4、结算依据；n 明确甲供材料设备的范围、种类及供应情况；n 明确乙方所购材料、设备的结算办法；n 明确付款原则、工程竣工验收标准、及结算原则。n 合同组成部分：招投标文件、主合同文本、合同条件、补充合同（协议）、合同附件（图纸、预算书）、函件、备忘录、技术变更、结算定案。5.1.4. 合同文本a） 公司依据权限确定合同标准文本的归口管理部门，合同归口管理部门负责制定其责任范围内的标准合同文本。n 合同制定的依据应为国家和政府的有关法律法规和相关招标评标过程中的有关文件。所有合同文本根据公司统一制订的标准合同文本进行编制，尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。标准合同文本将采用

5、不可修改的通用条款和可修改的专用条款，文本中不可修改的通用条款字体采用宋体字，可修改的专用条款采用斜体字，标准合同文本未涉及的内容以补充条款形式列入合同。n 使用标准合同文本并不免除合同起草签订部门对合同合法性、严密性、有效性，以及对保护英才利益防范经营风险方面应付的责任。n 标准合同文本是针对一般情况编制的，其主要作用是规范合同的组成、常用条款的表述以及有关的注意事项，具体合同的签订应根据具体情况，在标准合同文本的基础上灵活把握。n 各部门在合同起草时应广泛征询其他各部门以及相关领导意见，并汇总反馈意见进行修订。n 重大的、复杂的合同应单独征询法律顾问的意见或邀请签约法律顾问直接参与合同文件

6、的起草和编制。b） 下列情形可作为本原则的例外：n 政府有关部门要求使用其统一制订的合同文本；n 我方处于弱势而无法使用公司标准合同时，如项目合作开发合同中我方非控股等情况；n 不宜推行标准文本的业务，如项目实用不频繁、金额很小的零星合同。5.2. 合同的订立5.2.1. 合同的订立原则a） 为了使签订的经济合同有效，使公司合法权益受到法律的保护，订立合同必须遵循合法、平等互利、自愿协商一致、等价有偿的原则。b） 资质合法原则：签订合同的单位资质应当合法，应具有企业法人营业执照。c） 事前签订原则：对应该签订书面合同的业务须事先签订合同，或以中标通知书、招投标文件等与合同具有同等效力的书面文件

7、确认双方的权利和义务，然后开始履行，特殊情况下（指不立即开展会造成更大损失），经董事长批准，可以例外，但应在3日内按双方商定的条件签订合同、补全手续。5.2.2. 签订合同要求a） 签订经济合同前，合同使用部门应按公司供方与采购管理规定，对供方的资信、资质和业绩进行详细调查考核。b） 了解供方产品状况：国家有关部门出具的检验报告、产品安装标准及生产标准（如国标或ISO系列国际质量保证体系）c） 合同使用部门在完成考察报告的基础上，根据公司要求起草合同文本，准确规定合同涉及的工程或产品的类别、形式和等级、检验规程、适用规范、采用的质量体系标准等。d） 订购的产品样品(如地砖磁砖等装饰材料)由双方

8、签字盖章后封样保存，按封样验货。5.2.3. 合同签订、审批a） 合同的审批权限：n 10万元以内（含10万）提交地产公司总经理审批；n 10-50万元内（含50万）须提交集团公司总经理审批；n 50万元以上须提交集团公司董事长审批b） 标的金额在人民币1万元以下（含1万元）的合同或者其他内容简单的合同，可以直接由经办部门报分管领导、地产总经理审签。c） 标的金额在人民币 1万元以上的合同必须按规定经合同审查部门逐级审查后，方可报送地产总经理审签。d） 合同使用部门在正式订立合同前，应重点关注以下事项：n 合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能

9、力；内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。n 严密性：条款齐备、完整；文字表述准确；权利、义务具体明确；手续完备；附加条件适当、合法。n 可行性：资信可靠，有履约能力；担保方式切实、可靠。n 合同应明确约定违约责任.n 建筑勘察、建筑设计、广告、美术、雕塑设计制作合同中，应尽可能约定相关（含计算机软件）的著作权、专利权、商标权等知识产权归本公司所有。n 涉及商业秘密的合同，应当订立保密条款，约定保密责任。e） 合同使用部门应当将合同草案按合同审核权限送法务、财务部等部门、公司高层进行会同会审。f） 法务专员重点审查合同法律条款。g） 财务部应当对合同中

10、涉及资金收付、资产转移等与财务会计密切相关的内容进行审核，重点应关注以下事项：n 经济性：符合企业的经济活动范畴；符合企业的经济利益。n 可行性：资信可靠，资金充裕；具有在额定权限内订立合同的能力；担保方式切实、可靠。n 严密性：数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备。n 合法性：资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法。5.2.4. 合同的签署a） 各审核部门在合同评审会签表上均签字同意后，经办人员负责办理合同签章手续，即先由公司代表（法定代表人或者法定代表人委托的代理人）签字，然后凭合同审批表原件交由经营管理部加盖合同专用章。b） 合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章。

11、c） 每份合同应保证公司拥有两份以上的原件，其中工程类合同需三份。d） 合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量要求对方先行签字盖章；我方在报批审核程序结束之后再签字盖章。e） 法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。f） 合同签署后修改：合同签署后若存在个别小的错漏而进行了必要的修改的，修订后签订合同的双方当事人应在修改处分别盖章或签字确认。5.3. 合同的履行5.3.1. 合同订立之后，合同使用部门应认真履行合同，严格执行，确保信誉；经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收付款内容进行监督。5.3.2

12、. 经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。5.3.3. 合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。5.3.4. 公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门经理并知会相关领导，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：a） 经营状况严重恶化；b） 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；c） 丧失商业信誉；d） 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形e）

13、 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。5.4. 合同变更、索赔、程序及办法5.4.1. 合同的变更a） 合同成立以后，尚未履行或尚未完全履行之前，当事人经协商一致，就合同的内容达成修改和补充的协议，称为合同变更。b） 合同变更是合同关系局部变更，即合同变更只是对原合同关系的内容做出某些修改或补充，而不是对合同内容的全部变更；在法律或行政法规规定变更合同应办理批准登记手续的，依照规定进行合同变更。5.4.2. 合同变更程序和办法a） 合同变更应采取书面形式签订变更协议，并加盖合同双方（多方）公章或合同专用章。b） 依照法律或行政法规，合同订立须进行登记的，当事人变更合同的，

14、其变更也应进行登记。c） 变更协议签订后，对于合同中尚未履行或尚未完全履行的部分，应按照变更协议中的有关规定执行。d） 任何一方未经对方同意，无正当理由擅自变更合同内容的，不对合同的另一方产生约束力，且将构成违约责任。5.4.3. 合同变更索赔a） 合同的变更不影响当事人要求赔偿损失的权利，具体为：n 原合同中有变更原则的，不存在损害赔偿。n 因重大误解而成立的合同予以变更时，双方应及时审定出由此造成的损失，由误解方向相对方予以赔偿，并承担由此造成的违约责任。同时签订变更协议，将有关条款在协议中予以明确。5.5. 违约事项、争议报告、合同解除5.5.1. 违约事项、争议报告a） 在合同当事人发

15、生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向部门经理报告并知会相关部门。b） 出现违约事项后，经办部门应及时收集以下资料：n 合同纠纷情况的详细说明；n 合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、函件、电报、图表等，对方的资料（营业执照、资质证书等）；n 发票、票据等有关凭证；n 材料设备质量标准、封样、样品或鉴定报告；n 有关对方违约的证据材料；n 其他与处理纠纷有关的材料。5.6. 合同的解除5.6.1. 合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，参照合同订立的有关程序办理，双方就合同解除另行签订合同或补充合同。5.

16、6.2. 合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就，据此要求或通知或以其他方式解除合同的，经办人员应立即报部门经理并知会相关部门，以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。5.6.3. 对于合同的解除，经办部门应做好记录，收集履行过程中所有与合同有关的资料，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。5.7. 合同归档、合同保管5.7.1. 合同的管理a） 公司实行合同管理员、职能部门、经营管理部三级合同管理负责制。b） 各职能部门应当确定一名兼职合同管理员，负责合同的整理、保管、信息资料收集等日常管理工作。c） 职能部门对合同的起草、审查、订立、履行以及合同文本的管理负直接责任。d）

17、 经营管理部负责对公司合同进行统一、综合管理。公章管理人员具体负责合同签章工作。e） 合同文本应当由主办部门、经营管理部分别保存一份备查；工程类合同文本由工程部保存一份备查。财务部保存一份复印件备查。f） 因不了解对方资信、履约能力而轻率签订合同或者合同条款的约定存在明显瑕疵，或者违反合同管理规定，给公司造成不良社会影响或经济损失的，应追究相关人员责任。g） 因故意、重大过失或违法订立合同，给公司造成重大经济损失的，视情节追究责任人员行政、经济责任；构成犯罪的，移送司法机关处理。5.7.2. 合同归档a） 经办人员对合同履行过程中的各种材料应在合同履行过程中作为合同附件与合同原件在经办部门留档

18、。b） 经办部门对拟归档保存的合同进行分类、编号、登记，并按公司规定在进行形式审查后加盖本公司公章或者合同专用章。c） 经办部门应建立本部门经办的合同协议登记表。d） 经营管理部每季度对项目已完成的合同进行清理，向集团档案室移交。5.7.3. 合同保管a） 合同保管的范围：n 合同（包括附件）；n 合同评审会签表；n 合同订立与履行过程中的所有书面材料。b） 合同保管部门：职能部门对本部门合同原件进行保管，经营管理部、财务部对所有合同原件进行保管，财务部对所有合同复印件进行保管，成本部对工程类合同原件进行保管，工程部对工程合同进行保管。5.8. 合同分类编号规则5.8.1. 项目开发类合同编号

19、方法（按五级编码）a) 一级编码：由四个公司简称的大写字母“XWDC”表示；b) 二级编码：为工程项目名称拼音缩写，如学伟兰德湖壹号项目一期代码为LDHYH01；c) 三级编码：为项目合同序列号，根据合同签订的先后顺序遍流水号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001至999；d) 四级编码：项目开发类合同共分四类，相应编号按下列英文字母表示：n 工程类合同：GCn 开发部相关合同：KFn 设计部合同：SJn 营销类合同：YXe) 编号举例：学伟兰德湖壹号一期第一份工程类合同编号：XWDC LDHYH01-GC01。5.8.2. 商品房买卖类合同编号方法（按三级编码）a） 一级编码：同项目开发类合同

20、编号方法b）b） 二级编码：商品房买卖类合同分为三类，相应编号按下列英文字母表示住宅：A；商铺：B；车库：Cc） 三级编码：为具体房号的编号，根据该项目全部住宅、商铺和车库分别编流水号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001到9999；（超级大盘为5位数字）。d） 同一套商品房（车位/车库、库房）的排号协议、认购书、抵押贷款担保合同与相应的商品房买卖类合同共用一个编号。商品房、商铺、车位/车库销售后与业主签订的合同按销售合同的补充合同处理，如工程维修合同；e） 编号举例：学伟兰德湖壹号一期1栋1单元101号住宅销售合同，编号：LDHYH01A-0001号；管理类合同编号方法（按四级编码）a） 一

21、级编码：同项目开发类合同编号方法a）；b） 二级编码：管理类合同是指不能归入任何项目的合同，管理类合同共分两类，相应编号按下列字母表示：n 行政合同：XZ，固定资产管理合同和其他合同；n 劳动合同：LD，特指与员工签订的劳动合同；n 财务合同：CW，包括借款合同、融资类合同、投资类（土地除外）合同、聘请审计单位等合同；c） 三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字；d） 四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001至999；e） 编号举例：公司2009年第8份劳动合同，编号：XWDC-LD-2009-008；

22、公司2009年第101份财务合同，编号：XWDC-CW-2009-101；5.8.3. 补充协议的处理a) 补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用括号以一位阿拉伯数字标识。如：流水号为0088合同的第一份补充协议的编号为“0088（1）”；b) 对于纠纷处理合同（如与业主因商品房买卖合同纠纷而签订的协议），若纠纷系因公司与该当事人在先合同的履行而发生，可将其作为该在先合同的补充协议处理，编号方法同a）；c) 编号举例：学伟兰德湖壹号一期第一份土建合同第二份补充协议，编号：XWDC LDHYH01-GC01（2）。 6. 支持性文件6.1. 无7. 相关记录7.1. 合同评审会签表7.2. 合同协议登记表