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1、项目沟通计划摘要：沟通是一个过程，在这个过程中，信息通过一定的符号、标志或者行为系统在人员之间交换，人们之间可以通过身体的直接接触、口头或者符号的描述等方式进行沟通。在项目管理的进行过程中，经常用到的一种能力是沟通，沟通管理作为项目管理的一个重要方面，是项目的成功实施的一种重要手段。Abstract: Communication is a process, in the process of information by certain symbols, signs or behavior of the system in terms of personnel exchange between
2、 the people through the body between the direct contact, verbal description, etc. or symbols to communicate. The conduct of the project management process, a capability is often used to communicate, communication management as an important aspect of project management, the successful implementation
3、of the project an important tool.关键词：沟通计划 准备工作 确定项目沟通需求 确定沟通方式或方法 编制项目沟通计划 沟通建议n 沟通计划项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。所有与项目有关系的人都必须准备相应项目“语言”进行沟通。每个项目的所有参与人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中就好通过沟通方式和手段。因而沟通计划对于项目的成功很重要。项目周期的各个阶段中的每个环节一样重要的，甚至是关键性的。为了做好每个阶段的工作，以达到预期标准和效果，就必须在项目部门内部、部门与部门之间，以及项目与外界
4、之间建立沟通渠道，能够快速、准确地传递沟通信息，以使项目内各部门达到协调一致；使项目成员明确各自的工作职责，并且了解他们的工作对实现整个组织目标所做出的贡献以及影响到整个项目的进程和质量；通过大量的信息沟通，找出项目管理的问题，制定出相应策略并控制评价结果。因此，缺乏良好的沟通，就不可能做好人力资源管理工作，更不可能较好的实现项目目标。项目沟通管理涉及知识领域是保证项目信息及时正确地提取、收集、传播、储存以及最终处置所必须的。所有所有的项目参与人员都必须要具备足够好的个人沟通能力和协调能力，这一点是至关重要的。一、 准备工作1）收集信息项目沟通内容方面的信息；项目沟通所需沟通手段的信息；项目沟
5、通的时间和频率方面的信息；项目信息来源与最终用户方面的信息。2）息的加工处理对收集到的沟通计划方面的信息进行加工和处理也是编制项目沟通计划的重要一环，而且只有经过加工处理过的信息，才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。n 确定项目沟通需求项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，这其中包括将收集的信息进行分类和处理以及筛选有用信息其内容包括：项目组织管理方面的信息需求；项目内部管理方面的信息需求；项目技术方面的信息需求；项目实施方面的信息需求；项目与公众关系的信息需求。n 确定项目沟通方式在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项
6、目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面：沟通需求的紧迫程度；沟通方式方法的有效性；项目相关人员的能力和习惯；项目本身的规模。n 编制项目沟通计划沟通，可以很简单，也可以很复杂。对于部份人来说，反正沟通就是把我的意见表达出来吗，有什么难的。可是在项目过程中有那么多的人与项目有关，因此要考量的，不仅是把意见表达出来而已，而在于在什么样的时间，运用什么样的方式，将什么样的信息，传达给什么样的人。很多项目经理都是属于被动式的项目经理。就是你先说你要什么项目信息，我想办法去弄这些信息出来给你。因此，信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的
7、，只能够见招拆招，抱着应付的心态来面对信息的供应。如果换个比较主动的角度来看，项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么，这些信息一定有重复的地方，然后将这些信息做个整理归类，不等你开口要，我就先提供给你，让你对项目没有疑惑，化被动为主动。这些信息整理归类的动作，直接就纳入在项目经理的工作管制之中，这样对项目经理而言，也没有任何的意外。几个步骤掌握住就好：(1) 认识项目干系人(2) 分析项目干系人的信息需求(3) 依照信息需求找出信息种类(4) 将信息种类归类(5) 决定信息传递的周期(6) 决定信息传递方式(7) 搜集信息(8) 传递信息(9) 检讨信息传递成效n 沟通建议沟通是指人际之
8、间传递和沟通信息的过程，对于项目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。沟通的主旨在于互动双方建立彼此相互了解的关系，相互回应，并期待能经由沟通的行为与过程相互接纳及达成共识。在信息系统项目中，项目干系人之间的沟通贯穿项目整个生命周期，很多专家认为信息系统项目失败的重要原因就是沟通的失败。一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，包含以下内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。针对项目特点，结合公司的战略，我建议采用如下策略进行沟通管理：一、 建立清晰的沟通管理计划，实现可管理的沟通二、 内部沟通注重文档化，实现团队及组织经验的有效积累三、 早沟通、主动沟通，把握沟通原则为了
9、提高提高沟通的效率和效果，也需要把握如下一些基本原则。1）沟通内外有别。即要求团队作为一个整体对外意见要一致，一个团队要用一种声音说话。2）非正式的沟通有助于关系的融洽。比如在需求获取阶段，采用非正式沟通的方式，可以与客户拉近距离，反而能获得更多的信息。3）采用对方能接受的沟通风格。注意肢体语言、语态给对方的感觉。始终向客户传递一种合作和双赢的态度。不论在何种情况下，都要避免与客户产生言语上的冲突。4）沟通的升级原则。当沟通上出现困难时，可以采用沟通升级原则，即第一步，和对方沟通；第二步，和对方的上级沟通；第三步，和自己的上级沟通；第四步，自己的上级和对方的上级沟通。5）扫除沟通的障碍。职责定
10、义不清、目标不明确、文档制度不健全、过多使用行话等都是沟通的障碍。在平常的项目进行过程中，必须尽量避免出现这样的情况，逐步清除一些不良的沟通习惯。n 总结对于项目来说，沟通是保证组织、指挥、协调和控制项目的顺利实施的润滑剂。结合项目，项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道，比如与用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子邮件沟通，与其他职能部门之间通过有效的表格沟通；建立沟通反馈机制，任何沟通都要保证到位，没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。 参考文献：【1】韩万江 姜立新 软件项目管理案例教程（第二版） 机械工业出版社，2009.4.【2】张德等 人力资源开发与管理 北京清华大学出版社 2000【3】计算机信息系统集成项目管理基础M.北京:电子工业出版社,2006.【4】王庭军,贾小波.浅谈项目管理中的沟通.管理观察,2008.9.【5】项目管理知识体系指南(第3版)M.北京:电子工业出版社,2005.
