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2、高校院系行政系统的管理效率，优化服务质量为主，对实际工作进行了总结，并对高校院系的管理进行了思考和探索。关键词办公室工作 规范管理 服务质量高校办公室系统的工作，不仅仅是具体的事务性、服务性工作，还广泛涉及到许多人事关系、条块关系，需要平衡协调好许多个人与集体、局部与整体的复杂关系。因此，高校的办公室岗位既是责任重大的岗位，也是锻炼和提高能力的岗位。如何配合做好院系的各项工作，则是院系办公室主任的第一任务。南京大学物理系于1920年建系，在我国是建立最早的物理系之一，是一个人才辈出、具有优良传统的大系。南京大学物理系的发展，既受到校外院系的关注，也关系到南京大学相关学科的未来。因此，要将南京大
3、学物理系建成国内最强的物理系，需要在教学、科研等方面做出大量的优秀工作，这就需要对物理系的方方面面进行科学的管理，增强行政执行力、为教职工提供优质的服务。办公、办事、办会，是办公室的基本任务。区分好常规工作和紧急任务，分清事情的轻重缓急，做到不误事则是办公室工作最基本的职责。始终围绕南京大学“以学科建设为核心，师资队伍建设为龙头，树立管理以教学、科研服务为目标”的指导思想，确立为教职工服务的意识，团结和组织好行政人员，做好行政人员的思想工作，提高大家的服务意识，增强条块之间的配合协调，实行首问负责制，为物理系的教学、科研做好保障。一、立足服务，规范日常工作勤俭节约，充分利用网络资源，坚持每天在
4、校园网上及时查阅学校的最新文件、了解学校的最新事件，并将相关信息及时通知相关的老师。为了做好物理系的对外宣传工作，在原有基础上，组织人员做好物理系主页（从2006年3月28日起，组织编辑了第一期南京大学物理系工作简报，将系内的大小事情客观地向全系发布，并在系主页上及时公布。为规范管理，在年底组织行政人员从教学、科研、管理等方面对相关的年度工作进行总结，并将总结发到工作简报上。物理系的重大科研成果等都能在工作简报中及时予以介绍，相关稿件还主动推荐给南京大学的科技信息。为了做好南京大学物理系工作简报的持续编辑工作，在2006年和2007年两次全系聚会时，将全年的工作简报装订成册发给教职工，起到了很
5、好的宣传效果，并得到了大家的认可。大家有了需要发布或交流的信息时，就直接将稿件送到工作简报中。在全系教职工的支持和帮助下，到2008年2月底，已经坚持完成了71期工作简报。现在，物理系工作简报已经成为物理系的一个专项工作，也是全系教职工及时发布信息、展现各自工作的一个平台。同时，为各位老师在进行各类总结材料时提供了积累。二、完善制度，提高办公能力努力做好无纸化办公。做好每次系行政会的会议记录，并整理出会议纪要，及时转发给相关人员。收集、整理好物理系上报给各级部门的文件，以及发给系内教职工的各类文件的电子档案，使今后的工作能够有据可依，同时也便于大家的监督。积极参与学术交流活动的组织。随着科研工
6、作的不断发展，各类国内外的交流活动也更趋频繁。办公室人员不断加强自身的系统学习，以适应形势的需要。在确保教师学术交流质量的前提下，积极参与相关活动的策划、组织和总结，逐步形成具有自己传统的会议组织模式，尽量减少教师在会议组织工作上的负担。三、配合教学，丰富学生活动南京大学目前的校区分布在长江两岸（江南的鼓楼校区和江北的浦口校区）。物理系一、二、三年级的本科生在蒲口校区学习，四年级本科生和研究生在鼓楼校区学习。协调和安排好学生的学习和生活一直是学生工作办公室的难事，这就需要多动脑筋，处理好学生学习和生活中的琐事，激发他们的学习热情。组织院士、长江学者等知名教授到浦口校区为本科生做报告，开设物理学
7、前沿讲座。精心选择责任心强的老师担任学生辅导员，充分发挥学生会的作用，经常结合物理教学、传统节日、以及时事，组织有意义的学生活动，对学生进行拓展训练，努力把学生向积极向上的方向引导。学生工作的精彩内容及时发布在工作简报中，让学生感受到系里对他们的关心和支持，促进学生工作进入良好的自我管理模式中。四、以人为本，做教职工的知心人办公室是全系的后勤保障部门，办公室的工作定位于服务。要提供优质的服务，就必须不断提高自己的工作能力。因此，平时注意广交朋友，积累资源和经验，配合做好其他各方面的工作，积极营造和谐的工作环境。在资源有限的情况下，努力做到用真情感动教职工、尽可能不让教职工因琐事而分散教学、科研
8、的精力。做好办公室工作，不仅要办好公事，还要在可能的范围内努力为大家办好私事。利用各种机会，加强与教职工的沟通，及时了解他们的想法和困难，帮助教职工解决一些实际困难，做教职工的知心人，让大家为物理系的发展多讲知心话、真心话。尊重退休教职工，每年安排退休人员来系座谈，向他们请教经验，尽可能满足他们的合理要求。掌握身体状况不佳的教职工的健康情况，在第一时间处理好生病教职工的一些事情，及时汇报给系领导，并按领导意见安排相关人员探望病人，让他们感受到集体的温暖。针对有人因出租房屋出现纠纷，请一些精通法律的朋友，提供规范的房屋出租合同范本，让相关的老师尽可能避免风险，不为生活琐事烦心而分散精力。今后，将
9、继续牢记“管理以教学、科研服务为目标”的指导思想，为南京大学物理系的发展扎实工作，做好领导决策的助手、行动方案的参谋；勤俭办公、妥善处置突发事件，协助平衡各类关系；发扬敬业、奉献、合作的精神，为打造学习型、服务型、创新型、廉政型和节约型的服务体系做出贡献。（作者单位：江苏南京大学）其他参考文献Baker, Sheridan. The Practical Stylist. 6th ed. New York: Harper & Row, 1985.Flesch, Rudolf. The Art of Plain Talk. New York: Harper & Brothers, 1946.Gow
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