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1、办公室接待管理制度 ZOKO FASHION(SHENZHEN) CO.,LTD. 倬可儿服饰(深圳)有限公司Room 908-910, West Tower, Coastal City,No19 Haide 3 Road 中国 广东省 深圳市 南山区Nanshan District, Shenzhen, Guangdong Province,China 海德三道19号海岸城 西座908-910室Tel:+86-755-86381688 Fax:+86 -755 -86391688 发文人: 陈小敏 收文人: 全体员工T o: 抄 送: 总裁办 日 期: 2011-5-21CC: 项 目: 接
2、待管理制度紧急Urgency 请审阅for Review 请批注Please Remark 请回复Please Reply 请传阅Please Transmit倬可儿服饰（深圳）公司文件ZOKO-MDO-201105-【内部公开】 接待管理制度会签审批 接待管理制度 一、目的为使公司对外接待工作规范有序，明确接待规格和标准，确保接待工作的顺利进行，合理控制接待费用开支。二、接待范围2.1公司客户（包括国内客户和海外客户）；2.2供应商及合作伙伴；2.3政府机关、新闻媒体等。三、接待分类四、接待部门4.1来访客人对口的公司内部业务部门为对外接待的主体责任部门；4.2行政人事部为对外接待的后勤保障
3、部门；4.3对于公司级重大接待工作和活动，可由总裁办协调各相关部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。五、接待原则5.1平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况 下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待（总裁接待）。 5.2对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时由总裁办协调各部门接待。 5.3节约原则：注意 6.1接待物资6.2用车标准6.3酒店住宿 6.4用餐 说明：一般情况下凡是属于D类接待公司原则上不提供用餐，特殊情况必须通过总裁签字同意。 6.5游览及娱乐说明：游览及娱乐费用标准含一顿餐费。 6.6礼品赠送七、接待程序及规范7.1.接
4、待计划7.1.1接收接待申请、确认信息：部门接到客人来访的函、电后，或部门邀请客人来访后，需弄清来宾的基本情况：7.1.1.1客户来访目的7.1.1.2客户名单、确切人数（包括陪同人员）、性别、职务、项目背景等 7.1.1.3客户到达和离开时间、航班号（车次、船次）、迎接地点及迎接要求7.1.1.4是否携带过关有效证件7.1.1.5酒店级别、房型和费用承担方式7.1.1.6主要参观和交流活动7.1.1.7落实领导会见或交流的方式、时间7.1.1.8是否需要安排接风宴或送行宴并确认日期7.1.1.9主要游玩安排7.1.1.10是否需要赠送礼品7.1.2接待计划的准备工作7.1.2.1落实入住宾馆
5、接待人员应向行政管理部提交接待资源预定申请，与接待资源管理员确认和落实入住酒店。7.1.2.2预定会议室（公司或酒店）接待员工办公室、会议室、展厅会客区作为来宾接待场所，一般通知前台提前预留并检查5S情况。7.1.2.3就餐地点如需安排接风宴或送行宴，确定日期后根据接待级别在相应餐厅提前预定包房，一般由接待人员向行政管理部提出需求，并与接待资源管理员沟通落实。除特殊情况外，用餐地点一般要求优先考虑公司有优惠的酒楼。7.1.2.4与接待接口人沟通接待计划主要落实会见领导、交流人员以及会见、交流的时间、地点、内容。领导、技术交流人员由相应业务部门负责联系确定。管理交流人员由公司总裁办确定。7.1.
6、3制作接待计划接待日程安排，是接待工作实施的前提，主要体现在迎接、住宿、餐饮、参观、座谈以及交流、游览、送行等项目的时间、地点、内容、执行人，陪同人等(详见附表)。一定要充分考虑客户的具体情况，计划安排体现出接待的针对性，实现公司、客户双赢目标。7.1.4提交客户接待日程安排表给相关领导审核接待计划及日程经确认后，要与陪同项目负责人沟通并得到共识。计划制定完毕，需提交主管审批，重要客户接待必须将专门制作的重要客户日程安排发给主管审批。 7.2接待实施7.2.1接机（车、船）7.2.1.1飞机起飞后再次核准达到信息，如变更重新预订接机车辆。7.2.1.2提前到达以上地点，带好接机牌。7.2.1.
7、3迎接客人是与客人初次见面、相互认识并留下初次印象的大好机会，接待人员对仪表、自我介绍和递名片等细节要特别注意，从这一环节开始实施接待计划。7.2.2办理入住手续7.2.2.1到达酒店前再次通知酒店前台7.2.2.2帮助客人办理登记手续7.2.2.3按接待委托部门要求分配房间7.2.2.4记录客人入住房间号码7.2.3餐饮7.2.3.1常用就餐地点介绍（见协议酒楼）7.2.3.2菜系介绍（参见接待就餐安排指引）7.2.4车辆安排客户用车由公司车辆调度安排，要求部门申请时需明确接待客户级别，具体详见车辆预定管理电子流。7.2.5公司参观及活动7.2.5.1迎宾重要客人涉及领导陪同的，应提前与陪同
8、领导确认，同时将客人实际出发时间知会陪同领导，距离公司5分钟路程时提前通知陪同领导作好迎宾准备。7.2.5.2参观一般情况下C类以上客户来访，根据接待需要安排在公司展厅、研发进行参观，C类以下客户来访不作公司参观安排，特殊情况需报总裁办及相应参观部门负责人审批同意后方可安排。客户来访参观需填写外来人员来访参观申请电子流，并提前与参观接待部门确认具体参观事宜，要求参观接待部门安排专人负责参观讲解，并规范参观讲解词，注意公司保密信息。7.2.5.3合影留念客人在展厅时可给客人拍照留念，时间充裕也可在公司前台或公司大楼门口照外景， 但照片打印出来需预留一段时间，最好让客人在离开公司前拿到自己的照片。
9、7.2.5.4会议室交流客人在进会议室之前，需提前摆放相关公司汇报资料、交流资料或公司报刊等，根据接待委托部门要求选择资料，接待人也可根据客人实际情况选择。检查会议室所需设备是否到位，包括会议室电子欢迎牌，公司汇报的版本是否正确 提醒后续环节中公司汇报领导、交流人员等公司人员是否能提前到位事先提醒公司人员（尤其接待人自己）将通讯工具设置无声状态客人进入会议室后，通知会议室人员送茶水和加茶水。7.2.5.5赠送礼品一般情况下，领取礼品后用好易通科技袋装好并将其放入会议室内，领导接见结束时赠送礼品较为适宜。7.2.5.6送行S、A类客人必须送上车或将客人送到机场（或火车站）大厅，就可以与客人道别。
10、对于重要的客人，要求接待人员要在客人办理完各种手续，并进入检票口后方可离开。B类客人可送至楼下或上车，目送至客人离开为止；D类客人送至电梯口即可；7.3接待总结7.3.1接待总结的目的客户接待工作是公司市场销售活动的延续。客户接待的质量、接待过程中收集到的客户信息和市场信息，都与一线相应的市场活动息息相关，甚至直接关系到相关项目的成败。接待总结工作的主要目的，就是将接待过程中的每一个环节，尤其是收集到的市场信息、客户信息等重要信息进行总结并及时反馈，对市场一线起真正的推动作用，并促进相关部门下一步工作的改进提高。因此，接待总结是一个非常重要的环节，必须引起高度重视。7.3.2接待总结的内容7.3.2.1客户实际到达情况7.3.2.2主要接待安排7.3.2.3领导会见情况7.3.2.4接待费用统计7.3.2.5重要信息反馈：领导陪同效果、技术交流效果、参观效果、客户意见、问题与建议、市场信息、接待部门意见等。 八、附则本制度自下发之日起实施，解释权在行政人事部九、相关表格9.1客户来访接待申请表9.2客户来访接待日程安排表9.2客户来访接待总结表 编 制： 陈小敏 审 核： 批 准： 附件1客户来访接待申请表 附件2 附件3客户来访接待总结表
