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1、三亚千成商旅汽车租赁有限公司接待部管理规定接待部是公司的枢纽，是信息中心、客户服务中心、计调中心，也是公司所有营业业务的管理和控制中心。一、所发生业务，即时登记。1、现金流水帐：记录详细的现金收支情况。2、营业日报表：详细记录当日发出的所有营业业务（包括未收款的业务）。3、租车押金收支登记本：详细记录每天发生的租车押金收取、退还情况。4、中介人返佣登记、签领本：详细记录每笔返佣业务的租车时间、车型、合同号、租金返佣，领取人签名，主管审核等。5、借调车辆租金支付审核、登记本：详细记录租车时间、车型、合同号、租金、应支租金、车主签领、公司领导审核等。6、违章保证金收取、退还登记本：详细记录每笔租车
2、业务的时间、车号、合同号、租金、客人姓名、银行帐号退款情况、经手人等。7、营业派车单：对不使用租车合同的租车业务，如：接机、带驾等，要开据营业派车单，详细注明租金、客户结算方式等。此单随日报表一起送交财务部。8、车辆出入登记本、非营业派车单：所有车辆的出、入都要详细的登记。9、租车合同：租车合同从财务领取，连号使用。10、挂靠车主领取合同签字本：合同号、日期、车主本人签名。二、及时清查车辆，做好准备工作。1、每次换班、下班都要对车辆点名、详细落实每一部车的状态；待租、已租、送修等。2、本日预计的还车、租车业务，要提前4小时与客人联系，确认租、还车的时间、地点等，并提前安排好车辆和人员。三、掌握
3、好车型、卖点、价格。1、掌握并熟知所有可租车辆的性能、排量、价格、特点。2、熟知每辆车的“卖点”。3、根据所签定的租车合作协议，确定协议单位；只有和我公司签定了合作协议的，才能享受协议底价。4、掌握当前可以借调车辆的车型、特点、价格，及车主的联系方式。四、咨询、接待、车辆计调。1、接待部是公司的窗口，每一个接待员都是公司的形象，要热情、礼貌待客，始终微笑服务。2、对每一位来到公司的客人，都要首先起立问好。3、耐心、详细地为客人介绍我们的车型和服务。4、填写车辆预定单，根据客人实际租、还车时间，科学安排车辆，以达到最高的出租率。5、随时掌握库存车辆、已租车辆，两日内将要还回公司的车辆，提前做好预
4、定，排班。6、随时掌握可借调车辆的待租、已租情况。五、客人身份、证件查验、合同手续办理。1、自驾租车业务要详细查验承租方身份证、驾驶证、护照、机票、营业执照、代码证等。对没有五日内来琼机票的客人，要求提供本市户口人士或本地企事单位的担保。2、报GPS监控中心，从公安的户籍网络中核查客人的身份证和驾驶证。3、向客人解释租车合同条款、办理租车手续，收取押金和租金。4、配司机的租车业务，要开据营业派车单，详细注明用车时间、租金、服务费、用途、结算办法等。5、所有出车业务都要填写发、收车登记表。六、款项登记、每日报表。1、所有的营业用车业务，都要及时填写报表，当日报送财务部门。2、所有的租车合同、派车
5、单、日报表、收款收据，都要连号使用，作废的文本，应保存备查。3、所收款项详细登记入帐，并及时将现金存入银行。4、未收或应收款， 应在租车合同、派车单及每日报表上显示未收款或应收款的金额。5、每天要填写一份日报表，详细登记所发生的每一笔业务，结算清楚每日的营业和现金数额。6、未收款或未结算的业务也要记入报表。7、有中介人的业务，要注明中介人姓名和电话。七、跟踪服务、监控车辆。1、对已租车辆，每天打一个问候电话给客人，做好租售后跟踪服务。同时询问客人和车辆的位置，以便核实车辆真实位置。2、每辆车租出后，马上通知GPS监控中心，跟踪监控。3、对可疑客人所租用的车辆要报GPS监控中心，重点监控，随时掌
6、握动向。4、待租车辆要停放于停车场，并通知GPS监控中心，若有车辆移动，及时得到通知。5、根据实际监控需要，通知GPS监控中心，提供相应的监控服务和轨迹回放。八、收车结算、发票管理。1、带驾租车业务结束后，根据营业派车单和实际还车时间，结算租金，并做好详细的登记；填写当日报表、派车单驾驶员联作为凭证，随日报表一起交财务部门。2、检查证件、车况、钥匙，并在收发车登记表上验收登记。3、自驾租车业务：A、自驾还车业务要提前4小时与客人取得联系，确定还车时间、地点、租金计算办法等内容。B、在租赁结算单上填好已知的收费项目和应收款金额，准备好租车合同、应退款项、违章保证金收据；安排车队人员负责收车，要当
7、面向收车人交待清楚收车时间、地点、客人联系方式、租金结算等事宜。C、收发车人员见到客人后，首先向客人问好，感谢客人选择任我行公司的车辆。D、认真检查车辆外观、内饰、发动机、油量、里程等，并询问客人该车在运行中存在哪些问题或故障隐患，并做好车辆状况的详细记录。E、根据油量、公里数，计算超油费、超公里费；并填入应收款项目。F、如果有车损，要及时报告车队队长，根据车损情况，确定客人赔偿金额；严重车损或有争议的要及时到修理厂定损或报保险公司。车损情况及处理办法都要记录在验车单上。G、收车人必须在结算单上填写应收款项、应退款项、退还押金，并在收款人栏签名。4、收车结束及时将合同单、车辆交回公司接待部；接
8、待人员审查合同手续、结算单、证件、钥匙，在收发车单上登记时间、车况，并签名。完结后将车辆钥匙、证件交专管员保管。A、有故障的车辆，收车人员应详细登记并向车管责任人报告故障情况，由车队另行办理送修手续。B、车内外不清洁的车，在交回租车合同手续后，由收车当事人负责送洗。5、发票开据。A、开据每一张发票都要在日报表和发票登记本上注明合同号（或派车单号）、发票号、客人姓名、租车时间。每天打印一张发票开据清单，随报表一并交财务部门。B、属于从外借调租赁的车辆，要从应付租金中扣出8%的税金。C、其它需要开据发票的情况要报财务部批准。D、发票延期开据的不超过30天。（重大客户专门为其建立发票累计登记本）九、
9、中介人佣金登记、返还。1、根据预定单、租车已结算完毕的租车合同、营业派车单，详细计算出中介人（或中介单位）的返佣，并详细登记。2、每笔业务结算完毕后，要告知中介人应得的佣金数额。3、对超过30天仍未领取返佣的，要电话通知中介人。4、佣金领取人应在登记本上签字，部门主管签字审核。十、违章查询、保证金退还。1、客人租车前要解释清楚收取违章保证金的规定。2、 客人还车时要给客人开据违章保证金收据，并在收据上注明：款项汇出后，本收据将自动作废。3、30天后，在退还违章保证金前，认真查询该车在客人租赁期间有没有违章纪录，若没有违章纪录，即时退款给客人，并电话通知客人查收。4、若客人在租赁期间有违章纪录，
10、及时通知客人通过互联网、违章信息台等方式查询、证实，并根据相关规定向相关部门缴纳罚款，违章保证金余额多退少补。十一、车辆钥匙、证件统一管理。1、公司所有车辆的钥匙、证件由钥匙专管员统一管理。营业大厅的钥匙，由接待部专人保管。2、发车人员凭接待部开具的租车合同、派车单或业务通知单，到车辆钥匙专管员处领取车钥匙和证件。3、专管员详细登记，并由领取人签字后，发放车辆钥匙和证件。4、车辆租、用业务结束，相关业务人员应第一时间将车钥匙和证件交还专管员，专管员做好登记。若需送修、送洗、公勤等用车业务，另行办理派车、登记手续。5、每次上班、下班、换班时，接待人员要逐车核对，清楚登记每辆车的动向，是已租、待租、送修或是其他。6、每天下班前要将所有待租车辆收回，并存放于停车场；在核实所有车辆已收回后，方可下班。 以上十一条管理规定请大家严格遵守，认真履行。 三亚千成商旅汽车租赁有限公司
