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1、第五讲 行政文秘的时间管理,广东众行管理顾问有限公司提供,课程程序,1分析时间2诊断工作环境，提高工作效率3立即改变4.跨越时间管理陷阱,一.分析时间,每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志记忆往往是不可靠的。,诊断工作环境，提高工作效率,办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰,讨论：,如何排除办公室4大效率毒素？,办公室“排毒4味丸”,第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减
2、少声音的干扰,小办公室排毒案例,办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等,小办公室排毒案例（续）,个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）,小办公室排毒案例（续）,主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间,效率专家挑错办公室,（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明
3、用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人,效率专家挑错办公室,（图2）60分错误1 公共通道和私人空间交叉错误2 接待空间在办公室尽头错误3 秘书与主管座位离开太远错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据,效率专家挑错办公室,（图3）70分 错误1 公共通道过长错误2 主管个人空间失去接待功能,效率专家挑错办公室,（图4）满分优点1 充分利用有阳光的窗口位置优点2 私人空间和公共空间交叉减少优点3 利用隔板阻断过多噪音优点4 主管与秘书沟通方便 优点5 减少访客对其他人的干扰,办公室排毒DIY,自我检测问题
4、：我的办公桌为什么要放在这个位置？我的工作空间和公共通道是否过近？我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？提出办公室改善建议。,二.时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早”拖延 文件满桌病喋喋不休的“电话粥”源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断 不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”,2.不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,帕金森定律 工作会自动地
5、膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话,三.如何跨越时间陷阱,要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电
6、话筛选信息,1.要事第一,“大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 并行工作法,2.以终为始,是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？,3.学会说“NO！”,1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3.显示慎重4.表情应和颜悦色5.态度坚定,3.学会说“NO！”,6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝,4办公桌上的“5 S”运动,整理 整顿 清扫 清洁 修养 整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁
7、而塞入一处下班前的清理,5有效、恰当地利用电话,选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数,6 筛选信息,迅速处理妥善存放没有保存价值的资料就销毁,运筹他人的时间,时间管理矩阵图,紧急,不紧急,重要,不重要,五、时间管理的工具,1月历2 行事历与甘特表3 效率手册4 商务通与订房卡5 闹钟6.其它工具,六.你的计划,确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨,谢谢大家！,1、最孤独的时光，会塑造最坚强的自己。2、把脸一直向着阳光，这样就不会见到阴影。3、永远不要埋怨你已经发生的事
8、情，要么就改变它，要么就安静的接受它。4、不论你在什么时候开始，重要的是开始之后就不要停止。5、通往光明的道路是平坦的，为了成功，为了奋斗的渴望，我们不得不努力。6、付出了不一定有回报，但不付出永远没有回报。7、成功就是你被击落到失望的深渊之后反弹得有多高。8、为了照亮夜空，星星才站在天空的高处。9、我们的人生必须励志，不励志就仿佛没有灵魂。10、拼尽全力，逼自己优秀一把，青春已所剩不多。11、一个人如果不能从内心去原谅别人，那他就永远不会心安理得。12、每个人心里都有一段伤痕，时间才是最好的疗剂。13、如果我不坚强，那就等着别人来嘲笑。14、早晨给自己一个微笑，种下一天旳阳光。15、没有爱不
9、会死，不过有了爱会活过来。16、失败的定义：什么都要做，什么都在做，却从未做完过，也未做好过。17、当我微笑着说我很好的时候，你应该对我说，安好就好。18、人不仅要做好事，更要以准确的方式做好事。19、我们并不需要用太华丽的语言来包裹自己，因为我们要做最真实的自己。20、一个人除非自己有信心，否则无法带给别人信心。21、为别人鼓掌的人也是在给自己的生命加油。22、失去金钱的人损失甚少，失去健康的人损失极多，失去勇气的人损失一切。23、相信就是强大，怀疑只会抑制能力，而信仰就是力量。24、那些尝试去做某事却失败的人，比那些什么也不尝试做却成功的人不知要好上多少。25、自己打败自己是最可悲的失败，
10、自己战胜自己是最可贵的胜利。26、没有热忱，世间便无进步。27、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开始。28、青春如此华美，却在烟火在散场。29、生命的道路上永远没有捷径可言，只有脚踏实地走下去。30、只要还有明天，今天就永远是起跑线。31、认真可以把事情做对，而用心却可以做到完美。32、如果上帝没有帮助你那他一定相信你可以。33、只要有信心，人永远不会挫败。34、珍惜今天的美好就是为了让明天的回忆更美好。35、只要你在路上，就不要放弃前进的勇气，走走停停的生活会一直继续。36、大起大落谁都有拍拍灰尘继续走。37、孤独并不可怕，每个人都是孤独的，可怕的是害怕孤独。38、宁可失
11、败在你喜欢的事情上，也不要成功在你所憎恶的事情上。39、我很平凡，但骨子里的我却很勇敢。40、眼中闪烁的泪光，也将化作永不妥协的坚强。41、我不去想是否能够成功，既然选了远方，便只顾风雨兼程。42、宁可自己去原谅别人，莫等别人来原谅自己。43、踩着垃圾到达的高度和踩着金子到达的高度是一样的。44、每天告诉自己一次：我真的很不错。45、人生最大的挑战没过于战胜自己！46、愚痴的人，一直想要别人了解他。有智慧的人，却努力的了解自己。47、现实的压力压的我们喘不过气也压的我们走向成功。48、心若有阳光，你便会看见这个世界有那么多美好值得期待和向往。49、相信自己，你能作茧自缚，就能破茧成蝶。50、不
12、能强迫别人来爱自己，只能努力让自己成为值得爱的人。51、不要拿过去的记忆，来折磨现在的自己。52、汗水是成功的润滑剂。53、人必须有自信，这是成功的秘密。54、成功的秘密在于始终如一地忠于目标。55、只有一条路不能选择那就是放弃。56、最后的措手不及是因为当初游刃有余的自己57、现实很近又很冷，梦想很远却很温暖。58、没有人能替你承受痛苦，也没有人能抢走你的坚强。59、不要拿我跟任何人比，我不是谁的影子，更不是谁的替代品，我不知道年少轻狂，我只懂得胜者为。60、如果你看到面前的阴影，别怕，那是因为你的背后有阳光。61、宁可笑着流泪，绝不哭着后悔。62、觉得自己做得到和做不到，只在一念之间。63
13、、跌倒，撞墙，一败涂地，都不用害怕，年轻叫你勇敢。64、做最好的今天，回顾最好的昨天，迎接最美好的明天。65、每件事情都必须有一个期限，否则，大多数人都会有多少时间就花掉多少时间。66、当你被压力压得透不过气来的时候，记住，碳正是因为压力而变成闪耀的钻石。67、现实会告诉你，不努力就会被生活给踩死。无需找什么借口，一无所有，就是拼的理由。68、人生道路，绝大多数人，绝大多数时候，人都只能靠自己。69、不是某人使你烦恼，而是你拿某人的言行来烦恼自己。70、当一个人真正觉悟的一刻，他放弃追寻外在世界的财富，而开始追寻他內心世界的真正财富。71、失败并不意味你浪费了时间和生命，失败表明你有理由重新开
14、始。72、人生应该树立目标，否则你的精力会白白浪费。73、山涧的泉水经过一路曲折，才唱出一支美妙的歌。74、时间告诉我，无理取闹的年龄过了，该懂事了。75、命运是不存在的，它不过是失败者拿来逃避现实的借口。76、人总是在失去了才知道珍惜！77、要铭记在心：每天都是一年中最美好的日子。78、生活远没有咖啡那么苦涩，关键是喝它的人怎么品味！每个人都喜欢和向往随心所欲的生活，殊不知随心所欲根本不是生活。79、别拿自己的无知说成是别人的愚昧！80、天空的高度是鸟儿飞出来的，水无论有多深是鱼儿游出来的。81、思想如钻子，必须集中在一点钻下去才有力量。82、如果我坚持什么，就是用大炮也不能打倒我。83、我
15、们要以今天为坐标，畅想未来几年后的自己。84、日出时，努力使每一天都开心而有意义，不为别人，为自己。85、有梦就去追，没死就别停。86、今天不为学习买单，未来就为贫穷买单。87、因为一无所有这才是拼下去的理由。88、只要我还有梦，就会看到彩虹!89、你既认准这条路，又何必在意要走多久。90、尽管社会是这样的现实和残酷，但我们还是必须往下走。91、能把在面前行走的机会抓住的人，十有八九都会成功。92、你能够先知先觉地领导产业，后知后觉地苦苦追赶，或不知不觉地被淘汰。93、强烈的信仰会赢取坚强的人，然后又使他们更坚强。94、人生，不可能一帆风顺，有得就有失，有爱就有恨，有快乐就会有苦恼，有生就有死，生活就是这样。95、好习惯的养成，在于不受坏习惯的诱惑。96、凡过于把幸运之事归功于自我的聪明和智谋的人多半是结局很不幸的。97、如果我们一直告诫自己要开心过每一天，就是说我们并不开心。98、天气影响身体，身体决定思想，思想左右心情。99、不论你在什么时候结束，重要的是结束之后就不要悔恨。100、只要还有明天，今天就永远是起跑线。,
