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1、数码大厦XXX数码大厦程 序 文 件 汇 编 （依据ISO9001：2008标准和公司质量管理手册编制）名称程 序 文 件 汇 编编号XXX-QP-2010-B/0版本B/O共 页受控状态受控编制综合事务部更改无审核XXXX批准XX发布日期2010年09月13日生效日期2010年09月13日XXXXX物业管理有限公司 联系电话：0371-65792512XXXX物业管理有限公司编号XXXX-QP-2010-B/0名称程序文件汇编目录版本B/O第1页共2页程 序 文 件 汇 编 目 录序号编 号程序名次页码1XXXXX-QP-01文件控制程序382XXXXX-QP-02质量记录控制程序9103X
2、XXXX-QP-03管理评审控制程序11144XXXXX-QP-04培训控制程序15175XXXXX-QP-05基础设施和工作环境控制程序18216XXXXX-QP-06合同管理控制程序22237XXXXX-QP-07采购控制程序24258XXXXX-QP-08标识管理控制程序26279XXXXX-QP-09业主满意度测量控制程序282910XXXXX-QP-10内部审核控制程序303311XXXXX-QP-11过程和服务的监视测量控制程序343512XXXXX-QP-12数据分析控制程序363713XXXXX-QP-13纠正措施控制程序384014XXXXX-QP-14预防措施控制程序414
3、315XXXXX-QP-15体系过程管理控制程序444516XXXXX-QP-16服务质量检查控制程序474717XXXXX-QP-17与业主有关的过程控制程序485118XXXXX-QP-18物业住户管理控制程序525419XXXXX-QP-19物业装修管理控制程序555620XXXXX-QP-20服务提供的控制程序576021XXXXX-QP-21社区文化活动管理控制程序616222XXXXX-QP-22顾客财产管理控制程序636423XXXXX-QP-23不合格品控制程序656624XXXXX-QP-24物业收费控制程序676825XXXXX-QP-25物业接管验收管理控制程序69702
4、6XXXXX-QP-26设施设备使用与维护控制程序717527XXXXX-QP-27计量、检测仪器管理控制程序767828XXXXX-QP-28供电管理控制程序798029XXXXX-QP-29弱电管理控制程序818230XXXXX-QP-30给排水管理控制程序838431XXXXX-QP-31电梯管理控制程序859032XXXXX-QP-32秩序管理控制程序919333XXXXX-QP-33消防管理控制程序949534XXXXX-QP-34紧急情况处理控制程序969735XXXXX-QP-35保洁管理控制程序989936XXXXX-QP-36绿化管理控制程序10037XXXXX-QP-37会
5、所管理控制程序101102附录一程序文件修改页103XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序版本B/O第1页共6页文件控制程序1.0 目的对文件的编制、批准、标识、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，以确保质量管理体系所覆盖的各部门及场所都能及时得到和使用有效版本的文件，并防止误用失效文件或作废文件。2.0 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件的控制。3.0 职责3.1 品质管理是质量体系有关的文件的控制归口。3.2 质量管理手册和程序文件汇编由品质管理负责组织起草，管理者代表负责审核，总经理批准。3.3 作业指导类文件由文件的使用部门起草，品质管理汇编，管理
6、者代表审核，总经理批准。3.4 综合事务部负责对公司行政、人事类文件及与体系有关的外来文件的管理和控制。3.5 品质管理部负责工程技术类文件的归口管理，各项目管理处维修组负责工程技术类文件的使用和控制。3.6 各部门负责本部门与质量体系有关的文件的收集、整理和管理。4.0 工作程序4.1 文件的分类及保管4.1.1 质量管理手册，程序文件汇编由品质管理部负责保管。4.1.2 公司第三级质量管理体系文件：包括公司各项规章制度、工作标准或岗位职责、作业指导书和各项服务规范等。原版（不加“受控”或“非受控”标识）或U盘电子版由品质管理部保管，各相关部门使用复印版本，加盖“受控”印章，并填写文件收发登
7、记表。4.1.3 公司外来文件：各种行政人事制度、国家法律法规性文件及政府主管部门XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序版本B/O第2页共6页发出的文件由综合事务部保管；业主公约、业主入户合同、收费标准等由各品质管理部保管。4.1.4 质量记录表样由品质管理部统一管理，各相关部门使用复印件或印刷品，质量记录执行质量记录控制程序。4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号a. 质量管理手册XXXXX-QM-年号-版本号/修改码，字母代号分别为：XXXXX-XXXXX物业管理有限公司；QM-质量管理手册代号；年号-该文件发布的年份；版本号-用大写字母代替，依
8、照字母顺序表A、B、C修改码-以阿拉伯数字代替，按序开始，如：0、01、02b. 程序文件汇编XXXXX-QP-年号-版本号/修改码字母代号分别为：XXXXX-XXXXX物业管理有限公司；QP-质量管理手册代号；年号-该文件发布的年份；版本号-用大写字母代替，依照字母顺序表A、B、C修改码-以阿拉伯数字代替按序开始，如：0、01、02在程序文件汇编中每个控制程序按章节前后按顺序单独编号，如：XXXXX-QP-01文件控制程序 c. 作业文件和管理文件作业文件： XXXXX-ZY-ZH-XX-XXXX-X/XX 代号说明：公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码XX
9、XXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序版本B/O第3页共6页管理文件：XXXXX-WI-ZH-XX-XXXX-X/XX 代号说明：公司代号-作业类文件代号-部门代号-文件序号-发布年份-版本号/修改码部门代号：综合事务部：ZH； 计划财务部：CW； 营销拓展部：YX；品质管理部：PZ； 项目管理处：XM； 领导层：LD；d. 质量记录JL-XXX-XXX字母代号分别为：质量记录代号/标准章节号-记录顺序号（01、02、03）4.3 文件的编制、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件的内容适合于公司运作和服务情况以及重要的、关键的要求没有遗漏。4.3.1 质
10、量管理手册及程序文件汇编由品质管理部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由综合事务部负责发放、登记。4.3.2 作业指导类文件由使用部门自行编制和设计，由主管审核，品质管理部经 理或部门经理批准，报综合事务部备案，并印制发放。4.3.3 技术类文件由相关部门编制，由主管审核，经理批准，经总经理批准后发布，并报品质管理部备案。 4.3.4品质管理部负责对公司所有受控文件，建立公司受控文件清单，对外来文件建立公司年度外来文件清单。4.3.5 各部门负责对公司下发的所有受控文件，建立本部门受控文件清单，对外来文件建立本部门外来文件清单。4.3.6 确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。
11、4.4 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量体系运行紧密相关的文件为“受控”文件，即文件的编制、审批、发放、标识、使用、更改、作废和回收均纳入程序并按规定管理。所有受控文件须盖表明其受控状态的印章，注明分发号。文件更改、作废、回收不通知文件的持有人即为非受控文件如提供给顾客使用的XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序版本B/O第4页共6页文件。4.5文件的更改与换版a. 质量管理手册、程序文件汇编由品质管理部组织更改，填写文件更改申请表，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由品质管理部发放，并保留文件更改内容的记录；b. 其它文件的更改由各相
12、应主管部门填写文件更改申请表，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；c. 文件更改的方式：划改；换页更改，所有更改由文件主管部门执行。被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性；文件更改后均应进行标识；d. 文件的换版：当文件修改次数较多，或因本公司的组织机构、产品实现过程发生重大变化、国家行业规定发生重大变化时，文件经评审或经管理评审，会议决定可以进行换版；当所依据的质量管理体系标准进行换版时公司的文件也应及时换版；e. 品质管理部对换版后的文件按本程序4.6的规定进行发放，换版文件发放的同时要收回换版前的文件，同时对换版前的文件做“作废”标识后，填
13、写文件销毁记录表。除存档两份外，其余全部销毁。4.6 文件的发放与领用a. 文件的发放范围需报总经理审批；b. 文件接收人应填写文件收发登记表，签署姓名、接收日期后方可接收；c. 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效，发放部门做好相应的发放签收记录；d. 因工作岗位的变动，可以根据工作的需要领取该岗位应得到的文件，但原岗位使用的文件应交回综合事务部。4.7 文件的归档4.7.1 经批准的文件分（正本）和（副本）两份，正本文件由品质管理部存档，XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序
14、版本B/O第5页共6页发放使用的文件均为副本。4.7.2 如将文件的正本存在计算机内或U盘上，必须进行标识并留有备份。4.7.3 归档时间在文件下发之前，按4.7.1和4.7.2规定存档。4.8 文件的保存、作废与销毁4.8.1 文件的保存a. 与质量体系相关的文件必须集中、分类存放；b. 各部门使用的文件由档案管理员妥善保管，品质管理部每月对各部门文件保管情况进行检查；c. 不得涂改受控文件，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.8.2 文件的作废与销毁a. 所失效或作废文件由相关部门负责人及时从所有发放或使用场所撤出上缴；b. 品质管理部，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非
15、预期使用；c. 为某种原因需保留的任何已作废文件，加盖“作废保留”印章；d. 对要销毁文件，由相关主管部门填写文件销毁记录表。经管理工作者批准后，由品质管理部统一销毁。4.9 文件的借阅、复制不得擅自复制体系文件，确因工作需要借阅或复制有关的文件时，相关部门须应填写文件借阅复制登记表，经保管部门负责人批准后，方可向档案管理员借阅、复制，复制的受控文件必须由品质管理部统一登记编号。4.10 外来文件的控制4.10.1 收到外来文件由品质管理部识别其适用性，并控制分发以确保其有效。4.10.2 品质管理部负责收集国家、行业相关法规或标准的最新版本，并填写外来文件清单，统一编号，分发到相关部门使用，
16、并把旧标准收回。4.10.3品质管理部要把与本部门有关上述标准及其与质量管理体系有关的外来文件填入品质管理部外来文件清单。4.11 文件的评审XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-01名称文件控制程序版本B/O第6页共6页4.11.1 品质管理部负责对现有质量管理体系文件在每年管理评审会前进行评审一次，主要评审文件的适宜性和对ISO9001：2008 标准的符合性。评审要确定文件是否更新或修改，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.11.2 对国家法律、行业法规或行业标准有效性每年进行一次溯源。具体由品质管理部负责，溯源后的有效文件目录以外来文件清单通知到使用这些标准的部门。4.1
17、2 对介质不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.13 作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。5.0 相关文件5.1 质量记录控制程序6.0 质量记录6.1 受控文件清单6.2 外来文件清单6.3 文件借阅复制登记表6.4 文件更改申请表6.5 文件销毁记录表XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-02名称质量记录控制程序版本B/O第1页共2页质量记录控制程序1.0 目的对质量管理体系所要求的记录进行管理，确保记录符合要求，提供体系运行、服务质量符合要求的证据。2.0 适用范围适用于质量管理体系运行中产生的相关记录。3.0 职责3.1 品质管理部是质量记录的归口管理部门。3
18、.2 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。4.0 工作程序4.1 公司各部门主管负责收集、整理、保管本部门的质量记录。4.2 质量记录的标识编号 质量记录的标识编号按文件控制程序执行。4.3 质量记录的填写4.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹工整、清晰，不允许乱写乱画和随意涂改，记录表中要求填写的项目应填写完整，若因原因不能填写的项目，应在备注栏中说明或用单斜杠画掉此栏，如若填表时发现表格空白太多，或用“以下空白”四字处理。4.3.2 若因计算错误或笔误填错时，可用单斜杠画去，在其上方写上更改后的内容，签上更改人的姓名。4.3.3 质量记录的事实和数字必须真实、准确，应
19、签名的必须把名字签上，各相关栏目负责人签名不允许空白。4.3.4 为确保质量记录的严肃性，记录的填写只允许用蓝色和黑色水笔填写，若非永久性保存的记录，也可使用圆珠笔填写，不允许用钢笔和红色填写。4.4 质量记录的保存、保护4.4.1 各部门主管必须给所有质量记录分类，按顺序每月收集，装订后按规定的XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-02名称质量记录控制程序版本B/O第2页共2页期限保存。4.4.2 对超过一年以上的质量记录每年底各部门进行全年分类汇编。4.4.3 记录的保管应注意安全、防止丢失，其存放应注意防潮、防震、防蛀、防火、防鼠，所有的质量记录应保持完好、整洁，字迹清晰。4.
20、4.4 品质管理部建立公司质量记录清单，将公司所有与管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。4.5 质量记录的借阅、复制4.5.1 各部门的质量记录为便于检索，需建立本部门或综合事务部质量记录清单。4.5.2 当顾客要求查阅服务过程所产生的有关记录时，由管理者代表批准，品质管理部办理手续。4.5.3 由品质管理部负责按照品质管理部设计的样表格式负责制各种记录表，发放给各部门。4.6 质量记录的销毁处理 由品质管理部每年底对所存档的质量记录进行一次清理，将废止的文件或记录登记，并填写文件销毁记录表报管理者代表审批，由被授权人执行销毁。4.7
21、质量记录的格式4.7.1 各部门使用的质量记录样表由品质管理部编制设计，管理者代表审核，由品质管理部统一管理，各部门使用复印件或印刷品。5.0 相关文件5.1 文件控制程序6.0 质量记录6.1 质量记录清单6.2 文件销毁记录表XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-03名称管理评审控制程序版本B/O第1页共4页管理评审控制程序1.0 目的按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性，并评价改进的机会。2.0 适用范围适用于对公司质量管理体系的评审，包括质量方针和质量目标的评审和控制。3.0 职责3.1总经理主持管理评审活动，批准管理评审和管理评估报告。3.
22、2 管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提供改进建议，编写管理评审报告。3.3 品质管理部负责评审计划的制定和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。3.4 各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关纠正、预防和改进措施。4.0 工作程序4.1 管理评审计划4.1.1 每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要由总经理确定后安排。4.1.2 品质管理部于每次管理评审前10天编制管理评审计划，计划主要内容包括：a. 评审时间；b. 评审目的；c. 评审范围及评审内容d.
23、参加评审部门（人员）；e. 评审依据；f. 各相关部门应提交的资料。XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-03名称管理评审控制程序版本B/O第2页共4页4.1.3 管理评审每年到少进行一次，当出现下列情况之一时，由总经理提出，适时进行相应的评审。a. 公司组织机构、服务范围、资源配置发生重大改变与调整时；b. 发生重大质量事故或顾客关于服务质量有严重投诉或投诉连续发生时；c. 当法律、法规、标准及其它要求有变化时；d. 市场需求发生重大变化时；e. 进行第二、三方审时；f. 当总经理认为有必要时4.2 管理评审输入管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：a. 审核结
24、果，包括第一方、第二方、第三方、质量管理体系审核，服务质量审核等的结果；b. 业主的反馈，包括满意程度的测量结果及与业主沟通的结果等；c. 过程的业绩和服务的符合性，包括过程、服务监视和测量的结果；d. 改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监视结果。e. 以往管理评审跟踪措施的实施及期限效性；f. 可能影响质量管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化、新增服务项目和内容等；g. 质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性；h. 改进的建议。4.3 评审准备4.3.1 预定评审前十天，品质管理部以书面
25、形式向管理者代表提交本次管理评审计划，由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 品质管理部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。4.3.3 品质管理部向参加评审的人员发放管理评审计划。XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-03名称管理评审控制程序版本B/O第3页共4页4.4 管理评审会议a. 总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，b. 对于存在或潜在不合格项提出纠正、预防或改进措施，确定责任人和整改时间；c. 总经理对所涉及的评审内容作出结论（包括进一步调查、验证等）4.5 管理评审输出4.5.1 管理评审输出应
26、包括以下方面有关的措施：a. 质量管理体系及其过程的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价；b. 与业主要求有关的服务的改进，对现有服务符合要求的评价，包括是否需要进行服务、过程审核等与评审内容相关的要求；c. 资源需求等，针对内外部环境的变化考虑自身资源的适宜性，以及改进所引起的资源需求。4.5.2 会议结束后，由管理者代表根据管理评审输出需求进行总结，编写管理评审报告，经总经理批准后，由品质管理部发放到相关部门采取相应的措施，并跟踪记录措施的实施情况，本次管理评审的输出可作为下次管理评审的输入。4.5.3 管理评审报告的内容包括：a. 评审目的；b. 评审日期c.
27、参加评审人员；d. 管理评审综述及结论；e. 采取的纠正、预防和改进措施。4.6 纠正预防和改进措施品质管理部对改进纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。4.7 如果评审结果引起文件更改，应执行文件控制程序4.8 管理评审产生相关记录由品质管理部负责保管，包括管理评审计划评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-03名称管理评审控制程序版本B/O第4页共4页5.0 相关文件5.1 质量记录控制程序5.2 预防措施控制程序5.3 纠正措施控制程序5.4 文件控制程序XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-04名称培训控制程序
28、版本B/O第1页 共3页培训控制程序1.0 目的承担质量管理体系职责的人员规定相应岗位的要求，并通过培训达到规定要求。2.0 适用范围适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，包括临时雇用的人员，必要时还包括供方人员及培训的控制。3.0 职责3.1 综合事务部a. 负责年度培训计划的总体规划及监督实施；b. 负责新招员工公司基础教育的培训；c. 负责组织对上岗员工培训效果和能力评估。d. 负责各类岗位持证上岗培训的工作。3.2 各部门 负责本部门员工的岗位培训，并做好员工培训记录。3.3 总经理负责批准年度培训计划。4.0 工作程序4.1 人员能力4.1.1 承担质量管理体系规定职现的人员应达
29、到一定的能力，对能力的判断应从教育、培训、技能和经历方面考虑。4.1.2 综合事务部负责制订各岗位的岗位职责经管理者代表审核，总经理批准，作为公司各岗位人员的基本要求。4.2 能力、培训和意识4.2.1 综合事务部根据各部门的培训需求和公司发展的需要于每年12月编制下年度的年度培训计划，年度培训计划的内容包括 ：培训内容、对象、时间、参加人数、培训的形式、考核方式等，报管者代表审核、总经理批准后下发各部门，并监督实施。XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-04名称培训控制程序版本B/O第21页 共3页4.2.2 培训内容包括：4.2.2.1对新员工的上岗培训a. 公司基础教育：包括公
30、司概况、质量方针和质量目标、相关法律法规、质量管理体系标准基础知识及物业管理基础知识、公司服务理念、职业道德教育等内容；b. 部门基础教育：学习本部门相关的工作，由所在部门负责人组织进行；c. 岗位技能培训：学习所用设备的性能、操作步骤、安全事项及紧急情况的应变措施等处理程序，由所在部门负责人组织进行。4.2.2.2在岗人员培训：按培训计划进行，每年至少应对在岗员工进行一次全面的岗位技能培训和考核。4.2.2.3特殊岗位人员培训a. 电工、驾驶员等应取得国家劳动部门的操作证方可上岗；b. 质量管理体系内审员应由质量认证咨询机构培训、考核，持证上岗；c. 各部门特殊岗位人员证书要登记建档，综合事
31、务部备份一份。4.2.2.4转岗人员培训（同4.2.2.1.b.c）4.2.3 通过教育和培训，使每个员工都能意识到自己的工作与公司发展的相关性，满足顾客和法律法规要求的重要性，违反这些要求所造成的后果，对质量管理体系的重要性以及如何实现自己工作的质量目标。4.2.4 每次培训，有关部门应填写培训记录表，记录培训人员、时间、地点、内容及考核成绩等，培训记录予以保存。4.2.5 综合事务部建立公司员工的培训档案，保存有关培训、教育、资格等相关记录。4.2.6 各部门的计划外培训和外出培训应提出书面申请，报总经理批准后由综合事务部组织实施。4.3 培训效果的验证根据“谁培训谁考核”的原则，对员工培
32、训通过理论考核、操作考核、业绩评定和观察等方法评估培训的有效性，评价被培训人员是否具备了所需技能，为XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-04名称培训控制程序版本B/O第3页 共3页下一年度的培训计划提供依据，并依此为依据建立员工培训档案，保存培训效果有效性评估的记录。5.0 相关文件5.1 各岗位职责6.0 质量记录6.1 培训记录表6.2 员工培训档案6.3 年度培训计划XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-05名称基础设施和工作环境控制程序版本B/O第1页 共4页基础设施和工作环境控制程序1.0 目的确定并提供和维护为实现服务项目的符合性所需要的设施，确定并管理服务的
33、符合性所需的工作环境中人和物的因素。2.0 适用范围适用于为实现服务符合性所需的设施，如工作场所、高低压设备、给排水设备等控制；对工作环境中人和物的因素进行控制。3.0 职责3.1 综合事务部负责对实现服务符合性所需的设备设施进行控制。3.2 项目管理处维修组负责业主设备设施的维修和维修人员调度。3.3 项目管理处维修组负责业主的停水、停电的维修。3.4 项目管理处维修组与综合事务部协调设备紧急情况的处理。3.5 各部门分别就各自的业务小组对实现服务符合性所使用的基础设施和工作环境进行控制。4.0 工作程序4.1 基础设施的确定公司为实现服务符合性活动所需的基础设施包括：工作场所（办公场所、维
34、修间、设备间）、服务设施（高低压设备、给排水设备及消防设施）、支持性设备和工具（如维修用的设备和工具等）。4.2 根据河南省物业管理条例，对于各类设备设施的管理应做到：a. 各类设备设施图纸、档案资料齐全；b. 设备设施运行正常，保养、检修制度健全，制订设施设备维修保养计划并填写维修保养记录。c. 操作人员严格按照各专业操作规程执行；d. 消防系统设备完好，可随时启用；e. 高低压设备运行正常，保证业主用电需要，定期检查箱式变压器，XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-05名称基础设施和工作环境控制程序版本B/O第2页 共4页f. 填写设备巡检记录表；g. 24h小时巡查监控并填写维
35、修值班日志；4.3 设施的是供4.3.1 设施的接管、验收：在接管物业设施时，由公司领导组织技术人员负责按设施使用说明书和相关资料对接管的设施进行验收。达不到要求者，应通知有关单位限期整改，设施接管的相关材料由综合事务部核算并存档。4.3.2 设备的采购：各项目管理处根据公司发展和使用部门的要求，制定采购需求计划并填写采购申请表，注明设备名称、用途、型号规格、技术参数、单价、数量等，经部门主管、经理审批，经总经理批准后方能组织实施采购，由综合事务部进行采购，或在综合事务部指定的供方处自行采购。4.3.3 设备设施的验收4.3.3.1完成设备设施的采购后，项目管理处组织相关小组进行验收，并填写设
36、备验收交接记录，确认合格后由项目管理处签收，并记录设名称、型号规格、技术参数、数量、随机附件及资料等内容。4.3.3.2验收不合格的设备，由经办人与供方协商解决。4.3.4 设施的登记建立台账各项目管理处维修组对验收合格的设备进行编号、登记、建立设备目录册时按专业分别建立设备档案，并登记在设备清单上，报综合事务部备案。4.4 设施的使用、维护和保养4.4.1 根据需要，品质管理部组织编写各专业操作规程，发放给使用部门和相关人员。对国家规定的特殊工种，要求操作人员持有相应的国家授权管理机构颁发的上岗证方可上岗。 4.4.2设施的运行应由操作人员按专业操作规程执行，并填写相关的运行记录。4.4.3
37、 各项目管理处维修组制定设施设备维修保养计划，规定保养项目、频次，各岗位负责人监督检查执行情况。各项目管理处维修组每季度汇总维修保养记录，整理入档并作为制定年度维修计划的依据。4.4.4 日常运行中，各岗位人员每天至少巡检一次，填写工作日志报部门主XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-05名称基础设施和工作环境控制程序版本B/O第3页 共4页管，如有故障由主管组织维修人员维修，检修好的设备应由使用人在维修派工单上签字验收后方可使用。对无修复价值或暂时不使用的设备，由各项目管理处维修组填写物品报损单，由经理审核算，总经理批准后报废或报停，综合事务部在设备清单上注明情况。4.4.5 现场
38、使用的设施，应有统一的编号，以便维护保养。4.4.6 高低压供电箱设施所用绝缘鞋、绝缘手套要进行校验，校验合格后贴上合格标识方可使用，对末经校验的绝缘鞋、绝缘手套，不得使用。4.4.7 对讲机的使用及管理按对讲机使用管理制度执行。4.5 工作环境综合事务部负责监督各部门为实现服务符合性所需的基础设施和工作环境，根据服务需要，协调各部门确定并报综合事务部审批，提供作业场所必需的基础设施和良好的工作环境，包括人和物的因素（如温度、湿度等）以安全保护等工作条件。 基础设施和工作环境包括：a. 配置适用的办公用房；b. 配置必要的消防器材，保持适宜的工作场所；c. 各部门负责本部门工作环境的管理；d.
39、 项目管理处不定期对各岗位的工作环境进行综合检查，并做好质量记录，在检查中发现的问题及时提出整改措施以及整改后的监督。5.0 相关文件5.1 河南省物业管理条例5.2 供水设备管理制度5.3 对讲机使用管理制度6.0 质量记录6.1 设施设备维修保养计划6.2 维修保养记录6.3 维修值班日志XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-05名称基础设施和工作环境控制程序版本B/O第4页 共4页6.4 采购申请表6.5 设备清单6.6 维修派工单6.7 入库单6.8 物品报损单6.9 工作日志XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-06名称合同管理控制程序版本B/O第1页 共2页合同
40、管理控制程序1.0 目的签订合同之前，通过合同条款的评审，准确理解顾客及委托方要求，保证合同得到顺利履行，维护公司利益。2.0 范围本公司在向顾客提供服务的承诺之前或签订合同之前，对已识别的顾客要求及分别规定的附加要求实施的评审，包括标书、重大物业管理合同、一般合同等。3.0 职责3.1 总经理指导和批准标书或重大合同要求的评审。3.2 营销拓展部负责组织相关人员对标书或重大物业管理合同进行评审，并负责填写相关记录。3.3 营销拓展部负责组织对本单位签署的一般性合同进行评审，报总经理批准有效。4.0 程序4.1 明确标书、合同对服务的要求4.1.1 相关单位应组织人员开展市场调查，与供方、委托
41、方保持经常沟通，从而真正了解真实需要，以便确定合同的条款。4.1.2 相关部门应确定合同履行过程中涉及的法规要求及关注其变更情况。4.1.3营销拓展部应明确公司对合同管理的要求。4.2 合同条款的评审4.2.1 总经理督促营销拓展部在标书送交前及合签订前召集有关人员对标书及合条款进行评审，对评审的结果以标书评审会签单、合同评审会签单形式保存。4.2.2 营销拓展部组织相关部门人员对一般性合同条款进行评审，并做好记录。4.2.3 营销拓展部负责将收集到的集中反映的顾客信息以报告形式提交相关部门进行评审。XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-06名称合同管理控制程序版本B/O第2页 共2
42、页4.3 对合同评审的确保应考虑以下几个方面：4.3.1 服务要求（一般性、特殊性要求）得到规定，各项内容明确、合理。4.3.2 合同条款应符合现行法规、法律要求。4.3.3 双方是否具有能力履行合同。4.4 合同条款改变的控制4.4.1 当服务要求改变时，应重新评审。4.4.2若物业合同中发现问题，营销拓展部应在2天内通知对方，及时对合同进行更改关重新评审，评审内容记入合同评审会签单。4.4.3 评审后更改的内容应在相关评审记录上明确标识并正确传达到有关方面。4.4.4 参与评审的有关人员应在合同评审会签单及相应的措施记录上签名表示同意已评审的内容。4.4.5 对已经评审的且末改变服务要求的可不再进行评审。4.4.6 一般合同的改变评审可按以上程序执行。5.0 相关文件5.1 合同管理制度6.0 相关记录6.1 标书评审会签单6.2 合同评审会签单XXXXX物业管理有限公司编号XXXXX-QP-07名称采购控制程序版本B/O第1页 共2页采购控制程序1.0目的对采购过程及供方进行控制，确保采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。20适用范围本程序适用于对服务所需的原材料采购、外包供方所提供服务的控制，对供方进行选择、评价的控制。30职责31总经理负责公司采购计划的审批。32综合事务部负责公司物品的采购审核、物品的
