物业公司规范化管理工具箱.doc

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1、弗布克1+1管理工具箱系列物业公司规范化管理工具箱王瑞永 编著北 京 目 录第一章 物业公司组织结构与责权一、大型物业公司组织结构二、中型物业公司组织结构三、小型物业公司组织结构四、市场发展部职责五、市场发展部权力六、服务中心职责七、服务中心权力八、工程管理部职责九、工程管理部权力十、环境管理部职责十一、环境管理部权力十二、秩序管理部职责十三、秩序管理部权力十四、质量管理部职责十五、质量管理部权力十六、行政人事部职责十七、行政人事部权力十八、财务部职责十九、财务部权力第二章 市场发展部一、市场发展部经理岗位职责二、市场发展部主管岗位职责三、物业市场调查计划表四、物业情况调查表五、年度市场拓展总

2、额计划表六、市场发展营销计划表七、年度广告预算表八、客户等级分类表九、物业市场调研流程十、物业市场拓展流程十一、投标管理流程十二、物业管理市场需求情况调查表十三、物业管理委托合同签订程序图第三章 服务中心一、服务中心经理岗位职责二、服务中心主管岗位职责三、业主情况登记表四、业主家庭登记表五、业主入住登记表六、收费项目一览表七、业主投诉处理登记表八、业主投诉处理表九、社区活动登记表十、社区活动记录与质量检验表十一、社区活动申报表十二、出入证件收发表十三、出租房屋登记表十四、物业装修申请表十五、装修手续登记表十六、业主入住管理流程十七、业主迁入管理流程十八、业主投诉处理流程十九、施工证件收发流程二

3、十、物业报修服务流程二十一、装修审批管理流程二十二、公司水牌制作流程二十三、业主回访服务流程二十四、服务质量调查流程二十五、管理费用收缴流程第四章 工程管理部一、工程管理部经理岗位职责二、工程管理部主管岗位职责三、维修主管岗位职责四、装修验收表五、设备总清单六、设备台账七、设备资料卡八、设施设备统计表九、设备大修年度计划表十、设备外修申请表十一、设备零部件更换及大修履历表十二、设备维修报告书十三、设备事故报告书十四、房屋及附属设施大修工程验收报告表十五、水泵运行日检查表十六、低压配电运行日记录表十七、高低压倒闸操作表十八、楼层电房设备检查表十九、低压配电柜检查保养内容周期表二十、空调运行记录表

4、二十一、空调水泵运行记录表二十二、分体空调检查保养记录表二十三、盘风管检查保养记录表二十四、空调停机通知单二十五、电梯巡视记录表二十六、房屋维修管理流程二十七、设备巡查管理流程二十八、电梯运行管理流程二十九、房屋本体共用部位日常检查表三十、共用设施设备日常检查表第五章 环境管理部一、环境管理部经理岗位职责二、保洁主管岗位职责三、绿化主管岗位职责四、室内清洁日检查表五、室外清洁日检查表六、环境清洁周检查表七、清洁质量总结表八、消杀服务记录表九、消杀服务检查表十、绿化工作日检查表十一、绿化养护周检表十二、保洁管理流程十三、绿化管理流程十四、每日保洁工作考核表十五、每周保洁工作考核表十六、每月保洁工

5、作考核表十七、绿化养护工作考核表第六章 秩序管理部一、秩序管理部经理岗位职责二、保安主管岗位职责三、车辆主管岗位职责四、车辆收费登记表五、车位统计汇总表六、车辆管理日检表七、保安交接班记录表八、治安报案登记表九、消防巡查记录表十、办理业主出入证流程十一、盘查可疑人员流程十二、失物招领流程十三、打架斗殴处理流程十四、防火安检处理流程第七章 质量管理部一、质量管理部经理岗位职责二、质量管理部主管岗位职责三、典型的质量体系文件层次构成图四、质量记录文件清单五、质量记录查阅审批表六、内部质量审核检查表七、内部质量审核计划表八、内部质量审核日程表九、管理评审记录表十、物业管理问题诊断表十一、质量体系审核

6、会议签到表十二、质量体系审核不合格报告十三、质量认证流程十四、质量评审流程十五、质量管理手册编写流程第八章 行政人事部一、行政人事部经理岗位职责二、行政人事主管岗位职责三、应聘人员求职登记表四、印章使用登记表五、办公用品请购单六、发文登记表七、文书档案借阅表八、员工奖惩登记表九、招聘与录用管理流程十、办公用品采购流程十一、员工奖惩管理流程十二、采购需求汇总表十三、新员工培训计划安排表第九章 财务部一、财务部经理岗位职责二、财务部主管岗位职责三、年度预算统计表四、管理费用预算表五、月份收支汇总表六、支票使用登记表七、公司财务日报表八、月工资发放总表九、现金流量分析表十、公司经营利润表十一、公司审

7、计报告表十二、固定资产登记表十三、记账凭证汇总流程十四、年度预算编制流程十五、现金预算管理流程十六、费用报销管理流程十七、利润核算管理流程十八、纳税申报管理流程第一章 物业公司组织结构与责权一、大型物业公司组织结构董事会市场拓展部工程管理部服务中心财务部秩序管理部环境管理部质量管理部总经理副总经理市场发展部物业管理部综合事务部人力资源部财务中心ZHONGXIN 分公司A分公司B分公司C行政人事部二、中型物业公司组织结构护卫部主管环境部主管维修部主管会所主管客服主管服务中心行政人事部出纳会计财务部总经理总经理助理物业管理部行政主管人事主管市场拓展部开发主管策划主管三、小型物业公司组织结构市场拓展

8、部财务部物业管理部总经理综合管理部人力资源部护卫组工程组环境组四、市场发展部职责职责1公司市场开发策略的制定并组织实施职责3物业市场调查、项目情况调查的具体实施职责4建立物业市场资料、物业项目信息的数据库职责5物业服务管理的前期规划，撰写投标书，进行投标工作职责6代表公司与开发商（业委会）签订物业管理服务合同职责7进行公司对外宣传策划、广告发布管理职责8建立、维护与客户（开发商、业委会）的关系，增进友谊职责9完成领导临时交办的其他工作职责2公司市场拓展、项目开发工作的组织、安排五、市场发展部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略、发展规划的制定，具有建议

9、权有权制定公司市场发展规划，进行项目开发工作有权对物业项目具体合作形式、范围等提出建议有权参与各分公司、下属机构市场拓展人员的考核工作有对市场发展部内部员工聘任、解聘的建议权及对员工考核的权力有要求相关部门配合相关工作的权力有市场发展部内部组织结构建立、工作开展的自主权有其他相关权力有权参与年度、季度经营计划的制定，具有建议权六、服务中心职责职责1负责制定服务中心的各项制度、服务项目及各项服务的工作流程职责3受理业主的投诉和回访职责4受理业主室内设施的报修并安排相关人员上门服务职责5办理业主入住手续和各种费用的托收及水电、燃气、有线电视的开户手续职责6办理业主的搬离手续及大件物品的放行手续职责

10、7办理业主室内装修及装修验收的申请手续职责8办理各种证件，如施工人员出入证、车辆出入证等职责9办理业主使用会所娱乐的手续职责10发布各类相关服务信息，如设施检查、停电停水、虫害消杀等的通知职责11为业主提供物业的各种中介服务、代办清洁等服务项目职责2提供所辖物业的管理咨询服务七、服务中心权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司经营战略的制定，具有建议权有权对破坏与业主间关系的行为和过失提请处罚有对服务中心内部组织机构建立、员工考核的权力有对服务中心内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有客户服务部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权制定物业服务制度

11、及有对服务改进的提议权八、工程管理部职责职责1负责制定辖区内公共设施、建筑物、设备系统的管理规定职责3负责装修方案审批，监督装修方案实施职责4负责所辖物业机电设备的维修和保养职责5负责辖区内的工程改造、设备更新、方案及预算的编制并送有关部门评审职责6负责与政府供水、供电部门接洽，保证对所辖物业的正常供水、供电职责7负责业主的特约上门维修服务职责8负责所有设备、设施系统（供电、空调、给排水等）的管理、运行、维修职责9负责对维修装修项目、设备的保养进行验收职责10负责对设备保养、维修、工程项目进行技术审核职责11配合服务中心做好业主入住时房屋设施、设备的交验和记录工作职责2负责新接管物业项目的供电

12、、空调、给排水、建筑装修等的验收和资料核实职责12负责较大工程的质量监督及验收职责13负责维修、施工外包合同的起草职责14负责辖区内紧急情况的处理职责15处理所辖物业其他情况及完成领导临时交办的其他工作九、工程管理部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司经营战略的制定，并提出相应建议有权对工程管理的各服务项目进行改进有对工程管理部门内部组织机构建立、员工考核的权力有对工程管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有工程管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权制定工程管理部的各项制度并监督实施十、环境管理部职责职责1负责制定所辖物业的清洁卫生、

13、环境保护制度职责3根据有关规定，定期对所辖物业实施消毒、灭菌工作职责4对所辖物业的环境进行规划职责5对所辖物业的绿色植物进行定期养护职责6配合其他部门做好交楼、业主入住及参观前的环境准备工作职责7负责保洁、花草养护人员的招聘需求计划、工作安排及日常工作监督考核等职责8及时与服务中心沟通所辖物业存在的环境保护问题，提出改进建议职责9完成公司领导临时交办的其他工作职责2负责所辖物业的清洁卫生工作，消除卫生死角十一、环境管理部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力2有权参与公司物业管理服务政策的制定，并提出相应建议有权对破坏辖区内环境卫生的行为和过失提请处罚有对环境管理部内部组织机构建立

14、、对员工考核的权力有对环境管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有环境管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司经营计划的制定，并提出相应建议十二秩序管理部职责职责1负责所辖物业范围内的安全保卫工作职责3负责所辖物业的火灾事故的应急疏散及紧急灭火职责4负责所辖物业车辆的管理职责5严格治安管理，做好人员来访和出入登记、闭路电视监控、全天24小时巡查等职责6严格消防管理，落实消防责任制，及时消除火灾隐患职责7积极配合公安部门打击辖区内及周围发生的违法犯罪活动职责8负责对所辖物业进行治安与消防工作的宣传、指导和监督职责9做好护卫队伍的建设、业务培训及工作班次安排职

15、责10协助其他部门做好辖区日常管理工作职责11完成领导交办的其他工作职责2负责所辖物业的消防管理和设备监控十三、秩序管理部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司物业管理服务政策的制定，并提出相应建议有权对辖区内的违法、违纪行为依据相关规定进行处理有权对火灾等紧急情况进行处理有对秩序管理部内部组织机构建立、员工考核的权力有对秩序管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有秩序管理部内部工作开展的自主权有权参与公司年度季度经营计划的制定，并提出相应建议有其他相关权力十四、质量管理部职责职责1负责制定并监督贯彻公司的质量管理规章制度、质量方针、政

16、策和有关管理程序职责3组织公司内部质量管理体系的策划、实施、监督和评审工作职责4负责组织对总部及下属公司服务质量体系审核，并监督较重大问题的解决职责5编制公司物业服务质量手册及相关质量文件并下发，监督执行职责6负责与质量认证机构的接洽职责7组织质量数据分析和质量改进措施的研究、实施工作职责8负责物业服务质量运作的监督、检查和控制，组织处理与质量有关的投诉问题职责9完成公司领导临时交办的其他任务职责2负责推进公司服务质量体系建设、质量认证工作十五、质量管理部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略的制定，并提出相应建议有权对破坏服务质量体系、影响公司形象的行

17、为和过失提请处罚有权对公司各部门物业管理服务工作进行监督检查有对质量管理部内部组织机构建立、员工考核的权力有对质量管理部内部员工聘任、解聘的建议权有要求其他部门配合相关工作的权力有质量管理部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司年度、季度经营计划的制定，并提出相应建议十六、行政人事部职责职责1负责公司各项行政、人事管理制度的制定和监督检查职责3负责公司各项行政办公费用预算及支出控制职责4负责员工的招聘、选拔任用及培训工作职责5负责各类岗位员工的绩效考核管理，并对员工岗位异动、奖惩等进行评议职责6负责员工入职、离职手续的办理及劳动关系处理职责7负责公司行政办公车辆的调度、维护保养及交通费

18、用控制职责8负责后勤保障服务，包括员工宿舍管理、通信器材管理等职责9负责公司各类办公用品、办公设备的采购管理职责10负责公司各类文书档案资料的建档管理职责11负责公司各类会议的组织管理职责2负责公司人力资源战略规划及建设，保证公司发展所需的各类人才的到位职责12负责公司各类来客的接待、招待安排等职责13负责公司内部消防、安全管理职责14完成公司领导临时交办的其他工作十七、行政人事部权力权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2有权参与公司经营战略的制定，并有建议权有对公司人力资源规划、发展的决定权或建议权有权对违反公司行政制度的行为和过失提请处罚有对公司内部各岗位员工实行考核及岗位

19、异动的建议权有对各分公司、下属机构员工考核的参与权有对行政人事部内部组织机构建立、员工考核的权力有对行政人事部内部员工聘任、解聘的建议权有行政人事部内部工作开展的自主权有权参与公司经营计划的制定，并有建议权权力10权力11有要求相关部门配合相关工作的权力有其他相关权力十八、财务部职责职责1负责公司财务收支汇总平衡职责3负责公司固定资产的管理职责4负责租金收支管理职责5负责物业有偿服务管理费的管理职责6负责流动资金和专项资金的管理职责7负责商品房资金的管理职责8负责公司新开发物业项目的预测和风险分析职责9对公司重大合作项目合同进行评审及建议职责10负责公司会计信息化建设职责11协助行政人事部做好

20、财务部员工队伍建设职责2负责公司发展所需资金的筹集、运用规划和使用分配管理职责12完成公司领导临时交办的其他工作十九、财务部权力权力1权力3权力5权力6权力7权力8权力9权力10权力2有权参与公司经营战略的制定，并提出相应建议有权对违反公司财务制度的行为和过失提请处罚有对财务部内部组织机构建立、员工考核的权力有对各地分公司、分支机构、物业项目管理处人员绩效考核的参与权有对财务部内部员工聘任、解聘的建议权有要求相关部门配合相关工作的权力有财务部内部工作开展的自主权有其他相关权力有权参与公司年度、季度、月度经营计划的制定，并提出相应建议权力4有对各部门费用报销的审核、审批权第二章 市场发展部一、市

21、场发展部经理岗位职责职责1根据企业发展目标制定市场拓展计划、项目开发管理制度并组织实施职责3制定项目调查计划并组织实施职责4建立项目拓展工作流程及操作规范，指导、培训市场发展部员工职责5规划、组织、实施、协调公司市场策划及广告宣传工作职责6积极拓展项目开发渠道、开发策略并组织实施职责7组织指导项目投标工作，代表公司进行投标现场答辩职责8关注物业管理市场的发展变化，及时提出公司发展的建议职责9负责市场发展部组织建设及员工的培训、考核工作职责10完成公司领导交办的其他工作职责2根据企业特点、实力和服务能力确定项目开发范围，制定项目拓展措施二、市场发展部主管岗位职责职责1协助市场发展部经理建立部门各

22、项规章制度的完成职责3建立项目信息数据库并对各项目信息进行管理、分析职责4负责实施公司宣传计划，扩大公司知名度，营造良好的公司运营氛围职责5积极与项目开发商（业委会）沟通，增进了解，加强友谊，为合作打好基础职责6进行投标的前期准备工作，包括商议物业管理合作形式、标书制定等职责7进行投标工作，为招标单位提供本公司相关资质文件、标书等职责8协助做好议标现场答辩，接待招标单位专家考察工作职责9时刻关注物业管理市场动态及发展趋势，开发物业管理服务方式，提出改进建议职责10定期总结市场拓展工作，积累经验，改进项目开发工作流程和方式职责11完成领导交办的其他工作职责2具体实施项目拓展计划，组织人员进行物业

23、市场调查及项目资料的收集三、物业市场调查计划表调查目标调查时间样本范围考虑因素调查方法设计准备事项人员来源行程进度时间调查对象负责人备注费用预算资料费交通费人员工资其他费用批 示批准： 审核： 制表： 四、物业情况调查表填表时间： 年 月 日物业项目名称目前状况截止到填表时间，该物业开发工作进行至 阶段物业基本情况开发商主要联系人职务联系方式物业名称坐落位置 市 区 四 至东至 ，西至 南至 ，北至 物业类型多层 小高层 高层 超高层 混合 住宅区 公寓 别墅写字楼 商住楼 商场 工业园区 （请在要选择的位置上打）周边环境描述开工时间 年 月 日竣工时间 年 月 日开盘时间 年 月 日入住时间

24、 年 月 日占地面积 平方米建筑总栋数 栋大堂数 个总户数 户总建筑面积 平方米开发期数分 期开发周界长度网络状况本物业已建成 /拟建成局域网是 否 （请在相应位置上打）本物业网络接入方式DDN专线 xDSL ISDN （请在相应位置上打）建筑情况本期建筑面积 平方米住宅面积 平方米类型建筑面积层数销售均价各住宅建筑类型的基本情况高层 平方米 层 元/平方米多层 平方米 层 元/平方米商业面积邻街 平方米 层 元/平方米裙楼 平方米 层 元/平方米地下室 平方米 层会所 平方米 层公建面积幼儿园、小学等 平方米其他面积 平方米绿化绿化率 绿化面积 平方米电梯品牌电梯数量垂直梯 部，扶梯 部，合

25、计 部停车场车场指标地面车位 个，面积 平方米地下车位 个，面积 平方米出 入 口车场 个进口， 个出口小区 个进口， 个出口建筑规划设计单位园林景观设计单位销售策划单位工程施工单位项目规划设计要点及设计说明项目总规划图和各标准层平面图备 注编制： 填表人：五、年度市场拓展总额计划表填制日期： 年 月 日项目市场拓展量（平方米）平均价格拓展额计划（万元）以实际成绩为基础的计划与竞争对手对抗要求的计划以事业发展计划为基准的计划最终决定的计划批准： 审核： 制表：六、市场发展营销计划表 年度时间营销策略采取的形式费用预算（万元）一季度二季度三季度四季度旺季备注合计编制： 填表人： 批准：七、年度广

26、告预算表 年度广告类型广告效率单位成本有效篇幅频度小计各区域广告费用预算小计平常旺季总部上海深圳电视广告网络广告软文刊登新闻报道彩页广告其他类型合计全年广告费用总额编制： 填表人：八、客户等级分类表等级业种客户名称基本情况A级住宅小区写字楼（大厦）工业园区B级住宅小区写字楼（大厦）工业园区C级住宅小区写字楼（大厦）工业园区编制： 填表人：九、物业市场调研流程 市场发展部经理理市场发展部主管市场调研专员开始确定物业调研目标制定调研计划调研工作准备调研计划执行调研资料汇总审批验证数据相关信息支持通过未通过调研资料分析调研报告存档审批编写调研报告结 束十、物业市场拓展流程开发商（业委会）开始市场发展

27、部总经理市场发展部经理市场信息收集信息分析与甄别全面掌握目标项目情况协助选定目标项目与客户沟通，加深感情，增进了解关注制作标书招标公告审批接待项目考察现场答辩签订合同结束报送标书评标、议标考察待选公司修改完善十一、投标管理流程发出招标公告开始市场发展部经理直气理理直气壮经理理市场发展部开发商（业委会）总经理接到通知投标申请审核审核呈交投标资质文件审查资格提供招标文件，接受咨询投标准备投标书撰写审核审核报送投标书专家评议标书现场答辩组织投标单位答辩中标订立合同订立合同结束十二、物业管理市场需求情况调查表物业管理市场需求情况调查表尊敬的先生/女士：您好！为了提高我公司物业管理服务水平，更好地开发物

28、业服务项目，为您提供周到、优质的服务，我公司制定了此次调查计划。希望您能够配合完成以下问题，并将问卷直接交与我公司的调查专员。您的意见是我们宝贵的财富，谢谢您的合作！请在您认为的正确答案后面的方框内打“”个人基本情况性别男 女学历博士 研究生 本科 专科 中专以下家庭人口状况2人 3 人 4人 4人以上职 业公务员 教师 经营管理人员 文艺人员 科技人员职 务 一般职员 中层管理者 高层管理者 单 位 性 质国家机关 事业单位 企业年 龄2535岁 3545岁 4555岁 55岁以上 其他家庭月收入（RMB）2 000元以下 2 0003 000元 3 0005 000元 5 000元以上家庭

29、住址家住房屋产权自有 租住 企业分房当前物业管理服务情况现住房管理情况单位管 物业管理公司管 发展商管 其他对现管理者的态度不满意，但没办法 不满意，想尽快另选新的管理单位 不太满意，但希望管理单位继续管理 满意口很满意最希望得到的服务（最多选4个）小家电维修 生活用品维修 小五金维修 洗涤衣服（如干洗） 代送煤气服务 接送幼童上学与入托、托幼服务 上下班接送服务美容美发 鲜奶专送 其他服务（请例举3项）（ ）现物业服务费标准RMB元月平方米l元以下 11.5元 1.52元 22.5元 2.53元 33.5元 3.54元 45元 5元以上你一般需要下面的哪些服务项目（多选）物业租售代理 洗涤服

30、务（如干洗） 入户清冼衣服 送餐服务 代送煤气服务房屋装潢（室内装潢设计与施工） 房屋（空房）看管 花木出租 花木养护地毯清洗烘干 地板清洗打蜡 玻璃墙面清洁 代装防盗门 代装空调 搬家服务 小家电（具体类别略）维修 车辆清洗 居室卫生清洁 生活用品（具体类别略）维修 清洗玻璃窗、百叶窗 厨房灶具清洗 清洗抽油烟机车辆出租（单车出租） 代订车、船、机票 接送幼童上学 入托托幼服务 代看护病人 接送病人 照顾老人 代发邮件 美容美发 图书租赁（具体类别略） 音像（具体类别略）出租 鲜奶专送 鲜花专送 礼品专送生日蛋糕专送 日常生活用品专送 代聘保姆 介绍家教 代办保险 您最需要哪些配套服务设施（

31、最多选3个）餐饮店 酒吧 咖啡店 棋牌社 桥牌俱乐部 影视歌舞厅音乐茶坊 菜市场 图书馆 录像室 托儿所 幼儿园 健身馆游泳池 网球场 台球房 中介咨询公司 小型超市 其他您希望平时能举办哪些活动（最多选3个）各种展览和文化知识讲座 （书法学习班、舞蹈学习班等）培训 定期举办京剧演唱比赛 少儿歌曲比赛 健身活动 青少年流行歌曲比赛 企事业员工保健讲座各类（钢琴、绘画等）学习班 生日宴会等包场服务 家庭卫生讲座 家庭晚会 亲友聚会 其他您认为理想的物业管理公司应该是（或者您选择物业管理公司通常注意哪些方面）123十三、物业管理委托合同签订程序图开始接到投标邀请信讨论研究目标物业投标决定，进行投标

32、参加开标、评标会议现场答辩协商一致后签订合同结束第三章 服务中心一、服务中心经理岗位职责职责1负责服务中心相关制度的草拟与制定，经领导批准后执行职责3主持服务中心日常工作，全面进行服务质量控制职责4及时解决业主的各类投诉，并按照公司的服务要求给予业主答复职责5定期走访辖区内业主，征求其对服务管理工作的意见职责6负责服务中心内部员工的培训职责7负责服务中心日常服务项目的审批工作职责8负责服务中心突发性事件的处理工作职责9负责辖区内各项物业管理人员的奖惩、考核以及工资的发放职责10负责与其他部门协调处理物业管理工作职责11完成上级领导临时交办的其他工作职责2负责中心各项规划、计划的制定二、服务中心主管岗位职责职责1协助服务中心经理完成各项规章制度、计划的草拟