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1、物业管理招投标技巧及范例精解第五节 物业管理投标程序与方法物业管理投标是招标活动不可缺少的中间环节，招标方可以选择合适的合作单位，物业管理企业可以通过平等竞争开拓业务、占领市场，取得企业的生存和发展。一、投标的组织和程序对一个物业管理公司来讲，投标是否能成功，首先决定于企业的品牌、信誉和经营、技术等方面的力量，但是，投标活动的组织和管理以及是否有一个强有力的、内行的投标班子，与投标的策略都有密切关系。(一)投标的组织和策略1投标的一般策略和准则(1)合理的价格在物业管理招标竞争中，对于招标者来讲，招标就是择优，而较低的价格是其首选条件。但是，对投标方来说，报价不是越低越好，低价是在同等服务水准
2、前提下的低价，而不是不讲质量的一味低价。所以，合理的报价比不合理的低价更能得到评标人的好感。报价一般应参考政府的有关规定和市场同类物业的价格水准，结合本企业的优势报出最有竞争力的价格。(2)专业化的管理能力物业管理的竞争实质是专业化的管理水平的竞争，这里包括：先进的技术和设备，现代化的管理水平、管理方式和一系列的制度以及专业化的管理人才。企业只有依靠这些条件的综合，打出自己的特色，才有可能在众多的竞争者中脱疑而出。(3)优良的质量质量是企业的生命，物业管理的质量反馈是最迅速的，及时的处理业主及使用人的反馈信息是进一步提高质量的最好措施，优良的服务质量是物业管理公司与业主及使用人沟通的金钥匙，也
3、是投标取胜的有力武器。企业应当在服务质量方面提出自己的“具有吸引力的广告语言”，但又不可华而不实。如果，企业有一定的规模，能提供优良服务的样板，那就更有竞争力。(4)遵章守法招投标的竞争要符合物业管理市场运作规范。投标方的一切行为，特别是投标文件的编写都要遵守国家有关物业管理和经济合同的法规的要求。不合法的投标行为和标书都是无效的，而且有损企业的声誉和形象。2投标组织人员的要求为了在竞争中取胜，编制出符合实际、具有可操作性的标函及顺利回答招标答辩提问，企业要组织富有创意性的投标班子，一般应有以下三方面人员组成。(1)经营管理人员要求了解和掌握国家及地方政府有关物业管理方面的政策法规，有全面、系
4、统地观察和分析能力和应变能力，并且具备较强的社会活动能力和市场分析能力，掌握较多信息，对可能出现的各种问题进行预测并采取相应措施。(2)专业技术人员要求对物业管理专项服务有较强的技术水平(例：对房屋结构、设备、设施性能等)，拥有对本专业最新的技术水平，具备熟练的实际操作能力，以便在投标文件的编制中对某些费用的测算提出正确的报价。3商务财会人员熟练掌握物业管理财务操作，熟悉保险、税收、涉外财会、外汇管理和结算及金融投资等方面的知识，正确测算收支水平，以便在投标决策时作出选择。(二)投标程序框图1获取招标信息2投标决策3申报资格预审4取得招标文件5组织投标班子6现场勘察7编制投标书及其送达8参加开
5、标会议及招标答辩9中标及签订委托管理合同投标的策略，实际上就是物业管理公司为了投标取得成功所采取的相应原则和方式方法。为了使投标获得成功，或者说具有竞争力，物业管理公司在实施投标操作时可以采用一些不违反法律原则的特殊的政策和与众不同的谋略，以争取出奇制胜。(1)组织落实。在决定参与投标后，马上成立投标领导小组和工作小组，尽快制订工作计划，有重点地分头开展工作，并进行互相沟通。(2)自我包装。对物业管理公司的形象进行恰如其分地包装、实事求是地介绍、宣传公司自身的资质，包括人员资质、已经管辖的物业资质、所获得的荣誉，十分明确地表达公司参与投标竞争的决心和信心。(3)市场调查。通过各种关系和渠道，尽
6、可能摸清一些相同类型物业在物业管理上的做法、经验、经营项目的设置、价格定位、客源、收益等情况，以别人的成功经验为我所用。(4)了解对手。在自己紧锣密鼓地进行投标准备时，也要想方设法了解竞争对手的情况，以争取主动，合理定位。(5)规范、及时。投标是一个公平竞争的行为，操作时要绝对做到不违反国家有关的制度和法规，投标单位之间不串通一气、相互作弊。投标书书写规范，送达及时，尽量争取先声夺人。二、物业管理投标决策随着物业管理市场的逐渐成熟，招投标成为物业管理公司取得管理项目的主要途径。但是，作为物业管理公司，并不是每标必投，这实际就是一个投标决策问题。(一)投标决策的含义及阶段划分1投标决策含义所谓投
7、标决策，包括三个方面内容：第一，针对招标项目，决定是投标，或是不投标；第二，倘若去投标，是投什么性质的标；第三，投标中如何采用扬长避短、以优取胜的策略和技巧。投标决策的正确与否，关系到能否中标和中标后的效益，关系到物业管理公司的发展前景和经济利益。2投标决策的阶段划分投标决策可以分为两个阶段：投标决策的前期阶段和投标决策的后期阶段。投标决策的前期阶段主要是依据招标广告以及本公司对招标物业、业主情况的调研和了解程度，决定是否投标。如果决定投标，即进入投标决策的后期阶段，它是指从申报资格预审至投标报价(封送投标书)前完成的决策研究阶段。主要是决定在投标中采取的策略问题。(三)影响投标决策的主客观因
8、素1主观因素投标或是弃标，以及如何争取中标，首先取决于投标者自己的实力，包括：(1)技术方面针对招标物业的实际情况，从招投标管理的内容、物业类型、设备功能、基础设施及配套设施等方面入手，结合本公司的各种技术力量，进行分析，决定是否投标。并且预测，如果投标，命中率的可能性。(2)管理方面物业管理的对象是“物”，服务对象是“人”，对物的管理的好坏主要是通过业主的感受体现出来的。所以有必要对招标物业业主的情况进行了解分析，包括：知识结构、经济收入(外销物业的还包括民族、国籍、宗教信仰)及与原物业管理公司关系，重新选聘物业管理公司的原因等等，这对于编写标函及今后进行管理都有很大的参考价值。因为业主的满
9、意就是物业管理高水平的体现。(3)竞争策略对于投标企业来讲，不同时期、不同情况应采取不同的竞争策略。如果是新组建的物业管理公司，可从树立信誉、开拓市场入手，宁可少获取利润，也要争取中标；如果是一个大物业管理区域内部分物业的招标，应本着着眼全局、以丰补歉的方针，先争取局部物业的管理权，等扩大影响、树立信誉后，再各一击破，争取全局以获取规模效益；如果是新型的、特殊的管理的项目，虽然管理上有一定难度，但易获取利润，所以应积极争取，开此类物业管理的先例。(二)客观因素(1)招投标过程的公正、合理性招标单位的工作方法和作风，其他投标单位的投标手段，都可能对物业管理招标过程的公正性、合理性产生影响。对于招
10、标单位来讲，只有确保招标过程及评标、决标的公正、合理性，才能在物业管理市场上选聘到价廉质优的物业管理公司。而对于投标单位来讲，只有靠自己各方面的综合实力、在各投标者中脱颖而出，才能真正在市场上站稳脚根，多接楼盘，形成规模，产生效益，这才是各物业管理公司生存与发展的法宝。(2)对竞争对手和竞争形势的分析对竞争对手进行调查是对投标环境调查的一个重要内容。竞争对手的数量、质量和投标的积极性，直接关系到本公司要不要投标、如何投标及采取何种投标策略等问题。如果本公司在资质等级、信誉、技术力量及管理水平等方面明显差于竞争对手，而自己又没有具体措施改变这种状况，就需慎重考虑是否投标，因为投标不中，特别是连续
11、投标不中，不仅在经济上受到损失，而且又损企业声誉，不利本企业今后的竞争。(3)风险因素不同物业管理招标项目其可能获利的机会是不同的。有些管理项目甚至会亏损。一般来讲，高级商务楼、办公楼、涉外商品房、高级花园、别墅等物业可赢利，风险相对小些，而像已售公房的物业管理，风险相对大些，这主要是不同的物业政府有不同的定价政策及定价水平。因此，投标的物业管理公司对自己已管的各类物业要统筹考虑，对欲投标的物业从经营管理成本、利润等进行测算，以供决策之用。三、物业管理投标过程投标过程是指从填写资格预审调查表开始，到将正式标函送交招标单位为止的全部工作。大致包括以下几个步骤：(一)资格预审资格预审能否通过是物业
12、管理投标过程的第一步。资格预审的内容和要求第二章已有叙述，这里不再重复。但对于一个具有良好管理的企业来讲，在平时应将一般资格预审的资料准备齐全，储存在计算机内，需要使用时，将有关资料调出来，再根据招标物业的具体情况进行补充完善。这里强调要有针对性，特别是要反映本公司的管理经验及以往业绩，因为这往往是业主考虑的重点。(二)投标前的调查与现场考察这是投标前必须做的一项工作。投国际上的做法，投标者提出的报价单被认为是在现场考察的基础上编制的，因此，现场考察既是投标者的权利又是职责。调查包括：向业主了解原物业管理公司管理状况；物业及附属设备的使用状况；物业周围的环境；公建配套；社区服务内容等市场上同类
13、物业的经营管理经验、价格定位等。同时作好详细记录，以便在编制标书时采纳使用。(三)分析招标文件，编制管理计划及投标报价这一项工作是投标的最重要内容，也是投标是否成功的关键。招标文件是投标的主要依据，应仔细分析研究，其重点是：物业管理模式、管理费收取、维修基金的使用管理及管理要求等。根据以上内容，关键要有合理的机构设备和人员结构的合理安排和配备恰当及正确测定物业管理经营费用。这样，一方面根据费用支出，厘定管理收费标准，另一方面根据业主的经济承受能力及政府有关规定确定管理费用。通过这种方法制定的投标文件，既有一定的管理服务水准，又不致于使业主负担过重。(四)编制投标文件投标文件应完全按照招标文件的
14、各项要求编制。一般不能带任何附加条件，否则将被作为废标。招标文件编写后面将有详述。投标文件可分无初步方案和详细方案两套。初步方案用于入选投标，只是粗略的估算。若初步方案入选，再送详细方案，这是防止“假招标”的一种手段，也是企业的自我保护。(五)递送投标文件递送投标文件也称送标。是指设单位在规定的投标截止日期之前，将准备妥当的所有投标文件密封递送到招标单位的行为。招标单位在收到投标单位的投标文件后，应签收投标者已送到的投标文件，并记录收到日期和时间。同时，从收到投标文件到开标之前，所有投标文件均不得启封，并应采取措施确保投标文件的安全。另外，投标单位在递交了投标文件以后，还可写一封更为详细的信函
15、，对自己的投标报价作必要的说明，以引起投标单位及评标小组成员的兴趣。例：假定条件允许，愿意在评标时，同业主就本物业区域投标报价进行进一步的讨论，使报价更为合理。四、标书的编写技巧投标标书的规范化是投标工作的重要一环，基于投标这一竞争性的经济活动在物业管理领域还不十分普遍，所以本书就标书的编写作一个介绍，以供参考。由于投标物业管理的对象呈多样性，产权呈多元性，要求存在差别性，在编写标书时应结合实际适当调整。(一)标书的标题标题一般由三部分组成，即投标对象名称+内容+文种，如小区物业管理标书。如果前面要冠以投标单位就是四个部分组成，即投标单位+投标对象名称+内容+文种，如物业管理公司关于小区物业管
16、理的建议书。至于标书这个文种的名称有“标书”、“建议书”“竞标方案”等等。(二)标书的序言这个序言主要讲三个方面：对本公司作简短介绍；对投标对象认定；对拟管理的策略进行简述。也有的标书把对本公司的情况介绍作为序言的，而这种介绍寓意着对投标对象拟管理的方式方法具有推荐和设想的作用，对标书以下部分具有呼应效果。(三)管理的方式、方法这部分包括：1内部管理机构设置。指管理投标对象所设置的机构。2运作机制。包括计划目标管理、协调监督管理；包括经济管理、行政管理、质量管理、协调管理；经理日常管理责任制等等。3工程流程。内容主要有物业验收与接管流程；住户入住管理流程；住宅装潢管理流程；日常管理工作流程及其
17、质量标准；房屋维修养护工作流程及质量标准；清扫保洁、绿化、交通、治安、消防、机电设备、档案等各项管理流程及其质量标准；管理员工作流程；空置物业管理规程等等。4信息反馈渠道。5管理工作的控制方式。主要对上至经理下至各部门的人员情况动态的掌握和控制以求以岗到人，各个岗位工作的落实。(四)管理人员1管理人员的配备。依照高效、精简原则结合小区实际情况配置。2管理人员的培训。规定管理处主任应具有上岗证；员工上岗前须经专业培训和考试；所有员工每年须有天以上专业学习时间等为此要有培训计划，要采用适当的培训方式，要有明确的培训目标。(五)必需具备的物质装备计划包含：职工住房和管理用房计划；器械、工具、通讯、治
18、安装备以及办公用品计划。(六)经费收支测算1测算依据2经费收支预算表3收支情况简表及分析4提高管理服务费标准后，收支预算一览表5未予考虑因素：住户入住率及公建配套不完善而影响收入等因素。(七)管理规章制度1公约规章等管理条规2内部岗位责任制3管理运作制度4档案管理制度(八)各项管理指标1指标要求；不达标的处理；满意不满意由业主评价为准2争创优秀小区的设想(九)便民服务项目包括有偿服务和无偿服务，例出各种代办服务和特约服务项目。(十)社区文化(十一)愿意承受的有关奖罚内容编写标书应注意的几个问题：1写标书要实事求是，不要夸大其词，要说到做到。待添加的隐藏文字内容12文字要明确、简练，数据要准确，
19、一般不写，特别是涉及到标底时要明白无误。3标书又是中标后签约的依据，要字勘句酌，以免发生误解和纠纷。4标书又是一个初步计划，中标后要调整和细化，因此用词可以宏观一些或者原则一些。5如果招标方有规定的格式，就将以上内容分别充实进去。6另外，单项管理的投标，可以参照上述有关条目编写，但是比较简单，又由于是单项管理，所以要求对该设标项目详细一些，数据更确定一些。五、投标报价及技巧(一)编制投标文件应注意的事项1投标文件中的每一要求填写的空格都必须填写，一般不得空着不填，否则，即被视为放弃意见，重要项目不填写，可能被作为废标处理。2填报文件应反复核对，保证分项和汇总计算均无错误。3递交的文件，均应每页
20、签字，如填写中有错误而不得不修改时，则应在修改处签字。4用打字方式填投标文件。5各种投标文件的填写要清晰，字迹要端正，补充设计图纸要美观、清楚，给招标单位留下良好的印象。6有关投标者资历等文件，如证明投标者资历、能力、财力等证书、证明应附在投标文件后。(二)投标报价投标报价是整个投标过程的核心，具有很强的政策性、技术性和专业性。例如：报价高不利竞争，低了未必能取胜且无利可图，甚至亏损，而且会严重影响今后的管理工作。因为物业管理的每一项目的实施都有相应的支付。只有低而适度的价格才能既中标又获利。低而适度的报价取决于经营管理费用的正确测定及确定合理的利润率。1经营管理费用测算(1)前期介入服务中发
21、生的开办费用测算，包括办公设备购置费、工程设备购置费、清洁设备购置费、通讯设备购置费、安保设备购置费、商务设备购置费、绿化设备购置费等。(2)第一年度物业管理费用测算，包括物业管理人员的工资、福利费、办公费、邮电通讯费、绿化清洁费、维修费、培训费、招待费等。(3)年度能源费用测算，包括水费、电费、锅炉燃油费等。(4)物业所具有的各项经营项目的经营收入预算，包括各项收入、利润分配等。(5)年度经营管理支出费用预算，包括人员费用、办公及业务费、公用事业费、维修消耗费等。2确定合理利润率物业管理是以服务为本，但物业管理公司是自负盈亏的企业，企业要生存，必须有利润。在物业管理投标竞争中，特别要注意：有
22、些单位为了中标，过分降低利润甚至亏损报价，这实际上是不利于整个物业管理市场良性发展的。同时，即使因此中标了，亏损的报价对于该公司的长期发展不利。结果，物业管理也成了无源之水，导致管理质量得不到经济保障而使广大业主受害。当然，利润不能太高，按目前国内的通行做法，利润率是实际发生的管理费用的5%15%之间。(三)投标技巧投标是否成功，是投标单位综合能力的体现。但是，适当运用一些投标技巧，对于中标，也起着一定的作用。1正确选定投标时间递标不宜太早。即使投标单位对投标文件的编制已相当满意，但在整个投标期间，有些情况会发生变化。另外，投标单位可能会获得有关招标物业的新情况，这样，就可在标函送出前作必要的
23、修改，使标函更趋合理、完整。一般在招标文件规定的截止日期前一两天内密封送交指定地点。2报价附带优惠条件针对招标物业在管理中存在的困难和一些难以解决的实际问题，提出解决问题的办法。例如：解决远郊物业企业业主出入不便的交通问题等。3平时注意自我包装良好的企业形象是占领市场的有力武器。物业管理公司平时应对自己的形象进行恰如其分的包装。方法有：做广告、建立公共联系、定期在协会刊物上刊登企业名录、对企业信誉进行宣传等。六、投标前的经营管理测算经营管理测算是整个投标方案中最重要的一部分。经营管理测算的合理、正确与否，直接关系到方案是否具有竞争力，是投标成功与否的关键。经营管理测算主要包含以下内容：(1)前
24、期介入服务中发生的费用预算，包括办公设备购置费、工程设备购置费、清洁设备购置费、通讯设备购置费、安保设备购置费、商务设备购置费、绿化设备购置费等。(2)第一年度物业管理费用预算，包括物业管理人员的工资、福利费、办公费、邮电通讯费、绿化清洁费、维修费、培训费、招待费等。(3)年度能源费用测算，包括水费、电费、锅炉燃油费等。(4)物业所具有的各项经营项目的经营收入预算，包括各项收入、利润分配等。(5)年度经营管理支出费用预算，包括人员费用、办公及业务费、公用事业费、维修消耗费等。物业管理公司在组织投标过程中，要把较多的精力、人力花在经营管理费用测算上，注意管理费用的合理性。例如，能源费、修理费、排污费、垃圾清运费等要按实计算；人工费要与管理水平相一致；管理者酬金按国内外通行的做法以实际发生的管理费用乘以1015%的比率，过高或过低都将影响投标的成功；其它一些管理酬金可以确定一个固定数，属经营性的管理可与营业指标挂钩；等等。在进行前期介入费用的测算时，还要掌握勤俭节约、最低配置、急用先置的原则。
