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1、通发众好物业有限公司综合物业管理业务支撑平台解决方案成都信新数码科技有限公司 2010年9月版本时间负责人备注0.12010-09-6庄鹏0.22010-09-7庄鹏目录通发众好物业有限公司1写字楼综合物业管理业务支撑平台解决方案11方案背景82本案受众93问题分析94平台愿景115平台规划126平台建设目标136.1业务目标136.2技术目标137需求分析157.1业务和管理需求157.2系统用户体验需求167.3实施及服务需求177.4技术需求177.5系统的目标用户和受众范围187.6系统覆盖地域范围188解决方案188.1解决方案概述188.2解决方案定位208.3解决方案亮点218.
2、4解决方案特点218.5业务功能架构透析248.6业务系统分解248.6.1协同办公248.6.2人力资源管理278.6.3综合物业项目，物业服务管理328.6.4经营管理378.6.5物料，物资管理388.6.6合同管理408.6.7财务管理418.6.8工作监控458.6.9物业项目报警和预警458.6.10物业项目环节管控468.6.11停车场管理468.6.12绩效考核508.6.13客户社区508.6.14文档管理528.6.15知识库528.6.16统计分析528.6.17基础数据管理538.6.18系统管理558.6.19日志管理568.7系统技术架构578.7.1系统技术架构图
3、578.7.2技术路线和技术平台578.7.3可扩展性，灵活性，可伸缩性的设计588.8平台关键及亮点业务说明和技术实现方案608.8.1物业项目环节刚性管控608.8.2工作监控（GPS）618.8.3物业项目报警和预警628.8.4物业项目GIS展示（GIS）628.8.5物业项目信息移动展示（GPS，手机，3G，AR，check-in）638.8.6绩效考核648.8.7统计，报表和分析649系统部署679.1系统拓扑部署架构图679.2硬件平台选型及评估689.2.1硬件选型689.3软件平台选型689.3.1数据分析和数据库选型689.3.2软件架构及选型699.4软硬件列表7110
4、项目实施7210.1项目组织架构7210.2项目组职能说明7310.2.1项目领导领导小组7310.2.2领域专家组7410.2.3项目管理组7410.2.4对外协作组7410.2.5质量保证组7510.2.6项目工作组7610.3实施方法论7810.3.1工程实施策略7810.3.2工程管理总则7810.3.3软件开发项目管理方法论7911平台建设效益分析8212附录8512.1公司介绍8512.2公司案例8612.3我们的优势8712.4我们为什么能更理解客户的需求871 方案背景随着市场经济的逐步建立和不断完善,人民生活水准的不断提高,通发众好物业有限公司作为以写字楼为主的物业服务提供方
5、和管理方对自己所服务和管理的物业在管理、服务、保安、维护等方面都提出了很高的要求,随着管理和服务范围的不断扩大,物业内使用高新技术、设备的不断增多,物业管理过程中使用传统的管理模式、服务手段及信息处理方法,已不能适应现代社会的需要,所以,积极应用高新技术,建立计算机，专业化的物业管理系统,已成为十分迫切需要进行的工作。物业管理行业是房地产行业的一个重要组成部分，随着房地产行业的快速发展，人们逐渐接受物业管理这一管理模式。良好的物业管理已经成为写字楼的重要因素，也成为业主或租户选择物业的重要考虑因素。随着物业管理行业的市场化程度越来越高，出现了一批大型物业管理企业，这些大型物业管理企业设立有总公
6、司、区域公司、管理处三级组织机构，实行集团化运作。物业管理公司的多个管理处所管辖的物业在地域上比较分散，有些还是跨地区管理，在缺乏集中式应用的解决方案的情况下，容易形成多个信息孤岛，信息和数据无法共享。基于上述情况，我们利用固定网络、移动网络，手机技术，定位技术和数据库技术推出本解决方案：通发众好物业有限公司写字楼综合物业管理业务支撑平台解决方案。 2 本案受众本方案建议书的受众是：l 通发众好物业有限公司管理层和相关领导。l 通发众好物业有限公司物业管理业务支撑平台项目主管。l 通发发众好物业有限公司物业管理业务相关全体员工。3 问题分析目前通发众好物业管理业务存在以下一些问题： 1：缺乏O
7、A办公系统的支撑，公司的相关收发文和邮件难以有效的，有记录的进行起草，审批，通知和传递。 2：物业安保工作难以有效的收集，记录，和监控。 3：物业环境保洁工作难以有效的收集，记录，和监控。4：物业接待服务工作没有统一，有效的记录。5：物业所管理的公共设施难以有效的管理和查询。设施的报修，维修，维护没有有效，集中的管理。6：物业管理中的设备和物品的申领，物品的采购计划，物资的库存，盘点缺乏有效的管理。 7：物业涉及的人员的招聘，员工档案，资料缺乏有效，统一的管理。8：公司员工的绩效考核难以做到有据可依，绩效考核指标的指定难以有效的管理，绩效考核工作繁杂且容易出错。9：物业停车场的收费信息缺乏统一
8、的记录和查询手段。10：房屋，写字楼的租赁业务难以有效的管理。11：物业业务涉及的合同（物管合同，设备维修合同，维保合同）缺乏统一，集中，可跟踪，可追溯的的管理手段，合同的起草，申请，审批，执行，付款，收款，归档缺乏有效的记录。12：通发公司的管理架构是集团-分公司的集中加分散架构模式，分公司物理分布在全省各地，目前省公司管理人员对分公司进行一次巡查工作量繁重且人手不足，对分公司的巡查和数据收集工作基本上无法开展，通发物业公司严重缺乏统一的，多渠道的，从基层分公司进行物管业务相关数据的收集，发布和查看的手段。出现省公司管理人员工作量巨大繁重，而地市州分公司人员工作相对轻松的情况。造成省公司管理
9、人员埋头做具体物管业务，而忽略对管理，制度，规范，总体监控等本职业务工作的开展。13：省公司对在地市州现场的物业管理缺乏手段。 14：相关的统计报表工作繁重，需要从各个分公司，其他系统，文档中拿数据，容易出错，缺乏有效的，快速 的，高效的数据统计分析手段。 15：缺乏针对不同管理视角的数据分析手段。 16：物业项目信息缺乏形象，直观的展现方式和手段。4 平台愿景针对以上的业务问题的发掘和分析，我们提出本物业管理业务支撑平台的愿景：利用信息化的手段，结合新的技术，以通发众好省公司为主，纳入相关地市州分公司以及各部门，实现物管业务全生命周期的精细化管理，实现物管业务信息获取的多渠道和物业项目管理的
10、多手段，并实现和相关系统，接口的互联互通，在降低管理成本的同时，带来工作效率的大量提升，最终成为通发众好有限公司一个重要的业务支撑平台。5 平台规划图：平台路线图建议建议分为三个阶段，原因如下：1：重点突出，分散投资，规避风险。 2：以第一阶段为切入点，快速推出1.0版，先解决物管业务急需解决的，优先需要解决的实际问题，能马上看到效果和价值，给部门领导和公司领导带来信心和对项目的信任。为在全公司的推广打下坚实的基础。 6 平台建设目标6.1 业务目标1：以物业项目为管控点，辅助合同和应收，应付管理，缩短应收，应付帐款周期。2：以全面预算为基础，成本控制为中心，实现企业精细化管理，提高毛利率。3
11、：以物业项目管理过程和执行，监控为重点，实现物业管理项目成本合理，有序的进行。以信息化基础为平台，实现知识共享，辅助决策分析。4：规范化，流程化，制度化物业项目管理的过程，最大限度的避免个人人为因素，以数据说话。5：规范通发众好省公司和各分公司的工作职责，统一流程和规范，加大对分公司，物业项目管理现场的管控力度，减少省公司物业项目管理者的工作量，解放省公司物业项目管理者做附加值更高的工作。6：对物业项目执行过程进行有效的管控，刚性控制，预警和告警，实现多渠道，多展示方式的物业项目信息获取和查询分析。8：有效的进行省公司，分公司员工的绩效考核，评价和打分。6.2 技术目标建立一套全面的，全生命周
12、期的以写字楼为主的综合物业项目管理业务支撑平台。实现以下技术要求：u 完成物业项目相关数据的采集、多维查询、日志。u 易用性：做到对于熟悉office的人员培训时间不超过30分钟就能掌握各自岗位的工作。u 安全性：数据安全性通过备份，容错以及加密存储完成。网络的安全性通过软件设置ip验证以及防火墙完成。u 扩展性：系统设计要留给其他系统调用接口，健全的企业核心业务系统来建立软件架构。形成连接各个服务的中间件：l 各个业务终端都可以在网络上获取需要的技术支持。l 不同的部门和个人有不同的访问权限。平台化设计，可自行规划，始终符合用户需要：l 完全按照用户需要，自行规划、建立全部的管理项目和内容。
13、l 根据信息管理需要，选择使用平台提供的功能模块，或者专门定制的功能模块。享受量身定制的服务。l 随着信息管理需求的变化，可以自行增加、调整信息系统的结构和用户权限。l 提供与各种数据库连接的接口，可以通过程序定制，访问现有的业务信息系统；l 挂接其他应用。l 支持Windows、Linux、Unix等多种操作系统。l 信息获取的快速化:高效的查询速度和分析速度.l 充分利用信息资源。l 能够快速的适应变化。l 通过网络，在工作中的交流、协作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间距离上的障碍。7 需求分析7.1 业务和管理需求建立一套完善的物业项目综合管理平台，纳入地市州分公司和所有物业项目，对内
14、，对外对物业项目的执行过程进行有效的管控，监督，预警和查询分析以及考核评价。做到对物业项目管理过程在各个环节上的数据可追溯和跟踪 和刚性控制。物业项目的问题一目了然，问题环节可方便知晓，问题能够处理及时，提高效率。具体主要需求如下: 1：办公自动化：收发文。 2：物业项目管理：安保，环境保洁，接待服务，公共设施维护等。 3：物资管理：物品采购计划，申领，库存，盘点。 4：合同管理 ：物管合同，设备维护合同，维保合同，收款和付款管理。5：财务管理：记账，台帐。6：员工管理，绩效考核。7：租赁管理：房屋租赁，写字楼租赁。 8：工作监控 。 9：物业项目报警和预警 ：提醒相关主管，领导，和上级领导。
15、 10：查询，统计，分析，报表：GIS展示，各种图表。 22：通知管理。 11：工单管理。 12：支持模板的批量导入，如员工资料导入等。 13：支持数据的各种格式导出，如：word，excel，pdf等。7.2 系统用户体验需求a) 易于使用b) 信息反应直接明了c) 数据安全d) 病毒防治7.3 实施及服务需求a) 使用培训。b) 操作说明书。c) 系统设计说明书。d) 系统运维服务。7.4 技术需求 可扩展性 系统采用分层设计的原则，上层业务逻辑与底层设备控制完全分离。 安全性 采用基于角色的三级权限管理体系，并结合具体功能的权限明细管理方式，做到用户认证和权限管理的规范和灵活的统一。日志
16、系统可以记录下登录用户的每一个操作。对采集的用户数据进行二进制压缩存储，以防止信息的透明不安全性。 高性能要求系统响应速度快，等待时间尽量短。 高可靠性要求系统稳定，可靠，不影响业务使用。7.5 系统的目标用户和受众范围该平台覆盖通发众好物业有限公司省公司以及各个地市州分公司，物业管理现场各个相关各部门。该系统涉及的主要角色包括：1：省公司： 部门领导，上级领导，系统管理员，物业项目主管，人力专员，合同专员，行政人员，统计查询员，数据分析员，基础信息维护人员等。2：地市州分公司： 管理员，班长，物业项目经理，数据上报人员，信息录入人员等。7.6 系统覆盖地域范围四川省及地市州。8 解决方案8.
17、1 解决方案概述以物业项目执行过程的管理为重点，建设省公司和各个地市州分公司内部使用的，解决实际问题的以写字楼为主的综合物业管理业务支撑平台。通过平台整体解决方案，不仅能够满足通发众好物业有限公司各个管理处日常业务操作层面的各项需要，还满足了总公司和区域公司管理层面的各项要求，从而建立起集中应用和集中管理的统一信息平台。本平台解决方案采用主流BS软件架构,客户端零安装,零维护,硬件零投入;涵盖招商租赁业务、基础信息管理,客户服务管理,行政事务管理,物业经营管理,日常业务管理,设备器材管理,物资采购管理,人力资源等内容,为实现物业管理现代化提供技术支撑。在系统中集成了信新公司的工作流引擎，通过与
18、SOA的结合，客户可以图形化的自定义工作流程，实现业务的随需而变。 平台将物业的内部业务、外包业务分别进行管理，内部业务（包括客户关系管理、客户服务管理、工程设备管理、能源管理、保洁绿化管理、保安管理、停车场管理、物业收费管理、车辆管理、物料仓库、员工管理等）重在流程、各部门之间的协同办公，外包业务重在对合同执行监督与对服务供应商的服务质量评估。 完成成本核算、经营趋势对比分析的功能，即时统计费用的收入与支出情况，使管理团队能够得到真实科学的第一手决策数据依据。 通过系统后台设置，满足（通发众好物业）总部-地区管理中心机构-分公司-管理处-写字楼物业现场等多级组织架构，并可随业务的不断发展进行
19、扩充。 通过平台即时掌握基层物业项目现场执行人员当前工作状态，便于进行派工以及进行工作安排、绩效考核。 结合现有其他信息系统的功能，实现在数据库层面上的系统集成，使数据在各个系统中进行自动流转，使各个系统形成一个统一的有机体。8.2 解决方案定位战略很重要，执行和监控更重要，只有管理有序，监控到位的物业项目执行过程，才能保证物业服务项目的质量和业主的满意度。解决方案以物业项目执行过程管理为重点，纳入各个地市州分公司和物业项目现场，进行精细化和深入化的建设。强调物业项目执行过程管理在全生命周期管理平台中的重要性。8.3 解决方案亮点图：解决方案亮点8.4 解决方案特点1、所有数据集中存放在一个统
20、一的数据库中，避免存在多个数据孤岛。通过统一的数据库实现真正的集团管控，包括物业项目数据上报、工作监控，合同签报、实时查询各种管理报表和业务报表等功能。2、支持多级组织架构。集中式应用下的多组织架构不能是扁平式而应该是层次结构的，应包括总公司、区域公司、管理处、项目和管理区等多种组织机构类型，而且区域公司下还能存在下级区域公司（子公司或分公司），从而构成多级组织架构。当组织架构调整时，软件系统应能够快速地进行调整，并且数据会自动按照新的组织架构进行统计和汇总。4、具有强大的收费管理功能。在收费管理上支持多种收费项目和多种收费标准，支持各种类型的仪表，支持复杂的公摊表和总表的分摊计算，支持现金收
21、款、银行托收、预收款等缴款方式，并且能够与目前主流的财务管理软件实现数据接口，达到数据流一体化的目的。5、租赁管理以合同管理为主线，实现租赁管理功能，包括定价管理、前期商机管理、新增合同、审核合同、变更或续订合同、终止合同等功能，同时提供对到期合同预警、待租房源查询等管理功能。6、通过费用报表模块的分析功能，能够实时查询各项与收费管理相关的报表，包括各种形式有费用报表、收款报表、欠款报表和预收报表，可以实时掌握公司的收款率、欠款账龄等关键财务信息。7：全面的成本管理：成本管理，具体体现在：1)通过采购管理、仓库管理实现物料的集中采购，并对物料的消耗过程进行精细化管理，从而降低物料的采购和使用成
22、本。2) 通过设备管理、客户服务派工单来实现自维过程管理，并反映物料消耗的成本。3) 通过签报、合同管理和应收应付管理，实现物业管理公司通过分包商进行代维或小型整改的过程管理及成本分析。4) 平台可以自动完成工程预算及执行情况，包括各个工程专业的预算数、当月完成数、本年累计数和完成率。其中完成数来源于服务派工单、设备管理、合同签报等业务单据，实现过程管理精细化。5) 通过人力资源管理子系统，实现员工档案管理、考勤管理和工资核算等功能，并实现对人力成本的核算。8、数据：实时、准确 ，支持模板批量导入数据，减轻维护工作量。 9、物业项目的管控，协同 10、信息流与管控流集成。 11、流程的转变。
23、12、流程定制功能。 13、强大的流程管控 14、利用定位技术，GIS和移动技术实现物业项目，人员，物资的实时监控。、多渠道的物业项目的信息发布和管理方式：电脑，手机。 15、强大的多维度，多角度报表功能。16、精细的权限管理 。17、系统简单，易用 。18、低廉的部署和运行成本：平台支持互联网连接，不需要使用 VPN 或 Critrix 等远程接入技术，客户端只要能够上网就能够使用本平台，同时平台有良好的性能以及“最小流量”的设计技术，对于服务器的硬件配置和网络带宽的要求比较低，因此能够降低部署和运行成本。同时由于软件系统的部署方式比较简单，也大大降低了对于网络和其它硬件设备的维护成本。8.
24、5 业务功能架构透析平台业务功能架构如下： 图：业务功能架构图8.6 业务系统分解8.6.1 协同办公协同办公子系统基于同类软件中最为强大的工作流系统，能够以图形化的方式定义和监控业务流程，支持直流、分流、条件流、并发流、自动转发等多种流程模式，提供了强大的会审功能和扩展流程服务等高级功能，并且与平台的其它业务无缝集成。协同办公业务的基本功能模块包括：8.6.1.1 公司通告查看最新的公司通告，或根据权限发布通告。8.6.1.2 流程管理包括发起新的业务流程、处理待办事宜，查看已办事宜等功能。流程管理是整个协同办公子系统的重要组成部分，用户可以通过“我的工作台”发起新的业务流程，也可以监控流程
25、处理状态并通过邮件、短信等方式对业务流程进行催办。“我的工作台”同时是处理其他用户发起的待办事宜的便捷工具。8.6.1.3 邮件管理提供了强大的电子邮件系统，实现了外部邮件和内部邮件的统一。除发送内部邮件外，用户可以设置任意个外部邮件服务器，用于外部邮件收发。电子邮件系统支持所有允许设置支持POP3 收邮件协议和SMTP 发邮件协议的邮件服务器，并提供了完善的个人通讯录和公共通讯录。8.6.1.4 收发文管理收文系统实现公文上报、登记、拟办、中转、转发、拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等功能。发文系统实现完成发文所涉及的一系列操作，包括拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领
26、导签发、文书印发等功能。系统对收发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签意见。8.6.1.5 资源管理包括车辆管理、会议室管理、图书管理等功能，通过完善的流程管理来促进公司资源的合理利用，为公司创造效益。8.6.1.6 工作流定义通过图形化的方式直观地描绘出公司的业务流程，用户只需了解本单位的业务流程就可以轻松出定制出复杂的业务流程，达到“所见即所得”的目的。完成工作流的定义和发布后，其他用户即可以通过流程化的方式来处理相关业务。8.6.2 人力资源管理8.6.2.1 组织管理1) 岗位管理：灵活定义职务、岗位的基本信息、辅助信息，包括名称、级别等信息。2) 编
27、制管理：支持公司内组织编制的管理，分别提供单位编制与部门编制的管理；支持部门、岗位编制的层层分解，也能够查询编制计划数与实际数的对比情况。8.6.2.2 员工信息管理1) 员工信息录入：记录员工代码、姓名等基本信息，以及所属组织机构和部门等扩展信息。支持从外部数据源中导入员工信息。2) 员工合同管理：对员工劳动合同进行管理，包括新增、变更、续签、中止等操作，支持批量录入员工合同。3) 员工信息维护：完整记录员工从进入单位、发生变动到离职的全过程的历史信息。4) 员工信息分析：各级单位可以动态查询、分析权限内下级单位的人员信息数据；预置了多种常用的员工信息卡片、花名册、查询统计模板与报表，用户也
28、可根据需要自定义各种查询、统计、分析方案；可按任意条件对人才结构进行统计分析，自动生成统计报表或多种图形，为人才使用和预测提供依据。8.6.2.3 人员变动管理通过人员异动管理，实现人员信息的日常管理，包括人员调动、晋升、离职、离退休管理等，以实现人员基本信息的及时维护，保证数据的正确性、一致性。1) 人员转正管理：详细记录人员转正信息，可灵活设置人员转正流程，供对转正到期执行的预警提示。支持采用审批流或者直接记录人事变动信息两种业务处理方式。2) 人员调配管理：支持跨单位调配业务；支持调出方或调入方发起调配申请；可灵活定义人员调配类型，支持兼职、借调、交流、外派等多种任职模式；可灵活设置人员
29、调配流程，支持采用审批流或者直接记录人事变动信息两种业务处理方式。3) 人员离职管理：可灵活定义人员离职类型，支持辞职、退休、下岗、开除等多种离职模式；支持采用审批流或者直接记录人事变动信息两种业务处理方式；可灵活设置人员离职流程。8.6.2.4 时间管理1) 考勤管理：灵活定义考勤开始和结束时间、考勤记录规则、休假规则、考勤日历，体现单位特点。根据每位员工的出勤刷卡数据以及考勤规则，自动判断迟到、早退或旷工情况。提供多种考勤日报、月报、年报以及员工休假报表，可按员工或部门统计出勤、迟到、早退、请假、休假、加班、出差等数据。2) 出差管理：可制定出差计划，提供出差申请及审批管理，并对出差情况进
30、行记录； 可在线查询有关人员的出差状态，如出差地点、联系方式、回归时间等。3) 休假管理：可以灵活定义单位的休假制度，设置休假类别、休假规则；可根据员工的个人情况，自动计算年休假、医疗期、探亲假等假期天数；为员工制定休假计划，提供休假申请及审批管理；提供休假到期预警与销假处理功能；可自动计算和累计员工的假期；对休假情况进行统计，结果可提供给薪酬管理统使用。4) 加班管理：用户可以灵活定义单位的加班制度，设置加班类别；提供加班申请和审批管理；记录员工加班情况，并可将加班时间折算成工作日；可将经批准的加班申请自动转入加班记录，也可直接记录加班情况；提供加班后的补休管理与加班工资计算，可根据加班时点
31、状态自动判断加班工资计算倍数，结果可提供给薪酬管理使用；在加班单据生成节点根据考勤刷卡数据由系统自动生成员工的加班数据。8.6.2.5 薪酬管理1) 工资辅助项目定义：工资辅助项目指用来协助计算工资的中间数据，如：请假天数、加班小时等都可以定义为工资辅助项目，定义工资辅助项目时，可以根据实际业务情况，确定是否自动继承上月(次)的数据，以减少录入工作量。2) 工资项目定义：工资项目是反映工资组成的项目数据，一般工资项目分为：应发类、扣减类、公积金类和所得税类四大类工资项目，实发工资将依据应发类工资项目-扣减类工资项目-公积金类工资项目-所得税类工资项目计算；工资项目在定义时，还可以指定为自动继承
32、上月（次）数据，和象工资辅助项目一样，协助其他工资项目计算，如基本工资可以协助计算所得税。3) 定义工资发放方案：可以定义多个工资发放方案，这样客户可以在不同的年、月、次选择不同的工资发放方案来计算工资。4) 工资项目计算标准：考虑到工资计算的灵活性和个性化，并充分利用公式解析器的功能，客户可以对一个工资项目定义一个或者多个工资计算标准，并跟职员绑定，每一个职员依据其岗位、职务等因素指定其工资计算标准。5) 工资数据录入：对工资辅助项目和没有指定工资计算标准的工资项目，可以通过工资数据录入模块进行录入。为了提升录入工作效率，支持从Excel 引入。6) 工资计算：对于已经制定工资计算标准的工资
33、项目，可以通过工资计算的功能自动计算出当月（次）工资。自动计算的依据是工资计算标准中的计算公式定义。7) 银行代发：对于通过银行代发工资的客户，可以通过工资系统生成银行格式数据，并提交给银行进行工资代发。8) 期末结账：当月（次）工资数据处理完成后，可以结转到下一月（次），结账后的数据不能再修改，但系统支持通过反结账来修改以前年月（次）的工资数据。9) 工资条：工资数据计算完成后，系统会自动生成职员工资条，并提供套打。10) 报表分析：系统提供各种工资数据报表分析，如：工资汇总表、工资发放表、当月相对上月工资数据变动情况表等等。8.6.2.6 报表查询1) 灵活自定义各种查询和报表，自主控制报
34、表的数据范围和查询条件。2) 对报表数据提供图表分析功能。3) 提供报表输出的自动校验功能。4) 实现职务、人事、薪酬福利、人力资源成本、员工变动、休假的多种信息的多种条件的报表输出。5) 可灵活进行树状查询，满足所有员工对组织结构及相关人员信息的查询需求。6) 可设置多条件组合的条件查询，并灵活分配权限，满足组织中的权限管理和对信息的保密。7) 可生成多种企业人事信息的统计报表，提供查询方案保存功能。8.6.3 综合物业项目，物业服务管理8.6.3.1 安保管理安全管理包括保安排班、辖区车辆管理、治安事件记录和消防管理等功能模块。功能特点如下：1) 保安排班可以实现每个岗亭的值班安排，以及值
35、班过程记录。2) 消防管理可以清晰反映每一个消防片区的消防器材配备明细情况，以及消防器材的当前使用状态。8.6.3.2 环境，保洁管理环境管理主要实现对清洁绿化工作的任务安排，以及对清洁绿化工作的任务安排的执行过程进行跟踪。在当前物业管理公司普遍把清洁绿化等业务进行外包的情况下，清洁绿化任务的执行过程管理非常重要，执行过程的记录也是后一阶段合同验收付款的重要依据。8.6.3.3 客户服务客户服务模块包括服务派工管理、投诉管理、装修管理等模块，实现流程化跟踪和管理各项服务的内容，帮助物业管理公司加强与客户的沟通，及时处理客户提出的服务申请，并提高客户满意度。客户服务模块中最核心的业务是服务派工管
36、理。服务派工的完成通常是由客户服务部和工程部协同完成，平台定义业务工作流来完成跨部门的协同工作。服务派工通常会产生收费，可以在服务派工单中直接生成临时费用单到收费系统，并且服务派工单也可以记录是否消耗物料成本。所以，通过服务派工管理，既实现了对服务派工的过程管理，也同时完成了相关的收费管理和物料成本管理。功能特点如下：1) 服务派工单中的服务类别可以自定义，不同服务类别可以对应不同的收费项目，以方便核算。同时，服务派工单支持直接从服务派工单生成临时单到收费管理模块。2) 每个管理处可以定义自己的服务派工工作流，服务派工完成后，客服人员可以做回访记录。3) 服务派工单一般分为针对客户的特约服务单
37、和针对公共区域的内部服务派工单，其中内部服务派工单消耗的物料成本统计到自维成本中。8.6.3.4 短信平台短信平台是通过手机短信的形式和客户进行互动，可以将收费信息、欠费信息、客户事件等信息实时地发送到客户的手机上，还可以通过短信发送活动通知、客户生日祝福等信息，以体现对客户的关怀，并提升客户满意度。另外，可以通过短信调查等形式与客户互动，及时准确地了解客户对于物业管理公司的评价和意见。短信平台模块中，“费用通知”能够批量地向客户发送应收费用通知的手机短信；“欠费通知”能够向超过正常收款期限的欠费客户发送欠费通知的手机短信；“生日祝福”能够根据客户生日信息自动发送生日祝福的手机短信；“节日祝福
38、”可以在节假日通过系统向客户批量发送节日祝福的手机短信；“短信调查”可以通过手机短信的调查形式收集客户的反馈信息，为公司经营和提升服务质量提供决策依据。8.6.3.5 公共设施，设备维护8.6.3.5.1 设备管理设备管理模块实现建立设备档案、制定和执行设备保养计划、管理设备保养记录、设备检测记录、设备故障记录等功能，实现管理处对各种设备的全面管理。设备管理模块同时提供工程图纸的管理功能，方便工程人员管理和查询工程图纸。功能特点如下：1) 设备清单可以记录每个设备的详细信息，包括基本属性、图片、文档附件等信息，同时还可以记录每个设备的附属设备及配件和附件信息，以及设备的技术参数、设备的检测参数
39、。2) 每个设备档案对应一个设备类别，设备类别可以定义常规的保养项目，可以帮助用户在编制设备保养计划的时候进行快速复制，以提升操作效率。3) 设备保养计划支持变更和提前终止等操作，保养计划的完成情况可以实时跟踪。4) 设备保养、检测、维修既可以实现对设备的过程管理，同时可以记录过程中对物料成本的消耗，为工程预算提供了准确的自维成本数据来源。8.6.3.5.2 写字楼维修管理维修管理模块对写字楼本体以及附属的设备设施的维修工程进行全面管理。功能特点如下：1) 可以建立起全面的房屋本体以及附属的设备设施的档案，详细记录房屋的基本属性、图片、文档附件等信息，同时还可以记录房屋附属设备设施的基本属性、
40、技术参数、检测参数、图片、文档附件等信息。2) 可以对房屋本体以及附属的设备设施制定维护计划。通过对维护计划的有效执行，保证房屋本体以及附属的设备设施保持在良好的使用状态，降低总体维修成本，并实现资产的保值增值。3) 房屋本体以及附属的设备设施的维修计划支持变更和提前终止等操作，维修计划的执行情况可以实时跟踪。4) 房屋本体以及附属的设备设施的维修计划支持通过工作流进行审批。通过相关部门和人员对维修计划的内容、工期和预算金额等内容进行审批，保证维修计划的合理性，降低总体维修成本。8.6.3.6 接待管理对写字楼的来访客户进行管理，平台可记录来访客户的信息，包括客户名，公司，联系电话，身份证，访
41、问事由，进出时间，被访公司，楼层，房间号等信息，支持统计功能，并可和接待系统对接，按周，按月统计接待汇总信息。8.6.4 经营管理8.6.4.1 招商管理招商管理是租赁业务发生的前期管理，包括市场推广、广告投放、租赁计划、代理商管理、竞争写字楼楼盘管理等功能，同时提供租赁经营执行情况表等各种报表功能。市场推广、广告投放记录招商管理过程中对市场推广和广告投放的频次、地点、费用等相关信息。竞争楼盘信息记录竞争楼盘的环境、租金、出租率、广告投放情况、楼盘定位等信息，为经营决策提供依据。租赁计划是租赁部门根据以前年度租赁经营状况或自行指定年度、季度、月度制定推广费用、出租率等计划信息，并通过租赁计划执
42、行情况表反映实际执行情况与计划的差异。代理商管理对代理楼盘租赁的代理商及其代理客户进行基本资料、佣金等信息的管理，便于租赁业务成功发生后核算佣金支出。8.6.4.2 租赁管理租赁管理以合同管理为主线，包括房源管理、租赁指导价管理、前期商机管理、租赁合同新增、审核、续订、变更及终止等功能，同时提供合同预警、租赁数据分析等各种报表功能。租赁合同管理模块可以满足物业租赁过程中各种复杂的业务情况，包括管理保证金、设定合同免租期、实现合同金额按周期按比例递增，以及不规则的不同时间段合同金额不一致等各种复杂情况的处理。功能特点如下：1) 支持集中管控下的定价管理，可以通过定价管理控制租赁底价。2) 支持租
43、赁前期的商机管理，并且可以由商机生成租房申请单，也可以由租房申请单生成租赁合同，方便以客户为主线的连续过程管理。3) 租赁合同支持免租期、租金递增或者不同时间段对应不同的合同金额等复杂业务。4) 支持代租管理。8.6.5 物料，物资管理8.6.5.1 采购管理物业管理公司可以通过平台实现集中采购，通过集中采购实现统一的供应商管理和统一的价格体系管理，加强物料采购的过程管理，并降低采购成本。采购管理包括采购计划、采购订单、采购结算、采购费用、供应商管理、价格及供货信息等功能模块。各个管理处可以根据自己的实际情况提交采购计划，采购计划通过已设定的工作流进行审批，以保证采购计划的合理性。采购计划审批
44、通过后，总公司的采购部门就可以根据已审核的采购计划选择供应商下达采购订单。采购计划在审批流程中，各个审批环节都可以在采购计划单上查看到每个物料的当前库存，以及每个物料的历史采购结算价和历史采购入库价，从而让采购计划的审批更加严谨和有效率，并达到集团管控的目的。功能特点如下：1) 支持各个部门分别提交采购计划，汇总后生成管理处或者公司的采购计划。2) 支持推单功能，例如可以通过采购计划单生成采购订单，也可以通过采购订单或采购入库单生成采购结算单。3) 采购计划单可以自动显示对应物料的当前即时库存，物料价格可以根据已设置的优先级顺序从最新价格或者物料参考价格中自动携带。4) 支持物料和供应商的对应
45、关系，支持采购计划、采购订单等的执行情况跟踪。5) 支持按照指定方案自动生成采购计划。6) 采购计算能自动生成应付清单到应收应付系统。8.6.5.2 仓库管理-领料，出库，入库，盘点仓库管理模块通过物料的入库和出库业务，可以获取各个仓库的即时库存、物料收发明细及汇总情况。通过每月出库核算和结账，可以获取物料的每月采购成本和出库成本的明细及汇总情况。同时，仓库管理还提供盘点和仓库之间调拨等功能。功能特点如下：1) 支持按物料档案上指定的计价方法进行出库核算。2) 支持基于物料条码的管理：条码的生产，扫描。3) 支持物料保质期管理，支持物料库存预警。4) 领料时可以指定成本项目或者物料用途，从而可
46、以按成本项目或者物料用途进行成本分析。5) 支持结账操作，每个月的期初、期末数据系统都保存在数据库中，并可以作为历史数据进行查询。8.6.6 合同管理合同管理业务提供通发众好物业有限公司对合同的管理需求，包括物管合同，设备维护合同，维保合同，租赁合同等合同类型，提供合同的起草，合同的审批流转，合同的付款，执行进度，合同预警，报警以及合同的归档，查询的功能。记录了物业管理公司和往来单位签订合同的详细信息，包括合同分期付款信息、合同事由、招标情况等。工程部门通过合同验收来体现合同的分期执行过程。合同须按期顺序验收，某一期验收通过后，就会根据合同自动产生应收或应付数据，由财务部门确认成为应收款项或应付款项。功能特点如下：1) 合同管理支持按合同类别进行数据授权，如客户服务部看不到工程部的合同
