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1、 做好行政台账，内部管理井然有序 做好行政台账，内部管理井然有序2文件收发记录行政收发文件管理相关记录表格，见表4-2表4-7。表4-2 文件投递单年 月 日 文 件 类 型密 级件 数收件部门/收件人备 注收件人： 表4-3 受控文件发放编号管理表序 号分 发 编 号派 发 对 象序 号分 发 编 号派 发 对 象101总经理808仓管部202管理者代表909行政人事部303ISO办公室1010采购部404生产部1111销售部505工程部1212咨询公司606质量部1313认证机构707财务部表4-4 收文登记表编号： 年度： 收文号收文日期来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承办单位签
2、收人复文号归卷日期归入卷号备注月日填表： 审核： 表4-5 收文处理单编号：来文单位日期字号内容摘要附件主办部门拟办意见领导批示办理结果归卷日期归入卷号填表： 审核： 表4-6 发文登记表编号： 年度： 发文序号日期发文部门文件类别文件标题/事由收文部门份数印章用印人批准归卷日期归入卷号备注月日填表： 审核： 表4-7 公文会签单编号：发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件 急件 特急件密 级普通 秘密 机密 绝密内容（续） 会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月 日 时2月日时月日时月 日 时3月日时月日时月 日 时备注3会议文件及记录企业会议台账的相关表格，见表4
3、-8表4-18。表4-8 会议计划表编号： 年度： 月份 会议相关信息1月2月3月4月5月6月7月8月12月会议名称会议性质开会地点（续） 月份会议相关信息1月2月3月4月5月6月7月8月12月开会日期会议时间参会部门预计人数主持人会议宗旨及议题根据公司当月情况进行规定审核人： 表4-9 会议议程安排表编号：会议主题会议类型会议主办单位会议负责人会议主持人会议摘要：会议议题/内容议题1议题名称：序号时间内容发言人议题2名称：序号时间内容发言人出席人员会议记录员会议注释：表4-10 会议通知单通知日期： 年 月 日 接收部门发文部门会议名称会议时间会议地点会议联系人会议参加人员名单：会议注意事项
4、：12会议联系人：会议联系电话：签章处： 通知回执联会议通知已收到，内容详细了解，能 不能 届时参加。谢谢!签名： 年 月 日表4-11 会议程序表编号： 会议程序会议时间： 年 月 日会议地点：1记录出席人姓名2统计缺席人姓名（附理由）程 序内 容发 言 人1入座，宣布开会2阐述经营理念3会议最高职位人致词4说明议题、议案5补充说明、报告6讨论问题（质疑应答）7决议事项确认8下次会议讨论事项确认9散会致词10会议结束（续） 主管审核：年 月 日领导审批：年 月 日表4-12 会议记录表编号： 填写日期： 会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果表4
5、-13 会议纪要表编号：会议主题：会议主席会议主持会议记录人核准页数列席人员名单：出席人员名单：会议决议内容序号决议事项负责人决议提出人完成时间表4-14 会议用品明细表使用日期： 年 月 日 会议名称：会议主持人：参加单位：参加人员：会议必备用品名 称单 位数 量规 格备 注文具笔支便条纸本一般设备桌子张椅子个黑板面黑板架个讲台个茶杯个烟灰缸个会议特定用品电器录音机台录像机台音响台投影机台电影放映机台幻灯机台麦克风个特定会议用品相关说明：表4-15 决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注表4-16 决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部 门执行负责
6、人实 施 目 标实施进度等评 价各部门每个月的实施检查表月 份实 施 进 度评 价月 份实 施 进 度评 价142536表4-17 会议室使用申请表填写日期：使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理表4-18 会议记录目录台账年度：会议日期会议形式会议主题内容摘要页码记录人备注4档案管理工作台账档案管理台账的相关表格，见表4-20表4-28。表4-20 档案检索工具统计表编号：年度数量（本）项 目案卷目录归档文件目录会计档案目录科技档案目录照片档案目录声像档案目录业务档案目录表4-21 卷内目录档号：顺序号文号责任者题名日期页号备注表
7、4-22 卷内备考表单位名称立卷时间案卷目录号案卷号立卷人监督人本卷内的文件张数本卷内需说明的情况表4-23 案卷索引表序号案卷号案卷题名建档日期储存位置保存期限表4-24 分类文件目录表顺序号案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人归卷日期备注表4-25 档案调阅申请单编号：申请部门部门负责人调卷人/经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间行政部经理审批总经理审批归档记载管档人表4-26 档案索引表编号：序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理表4-27 档案明细表编号：全宗号目录号案卷号移 出归 还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字表4-28 档案调阅单编号： 填
8、写日期： 年 月 日 类 别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止，计 日原收文编号借出日期档 号归还日期备 注保管人签章5办公用品管理台账办公用品管理台账的相关表格，见表4-29表4-47。表4-29 办公用品采购清单编号：部门办公用品数量单位规格备注总经理室研发部业务部财务部人事部办公区填表： 审核： 表4-30 办公用品需求计划表部门： 月份： 年 月 个人领用类（每人每月50元）业务领用类办公用品品名代号部门单价数量金额办公用品品名代号部门单价数量金额小 计小 计预算金额实际金额部门主管： 经理： 经办人： 表4-31 办公用品采购申请单编号： 填单
9、日期： 年 月 日 物品名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注总经理批准年 月 日办公室主任意见年 月 日请购部门负责人意见年 月 日表4-32 办公用品入库登记表编号： 年 月 日期用品名称数量采购人员收货人员（保管员）备注填表： 审核： 表4-33 库存物品分类记录表编号： 类别： 品名单位数量入库日期出库日期领用单号当前库存填表： 审核： 表4-34 库存记录卡编号： 填表日期： 物品名称库存参考号单位数量最大库存量最小库存量再订货量具体项目记录日期接收发放余额数量发票号供应商数量申请号个人部门 记录人： 表4-35 办公用品申领单编号： 日期： 年 月 日 项次办公用品品名规格单位数
10、量金额特殊要求1234合计保管员： 领用部门经办人： 部门主管： 表4-36 办公用品发放领用台账（登记表）编号： 年 月 物品名称部门数量规格领用人领用日期备注合计保管人员： 表4-37 办公用品配发一览表编号： 填写日期： 年 月 日 品名数量姓名备注合 计行政部主管： 办公用品保管员： 填表人： 表4-38 部门办公用品统计表编号： 部门： 填表日期： 年 月 日 名称规格/型号数量金额存放地点负责人备注审核人： 填表人： 表4-39 办公用品盘点报告表编号： 盘点日期： 年 月 日 编号名称规格单位单价上期结存本期购进本 期发放数本期结存备注数量金额数量金额财务主管： 行政主管： 保管
11、员： 表4-40 工服配置管理表编号：品名/类别规格编号购入日购入价格配发日配发对象上交日换发日换发负责人审核人： 复核人： 填表人： 表4-41 员工工服领取单编号： 填表日期： 年 月 日 领取人姓名工作证号所属部门职别入司日期领取原因新员工 职位调动 原工服破损 原工服丢失工服明细品名/类别规格型号编号领取数量备注审批记录行政部经理行政主管部门负责人工服库管员申领人表4-42 办公用品一览表办公用品名称规格单位单价（元）代号办公用品名称规格单位单价（元）代号表4-43 办公用品使用情况登记表使用部门： 管理部门： 名称编号规格厂名或牌号构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日期摘要凭证
12、号数单位数量增加减损结存填表： 审核： 表4-44 办公用品耗用统计表 年 月 （单位：元） 部门上月耗用金额本月耗用金额差异额差异率（）人数说明代号名称主管： 经办人： 表4-45 办公设备故障登记表编号： 年 月 故障日期设备名称故障情况故障报告人采取的措施维修日期主管： 经办人： 表4-46 办公设备故障维修记录编号： 年度： 设备名称所在位置购买日期单价供应商生产商故障类型损坏记录维修协议维修费用使用人员经办人主管： 经办人： 表4-47 办公设备检修记录表编号： 年 月 检修日期设备名称检修项目检修原因检修结果检修员备注主管： 经办人： 6行政办公费用清单行政办公管理台账的相关表格，
13、见表4-51表4-60。表4-51 办公费用明细表编号： 年 月 序号日期办公用品通信费业务接待费差旅费交通车管费会务费装修费广告费其他名称金额名称金额名称金额名称金额名称金额名称金额名称金额名称金额名称金额填表： 审核： 表4-52 行政费用申请单编号： 部门： 填写日期： （单位：元） 费用类别金 额用途说明附件张数合计人民币（大写）报销人： 审核人： 主管领导： 表4-53 各部门行政费用统计表年度： 统计日期： （单位：元） 序号部门人员差旅费交通费燃油费通信费备注1销售部2填表： 审核： 表4-54 购置礼（赠）品清单编号：业务名称物品名称购买数量单价规格备注填表： 审核： 表4-5
14、5 礼（赠）品领取登记表编号：物品名称总数量单价领取人领取数量领取时间礼品用途备注合计填表： 审核： 表4-56 业务招待费用申请表部门： 申请日期： 年 月 日 （单位：元） 申请人部门职务被接待主要人员情况说明我司陪同人员姓名职务备注共 人接待事由说明预计金额费用项目合计总经理部门经理行政经理业务经办年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日表4-57 办公电话安装申请表编号： 申请日期： 年 月 日 申请人部门职务申请理由申请数量用途说明备注申请人： 部门经理： 行政经理： 表4-58 电话充值卡领用登记表编号：序号领用人领用部门数量面额上次领用时间本次领用时间充值号码填表： 审
15、核： 表4-59 员工出差申请表编号： 申请日期： 出差人姓名部门职务费用预算出差起止时间年 月 日至 年 月 日长途交通费陪同人员住宿费地点与事由业务招待费其他合计拟定借款金额万 仟 佰 拾 元 角 分长途交通工具部门： 申请日期： 年 月 日 表4-60 公司车辆出行记录表编号：序号驾驶员出行时间初始地点目的地点行驶里程用途燃油费用备注填表： 审核： 7工作人员报销记录员工报销管理台账的相关表格，见表4-63表4-73。表4-63 报销记录表编号：序号日期报销人报销内容金额（元）确认签名填表： 审核： 表4-64 报销单据记录台账编号：日 期序 号内 容金 额备 注1有票2无票总计填表： 审核： 表4-65 报销票据接收记录编号：序号交票日期姓名返还日期签收人票据份数票据金额本人签字备注总计填表： 审核： 表4-66 费用报销申请单编号： 填报日期： 年 月 日 姓 名部门职务附件张费用项目内容说明费用金额千百十万千百十元角分
