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1、煤矿物资采购管理制度（试行）1. 总则1.1 为加强煤矿物资采购的管理，控制采购风险，提高采购效率，特制定煤矿物资采购管理制度。1.2 本制度适用于国投大同能源有限责任公司塔山煤矿的物资采购管理工作。2. 职责及范围2.1 公司采购委员会：负责煤矿招标采购物资的定标及50万元以上物资采购审核批准工作。2.2 公司采购委员会：负责物资采购制度、流程的制定及供应商管理工作，负责煤矿50万元以上物资招标、采购工作。对煤矿自主采购部分负有监督责任。2.3 公司计划经营部：负责所有物资采购计划的办理。2.4 煤矿综合办采购组：负责煤矿年度计划单项合同估算价50万元以下非招标物资的询价及采购工作，年度计划
2、单项合同估算超过50万元以上的材料、设备配件采购由采购委员会执行。2.5 煤矿计划经营办：负责全矿物资计划汇总、平库及上报工作，负责物资到货验收的组织、出入库及仓储工作。2.6 公司财务部：负责所有物资采购过程中的财务监督并提供资金支持。2.7 公司监审部：对物资采购进行监督检查，并参与物资采购的招标、议标工作。2.8 煤矿应成立采购领导组，并报公司备案，煤矿采购领导组含采购技术组。2.9 煤矿采购领导组：采购领导组负责50万元以下物资采购审核批准工作，并提供物资采购过程中的技术支持。3. 控制内容与要求3.1 计划管理3.1.1 年度计划：煤矿计划经营办根据次年生产计划编制年度物资采购计划，
3、于每年10月15日报公司计划经营部。3.1.2 月度计划：煤矿计划经营办应于每月22日早9时前将煤矿的库存情况告知煤矿分管领导及各使用部门，煤矿各使用部门根据生产需要及库存情况，将月度计划于每月26日早9时报于煤矿计划经营办（全矿纳入设备管理的大型配件及设备由各区队报机电部审批后，由机电部报煤矿计划经营办），计划经营办经平库审批后于每月28日早9时上报公司计划经营部，次月1日9时计划经营部将公司领导审批后的计划根据公司相关管理制度办理。3.1.3 机动计划：每月的机动计划不得超过月度计划额的5%，在每月上报月度计划时预留，由公司计划经营部审核后执行，机动计划额只限当月使用。3.1.4 急用物资
4、计划：月计划中不包括油脂类，每月需要的油脂类材料，随时用随时报在急用物资计划中，领导审批后及时采购，当月报的急用物资计划金额列入下月的计划总金额中考核。3.1.5 公司计划经营办要严格执行材料、设备库存、当月使用的急用物资计划和次月的材料计划累加不得超过1200万元（煤矿）的指标，所提报的材料、配件、设备计划，其范围、数量必须是年度预算范围内的。3.1.6 涉及应急、抢险等安全方面的物资计划，由煤矿采购组请示分管安全的副总经理或总经理审批后可执行采购，并由煤矿采购组补办相关程序。3.1.7 煤矿采购组于每月5日9时前将上月的采购报表，报公司领导及计划经营部，送煤矿领导、计划经营办及各使用部门。
5、3.2 采购原则在采购时应遵守以下的原则：3.2.1 采购活动应遵循质量、经济、安全、环保、效率的原则；采购的全过程，必须符合国家的法律法规。3.2.2 充分利用公司现有的资源，并发挥公司在地方的优势，不断提高公司的经济效益，为公司争取最大利益。3.2.3 应选择具有承担所采购项目实力、质量和信誉好的供应商。供货商的选择应有原则性规定和审核意见，在物资采购中，选择供应商的顺序为厂家、厂家指定代理商、中间商或分销商，以确保质量、降低费用和减少公司承担的风险。3.2.4 在涉及煤矿安全生产的物资采购时，供货商必须经技术和商务两方面评审合格，才能作为合格的供应商被邀请参加报价、投标或议标，下达订单或
6、签订合同。3.2.5 不具备招标条件的物资，采用比价采购，特殊要求或必须用原厂家的（包括加工件）可采用议价方式，但必须保证公司利益。通过比价采购的物资，如果中国物资采购网上有标价，要注明标价并说明价格差异。3.2.6 尽可能采用货到验收后付款或按到货量分批付款的方式，一般不接受先付款后发货或托收承付方式，以及比例过高的预付款，若供方坚持款到发货，而我公司又确实需要从该供方订货的则必须有双方签订的书面合同或协议确认函；也可以通过指定的中间商或代理商进行采购，以降低公司采购风险。3.2.7 在与供应商交往中，各有关人员应注意：第一、严守公司商业秘密，各供货商的技术投标文件、报价单，采购人员必须保密
7、，决不能将先前报价商的信息透露给后续报价商；第二、如有公私利益冲突，主动回避，及时申报，保持廉洁公正；第三、保存完整可靠的文件和记录；第四、商务谈判时，公司方面应有两人以上参加比价小组。3.3 采购的依据3.3.1 物资订货、采购的依据是经公司计划经营部审批执行的物资采购计划。3.3.2 比价采购必须经使用单位专业负责人签认方可采购，在比价表中必须体现各供应商单价与金额。3.3.3 招标采购（含议标、内部招标）必须有使用单位专业负责人参加，并签字认可后才能采购。3.3.4 订货、采购计划必须名称正确、型号规格齐全、计量单位规范、数量准确、材质、图号完整。3.3.5 采购人员必须严格按采购计划执
8、行、不得随意变更名称、型号、规格和计划数量，如需变更，应先征得计划经营办、使用部门同意，由使用部门经办人出具书面变更单（需主管领导签字）并经计划经营部审核后方可执行。3.4 采购程序在采购过程中按采购金额的大小，规定了所需办理的最低限度手续，单笔物资5万元以上必须签订合同，并按公司的合同管理办法办理。3.4.1 小于5万元的零星采购，先由采购员选择不少于三家供应商进行比价，再由煤矿综合办采购组组长审核，煤矿矿长批准后实施采购。3.4.2 5万元至10万元的物资采购，由煤矿综合办采购组组长选择不少于三家供应商进行比价，煤矿矿长审核，公司总经理批准后实施采购。10万元到30万元由矿领导组组织进行议
9、标采购。30万元到50万元由矿领导组组织进行内部招标采购。3.4.3 50万元以上物资采购由公司采购委员会采购，因时间等原因不宜招标采购部分，由公司招标领导组同意后方可实施采购。3.4.4 如采购对象为固定资产类，按公司有关固定资产管理办法进行。3.4.5 对一般的采购项目，根据市场资源情况分为：3.4.5.1 多方询价（三家以上）、比价采购：在同等供货质量、满足需用时间的前提下，有三家以上供应商可以供货的，需填写比价单进行报批，原则上选择价格低的供应商供货。3.4.5.2 独家采购：对于专用物资（设备、材料、备件），只有一家供货商（由煤矿采购技术组确认），询价、议价后填写价格审批单（与比价单
10、的审批程序相同）。3.4.6 询价单、比价单、价格审批单是签订合同的依据，同类物资询价单、比价单、价格审批单有效期为90天。3.5 采购的形式及操作规范3.5.1 招标采购招标采购由公司采购管理委员会组织并负责签订合同，按照国投大同能源有限公司招投标管理办法执行。3.5.2 询价、比价、议价采购原则上选择公司确定供应商进行询比价工作，因新增物资或原有供应商不能满足生产需求，若需新增供应商，由公司物资供应部门组织各相关部门考核并报公司采购管理委员会批准后方可选用。否则公司财务部将不予结算。3.5.2.1 对于采购金额未达到公司规定必须采用招标方式采购的项目，均可采用询价、比价、议价采购，但必须有
11、书面记录。3.5.2.2 询价一般应在三家以上较有实力的厂家或代理商、供应商中进行。询价单必须包含采购计划中要求的所有附件和服务、交货期等。3.5.2.3 询价工作结束后，采购人员根据询价情况，填写询价、比价、议价表（技术产品由煤矿采购技术组的认可），由比价或议价小组推荐拟选供货方后，根据金额和审批权限交由相关领导审批（采购单应由使用单位签署意见，纳入设备管理的大型配件及设备应由机电部签署意见）。3.5.2.4 比价或议价小组根据审批权限由各相关部门人员组成。3.5.2.5 通过合同谈判或比价后公司确定的采购项目，采购人员应尽快办理相关事宜，确保按时供应。3.6 比价采购的审批程序询价单汇总形
12、成比价单，由煤矿采购领导组签署意见，煤矿综合办采购组拟选供货商，根据审批权限报批。3.7 质量要求与监督3.7.1 大型设备、更新改造设备、大修非标项目设备的订货，对设备的供货范围、质量技术要求、配套辅机等，必须由煤矿采购领导组提出书面技术协议和质量要求，到货后由煤矿采购技术组验收，对存在的质量问题及时予以解决。3.7.2 采购物资凭物资需求计划及审批后的比价单或合同按库房验收办法办理入库手续。各类物资的入库验收必须严格，大型设备、关键的备品配件，必须由煤矿采购技术组参加，并做好验收记录；一般设备和重要的备品配件由使用人员参加验收，常规产品、消耗性材料由计划员、采购员和保管员共同验收，验收记录
13、要准确、真实，对存在的质量、安全、环保问题要及时联系处理，坚决杜绝质次、假冒伪劣产品进入库房。3.7.3 设备、备件在使用中出现的质量问题，应由煤矿采购技术组等人员进行鉴定并写出书面报告，报告要求语言精练，数据翔实，观点明确，物资供应部门据此与供应商联系更换或索赔，报告中不得出现“估计”、“可能”、“大概”、“差不多”等含混词句。3.8 对供应商定期进行评价对经常性采购的消耗物资，要选择一批服务好、信誉高、质量可靠、价格合理的供应商并建立供应商档案，每年对供应商进行一次评价，建立合格供货商清单，评价合格的供应商继续保持协作关系，对不符合我方要求和供货不及时的供货商，要解除协作关系。对于没有列入
14、合格供货商清单的供方，须经公司采购管理委员会考察合格后，经公司采购管理委员会批准后方可列入合格供货商名单。3.9 采购的审批权限采购审批权限：煤矿矿长（5万元以下），总经理（5万元500万元），董事长（500万元以上）。3.10 结算及付款审批权限结算流程：采购员-采购组长-煤矿矿长-财务经理-总经理-董事长结算及付款审批权限：按财务审批权限办理。公司财务部接到审批后结算单进行付款结算。3.11 物资采购执行采购计划所规定的时间，采购计划只能是当月或次月执行，隔月未执行采购的计划将不予执行。3.12 未按规定完成的采购，按公司相关规定进行处罚。4. 检查评价为更好地保证生产需求，使煤矿的采购工作更加规范，煤矿对使用的设备、材料和备品备件定期要出一次使用报告，报告中要对设备、材料及备品备件的使用情况、售后服务及发现的问题进行客观、真实的评价。5. 附则5.1 本制度由公司计划经营部起草，并负责解释。5.2 本制度自批准下发之日起试行，其他相关制度若与本制度冲突，以本制度为准。
