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1、 公司文件管理办法 1 范围本标准规定了*公司文件管理的职责、公文的种类、管理文件、影像记录控制程序及管理办法3 职责3.1 公司总经理负责对文件的批示。3.2 其它领导或部门负责人负责分管和本部相关文件的起草及下发文件的传阅、学习，并积极处理实施。3.3 办公室负责对各室部的行文进行审核、控制，对公文处理进行检查指导，督促整改。并对文件损坏、丢失者提出处理意见。3.4 办公室负责文件发放、回收、处置登记、文件修改、文件销毁等。3.5 办公室文秘3.5.1 负责对文件分类并请求示阅。3.5.2 负责文件修改、校对、印发、管理。3.5.3 负责公司性文件的起草，配合其它相关领导、部门修改相关材料
2、。3.6 办公室档案员负责文件的校对、印制、用印、立卷、整理、归档和销毁。3.7 办公室打印员负责文件的格式编排及初校、印制。3.8 办公室电话接待员负责文件的传阅、发放。4 公文种类4.1 决定：适用对事项或行动的安排，奖罚有关人员。4.2 决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。4.3 指示：适用于对下级的工作布置，提出工作的原则和要求。4.4 公告: 适用于向企业全体员工宣布重要事项或法定事项。4.5 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。4.6 通知：适用于批转、转发文件或传达到有关单位周知或执行的事项。4.7 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。4.8
3、报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。4.9 请示适用于向上级机关请求指示、批准。4.10 批复适用于答复下级机关的请示事项。4.11 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.12 函：适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题。4.13 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。5 管理内容和要求 5.1 公司文种分类及编号方法5.1.1 公司文件应按法定机构权限进行编排，分为董事会文件、监事会文件、党总支文件、经营班子文件四种。5.1.2 公司文件应根据法定权限机构简称编号，编号方法为：*董字 号；*监字 号； *党字 号；*字 号；*函 号。Q/DHS G
4、200420115.2 文件格式及字体要求5.2.1 *字5.2.1.1 文件编号应使用小三号楷体。5.2.1.2 标题应使用二号黑体。5.2.1.3 正文应使用三号楷体。5.2.1.4 正文段落标题、主题词应使用三号黑体。5.2.1.5 其余文字应使用三号楷体。5.2.2 *函5.2.2.1 文件编号应使用小三号楷体。5.2.2.2 标题应使用二号黑体。5.2.2.3 正文应使用小三号仿宋。5.2.2.4 正文段落标题、主题词应使用小三号黑体。5.2.2.5 其余文字应使用三号楷体。5.2.3 公文标题5.2.3.1 准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关、事由和公文种类。5.2.
5、3.2 特制的公文专用纸版头上已印有发文机关名称，公文标题可省略发文机关。5.2.3.3 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不应用标点符号。5.2.3.4 转发的公文标题过长时，在概括公文原意突出主题的前提下，应适当缩减原标题字数。5.2.3.5 主送机关是指公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化科称、统称，一般应标注在公文标题之后、正文之前。5.2.3.6 上行文，一般只标注一个主送机关，如需同时报其它上级机关，应当用抄送形式。5.2.3.7 公文如有附件应在正文之后，成文之前注明附件顺序和名称；如附件不能随文分发时，应在附件名称之后注明“已发”或“另发”字样；如遇正文和成文时间不能同
6、处一页的情况，应另起一页，在页首标注“（此页无正文）”；转发、印发、发布的文件，应当视为正文，不应当视作附件处理。5.2.3.8 公文除会议纪要外，都应加盖印章。用印位置应上不压正文、下压成文时间。5.2.3.9 公文用纸应采用国际标准A4型纸（210297），左侧装订。5.3 行文规则5.3.1 公文一般标明秘密等级和保密期限、紧急程度，未标明应按一般公文处理。5.3.2 涉及国家或企业秘密的公文应标明密级及保密期限。5.3.3 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“平急”。5.3.4 公司董事会、监事会、党总支、经营班子可以单独行文，其他各室部一般不得正式行文。5.4 行文办
7、理5.4.1 公文办理包括：草拟、讨论、会签、审核、签发、用印、登记、分发等程序。5.4.2 公司发文程序为：部门起草部门负责人审核分管领导阅签或有关领导会签办公室核稿总经理签发办公室登记编号打字部门核对印刷用印装订封发立 卷归档。5.4.2.1函类文件在办理过程中部门起草人应在拟稿人一栏签字，部门负责人应在核稿人一栏签字，分管领导在分管领导一栏确认签字。5.4.2.2字类文件在办理过程中部门起草人应在拟稿人一栏签字，部门负责人应在核稿人一栏签字，分管领导在分管领导一栏签字确认，最后由办公室上报总经理确认签字。4.4.2.3拟稿人、核稿人、分管领导应确定：5.4.2.1.1拟稿人签字应确定文稿
8、内容真实、格式无误。5.4.2.1.2核稿人签字应确定内容真实、格式、文字无误、标点准确，具备办理条件。5.4.2.1.3分管领导应确定可以办理。5.4.3 草拟公文5.4.3.1 应符合国家法律、法规及相关规定。5.4.3.2 应情况确实、观点鲜明、表达准确、结构严谨，条理清楚、字词规范、标点准确。5.4.3.3 起草文件应注意：公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，除在第一层顺序之下可直接用第三层外，一般不应越层套用。5.4.4 审核重点5.4.4.1 是否确需行文。5.4.4.2 行文方式是否妥当。5.4.4.3 是否符合行文规则和
9、拟制公文的要求。5.4.4.4 公文格式是否规范。5.4.5 复核重点5.4.5.1 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范。 5.4.5.2 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。5.4.6拟稿部门草拟公文，应按以下程序和要求进行：5.4.6.1草拟稿件应确保内容的完整性、真实度和文字的准确性、条理性。5.4.6.2草拟稿件应按照本标准5.1至5.2和5.4.3条格式要求进行布局。 5.4.6.3草拟部门完成公文起草，应由部门负责人进行修改和初审签字；部门负责人确定无误后，应交由分管领导审核签字；在交予印制部门印发时内容和文字修改调整率不应超过5%，格式调整率不
10、应超过20%。5.4.7公文正式印制前，拟稿部门对清样认真进行核对后，应在印制前一个工作日送办公室进行复核。校对应对清样与原稿的一致性负责。复核的重点是：5.4.7.1审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范。5.4.7.2经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审；对于未按本标准5.4.6.1至5.4.6.2规定完成草拟，不具备印制的公文，应退回草拟部门重新修改。5.4.7.3重新修改公文，交付印制前，应重新根据本标准7.3.6.3条规定程序执行。5.4.9 草拟公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关室部沟通协商，取得一致意见后方可行文。5.5 收文
11、办理5.5.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。5.5.2 公文应统一由办公室拆封、登记、编号、分发。5.5.2.1其他领导、部门接收、领取到的公文，普通公文应在一个工作日内主动交办公室统一登记；重要紧急公文应在收到半个工作日内，交办公室统一登记。5.2.2.2参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，应在会议结束返回公司一个工作日内主动交办公室统一登记。 参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，也应主动交办公室统一登记。5.5.3 办公室收到的公文应进行审核：确定主办部门，由主办部门提出拟办意见后，送公司领导批示。紧急公
12、文，应记明办理期限。领导批示后，送主办部门办理。主办部门办理完后应及时向公司领导复命。5.5.4 重要紧急的公文，必要时应由领导批示后，再送主办部门。5.5.5 对送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要文件应及时了解和反馈执行情况。5.6 公文管理公文立卷、归档及公文管理，可参照Q/DHS G2005。6报告与记录 附录A：*公司发文呈批卡片（字）附录B：*公司发文呈批卡片（函）附录A （规范性附录）*公司发文呈批卡片表A.1年 月 日印 共印 份附录B.1 （规范性附录）洪洞大槐树寻根祭祖园有限公司发文呈批卡片表B.1年 月 日印 共印 份
