《公司管理行政手册.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司管理行政手册.doc（22页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、XXXXXX有限公司 XXXXXXXXXXXXX有限公司 AAAAAAAAAAAA CO.LTD. XXXX行政手册 共 1 頁 第 1 頁 標 題分發清單 准則編號 XZ 0.2 版本編號 E 正 本 資料中心 0 受控副本 持有人 1 總經理 2 行政經理 3 副廠務經理 4 市場部經理 5 經理助理 6 行政部主管7 培訓中心主任 8 副財務經理行政准則 前言 歡迎你加盟 XXXXX有限公司，為使你全面了解你在 本公司所享有的權利和需要遵守之事項，請你詳細閱讀公司之 行政准則。 沒有規矩不成方圓，公司行政准則之主旨是使公司的 管理規範化、標准化，以“法”治廠，以維護公司與員工之權益， 確
2、保公司之正常運作，促進公司健康發展。如有不盡事宜，公 司將有權對行政准則作出修改、完善。不論任何情況,公司 均不會蓄意剝奪任何員工在中華人民共和國的有關法規下之公 權。執行公司之 行政准則是公司和每位員工的權利和義務。 公司的經營宗旨是讓客戶得到最大利益;公司的經營原則是創 造利潤,共同分享。在員工兢兢業業為公司創造利潤的同時,公司將 不斷提高員工的福利及待遇；對任何有工作能力與傑出表現之員 工，公司均給予升遷及特別加薪之機會。深盼你能在本公司發揮出 你的專長,同公司一起邁向“振興民族工業、成就國際品牌”美好的明 天！ XXXXXXX有限公司 二零零三年四月十八日 XXXXXXXX有限公司 行
3、 政 准 則 准則發行編號: 4 准則總共章節: 21 受控副本編號: 擬制: _ 日期: _ 副行政經理 審批: _ 日期: _ 總經理 如此印并非有色，代表 此文件并非合法有效版 本，并不會受到控制及 更新，請使用受控制的 版本。 文件控制印章 XXXX行政手册共 1 頁第 1 頁 標 題目 錄准則編號XZ 0.1版本編號E 章節編號 標 題 版本編號 XZ 19.1 車輛管理准則 C XZ 20.1 差旅費報銷准則 C XZ 21.1 員工基本修養准則 B XZ 12.1 招待所管理准則 B XXXX行政手册 共 3 頁 第 1 頁 標 題車輛管理准則 准則編號 XZ 19.1版本編號D
4、 版本編號 修改目錄 生效日期 A初版發行 99.1.13 B二版發行2001.8.27 C 三版發行2003.5.12D四版發行 XXXX行政手册共 3 頁第 2 頁 標 題車輛管理准則准則編號XZ 19.1版本編號D 1.0 目的 為了加強本公司的車輛管理及合理利用，特制定本准則。 2.0 適用範圍 適用于公司所有轎車、貨車的管理(注：本章所涉及之用车均指因公用车)。3.0 內容3.1凡公司车辆派出权限均纳入总经理或其指定权限人员职权范围，其他部门或个人不得擅自派车；公司车辆均制派车卡，派车卡上注明车号、司机姓名、联系电话、卡号等内容，派车卡存放于各相应之派车权限部门。3.1.1各部門需要
5、使用車輛時,用车人（总经理除外）應事先自行填寫派車單,内容填写要求详细、完整并注明准确用车时间（出发及预计返回时间），否则视为无效申请单不予安排。当天用车原则上要求提前两个小时申请，隔天用车（指上班前公出情形）须于前一天下班前填好派车单交相应权限人安排，未提前申请或据公司用车情况无法派车时，由申请人自行调整解决。3.1.2凡与注明用车出发时间发生半小时以上误差的,用车申请人必须通知相应权限人,超过用车时间半小时未出发又未通知权限人的,原派车单自行作废,用车人须重新申请.3.1.3运货外出或返厂的由用车人与相关部门协商好收发清点等工作安排,以保证该车下次及时出车；因交通堵塞、紧急性维修等非人为因
6、素等导致延时或无法出车，司机要及时知会相应之权限人。 3.1.4正常上班时间用车，由用车申请人凭派车单、卡自行通知司机到位;非正常上班时间用车，用车申请人应于下班前领取派车单、卡自行通知司机到位;休息日、节假日用车，应于前一天下班前提出申请，办好相关手续，由用车申请人自行通知司机到位，司机核对派车单上用车人与派车卡持有人相一致时出车，不一致时应拒绝出车，并及时通知相应权限人。3.1.5保安凭有效派车单(指有相应权限人核准)、卡放行（缺一不可，派车单上用车人与派车卡持有人相一致），放行时收回派车单，登记离厂时间，对同车出人员、物品进行检验，派车卡由出车司机保管，返厂后立即交相应权限人。因重大、紧
7、急工作的出车安排由相应权限人临时通知保安放行，司机返回后负责追补回派车单。3.2 公司实行定点加油制度，公司车辆的保养、维修、相关税费、油费、保险购买等由车辆管理员统一管理，车辆管理员按批准之文件安排司机进行相关维护。3.2.1司机应当天抽出时间擦洗自己所开车辆,以保证车辆清洁;3.2.2严格按照说明要求/国家法规并结合公司要求，提出保养、维修、购买税费、保险等申请。 XXXX行政手册共 3 頁第 3 頁 標 題車輛管理准則准則編號XZ 19.1版本編號D3.2.3出車前，應例行檢查車輛的水、電、油是否正常，回來時檢查油量，發現不足應及 時加補,加油数要根据客观需要为依据，并控制在公司车辆耗油
8、标准内，在公司指定地点加油。3.2.4司机出車前必須自覺讓保安抄錄里程表數。并將里程表數及車輛返回公司的時間記錄到派車單上,作為報銷審核的依据。特别情况由司機出示明確的理由并交车辆管理员、行政人事主管确认后方可報銷油費。3.2.5司機應注意適當的休息，不開疲勞車、不酒后開車。3.2.6司機應認真學習中華人民共和國道路交通管理條例，凡違犯交通規則/发生交通事故或証件不齊而被罰款者，公司不報銷其費用，一切后果，由當事人自行負責。3.2.7司機應服從主管人員的工作安排，不得借故不出車或拖延出車，對工作安排有意見 者，事后可向公司反映。 3.2.8出車返回后，應將車輛停放在指定的位置保管。上班時間內，
9、不需出車的司机，可到培訓中心學習或休息,做到人在车在,车走人走.3.3司机必须严格遵守公司各项制度 3.3.1凡司機私自駕車外出或值班保安私自放行者，均以警告論處，情節嚴重者記大過處分直至解雇处理.3.3.2费用报销依规定进行,超支部分在工资中扣除.3.3.3未及时提出申请，导致汽车保养不佳而维修的,视情节轻重予以处罚. XXXX行政手册共 3 頁第 1 頁 標 題差旅費報銷准則准則編號XZ 20.1版本編號D 版本編號 修改目錄 生效日期 A 初版發行 99.1.13 B二版發行2001.8.27C三版發行2003.5.12D四版發行 XXXX行政手册 共 3 頁 第 2 頁 標 題差旅費及
10、相关费用報銷准則准則編號XZ 20.1版本編號D1.0 目的 為規範差旅費報銷制度、控制費用開支、提高公司的經濟效益，特制定本准則。 2.0 適用範圍 適用于公司主管級(含主管)以下之所有員工的差旅費報銷管理。 3.0 內容 3.1 填寫公出單:公司員工因公外出者，必須由外出人員填寫“公出單”，寫明公出事由, 地點及回厂時間且注明有無派車，經部門主管簽名后交由經理審批。否則費用自 理，且按曠工論處。 3.2 交通工具:公司工作人員外出一般不得乘坐飛機、臥鋪及打的士，特殊情況需事先 經总經理批准，否則費用自理。 3.3 公出人員必須選擇最佳的線路乘坐規定的交通工具，不得繞道、拐道乘車，否則超 支
11、部分自理。3.4 住宿費規定:住宿金額憑票報銷，一般工作人員每人100元/晚，组长级120元/天， 主管級150元/晚, 超支自負.受條件限制無發票報銷的,按以上規定的50%報銷.外出人員因工作需要不能按時返回公司的，需按3.1規定執行，前往深圳出差的，可聯系 入住深圳力勁公司，無特殊原因，不得報銷住宿費。 3.5 出差誤餐補助規定 3.5.1 公司所有員工出差 巿範圍內,一般員工每天誤餐補助15元，副主管级/主管級25元/天;外出 巿以外的一般員工每人每天補助25元,副主管級/主管級每人每天補助35元. 3.5.2 工作人員外出一般不得以公款招待客人，有特殊情況或工作需要，必須事先 報請总經
12、理批准，否則費用不予報銷。 3.5.3 凡陪同經理或客人用餐之公出人員，不享有出差誤餐補助。 3.6 司機報銷規定 3.6.1 司機公出路橋費實報實銷,加油費控制在公司车辆耗油标准内,超支自付。 3.6.2 司機公出，確因工作需要不能及時返回公司，按3.1規定執行。其出差誤餐 補助、住宿費按本准則之3.4、3.5規定標准補給。 3.6.3 司機空閑時在公司內自已洗車，在外洗車之費用不予報銷。 3.7 接待費用報銷規定 3.7.1 對深圳力勁公出人員，公司只安排住宿和在公司飯堂就餐，原則上不給予招 待。特殊情況需要招待，须向总经理提出书面申请。 待添加的隐藏文字内容2 3.7.2 對其他因業務關
13、系或其他關系而往來之人員接待，由相關部門負責接待，其 招待费用按相关标准报销或书面请示总经理。 3.7.3 經理接待人員按相关标准報銷招待費用，总经理接待來往人員实报实销。共 3 頁第 3 頁 標 題差旅費報銷准則准則編號XZ 20.1 版本編號 D 3.8 報銷程序 3.8.1 公出人員必須在回公司后三天內根據有效票據如實填寫“差旅費報銷單”或 “费用报销单”。報銷單必須由公出人員签名及部門主管经理审核后，交財務主管经理審核、总经理复核、总經理審批后方可報銷。填寫差旅費報銷單，必 須實事求是，發現弄虛作假者，處以5倍以上的罰款，情节严重者即时解雇。 3.8.2 报销单贴单审核时间:各部门相关
14、人员相关费用报销须在当星期内贴单、经审核，于每周六上午由财务部集中交总经办复核后，于次星期一呈总经理审批。 3.8.3 報銷時間:財務部每周固定安排三次集中報銷,基本時間為周二、周四、周六下午 14:00-16:30,其它時間一律不予報銷,凡票據發生時間超出一周未報銷者,財務有權不予報銷,所造成之一切損失者由經辦人承擔,並視情節輕重對責任人處以罰款. 3.8.4 經相关部门经理、财务部审核无误 、总经理批准之报销单,財務部務必在一周內報銷完畢. 3.8.5 所有费用报销单须在备注栏注明要素,特殊情况除外。 3.8.6 审核报销单时各相关人员须充分负起监督责任,如发现经部门主管、经理、财务主管/
15、经理审核后之有问题单据，则对当事人部门主管、经理、财务主管/经理进行严厉处罚。 3.9 本制度從頒布日起執行，如與以前制度有抵觸者，以本制度為准。 XXXX行政手册 XXXX行政手册 共 6 頁 第 1 頁 標 題員工基本修養准則准則編號XZ 21.1版本編號B 版本編號 修改目錄 生效日期 A 初版發行 99.1.13 B二版發行2001.8.27 XXXX行政手册 共 6 頁 第 2 頁 標 題員工基本修養准則 准則編號 XZ 21.1 版本編號 B 1.0 目的 為提高公司員工的修養、樹立良好的企業形象，特制定本准則。 2.0 適用範圍 適用于公司員工在工作、生活、社交中提高自身的修養，
16、以适應企業、社會的需要。 3.0 內容 3.1 新員工在企業中的第一印象 3.1.1 每位員工都希望給企業一個良好的第一印象，要達到這個目的，應做好如下 几點: 3.1.1.1 良好的外貌:包括整洁的衣服、文雅的舉止、得体的語言、充沛的精 力。如果感覺到自已嘴笨，應采取微笑代替問候，在交談中，多 聆听別人的講話，少發表自已見解。 3.1.1.2 不遲到、不早退、不無故缺勤、嚴格遵守勞動紀律、工作中應盡量 避免在辦公室中走來走去。 3.1.1.3 應愉快的接受工作指令，并按時完成任務，當天的工作一定爭取在 當天完成，并持之以恒。 3.1.1.4 不熟悉的業務要勇敢向別人請教。 3.1.1.5 不
17、隨便使用別人的用品和文具，進入上級或他人辦公室要敲門。 3.1.1.6 不要好高騖遠，應認真做好每一件工作，對任何工作都應抱著積极 的態度。 3.1.2 如果第一印象不佳，且与你的實際形象相差很大，千万不要泄气，應做到有 則改之、無則加勉，用更好的行動去糾正別人心目中的錯誤印象，如果堅持 不懈，功夫一定不負苦心人。 3.2 接受上級指示的基本要領 3.2.1 上級招呼時必須立即回答。 3.2.2 認真听完上級指示，并做到不隨意插話，并弄清楚如下几點: 3.2.2.1 做什么 3.2.2.2 自已一人還是与人合作 3.2.2.3 在何處進行工作 3.2.2.4 工作的期限 3.2.2.5 工作的
18、目的 3.2.2.6 應采取什么方法(有可能由自已決定)，如果工作較复雜時，要將指 示的要點記錄下來。 3.2.3 听完指示后，如果有疑問，一定要向上級問清楚，并可以將工作要點复述一 遍。 3.2.4 接受指示后，立即按要求行動。 XXXX行政手册 共 6 頁 第 3 頁 標 題員工基本修養准則准則編號XZ 21.1版本編號B 3.3 向上級匯報工作的方法 3.3.1 匯報工作的基本原則是:從誰那里接受了提示，就應向誰報告工作。 3.3.2 按規定的期限或者稍提前一些匯報，如果未完成任務，也應及時如實請示。 3.3.3 匯報的順序是: 結論理由經過有關問題。 3.3.4 書面報告就盡可能以綱要
19、式的方法進行寫作，力求簡明扼要、條理清楚。 3.4 寫工作計划和工作總結的方法 3.4.1 計划:企業或部門對未來時間內為完成某項工作任務所做的部署、安排稱為計 划。常說的工作安排、打算、設想、方案均屬計划類文書，按時間長短，可 分為長期計划与短期計划。 計划可以寫成條文式，也可以寫成表格式或者是條文与表格混合式。常用的 方法是計划的開頭用條文式，寫出工作的目的、目標及工作重點等。要求實 事求是、有針對性、內容概括、語言簡明扼要，一般不作評論和發揮，時間 越長的計划越應概括，時間越短的計划越應具体。 3.4.2 總結:人們對前一階段的工作進行檢查和研究,從中找出經驗和教訓，并使之 條理化、系統
20、化，從而得出一些規律性的認識，以備日后工作借鑒的一种文 字形式。一般說來，應先將工作情況做概括，再總結經驗教訓，避免記流水 帳，只概括，不總結。 3.5 辦公室用語 3.5.1 稱呼: 3.5.1.1 對客人可在其姓名后加上“先生”、 “小姐”或“同志”，對長者的 稱呼可以稱為“老先生”、 “老師傅”等。 3.5.1.2 對上司，可在其姓后加上“厂長”、 “經理”等。 3.5.1.3 對對方單位使用“貴公司”、 “貴厂”等。 3.5.1.4 對自已單位，使用“本公司”、 “公司”等。 3.5.1.5 自已作為晚輩的場合，可用“學生”、“晚輩”等。 3.6 規范化電話用語 3.6.1 接听電話
21、3.6.1.1 “您好， 力勁(xx部)，請問您找誰(哪一位)” 3.6.1.2 “請問你貴姓、貴單位,可否留下您的聯系電話號碼?讓他回來之后， 再与您聯系;或有什么事,是否方便讓我替您轉告他謝謝。 3.6.1.3 “對不起，讓您久等了”。 3.6.1.4 “對不起，剛才的電話內容我沒有听清楚，能否請您再說一遍?” 3.6.2 打電話 “您好，我是xxx，麻煩您好嗎?” 注意事項:當通話中斷時，是由打電話的人重新撥通;收話時，讓對方先放下 電話再挂斷自已的電話是禮貌行為。 XXXX行政手册 共 6 頁第 4 頁 標 題員工基本修養准則 准則編號 XZ 21.1 版本編號B 3.7 公關交際中的
22、基本禮儀貫例 3.7.1 男性員工服裝儀表要求: 3.7.1.1 頭發清洁無异味，胡須要剃干淨。 3.7.1.2 衣服要干淨、完好，衣領不能有污垢。 3.7.1.3 打領帶時，領帶要系得緊湊，不可太松散，保持挺直。 3.7.1.4 穿西服應筆挺，袖口不能有圬跡，西褲褲線筆直。 3.7.1.5 指甲要常剪，指甲內不能留有污垢。 3.7.1.6 襪子每天應更換，保持清洁、無异味，坏的應換掉。 3.7.1.7 皮鞋以深色為好，經常上油打光。 3.7.2 女性員工服裝儀表要求: 3.7.2.1 頭發清洁，每天要梳理(不同的應酬可設計不同的發型)。 3.7.2.2 化妝体現自然美，工作中宜化淡妝。 3.
23、7.2.3 服裝穿著整洁，款式与工作場所适應。 3.7.2.4 雙手清洁，經常修剪指甲。 3.7.2.5 長統襪与服裝相配，襪口忌露在裙擺之下。 3.7.2.6 鞋子要安全、方便、洁淨。 3.7.3 如何給客人帶路: 3.7.3.1 給客人帶路時，應最好是走在客人的右前方或左前方一步。 3.7.3.2 帶客人或上司乘電梯時，最好是客人或上司先進先出，如果所帶客 人人數較多，則自已先進入電梯按住開門電鈕使客人能從容進出。 3.7.3.3 帶客人或上司進門時，應主動將門拉開，用手勢讓客人或上司先進 自已后進入。 3.7.3.4 在帶路過程中不宜閱讀隨身攜帶的文件，也不應与局外人閑談、說 笑、打鬧。
24、 3.7.4 如何介紹客人: 3.7.4.1 地位不同時，先把地位低的人介紹給地位高的人，然后再把地位高 的人介紹給地位低的人。 3.7.4.2 年齡不同時，先把年輕人介紹給年長的人，然后再把年長的人介紹 給年輕人。 3.7.4.3 地位的年齡相同時，先把和自已關系親近的人介紹給与自已關系不 那么親近的人。 3.7.4.4 性別不同時,先將男性介紹給女性;但當男性一方的地位或年齡顯然 大于女性時，則要先將女性介紹給男性。 3.7.4.5 企業成員來訪時,先將本企業的人介紹給客方,并按地位高至低的順 序介紹。 3.7.5 名片的交換方法: 3.7.5.1 遞送名片的順序應是由地位低的人首先向地位
25、高的人遞送。 3.7.5.2 名片盒一定要放在上衣口袋里或手提包中，拿放快捷。 XXXX行政手册 共 6 頁 第 5 頁 標 題員工基本修養准則 准則編號 XZ 21.1 版本編號B 3.7.5.3 遞名片時，鄭重地略彎腰示意，一邊自我介紹企業的名稱和自已的 姓名，一邊遞出自已的名片，表情應開朗大方。謙恭的遞法應是雙 手拿名片，名片上的文字正對對方，也可以左手或右手遞送。 3.7.5.4 接受名片時，有左手去接，右手也輕輕地跟上去，接過后應當即過 目,遇到名片上難念的文字,可以直率地問一下再放入名片類中。切 忌將對方的名片接過后隨便往口袋一揣或隨便放置在桌子上遺棄。 3.7.6 座次安排: 3
26、.7.6.1 接待當中的座次安排原則，离入口處較遠的地方為上座。 3.7.6.2 會議座次安排原則，在房間深處，靠近窗口部位，或面對入口處的 座位為上座;在入口處，靠近電話，音響設備等位置為下座(圖中數 字小者為上座)。 3.8 接受客戶批評時的態度及措施 3.8.1 在接待客戶時，接受客戶批評的正确態度是: 3.8.1.1 真心誠意地、耐心地從頭至尾把客戶的批評听完，以便了解客戶的 真實意圖。 3.8.1.2 千万不要說傷對方面子的話。 3.8.1.3 不要轉稼或推卸責任，正面接受客戶的批評。 3.8.1.4 比較恰當的態度是首先表示道歉，不要強調理由或試圖辦解。 3.8.2 如果用3.8.
27、1步，態度仍難以平息客戶气憤的情緒，或者客戶說“你不知道， 叫你們經理來”!此時你應該采取如下方法: 3.8.2.1 不一定非叫經理出來，可以讓另外一人代表經理与之交涉。 3.8.2.2 可以將客人帶到另一個接待室，敬上茶水或點心等，使客人緩和情 緒，再作解釋。 3.8.2.3 以上措施仍無效，可以約定過几天親自登門拜訪，用鄭重的態度認 真處理。 3.8.2.4 處理客戶意見時應盡快向上級報告或按正規程序反饋給各部門，不 要害怕犯錯，重要的是不要讓錯誤再度發生。 3.9 人際關系的基本方法 3.9.1 處理好与下級的關系: 3.9.1.1 上級有向下級發布命令、指示、傳授工作技巧和知識的責任。 3.9.1.2 上級在帶領所屬員工完成部門工作時，應注意培養部下，使其成為 一名优秀員工;應坦然提拔部下，使其發揮潛能;應具有寬容、忍讓 的品德。 3.9.1.3 上級應以身作則,勇于承擔責任，應能團結全体員工同心協力工作。 3.9.1.4 應及時糾正部下的工作錯誤，要注意批評人時不要侮辱、謾罵、拍 桌打椅。 XXXX行政手册 共 6 頁 第 6 頁 標 題員工基本修養准則 准則編號 XZ 21.1
