电脑办公教程课件.ppt

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1、shouxin电脑办公教程,主讲：孙守信2012-5,第一章 电脑办公基础,1.1.1什么是电脑办公？通俗的讲，电脑办公是指用电脑进行公文编辑、文件管理、档案管理、会议安排、文件检索，以及制作并收发电子邮件等。其用户群体主要为机关、办公室或企业的职能部门、文秘部门的工作人员。,第一节 电脑办公基础知识,1.1.2电脑办公的优势与特点1.提高办公效率、减轻劳动强度，充分利用各单位、各企业内部的知识资源和技能。2.实现了办公用品、生产设备及科技图书、文本、科技、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的流失。3.运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信平台和网上培训基地，不仅方便了交流，

2、而且还实现了资源的充分利用，有利于反馈信息的及时收集。,第一节 电脑办公基础知识,第二节 个性化电脑办公环境,1.2.1设置桌面背景 在桌面空白处单击鼠标右键，弹出窗口上单击属性，在弹出的窗口上选择桌面，选择图片后确认完成。,第二节 个性化电脑办公环境,1.2.2设置屏幕保护在桌面的空白处单击鼠标右键，单击属性，在弹出的窗口上选择屏幕保护设置，设置完成后确认。,第三节 文件管理,1.3.1磁盘、文件和文件夹磁盘为两类：硬盘和软盘。1.磁盘：计算机中主要存放信息的存储设备就是硬盘。但是，硬盘不能直接使用，若要使用，必须对其进行分割，划分为硬盘区，既是所谓的硬盘分区，一般为四个分区。2.文件：是指

3、存储于外存介质上的一组信息集合，存放于硬盘中。文件是存取的最小单位。3.文件夹：它的作用是用来分类存放文件的，以便于协助人们来分类管理我们的信息文件。,第三节 文件管理,1.3.2新建文件和文件夹新建文件：在桌面空白处单击鼠标右键，在弹出的窗口中选择新建，在弹出的选项中选择一种你要建立的文件类型。文件夹：在桌面的空白处单击鼠标右键，在弹出的窗口中选择新建，在弹出的选项中单击文件夹。,1.3.3选择文件和文件夹1.选择单个文件或文件夹：单击单个文件或文件夹就可将其选中。2.选中多个不相邻的文件或文件夹：选中第一个后，按住CTRI键同时依次单击要选择的文件或文件夹。3.选中多个相邻的文件或文件夹：

4、选中第一个后，按住SHIFT键同时单击最后一个文件或文件夹。4.按住CTRI+A键，后单击其中一个文件或文件夹，即可全部选中。,第三节 文件管理,第三节 文件管理,1.3.4复制文件和文件夹1.选择复制命令：右击选中的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择复制命令。2.粘贴命令：右击目标位置的空白处，在弹出的快捷菜单中选择粘贴命令。,第三节 文件管理,1.3.5移动文件或文件夹1.剪切命令：右击选中的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择剪切命令或按CTRI+X进行剪切。2.粘贴命令：右击目标位置空白处，在弹出的快捷菜单中选择粘贴命令或按CTRI+V进行粘贴。,第三节 文件管理,1.3.6删除文件

5、或文件夹1.选择删除命令：右击选中的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择删除命令。2.确认删除：选择删除命令后，会弹出一个窗口，通知你是否确认删除，单击是或Y，确认删除。,第四节 回收站管理,1.4.1还原回收站中的文件或文件夹打开回收站窗口，右击选中的文件或文件夹，选择还原命令。此时，选中的文件或文件夹已经还原到删除时的位置。1.4.2清空回收站打开回收站窗口，右击窗口的空白处，在弹出的快捷菜单中选择清空回收站命令。此时会弹出一个确认窗口，提示你是否全部删除回收站的内容。,第五节 账户管理,1.5.1新建账户1.单击提示拦下的开始，在弹出的快捷菜单中选择控制面板，在弹出的控制面板窗口中选择用

6、户账户，在弹出的用户账户窗口中选择创建一个新账户。2.在这里我们可以为我们的新账户建立密码、新建图标及更改名称、类型及删除用户等等。,第二章 office2003基本办公操作,第一节 office2003 工作窗口介绍,2.1.1 office2003 1.标题栏2.功能栏3.垂直和水平标尺4.文档编辑区5.状态栏6.窗口操作按键,第一节 office2003 工作窗口介绍,1.标题栏：窗口的最上端，用来显示文件的名称。2.功能栏：位于标题栏的下方，由各种命令组成，选择不同的命令，将实现不同的功能。3.文本编辑区和标尺：用来编辑、处理文字、图片和表格等；标尺用来调整表格或者其他对象在文档中的位

7、置。4.状态栏：主要显示页数、字数等信息。,第二节 Word2003的基本操作,2.2.1 Word2003的启动和退出1.启动word：单击开始按钮，选择所有程序，选择word文档图标，即可打开。打开的word文档即默认的新建文档。2.退出word：单击标题栏上的红色X按钮即可关闭。,第二节 Word2003的基本操作,2.2.2打开文档单击功能栏上的文件，在下拉菜单上选择打开即可弹出打开对话窗口，选中要打开的文档。,2.2.3新建文档单击文件，选择新建命令，在弹出的新建窗口选择要新建文档的类型。,第二节 Word2003的基本操作,第二节 Word2003的基本操作,2.2.4保存文档1.

8、单击文件，选择保存命令，进行保存。2.单击文件，选择另存为命令，对文档进行保存到你所指定的位置。,第二节 Word2003的基本操作,2.2.5关闭文档1.打开文件，在下拉菜单上选择退出即可。2.直接单击标题栏上的红色X键即可退出。,第二节 Word2003的基本操作,2.2.6为文档加密1.单击功能栏上的工具键，单击选项，在弹出的选项窗口中选择安全性。2.在弹出的窗口中设置打开文档时的密码后，单击确认，在弹出的确认窗口中再次熟人密码，单击确认。,第三节 文本的输入和编辑,2.3.1选定文本1.选中任意文本：将鼠标移至要选中的文本前，按住鼠标左键拖动至需要选中的文本末尾，释放鼠标。2.选中整段

9、文本：同上3.选中一行文本：同上4.选中整篇文档：同上5.选中文本块：按住AIT键的同时，向右下方拖动鼠标，可选中鼠标经过区域的文本块。6.选中不连续的文本：选中第一处文本，然后按住ctrl键的同时选中其他文本。7.选中词语：将光标插入到词语前或中间位置，双击即可选中该词语。,第三节 文本的输入和编辑,2.3.2复制、移动和删除文本1.移动文本：选中要移动的文本，单击功能栏中编辑菜单下的剪切，此时，剪切的文本已消失，将光标定位到目标位置，单击粘贴按钮，此时，即可将剪切的文本移动到目标位置。2.复制文本：选中要复制的文本，单击单击功能栏中编辑菜单下的复制，或按ctrl+c组合键，将光标移动到目标

10、位置，单击粘贴，或按ctrl+v组合键，此时，即可将文本复制到目标位置。3.删除文本：选中要删除的文本，按Delete键即可删除。注意：复制和移动的区别是：复制时保留原文本不变，在文本中重新生成一个与原文本内容一样的文本；而移动文本，原文本会消失！,第三节 文本的输入和编辑,2.3.3查找与替换文本1.查找：打开文本，选择要查找的范围，单击编辑菜单下的查找，在弹出的查找与替换窗口中输入要查找的内容，然后，单击下一处按钮。或按ctrl+f键弹出查找与替换窗口进行查找。2.替换：同上，按ctrl+h键。,第三节 文本的输入和编辑,2.3.4撤销和恢复操作选中要删除的文本，按Delete键将其删除；

11、单击编辑菜单下的撤销清除按钮，此时可以看到已经删除的文本又恢复了原先的位置；同样在编辑菜单下，单击恢复操作按钮，恢复的文本又被删除了。,第三节 文本的输入和编辑,2.3.5更改大小写选中要转换的英文，在格式菜单下单击更改大小写，在弹出的更改大小写窗口中选择切换大小写，单击确定键。,第四节 格式化编排文档,2.4.1设置文档的文本格式1.设置文本字体格式：在功能栏中设置字体、字号、设置字体加粗、字体倾斜和字体颜色等。2.设置字符间距：选中要设置的文本，单击格式菜单下的字体命令，在弹出的字体窗口下选中字符间距，设置完成后确认。,第四节 格式化编排文档,2.4.2设置文档的段落格式一、设置文本对齐：

12、在功能菜单栏的格式菜单下单击段落，在弹出的段落窗口中设置。1.居中2.居中对齐3.右对齐4.两端对齐5.分散对齐6.左对齐二、设置段落缩进：在功能菜单栏的格式菜单下单击段落，在弹出的段落窗口中设置。,第四节 格式化编排文档,2.4.3格式刷选中已设置好的段落，在功能栏上单击格式刷键，此时，鼠标指针变为一个小笔刷模样，按住鼠标左键，在要应用同样设置的文本上单击并拖动，释放鼠标，单击文本的空白区域，确认格式的应用。或按Esc键结束命令。,第五节 项目符号和编号,2.5.1创建项目符号和编号在功能栏的格式菜单下单击项目符号和编号，在弹出的项目符号和编号窗口中进行设置。在列表样式下可以进行用户自定义编

13、辑项目符号和编号。,第六节边框和底纹,2.6.1为段落添加边框和底纹在功能栏的格式菜单下单击边框和底纹，在弹出的边框和底纹窗口进行编辑。,第三章 office2003高级办公图文混排,第一节 使用图片和剪贴画丰富文本,3.1.1插入图片1.插入：在功能栏的插入菜单下单击图片，在弹出的快捷菜单上选择来自文件，在文件中指定要插入的图片后，点击插入后完成。2.调整大小：在插入的图片上根据版面的要求进行细化调整。3.设置图片样式：可以对图片进行样式调整。,第一节 使用图片和剪贴画丰富文本,3.1.2插入剪贴画操作和插入图片相同。目前office2003不支持此功能，但是在office2007以上的版本

14、开始有了此项功能。在这里说明。,第二节插入和编辑艺术字美化文本,3.2.1插入艺术字1.插入：在功能栏的绘图菜单上选择艺术字并单击，在弹出的艺术字库中选择要插入的字体，单击确认，在弹出的编辑窗口上输入要插入的文本内容，单击确认键完成。在文本中调整艺术字的位置和大小。,第二节插入和编辑艺术字美化文本,3.2.2编辑艺术字在插入的艺术字文本上单击鼠标右键，选择编辑文字，在弹出的设置艺术字格式窗口上编辑艺术字，单击确定完成编辑。,第三节 插入和编辑形状,3.3.1插入或绘制简单的形状在功能栏的绘图菜单上单击自选图形，点击自选图形的下拉三角框，在弹出的快捷菜单上单击要插入的图形内容。,第三节 插入和编

15、辑形状,3.3.2编辑形状 在插入的形状上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上选择对插入的形状要进行设置自选图形格式，单击后进行编辑。,第四节插入组织结构图,3.4.1认识组织结构图形1.组织结构图：用于显示层次的关系。2.循环图：用于显示持续循环的过程。3.射线图：用于显示核心元素的关系。4.凌锥图：用于显示基于基础的关系。5.维恩图：用于显示元素间的重叠区域。6.目标图：用于显示实现目标的步骤。,第四节插入组织结构图,3.4.2创建组织结构图单击功能栏上的绘图菜单上的组织结构图，在弹出的图示库上选择要创建的图形，单击确定完成。,3.4.3更改布局在创建的组织结构图中我们可以进行添加文字、插入形

16、状、调整布局等编辑内容。,第四节插入组织结构图,第五节 表格的应用,3.5.1插入表格在功能栏上单击表格，在下拉列表中选择插入，在弹出的插入表格窗口中设置表格的行数和列数，单击确定键完成。,第五节 表格的应用,3.5.2.1编辑表格1.选中单元格：鼠标放在单元格上单击。2.选中行：鼠标在选中的行上按住拖动到末行即可。3.选中列：同上。4.选中整个表格：同上。5.选中连续单元格：同上。6.选择不连续单元格：单击选中第一个单元格后，按住ctrl键的同时，单击其他要选择的单元格。,第五节 表格的应用,3.5.2.2合并和拆分表格选中要合并的单元格，单击鼠标右键，点击合并单元格选项进行合并。选中已合并

17、的单元格，单击鼠标右键，点击拆分选项进行拆分。,第五节 表格的应用,3.5.2.3输入数据在选中的单元格中输入数据。同时还可以设置字体大小、格式等等。,第五节 表格的应用,3.5.2.4插入和删除表格对象在表格上单击鼠标右键，可以对表格进行插入、删除操作。,第五节 表格的应用,3.5.3美化表格打开功能栏的格式菜单下，点击边框和底纹，在弹出的边框和底纹的窗口进行设置，设置完成后点击确定完成。在这里我们可以改变边框线条的粗细、颜色及样式等。,第六节页面设置,3.6.1插入页眉和页脚打开功能栏的视图菜单下的页眉和页脚选项，这时，会弹出一个设置页眉和页脚的设置条，文本的页眉部位和页脚部位会有输入光标

18、在闪动，在此输入内容后，在输入页脚内容，点击关闭完成设置。,第六节页面设置,3.6.2打印文档1.页眉设置：打开文件下拉菜单中的页面设置，在弹出的窗口中设置打印选择，如纸张、页面横竖及版式等等。2.打开文件下拉菜单中的打印，在弹出的打印窗口中设置打印机名称、打印份数等等。设置完成后点击确定完成。,第四章 Excel2003表格制作,第一节Excel2003窗口简介,1.功能区2.编辑栏3.单元格4.列标5.行号6.工作表编辑区7.工作表标签8.视图栏,第二节 工作表的基本操作,4.2.1切换工作表在当前工作表上单击标签，进行工作表的切换。,第二节 工作表的基本操作,4.2.2插入和删除工作表1

19、.插入：右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单上选择插入命令，在弹出的工作表上选择工作表，单击确认插入。2.删除：右键单击工作表，在弹出的快捷菜单上选择删除命令。,第二节 工作表的基本操作,4.2.3移动和复制工作表1.移动：按住鼠标右键在要移动的工作表上进行拖动，在指定位置进行释放。2.复制：右键点击要移动的工作表，在弹出的快捷菜单上单击移动或复制工作表，在弹出的窗口上选择建立副本，进行复制，单击确定命令完成。,第二节 工作表的基本操作,4.2.4重命名工作表右键单击工作表，在弹出的快捷菜单上选择重命名命令，在工作表标签中输入新的名称，然后按回车键即可。,第二节 工作表的基本操作,4.2.5保

20、护与撤销保护工作表打开需要保护的工作表，在功能区单击工具菜单，在下拉的快捷菜单上点击选项，在弹出的窗口上单击安全性，在此工作薄的文件加密设置后的输入栏上输入设置的密码，单击确定，在弹出的确认密码窗口重新输入密码后，单击确认键完成保护设置。,第二节 工作表的基本操作,4.2.6隐藏与显示工作表1.隐藏：在格式菜单下单击工作表，在弹出的快捷键上单击隐藏。2.显示：在格式菜单下单击工作表，在弹出的快捷键上单击取消隐藏，在弹出的窗口上单击确认键完成显示。,第二节 工作表的基本操作,4.2.7拆分和冻结工作表1.拆分：单击处于拆分位置的单元格，单击功能区的窗口菜单，在弹出的快捷菜单上点击拆分。同上取消拆

21、分。2.冻结：单击处于冻结位置的单元格，单击功能区的窗口菜单，在弹出的快捷菜单上点击冻结。同上取消冻结。,第三节 单元格的操作,4.3.1选定单元格1.选中连续单元格：单击左上角的单元格，然后按住shift键的同时，单击右下角的单元格即可。2.选中不连续单元格：按住ctrl键单击不连续的单元格即可选中。3.选中一行或一列单元格：将鼠标移到要选中的行或列当变成黑色箭头是即可选中。4.选中不连续的行或列：按住ctrl键的同时，逐个单击行标或列标即可。,第三节 单元格的操作,4.3.2合并单元格将要合并的单元格选中后，点击功能栏上的合并及居中按钮进行合。，,第三节 单元格的操作,4.3.3删除单元格

22、右键单击要删除的单元格，在弹出的窗口上删除设置后确认删除。,第三节 单元格的操作,4.3.4自动调整行高和列宽选择需要调整的行或列，在格式菜单下选择行或列，单击最适合的行高或最适合的列宽选项。,第三节 单元格的操作,4.3.5设置固定行高和列宽选中要调整的行或列，单击格式菜单下的行或列，在弹出的下拉菜单中选择行高或列宽，在弹出的窗口中输入行高或列宽的数值，单击确认完成。,第四节 输入与填充数据,4.4.1输入文本 打开或新建工作表，选定要输入文本的单元格，直接输入即可。按回车键确认输入完成。,第四节 输入与填充数据,4.4.2输入数字1.输入负数：打开或新建工作表，在单元格中输入（6），按回车

23、键即可看到-6的显示。2.输入如期：在单元格中输入2012-05-01，右键单击输入数据的单元格，在弹出的快捷菜单选择设置单元格格式命令，在弹出的设置单元格格式窗口上设置日期后，单击确定完成。,第四节 输入与填充数据,4.4.2输入数字3.输入时间：在单元格中输入0:00:00，右键单击输入数据的单元格，在弹出的快捷菜单选择设置单元格格式命令，在弹出的设置单元格格式窗口上设置日期后，单击确定完成。,第四节 输入与填充数据,4.4.3填充数据1.填充相同的数据：在单元格中输入数据，然后将鼠标移至单元格右下角处，当其变为十字时单击并向下拖动，到目标位置释放鼠标。,第四节 输入与填充数据,2.连续填

24、充数据：输入数据，当鼠标在单元格中输入数据，然后将鼠标移至单元格右下角处，当其变为大十字时单击并向下拖动，到目标位置释放鼠标。,第四节 输入与填充数据,3.填充系列：在编辑菜单中输入起始数据，单击编辑组中的填充按钮，选择序列选项，设置完成后确认。,第五节 设置单元格数据格式,4.5.1设置数据字体的格式1.设置字号：在功能区选择字号按钮，进行字号设置。2.单击字体组中的加粗按钮对字体进行加粗设置。,第五节 设置单元格数据格式,4.5.2设置数据字体对齐格式 在功能区选择字体对齐按钮，进行字号对齐设置。,第六节 格式化工作表,4.6.1设置工作表边框和底纹选中单元格，单击功能区的格式菜单下的样式

25、按钮，在弹出的样式窗口选择修改，在弹出的单元格窗口进行设置后，确定完成。在这里可以更加完美的美化工作表。,第六节 格式化工作表,4.6.2设置单元格样式1.套用表格：在工作表区域选择要套用表格的位置，单击格式菜单下的自动套用格式按钮，在弹出的窗口中选择工作表格式，单击确定完成。,第六节 格式化工作表,4.6.2设置单元格样式2.使用条件格式：选中要设置的单元格，单击格式菜单下的条件格式按钮，在弹出的窗口中设置，完成后确认。提示：使用条件格式，可以是单元格随着数值的变化而变换颜色，更直观的表现数据的方式。,第六节 格式化工作表,4.6.2设置单元格样式3.选择单元格样式：选中单元格，在格式菜单下

26、单击样式按钮，在弹出的窗口中设置单元格的数字、对齐、字体、边框、图案等内容。更好的美化表格。,第七节 工作表的设置,4.7.1设置工作表标签颜色 右键单击要添加颜色的工作表，在弹出的快捷栏上选择工作表标签颜色命令，在颜色列表中选择颜色后确认完成。4.7.2添加背景：在2007的版本后我们可以为工作表添加我们想要的背景图案。特此说明。,第七节 工作表的设置,4.7.3工作表的页面设置在开始菜单上单击，在弹出的下落列表中选择页面设置，在弹出的窗口中设置工作表的页面、页边距、页眉/页脚及工作表其它设置等等。,第七节 工作表的设置,4.7.4设置打印区域在工作表中首先选择要打印的工作表范围，然后单击开

27、始，在下拉列表中选择打印区域，在弹出的快捷栏上单击设置打印区域，设置完成。,第七节 工作表的设置,4.7.5打印工作表单击开始菜单，在弹出的列表中选择打印，在弹出的窗口中进行设置打印机、分数等等。提示；单击属性按钮，可以设置纸张布局。,第五章 EXCEL2003办公数据处理,第一节 公式与函数,5.1.1使用自带公式单击功能栏上的自动求和按钮，在下拉框上选择（求和、平均值、计数、最大值和最小值等）,第一节 公式与函数,5.1.2自定义公式求值选中要放置公式的单元格，在单元格中输入相应的公式，按回车键完成。,第一节 公式与函数,5.1.3单元格引用1.相对引用：首先在单元格中输入计算公式，按回车

28、键，然后选中该单元格当将鼠标指针置于其右下角变成十字时，向下拖动鼠标，释放鼠标，显示填充结果。双击填充的单元格，可以看到其中引用的公式。2.绝对引用：输入公式后，选中单元格中输入的公式按F4键，然后回车。注意：相对引用和绝对引用的不同在于可复制和不可复制。,第一节 公式与函数,5.1.4插入函数单击插入按钮，在弹出的下拉菜单上选择函数，在弹出的插入函数窗口上选择要插入的公式或类型，单击确定。在弹出的函数参数窗口上单击Numberl1按钮，返回工作表，选择要计算的单元格，单击确定完成。,第二节 数据排序,5.2.1简单排序单击功能栏的数据菜单，在弹出的快捷菜单上单击筛选按钮，选择升序或降序。,第

29、二节 数据排序,5.2.2复杂排序复杂排序指对多行或多列排序，在排序中使用了多项关键词；单击数据选项卡，选择排序按钮，在弹出的排序对话窗口上设置，然后单击确定按钮。,第三节 数据筛选,5.3.1自动筛选单击数据菜单下拉菜单的筛选按钮，在弹出的快捷菜单上单击自动筛选按钮即可。5.3.2高级筛选单击数据菜单下拉菜单的筛选按钮，在弹出的快捷菜单上单击高级筛选，在弹出的窗口上进行设置即可。,第四节 数据图表的应用,5.4.1创建图表选中数据源，单击插入按钮，在下拉菜单上选择图表，在弹出的菜单上选择柱形图。单击下一步后，单击完成键确认完成。,第四节 数据图表的应用,5.4.2修改图表右键单击图表，在弹出的快捷菜单上选择图表类型，在弹出的窗口上选择要修改的目标图表类型，单击确认即可。注意：不同的图表，代表了不同的显示方式，所以，在最初创建图表时要创建合适的图表方可！,第四节 数据图表的应用,5.4.3添加标题在弹出的图表向导上单击标题后，进行设置即可。,第五节 分类汇总,5.5.1分类汇总单击数据菜单下拉快捷栏上的分类汇总按钮，在弹出的窗口上进行设置。在这里我们可以根据工作表的内容的不同而进行选项分类的类别。,第六章 幻灯片制作,