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1、第五章报表处理系统概述,学习目标 系统学习自定义简单报表和利用报表模板生成报表的基本知识和操作方法。学习要求：掌握：报表格式设置、公式设置及报表数据的计算方法，利用报表模板生成报表数据的方法。了解：设置报表模板的方法,思 考 题,1.UFO报表管理系统的主要功能有哪些？2.在报表的格式状态下能完成哪些工作？3.如何调整关键字的位置？4.可以对报表模板中的公式进行修改吗？5.生成报表数据应具备哪些条件？,报表格式设计,5.1,期末所有经济业务登记入账后，财务人员必须以日常核算资料为依据，通过整理、汇总编制用以集中反映企业某一特定日期财务状况以及某一特定时期经营成果和现金流量情况的财务报告，它一般
2、由财务报表体系和财务状况说明书两部分构成，其中财务报表体系是核心内容。会计电算化后，各类财务报表的编制也通过计算机来完成。根据计算机技术与会计报表的编制方法相结合设计出的专门用于报表数据处理的软件，称之为报表系统。,一、报表处理系统主要功能,用友UFO报表系统的主要功能有以下7个方面：第一，提供各行业报表模板。第二，文件管理。第三，格式管理。第四，数据处理。第五，图表功能。第六，打印功能。,二、报处理表系统基本概念,(一)简单表和复合表按报表的复杂性分，报表可以分为简单表和复合表两类。,1简单表。,由若干行和列组成的报表，常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于简单表。,2复合表。,由若干
3、简单表组成的报表。图5-1就是一个复合表,(二)固定表和可变表,1.固定表。在一个报表文件中，每一张表页的行数和列数都相同的报表，这一类报表的格式不随着经济业务的变化而变化。常见的资产负债表、利润表、现金流量表都是属于固定表。,2.可变表。在一个报表文件中，每一张表页的行数或列数都可能不相同的报表，这一类报表的格式往往随着经济业务的变化而变化。它可以分为行可变表和列可变表两种。图5-2就是一张行可变表，表中的第7行直接跳到了第17行，表示在这里可以增加10行。,在这个报表文件中，每一张报表分别反映不同月份的教职工信息。由于学院不断引进各类人才以及老教职工的离退休，因此每个月的报表所需要的行数是
4、不同的，它随着人数的变化而变化。,(三)关键字,关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。常见的关键字有单位名称、单位编号、年、月等。也可以自行定义关键字。,(四)报表单元,1单元任何一张报表都是由行和列构成的，由行和列组成的方格称为单元，它是组成报表的最小单位。在二维报表中，单元的名称由表示列的字母和表示行的数字组成，如D5就表示第5行第4列的单元。,一个单元总是落实在某个报表文件中的某一页上，因此单元的完整描述为：“报表名”单元名称表页号
5、。在报表“资产负债表”第5张表页上的C6单元表示为：“资产负债表”C65,当表页省略时，即单元描述为“报表名”单元名称时，系统默认单元在指定报表的第1页上；当单元在当前报表的当前页上时，报表名可以省略。如B6就表示当前表页的B6单元。,2单元区域,自起点单元至终点单元所组成的一个长方形矩阵叫做单元区域。最小的区域就是一个单元；最大的区域就是一张完整的报表。区域的表示方法为用形成区域对角线的两个单元名称表示，不分先后顺序，即：起点单元名称：终点单元名称。完整的表示方法为：“报表名”区域名称表页号。,当表页省略时，系统默认区域在指定报表的第1页上；报表名和表页号都省略时，表示区域在当前报表的当前表
6、页上。区域B5:F9也可以表示为F9:B5、B9:F5、F5:B9。,由整行或整列组成区域的表示方法为：“A”表示第A列(或第1列)所有单元组成的区域；“A:D”表示第A列到D列所有单元组成的区域；“#5”表示第5行所有单元组成的区域；“#5:#6”表示第5行和第6行所有单元组成的区域。,3组合单元,将相邻的两个或两个以上的单元组成的区域作为一个单元加以使用，这个单元就称为组合单元。在设计报表格式时，通过组合单元的设置，可以使得报表的格式达到多样化，制作出各种各样的报表文件，满足不同使用者的需要。,(五)报表格式,每一张报表都有一定的格式，报表格式包括：,1表样格式,表样格式是指空白报表所具有
7、的内容，包括标题、表头、表体、表尾和所有辅助说明的文字等内容。,2单元类型,单元类型是对单元内容所作的分类。包括字符型、数值型、表样型等内容。如果单元类型属于表样，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容永远是相同的；如果是字符型或数字型，那么在同一个报表文件的不同表页中，该单元的内容很可能是不相同的。,3单元格式,单元格式是指单元内容的显示格式。如左对齐、居中、右对齐等,4公式,公式是指报表单元数据来源或数据间关系的表达式。如反映数据来源于账簿的账务取数函数,数据来源于报表的报表取数函数、审核公式、舍位平衡公式等等。,(六)格式状态和数据状态,1格式状态格式状态是指设置、修改空白报表的
8、状态，如设置标题、表头、报表项目、表尾、设置单元公式、设置单元类型等。在格式状态下，看不到数据。,2数据状态,数据状态是指编制报表、对表内数据进行加工、汇总及其他处理的状态。在数据状态下，看得到报表的格式和数据，但不能修改报表格式。,三、报表制作基本流程,在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三步，第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义；第二步是报表的数据处理，包括报表的编制和图形处理；第三步为报表的打印输出。,具体流程可以分为7个步骤：,第1步，启动报表系统，建立报表文件；第2步，设计报表的格式；第3步，定义各类公式；第4步，报表数据处理；第5步，报表图形处理；第6步
9、，打印报表；第7步，退出报表，如图5-3所示。,三、自定义报表格式,自定义报表格式是指用户根据自身管理的需要和其他爱好自行设计报表的表头、报表项目和表尾。这种方式非常适用于单位内部报表的制作。,自定义报表格式的具体步骤。,1.调用“文件”菜单下的“新建”功能，首先建立一个空白的报表格式。2.设置报表尺寸，即设定报表的行数和列数。单击“格式”菜单下的“表尺寸”，此时系统会弹出一个输入对话框，要求输入新表的行数和列数，本例为20行4列，输入之后点击“确认”即形成一张只有20行4列格式的新表。,3.定义行高和列宽。如图5-4所示。,4.画表格线。选中需要画线的区域，单击“格式”菜单下“区域划线”，选
10、择“网线”。,5.定义组合单元，即把几个单元作为一个使用。选取A1：D1区域，单击“格式”菜单下的“组合单元”，在随后弹出的“组合单元”窗口中点击“整体组合”，将该区域合并成一个整体，输入报表名称“利润表”。,6.设置表内项目。在A4、B4、C4、D4单元内分别输入“项目”、“行次”、“本月数”、“本年累计”，在A5单元输入“主营业务收入”，其余依此类推。,7.设置字体，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。分别选中标题所在的组合单元A1：D1、区域A4：D20、，单击“格式”菜单下“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，选择“字体图案”页面，确认字体为14，对齐方式为居中。,8
11、.设置单元属性。把固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等定为表样单元，把需要输入数字的单元定为数值单元。,9.确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等。分别选中A3、B3单元，单击“数据”菜单下“关键字/设置”项，弹出关键字设置对话框，分别选择“单位名称”、“年”、“月”，将3个关键字都加入。,这时用户会发现关键字“年”、“月”叠在一起，无法辨别。要解决这个问题，可通过调用“数据”菜单下“关键字”的“偏移”功能，在系统弹出的“定义关键字偏移”对话窗口中，分别输入各关键字的偏移值，“单元名称”为0(由于单位名称位置正合适，不用调整，所以取0)，“年”为-60(由于原来
12、“年”的位置太靠右，所以要向左偏移)，“月”为-20(道理同上)。点击确定，关键字就不重叠了。,自定义报表格式工作量比较大，而且繁琐，但是格式设计是一次性的，定义好报表格式后数据处理就成为一件非常轻松的工作.财务人员只要输入编制报表的时间，报表系统就能够自动生成相应的会计报表。,四、编辑公式,报表公式分为三类。第一类是报表计算公式(也称单元公式)，它是反映报表单元数据来源的表达式；第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的表达式；第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。,（一）、计算公式定义,(一)取数公式概述报表基本格式设置完毕之后，就需要对报
13、表上各项目的取数规则进行定义。由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。,函数使用要点：,1.函数中的第一个时间是指报表中的数据来源于某一年的某个期间，如月或季度。其表达方法有两种：一种是直接以“月”或“季”表示如qm(4010201,月,001,年,)，这时公式中的月份将随着关键字中的月份的变化而变化，从而确保不同月份的报表有不同的数据。资产负债表期末数栏和损益表运算公式中的“时间1”一般用“月”表示；,资产负债表年初数栏运算公式中的“时间1”一般用“全
14、年”表示(表示全年的期初数)，如QC(101,全年,001,年,)即表示取年初的现金账余额。另一种表示方法是用阿拉伯数字1-12表示如QC(101,2,001,年,)即表示取2月初的现金账余额。这种公式的特点在于报表固定地取某一个月的数据，关键字中月份的变化对本公式没有影响。因此资产负债表年初数栏运算公式中的“时间1”也可以用“1”表示。,在实际工作中，报表各项目运算公式中的“时间1”一般用“月”表示比较多。函数中的第二个时间是指年份。其表达方法也有两种，一种是“年”，采用这种表达方法时，报表数据所属年份将随着关键字中年份的变化而变化；另一种是直接输入代表年份的数字，如2005。采用这种表达方
15、法时，报表数据所属年份是固定的，并不随着关键字中年份的变化而变化。,2.关于运算公式中的方向问题。,账务取数函数对方向的设置有两类对余额函数有三种：默认、借、贷；对发生额函数有两种：借、贷。对余额函数而言，方向采用“默认”(即省略)时，表示取该账户的期末余额；方向采用“借”时，表示取该科目所属明细账的借方余额；方向采用“贷”时，表示取该科目所属明细账的贷方余额。这里的“借”或“贷”也可以用“J”或“D”代替。,例子：,QM(113,月,001,年,)：表示取应收账款的月末余额，其值为40000。QM(113,月,J，001,年,)：表示取应收账款所属明细账中余额方向为借方的月末余额，其值为70
16、000。QM(113,月,D，001,年,)：表示取应收账款所属明细账中余额方向为贷方的月末余额，其值为30000。,当所属明细账的余额方向都一致时，期初期末函数中的方向取“默认”或“借”、“贷”，其结果是相同的，否则就不一样。根据企业会计制度的规定，资产负债表中的应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、待摊费用、预提费用等项目要根据明细账的余额分析填列，因此上述项目的运算公式中都要加上方向“借”或“贷”，其他项目的运算公式的方向可以采用“默认”。但是在运用发生额函数时必须输入方向“借”或“贷”。,（二）直接输入公式,直接输入是指“选取需要定义公式的单元，按“=”即可定义，或者在“数据”菜单中
17、指向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输入相应公式”；引导式输入是指根据报表系统的提示相应输入报表计算公式，在定义公式对话框中点击函数向导按钮，进入函数向导对话框。,二、审核公式定义,目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来(在会计电算化中称为审核公式)，计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。审核公式应该在格式状态下输入。,现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产期末数的单元为D39，负债及所有者权益期末合计数的单元为H39。在格式状态下单击“数据”菜单中的“编辑公式/审核公式”，系统弹出审核公式编
18、辑窗口。,在公式编辑框中输入：“D39=H39 MESS 期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计!”，点击确定按钮即完成D39单元格审核公式定义。公式的含义是：报表D39单元的数据必须等于H39单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提示信息。,三、报表舍位平衡公式定义,目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元”，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。,例如：
19、原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前，D5的值为15237.23，E5的值为1543.31，F5的值为16780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即1.52+0.15=1.671.68。报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。,在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下的“编辑公式/舍位公式”功能进入到“
20、舍位平衡公式”对话窗口，如图5-5所示。,其中，舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下；舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可输入1-8位，舍位位数为1时，区域中的数据除以10；舍位位数为2，区域中的数据除以100，依此类推；,平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则书写：倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推；每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后不用写逗号；公式中只能使用“+”或“-”符号，不能使用其他运算符号及函数；等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)；一个单元只允许在等号右边出现一次。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击完成按钮，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“ESC”键或选择取消将放弃此次操作。,
