摆脱您的收件匣课件.ppt

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1、Microsoft Office Outlook 2007 訓練,擺脫您的收件匣,您的公司 簡報內容:,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程內容,簡介:整理混亂的收件匣課程 1:使用郵件採取行動課程 2:使用標幟和待辦事項列追蹤郵件,(下一張投影片繼續。),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程內容(續),課程 3:揮灑您的色彩:以彩色的類別組織郵件,每個課程都會列出建議的練習,並提供一組測驗問題。,課程 4:儲存郵件課程 5:快速尋找郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,簡介:整理混亂的收件匣,電子郵件的確讓溝通更有效率,但是快速湧入的大量郵件可

2、能會令人吃不消,產生無法掌控的感覺。Outlook 2007 提供靈活的功能 可以幫助您控制電子郵件的數量、尋找您要的項目,並且適時採取必要行動。本課程將簡要介紹可用的功能,並示範如何善用收件匣中的郵件以及進行其他作業。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,課程目標,使用郵件來安排工作、設定會議及建立連絡人。為 收件匣 中的郵件加上標幟,建立待辦事項清單。使用您建立的類別標籤來指定郵件的色彩編碼。使用資料夾將郵件分門別類。快速尋找郵件。,課程 1,使用郵件採取行動,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用郵件採取行動,在您讀取電子郵件時,郵件的內容通常會讓您必須採取某種

3、行動。可能是立即回覆郵件,或是稍後再進行的動作,例如設定會議。,為了維持 收件匣 的整齊,在您讀取郵件時請先想一想,決定是否要採取行動。如果您必須採取行動,再想想您要執行哪種工作?使用 Outlook,您可以徹底 掌握何時及如何採取所要的行動。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,拖曳郵件即可採取行動,您可能不需要直接回覆電子郵件。,儲存連絡人資訊建立工作設定會議,即使如此,您可能還是必須針對郵件中的資訊執行下列作業:,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,拖曳郵件即可採取動作,只要將郵件拖曳至功能窗格上適當的按鈕,即可開始

4、進行每個動作。,這不是 Outlook 2007 的新功能,但可以讓您輕鬆地利用 Outlook 中的郵件執行更多其他的作業。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,設定會議,如果郵件內容 需要您和他人會面,您可以利用以下這個方法快速開始。,將郵件拖曳至功能窗格中的 行事曆 按鈕。.一個新的約會便會開啟,您可以在這裡填寫其他的詳細資料(例如日期、時間和地點)。然後,您就可以邀請對方 參與會議,只要按一下 傳送 即可。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立工作,有時候,您必須針對郵件中資訊採取行動。,例如圖中的範例,李炫皓的收件匣中,來自徐文彬的郵件便是要提醒李炫皓必須

5、推銷公司最近引進的一個辦公室傢俱 產品系列。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立工作,李炫皓可以將郵件從 收件匣 拖曳至功能窗格中的 工作 按鈕,即可快速建立新工作。,他可以將主旨改成工作的內容,例如 向 Coho 展示辦公室傢俱,然後儲存工作。這項工作便會儲存到李炫皓的工作清單中。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立連絡人,如果您保留郵件的原因是為了方便使用 連絡人的電子郵件地址,我們現在有一個更好的點子。您可以在 連絡人 中建立連絡人項目。,如圖所示,您可以將郵件拖曳至 連絡人,並開始建立連絡人項目。將郵件拖曳至 連絡人 按鈕時,會開啟 新的 連絡人 表

6、單,其中已經自動加入了郵件的電子郵件地址。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立連絡人,您可以在表單上填寫 其他詳細資料,例如街道地址、電話號碼等等。,下次您需要查詢該連絡人的資訊時,就可以知道上哪裡去找:連絡人。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,執行擷取動作,假設您收到包含附件的郵件,而且您需要使用這個附件。,您可以將附件和郵件分別儲存到硬碟。也就是說,您可以從郵件中擷取附件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,執行擷取動作,在儲存附件後,您可能不再需要郵件。,在這種情況下,您可以將它刪除或是歸檔到其他資料夾中。您的 收件匣 便又少了一封郵件。,

7、使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,開啟練習資料檔。設定會議。建立工作。新增連絡人。儲存附件。移除練習資料並關閉練習資料檔。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 1,Outlook 的用途只在於收發電子郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 1:答案,錯誤。,Outlook 提供了更多的功能,包括行事曆、儲存或連絡人資訊的位置、工作清單,還有其他更多功能。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 2,您一直將郵件保

8、留在 收件匣 中,以便使用寄件者的電子郵件地址。下列哪一項是更好的替代方法?(請選擇一個答案),將郵件移至資料夾。將郵件拖曳至 連絡人。將郵件拖曳至 工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 2:答案,將郵件拖曳至 連絡人。,如果將郵件拖曳至 功能窗格 中的 連絡人,您可以為該連絡人建立連絡人卡片。這樣您永遠都會知道到哪裡找連絡人資訊。您還可以儲存連絡人的圖片,將對方的姓名和長相連結起來。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 1、問題 3,您可以將附件與郵件分開儲存。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣

9、,測驗 1、問題 3:答案,正確。,課程 2,使用標幟和待辦事項列追蹤郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,追蹤郵件,當您第一次啟動 Outlook 2007 時,您會發現一個新的功能。它叫做 待辦事項 列,可以協助您記住待處理的事項。,在待辦事項列中,您可以看見行事曆中即將來臨的項目,以及已標幟的郵件和工作。想知道這些項目如何出現在待辦事項列的嗎?本課程將為您詳細介紹。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,認識待辦事項列,待辦事項列中顯示已標幟的郵件、工作 資料夾中的工作,以及行事曆中即將來臨的會議、約會及活動。,不需要切換至 Outlook 的其他視窗,您可以在

10、待辦事項列中輕鬆地檢視所有的項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,認識待辦事項列,在圖片中已顯示 待辦事項列 的基本部分。,日期導覽即將來臨的行事曆約會輸入新工作的位置 您的工作清單(已標幟的郵件及工作),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用待處理標幟安排優先順序,如果您已經學習了第一個課程,您就知道如何將郵件拖曳至功能窗格中的 工作 按鈕,從郵件中建立工作。,還有一個更輕鬆的方法,可以讓您根據郵件的資訊來追蹤待處理事項,那就是將郵件加上待處理的標幟。圖片中顯示 收件匣 中的一封郵件已加上待處理標幟。請注意,這封標幟的郵件也會出現在待辦事項列中。,使用 Out

11、look 2007 擺脫您的收件匣,使用待處理標幟安排優先順序,已標幟的郵件會出現在許多地方。,標幟為待處理的郵件不只會出現在待辦事項列中,還會出現在工作清單和行事曆上。這是為了協助您記住處理清單上的事項。如果您覺得這樣還不夠,您還可以設定提醒,讓您確實記住待處理的事項。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,只變更待辦事項列上的主旨,因為郵件的主旨不一定說明您必須處理的工作。,不過待辦事項列中已標幟郵件的主旨是可以變更的。這樣做的同時,收件匣 中郵件的主旨仍然維持不變。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,只變更待辦事項列上的主旨,您可能會想知道,已標幟的郵件和拖曳至

12、工作 按鈕所建立的工作 有什麼不同?,如果您想要在完成工作時刪除郵件,您可能會偏好使用 工作 來追蹤 待處理的事項。如果您想要在 收件匣 或其他資料夾中保留郵件,您可能會偏好使用待處理標幟,因為使用標幟既快速又方便。,答案是,這視您個人的喜好而定。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需刪除作業,當您完成工作時,可能想要刪除待辦事項列中的項目。不過還有一個更好的方法。,當您完成工作時,使用 標示完成 指令將它標記為完成。快速執行此動作的方法為按一下項目旁邊的標幟。將依照您的期望,將已完成的項目從清單中移除。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需

13、刪除作業,但是將項目標示為已完成的真正用處是什麼?,它會列在行事曆上完成日期的下面。並且,它也會被劃掉,讓您知道已經完成。它是記錄所有已完成工作的絕佳方法。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,完成工作後不需刪除作業,將項目標示為已完成的真正用處是什麼?,在 待辦事項列 和 行事曆 上,在到期日時仍沒有標示為已完成的工作,都會自動顯示到次一日,直到完成為止。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,將郵件變成行事曆項目,本課程之前曾提過待辦事項列頂端的 日期導覽。,您可以使用 日期導覽,從郵件中快速建立新的行事曆項目。詳細的程序如圖所示:直接將郵件拖至 日期導覽 中的一個日

14、期。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,將郵件變成行事曆項目,這個做法類似將郵件拖曳至功能窗格中的 行事曆 按鈕,在第一個課程中已經描述過。,為什麼這個方法比較好呢?因為這個方法的步驟比較少,日期的資訊會自動填為拖曳至 日期導覽 中的日期。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容,請指向 檢視功能表上的 待辦事項列,然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,您可以輕鬆地顯示及隱藏待辦事項列。,如果要隱藏它,請按下 ALT+F2 鍵或按一下 關閉待辦事項列 按鈕。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,

15、以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容,請指向 檢視 功能表上的 待辦事項列,然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,您可以輕鬆地顯示及隱藏 待辦事項列。,再次按下 ALT+F2 鍵或指向 檢視 功能表上的 待辦事項列 子功能表,然後按一下 選項(如圖所示),即可再度顯示。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以喜好的方式顯示待辦事項列,如果要變更待辦事項列中顯示的內容,請指向 檢視 功能表上的 待辦事項列,然後選取或取消選取您要顯示或隱藏的項目。,還有一個快速的方法,可以為 Outlook 的其他視窗(例如 讀取窗格)保留更多空間:按一下 待辦事項列 標題

16、旁邊的 最小化待辦事項列 箭號,將待辦事項列最小化。,建議練習,使用標幟。查看行事曆中已標幟郵件的工作。將工作標示為完成。迅速建立約會。隱藏及重新顯示待辦事項列。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 1,您可以輕鬆地隱藏待辦事項列。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 1:答案,正確。,如課程示範顯示,非常容易。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 2,當您將郵件拖曳至待辦事項列的 工作 區域時,會發生什麼情況?(請選擇一個答案),郵件

17、會加上待處理標幟。會建立一個新工作。郵件會從 收件匣 移至 工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 2:答案,郵件會加上待處理標幟。,用這個方法為郵件加上標幟非常迅速。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 3,您無法從待辦事項列移除 日期導覽。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 2、問題 3:答案,錯誤。,從 檢視 功能表開始,指向 待辦事項列,就可以開始移除了。,課程 3,揮灑您的色彩:以彩色的類別組織郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,揮灑您的色彩,不想再錯失

18、收件匣 中的郵件嗎?想要快速找到老闆的來信或某個主題的郵件嗎?您可以使用彩色類別,迅速 組織及整理您的郵件。,您可以使用彩色類別,讓您要的 郵件變得更醒目,而且還可以將所有的郵件都保留在 收件匣 中。類別以及和類別相關聯的彩色標籤可以讓您全盤掌握您的郵件,一目了然。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以色彩組織郵件,如果您正在進行一個特殊的專案,可以用色彩類別,標示所有的相關郵件。方便日後尋找。,在圖片中,顯示了一些已用色彩標示的郵件:,綠色用來標示與 Coho 釀酒廠有關的郵件,而黃色用來標示與 Contoso 有關的郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以色

19、彩組織郵件,如果您正在進行一個特殊的專案,可以用色彩類別,標示所有的相關郵件。方便日後尋找。,在圖片中,顯示了一些已用色彩標示的郵件:,當已選取的郵件 套用至多個帳戶,郵件可以用多重色彩進行標示,如已選取郵件所示。,您也可以在 讀取窗格 中查看色彩類別及其名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,指定類別,想知道類別名稱是由誰建立的嗎?答案就是您自己。您可以建立每個類別的名稱,並選擇這個類別的色彩。,然後您可以將類別指定給內送郵件和現有郵件。如圖片所示,其中一種指定郵件色彩類別的方式為,在 類別 欄位中按一下右鍵,然後使用快顯功能表。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件

20、匣,指定類別,想知道類別名稱是由誰建立的嗎?答案就是您自己。您可以建立每個類別的名稱,並選擇這個類別 的色彩。,當指定郵件類別完成後,您可以透過尋找其色彩標籤,快速掃描收件夾以找到該郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,對應名稱和色彩,Outlook 類別最初使用的 名稱沒有特定的意義,例如紅色類別、橘色類別等。如果您為特定的工作指定類別名稱,這個類別對您而言就具有特殊意義。,當您第一次使用預設類別(例如紫色類別)時,Outlook 會提示您,請您在 重新命名類別 對話方塊中指定更具體的名稱。如圖所示,您可以在 名稱 方塊中輸入類別的新名稱。,使用 Outlook 2007

21、擺脫您的收件匣,記不住色彩代表的意義該怎麼辦?,再聰明的人都有糊塗的時候:我們想出了一套有組織的好系統,後來有一部分忘記了。,例如,您使用橘色來標示所有個人郵件,如果一段時間都沒有收到個人郵件,可能就會忘記橘色代表的意義。,沒關係,現在只要輕輕按一下,即可知道色彩代表的意義了。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您過去使用 Outlook 2003 的彩色待處理標幟,您可能會想知道為什麼 Outlook 2007 的新彩色類別比較好。,使用彩色類別指定色彩時,還可以指定具有意義的文字。另一個優點是彩色類別可以套用至所有的

22、 Outlook 項目,您可以使用相同的方法來組織連絡人、行事曆項目和工作。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您在 Outlook 2003 中使用了標幟將郵件做色彩分類,那麼這些標幟會自動更新為彩色類別。,以下是您會在 Office Outlook 2007 中看見的:,在 收件匣 中,您在 類別 欄中看見的彩色列和 2003 標幟的色彩一樣。當您開啟郵件時,會在 主旨 行底下看見色彩類別名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,如果之前在 Outlook 2003 中使用彩色標幟.,如果您在 Outl

23、ook 2003 中使用了標幟將郵件做色彩分類,那麼這些標幟會自動更新為彩色類別。,我們建議您尋找這些郵件,然後指定有意義的類別名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,依類別檢視郵件,現在,假設您已經根據工作專案或客戶來指定 所有郵件的色彩編碼。您要如何以群組的方式檢視郵件呢?,很簡單:按一下 排列 快顯功能表(在 搜尋 方塊下),然後按一下 類別。在圖片中,郵件已經從依日期排列切換至依類別排列:Blue Yonder Airlines、Coho 釀酒廠 及 Contoso。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,類別與規則:最佳拍檔,您可以使用規則來為郵件自動加上色

24、彩編碼。,例如,媽媽的來信屬於個人類別嗎?如果您設定設定了個人的 類別,您可以建立規則,將媽媽的所有來信都自動標示為個人類別,有效率地將郵件分類。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,製作練習用郵件和類別。移除類別。指定類別。變更類別的色彩。依類別檢視郵件。可選用:使用規則自動套用類別。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 1,在您指定類別的色彩之後,就不能變更色彩。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 1:答案,錯誤。,使用 Outlook

25、 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 2,在 Outlook 2003 中,您可以使用六個彩色郵件標幟的來組織郵件。下列哪一項新彩色類別系統的優點是舊的彩色標幟所沒有的?(請選擇一個答案),現在您可以使用紫色來組織郵件。彩色類別可讓您建立與色彩關聯的自訂名稱。彩色類別可以搭配規則使用。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 2:答案,彩色類別可讓您建立與色彩關聯的自訂名稱。,自訂名稱可以讓您永遠不必再擔心紫色所代表的意義:只要輕輕按一下就知道答案。而且,所有 Outlook 項目都可以使用色彩類別,但 Outlook 2003 中的色彩標幟僅供郵件使用。,使用

26、Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 3,您已經從 Outlook 2003 轉換至 Outlook 2007。在 收件匣 中,之前所有加上藍色標幟的郵件,現在則是藍色類別。下列哪一項步驟可以幫助您記住藍色所代表的意義呢?(請選擇一個答案),建立將色彩變更為綠色的規則。建立提醒。給予藍色類別一個更具意義的名稱。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 3、問題 3:答案,為藍色類別指定一個更具意義的名稱。,重新將 藍色類別 命名為更具有意義的類別,您就永遠都不必再思索藍色所代表的意義。,課程 4,儲存郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,儲存郵

27、件,想要一個空空如也的 收件匣 嗎?,您可以建立自訂資料夾 來保持整潔,將郵件移出 收件匣 並移入這些資料夾。您可以選擇資料夾的名稱,依照您喜好的方式來組織郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的理由,在先前的課程中,我們已經為您說明如何從郵件中採取行動,以及如何在類別內排序及組織郵件。,如果您想要將郵件排序成不同群組,並且區隔這些郵件和其他郵件(也就是從 收件匣 移出),應該怎麼做呢?資料夾可以協助您達成這個目標。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的理由,圖中顯示使用資料夾的範例:Coho 釀酒廠 和 Contoso。,您的辦公室可能已經

28、使用一個歸檔系統。當您學會如何建立資料夾後,您可以輕鬆地調整現有資料夾命名系統,以配合 Outlook。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的方法,當然,知道為什麼要建立資料夾是不夠的。為了能使用資料夾,您還必須知道如何建立資料夾。幸運的是,做法很簡單。,以滑鼠右鍵按一下 信箱。按一下快顯功能表上的 新增資料夾,如上圖所示。,如果要在信箱中建立資料夾:,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建立資料夾的方法,當然,知道為什麼要建立資料夾是不夠的。為了能使用資料夾,您還必須知道如何建立資料夾。幸運的是,做法很簡單。,從這裡輸入新資料夾的名稱,然後按一下 確定。,

29、如果要在信箱中建立資料夾:,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以拖曳的方式移動郵件,建立資料夾之後,您可以將一封郵件或多封郵件拖曳至資料夾。,圖片說明如何從郵件清單中拖曳至功能窗格中的資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以命令移動郵件,我們剛才提到的拖曳方法是很快速沒錯。但是它有一個缺點,您可能會不小心地將郵件拖放至錯誤的位置。,比較安全的方法是,以滑鼠右鍵按一下要移動的一封或多封郵件,然後按一下 移動到資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,以命令移動郵件,在圖片所顯示的範例中,訊息依照類別排列。,在類別標題上按一下右鍵。按一下 移動到資

30、料夾。從 移動項目 對話方塊中的資料夾清單選擇資料夾名稱,然後按一下 確定。,若要移動整個 Coho 類別至 Coho 釀酒廠 資料夾,請依照下列步驟執行。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用我的最愛資料夾,當您開始將電子郵件歸檔在資料夾中後,您會發現有些資料夾比其他資料夾更常使用。,如果要更快速地進行尋找和歸檔作業,您可以將經常使用的資料夾移至 我的最愛資料夾。若要使資料夾成為我的最愛,請將它從 郵件資料夾 拖曳至功能窗格的 我的最愛資料夾 區域。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,當我的最愛資料夾不再是最愛,喜好總是常常變的。,當我的最愛資料夾不再是最愛時,

31、將它從功能窗格的 我的最愛資料夾 區域中移除。在資料夾上按一下右鍵,然後按一下 自我的最愛資料夾移除。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,建立資料夾。將單一郵件移至資料夾。一次移動一組郵件。加入及移除我的最愛資料夾。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 1,當您將郵件移至資料夾時,必須一次拖曳一封郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 1:答案,錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 2,當您將郵件拖曳至

32、資料夾時,會發生什麼狀況?(請選擇 一個答案),郵件會移至資料夾。郵件會複製到資料夾。會刪除郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 2:答案,郵件會移至資料夾。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 3,您在我的最愛資料夾中看見的郵件是原始資料夾郵件的複本。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 4、問題 3:答案,錯誤。,這些是實際的郵件,不是複本。,課程 5,快速尋找郵件,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,快速尋找郵件,無論您保持如何地井然有序、有沒有使用資料夾或色彩編碼

33、來組織各個項目,有的時候就是會找不到重要的郵件。,幸好,在 Office Outlook 2007 中搜尋郵件是一件輕鬆又快速的工作。現在您可以搜尋 不同位置的郵件,包括封存或多個信箱。無論郵件儲存在哪裡,搜尋 功能都會幫助您找到它。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用立即搜尋快速地尋找郵件,當您在舊版 Outlook 中執行搜尋作業時,可能必須忍受漫長的等待,才能得到搜尋結果。,現在使用新的 立即搜尋 尋找郵件不但 速度飛快,還可以快速輕鬆地微調搜尋結果。例如,您可以加上更多的搜尋文字,立即找到特定的搜尋結果。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,使用立即搜尋快

34、速地尋找郵件,Outlook 現在也讓您更輕易地了解特定郵件出現在搜尋結果中的原因:郵件中的相符文字或名詞會以醒目提示的方式顯示。,您可以在圖片中看到:在搜尋結果中顯示含有文字季銷售業績的郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,進階搜尋,您可以在 立即搜尋 窗格中輸入文字,只要郵件包含相符的文字,就會顯示在搜尋結果中。,如果您要搜尋郵件的特定部分,例如郵件的寄件者,您必須使用進階的搜尋字詞。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,進階搜尋,圖片中說明執行此作業的步驟。,按一下 展開 按鈕,然後輸入進階條件。您會發現 立即搜尋 方塊中的文字會同時更新,以顯示新的條件準則

35、。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,Outlook 2007 提供一個新功能,那就是同時搜尋多個位置。,例如,您可以同時搜尋封存資料夾和 Microsoft Exchange Server 信箱。要怎麼做呢?請選取 所有郵件項目 做為搜尋位置。所有郵件項目 也會出現在 立即搜尋 窗格的上方,讓您可以清楚地看到已經選取了哪些項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,以下是您可能必須考慮的情況。,假設您很少使用 目前月份之前的郵件,所以您自動封存 所有 30 天以上的郵件。不過,您偶爾會需要尋找更早以前的郵件。,使用 Outlook 2

36、007 擺脫您的收件匣,搜尋封存資料夾,以下是您可能必須考慮的情況。,幸好,搜尋封存檔案是一件很容易的工作。,現在您只要選取 所有郵件項目,就可以同時搜尋不同的電子郵件位置,在所有可能的位置中尋找同一封郵件,因此搜尋作業比在舊版 Outlook 中更容易。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,搜尋其他 Outlook 項目,您可以同時搜尋 收件匣、行事曆 及 工作。,如果要執行這項作業,首先必須切換至資料夾清單(按一下 功能窗格 中的 資料夾清單),然後在那裡使用 立即搜尋 窗格。如果沒有這麼做,那麼每次搜尋只能搜尋一個類型的 Outlook 項目。例如,您可以搜尋郵件或是 行事曆

37、 項目。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,重新顯示所有郵件,當您進行搜尋時,搜尋結果會顯示在 Outlook 主視窗中,直到您在 Outlook 中執行下一個作業。,如果 立即搜尋 窗格正在作用中,表示您正在檢視搜尋結果。如果這個窗格和周圍窗格的顏色不一樣,而且窗格頂端的資料夾名稱後面有(搜尋結果)的文字,您便知道窗格正在 作用中。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,重新顯示所有郵件,當您進行搜尋時,搜尋結果會顯示在 Outlook 主視窗中,直到您在 Outlook 中執行下一個作業。,如果要重新顯示目前資料夾中的所有郵件,請按一下 清除搜尋 按鈕。,使用 Ou

38、tlook 2007 擺脫您的收件匣,建議練習,使用搜尋字詞尋找郵件。在多個資料夾中搜尋郵件。使用進階搜尋。,線上練習(需要 Outlook 2007),使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 1,您剛剛結束一個搜尋作業,現在無法看見所有的郵件。下列哪一項動作可以解決這個問題?(請選擇一個答案),按一下 立即搜尋 方塊中的 清除搜尋 按鈕。重新啟動 Outlook。隱藏 立即搜尋 窗格。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 1:答案,按一下 立即搜尋 方塊中的 清除搜尋 按鈕。,如果看到有 清除搜尋 按鈕可以使用,很可能您是在檢視搜尋結果,而

39、不是檢視所有郵件。您可以按一下 清除搜尋 以還原檢視。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 2,在 郵件 視窗頂端的 立即搜尋 窗格中輸入文字時,您會看見哪一項的搜尋結果?(請選擇一個答案),所有 Outlook 項目。僅已標幟的郵件和工作。僅郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 2:答案,僅郵件。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 3,您確定要尋找的郵件不是位於信箱中,就是位於開啟的封存資料夾資料夾中。您可以執行單一的搜尋即可找到您要的郵件。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,測驗 5、問題 3:答案,正確。,使用 Outlook 2007 擺脫您的收件匣,快速參閱卡,如需本課程內容所涵蓋的工作摘要,請參閱快速參閱卡。,使用這份範本,請參閱 記事 窗格或檢閱完整的備忘頁面(檢視 索引標籤),以取得這份範本的詳細說明。,

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