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1、1.目的与适用范围1.1目的：为确保公司通讯的畅通及前台的规范管理，特制定本办法。1.2范围：适用于公司的前台接待员管理。2.工作职责2.1来访人员的登记和接待等前台服务工作；2.2办公楼1、2、3会议室的管理；2.3总机电话的接听、转接和管理；2.4公司行政指令的通知。3.工作要求3.1前台接待：3.1.1对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，维护办公楼大堂的办公秩序及环境；3.1.2严格执行外来人员/车辆出入管理规定，对来访的客人，做好登记，要问清事先有无预约，并主动、及时通知被访人，安排会议室进行业务洽谈。3.2总机话务员值班时，应坚守岗位，做到：3.2.1接听、转接迅速、准确；3.
2、2.2值机用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心；3.2.3认真做好原始记录和数据统计工作；3.2.4精心操作，爱护设备，经常检查机台的完好状态，发现故障无法排除应及时通知机电部维修，每天做好总台的清洁工作；3.2.5严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏机密。3.3总机话务员的轮值：3.3.1总机转接时间安排：每天上午9：0017：10直接人工转接；每天17：10至第二天上午9：00和星期六12：20至星期一9：00，用电脑语音提示模式转接。3.3.2每天12：0013：00行政部内部派员配合前台接待员轮值吃中餐，以确保总机的转接工作正常运行；当值期间前台接待员需要离开工作岗位时，将总机转自动电脑接线。3.3.3在日常工作时，行政部应在内部根据实际情况协商调整好总机的转接工作，以最佳的服务态度和转接速度做好总机的转接工作，确保总机随时随刻有人转接。3.4办公楼会议室的管理：3.4.1负责会议室的使用安排；3.4.2保持会议室的整洁，及时通知清洁工安排会议室茶水及清扫。3.5发布公司的行政通知3.5.1配合公司各部门的工作，通过总机发布全厂性的行政通知，确保各类行政通知得到及时的发布。4.相关记录文件编制部门：总经办、行政部文件归口部门：行政部文件发布日期： 年 月 日文件实施日期： 年 月 日
