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1、北京络捷斯特科技发展有限公司国际货代管理系统操作手册目 录1引言31.1编写目的32功能概述32.1系统登录和界面介绍32.2通用界面和操作42.3我的工作台82.3.1个人日记82.3.1.1日记82.4销售管理82.4.1销售订单管理82.4.1.1销售订单管理82.4.1.2订单审核112.5货代作业管理112.5.1出口作业管理112.5.1.1订舱管理112.5.1.2做柜管理122.5.1.3出口报关管理132.5.1.4补单管理142.5.1.5出口费用管理142.5.1.6出口作业查询152.5.2进口作业管理162.5.2.1换单管理162.5.2.2进口报关管理172.5.
2、2.3提货管理182.5.2.4进口费用管理192.5.2.5进口作业查询202.6系统管理202.6.1基础管理202.6.1.1集装箱货运站维护202.6.1.2客户工厂仓库维护212.6.1.3拖车公司维护213业务流程描述223.1 出口业务流程223.2 进口业务流程231 引言1.1 编写目的本操作手册主要是从系统功能、需求方面进行描述，阐述功能结构及其预期的输入和输出。本文档的预期读者是货代管理系统的设计人员、测试人员、验收人员、操作人员等等。2 功能概述这一节将对系统各个部分的功能进行逐个的阐述，主要内容包括相应功能的基本描述、流程描述、相关说明等内容。2.1 系统登录和界面介
3、绍用户打开IE，输入货代管理系统地址后，系统会显示登录界面，在此界面登录人输入登录名和密码后，确认即可进入系统。如下图系统主界面包括工具栏，主菜单，导航栏，主工作页面，和状态栏几部分。如图系统会根据登录人的岗位不同显示不同的主菜单和导航栏，用户点击主菜单项，导航栏会根据菜单的不同改变。用户点击导航栏上的按钮，在主工作界面上就会显示信息内容。系统的默认主工作界面上显示的是当前用户待审批的工作事项统计，待执行的业务统计和发给登录用户的消息通告。用户可以点击工具栏上的“查看最新”重新显示此页面。在ie的状态栏上会显示当前时间，登录人姓名、帐号，登录部门。系统工具栏上包括隐藏导航，查看最新，修改密码，
4、软件安装，在线帮助，签退几个功能链接。l 点击“隐藏导航”会将系统右侧的导航栏隐藏，从而使用户拥有更大的工作空间。l 点击“查看最新”可以重新显示系统的默认主工作页面l 点击“修改密码”会显示用户修改密码界面，用户输入新密码后点击确定，可以修改现有的密码。l 点击“切换系统”会显示“物流管理系统”、“货代管理系统”、“报关管理系统”和“平台系统”四个链接，平台系统只有系统管理员可以进入。l 点击“通讯录”会显示系统中，各机构的人员、岗位列表，供查看。（该功能根据客户要求具体实施）l 点击“在线帮助”会显示系统的帮助，用户可以查看帮助更好的理解和操作系统。l 点击“签退”会退出系统，显示登录界面
5、。2.2 通用界面和操作删除1： 通用删除按钮在上表中左边是表示删除的图标，点击图标，系统会做出删除的响应。2：通用选择对话框系统中所有页面上标有“*”的字段，都表示此字段是必须填写的。在此界面中点击，可以显示下面的选择对话框。在此界面中输入筛选条件，点击，可以显示筛选结果，点击可以清空选项。分别表示首页，前一页，下一页，末页和当前页/总页数。在页面中选择某条记录，点击【确定】系统将把选定的记录录入到界面上。在上图中双击某条记录也能完成相同的功能。3、通用列表列表中表头的选择框是灰色的如，表明此列表不能多选，否则表明可以多选58206688在输入框中输入数字，点击设置，会设置系统中所有列表每页
6、显示的行数。 各按钮的意义如各按钮的描述。点击系统会显示打印界面。点击系统将会显示查询对话框，如下图。在此处可以快速输入任意一个字段的信息，点击快速搜索，系统会搜索符合条件的记录。在此界面中点击“高级”，系统会显示下图所示界面。选择一个字段名、条件标示符并输入条件表达式内容，点击新增条件将条件添加到下面的列表中，在添加多个条件时，需要先确定各条件间的逻辑关系。点击“重新设置”按钮可以重新添加条件，确定条件后点击“开始查询”，系统会在列表中显示查询结果。4、选择时间系统中，点击需要录入时间的输入框，会弹出选择时间的对话框，如上图。5、通用编辑操作页面分为两大部分，第一部分是用于编辑信息的，第二部
7、分显示已经编辑的结果列表。选择【增加】，使【确定】按钮有效，在编辑信息部分输入内容，点击【确定】，在结果列表中将显示刚才编辑的内容。在结果列表中点击要修改内容所在的行，在编辑信息部分将显示结果列表中此行的内容，点击【修改】，使【确定】按钮有效，在编辑信息部分修改信息内容。点击【确定】，完成修改。在结果列表中点击某条记录右侧的，可以删除此条记录。注意：上述编辑操作，只是在页面上编辑，信息并没有存到数据库中。在编辑完所有内容后，要点击页面上的【提交】或【保存】按钮，将信息保存到数据库中。6、批量增加与单行增加上图中若勾选“批量”选项，再点击【添加货品】系统会显示下图所示的对话框。上图中点击【选择】
8、，系统会将【选择】所在记录添加到页面上，此时对话框不会消失，用户可以继续点击【选择】直到将需要的所有记录添加到页面上，最后点击【完成】关闭对话框。若不勾选“批量”选项，点击【添加货品】，系统会直接添加一条记录在页面上，此时用户可以通过点击按钮来添加信息内容。添加内容后，可以编辑可输入的字段，点击可以删除所在行。2.3 我的工作台“我的工作台”部分主要包括个人日记的功能。2.3.1 个人日记2.3.1.1 日记“日记”模块用于记录用户的工作日程。用户按如下顺序进入功能页面：我的工作台个人日记日记，系统会显示当前月的日历，点击某一天，系统会弹出编辑对话框，输入标题和日容，点击“保存”系统会将信息保
9、存到系统中。以后，用户可以通过页面上方的年和月选择框重新选择此日记查看或修改。2.4 销售管理2.4.1 销售订单管理销售订单管理包括销售订单管理、订单审核两个模块。2.4.1.1 销售订单管理当销售人员接到一份客户委托后，可以使用本模块录入订单信息。用户选择【销售管理】【销售订单管理】【销售订单管理】，系统会显示已定义的订单列表页面，在此页面用户选择【新增】按钮，此时系统会显示订单的编辑的介面，在此页面中输入订单信息，具体操作请本文的“查看通用界面和操作”部分，以下不再赘述。当我们的订单来源于外贸系统，也就是订单是从外贸系统委托货代进行操作的业务会自动出现在【销售管理】【销售订单管理】【销售
10、订单管理】中。我们可以通过修改按钮来对这张单据进行操作，如图：将按照合同号发指令到货代公司，去委托货代公司进行报关等操作。在基本信息页面中需要注意系统会根据用户选择的“进出口”字段内容，执行相应进口或出口流程，而“报关要求”和“拖车方式”字段只有选择委托，系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。基本信息页面：费用信息页面提单信息页面用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息，【提交】时将自动产生订单号。用户可以从订单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，在订单列表页面中选择本订单，点击【提交审核】，订单将提交给高级管理人员进行审核。2.4.
11、1.2 订单审核用户选择【销售管理】【销售订单管理】【订单审核】，系统会显示在销售订单管理中提交的订单列表页面，在此页面用户选择【查看】按钮，此时系统会显示订单的详细信息。用户查看订单信息，衡量成本效益后，在列表页面点击【同意】则此订单将提交进入货代作业环节，用户点击【不同意】则此订单将驳回给销售人员，销售人员可以删除此订单，也可以和客户商议修改订单后重新提交。订单审核详细信息页面同上文。2.5 货代作业管理2.5.1 出口作业管理2.5.1.1 订舱管理用户选择【货代作业管理】【出口作业管理】【订舱管理】，系统会显示销售部门提交的订单列表页面，在此页面选择一个订单，然后点击【修改】按钮，此时
12、系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对订单进行具体内容的修改。 此页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”和“货物信息” 四个标签页。用户需要在这几个页面中补充作业细节信息，添加出口货品。在“货代作业单”页面中需要注意 “报关要求”和“拖车方式”字段只有选择委托，系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。下面是货物信息页面标签页。 货物信息用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从订舱单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。当用户【查看】信息时，可以打印“订舱单”。用户确认信息无误后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，订单
13、将提交进入下一业务环节。如果在“货代作业单”页面中“拖车方式”和“报关要求”字段选择的都是“委托”， 作业单将进入拖车环节，如果选择的是“自托”和“委托”，则作业单将进入报关环节；如果选择的是“自托”和“自报”，作业单将进入“补单”环节。2.5.1.2 做柜管理用户选择【货代作业管理】【出口作业管理】【做柜管理】，系统会显示提交的要进行做柜作业的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”和“拖车信息”四个标签页。用户只可以编辑“拖车信息”
14、页面中的内容并输入提单号。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从订舱单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。当用户【查看】信息时，可以打印“装箱单”。用户确认信息无误后，就可以在货代业务委托中委托堆场进行做柜：如图进行委托当我们在堆场管理中将货物进港后，即完成做柜操作后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，订单将提交进入下一业务环节。2.5.1.3 出口报关管理用户选择【货代作业管理】【出口作业管理】【出口报关管理】，系统会显示提交的要进行报关作业的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在
15、此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”五个标签页。如果本作业单没进行过做柜操作，系统将不显示“货柜信息”页面。用户只可以编辑“报关信息”页面中的内容。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，就可以在货代业务委托中进行报关委托，如图所示：当我们在报关系统中完成报关操作后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，作业单将提交进入下一业务环节。2.5.1.4 补单管理用户选择【货代作业管理】【
16、出口作业管理】【补单管理】，系统会显示提交的要进行补单作业的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单的具体内容进行补充和修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”五个标签页。如果本作业单没进行过做柜操作和报关操作，系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。页面内容和上一模块相同。这里不再显示。用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以补单作业列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。当用户【查看】信息时，可以打印“提单”。用户确认信息
17、无误后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，作业单将提交进入下一业务环节。2.5.1.5 出口费用管理用户选择【货代作业管理】【出口作业管理】【出口费用管理】，系统会显示提交的要进行费用结算的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”五个标签页。如果本作业单没进行过做柜操作和报关操作，系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。用户只可以编辑“费用信息”页面中的内容。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交
18、】，保存信息。用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，作业单业务将完成。用户可以在“出口作业查询”页面进行查询和打印等操作。2.5.1.6 出口作业查询用户选择【货代作业管理】【出口作业管理】【出口作业查询】，系统会显示作业单查询页面，如下图，在此页面输入查询条件，点击【确定】，系统会显示查询结果，在查询结果上点击【明细】，系统会显示此作业单的详细信息页面。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”、“报关信息”以及“单据打印”几个个标签页。如果本作业单没
19、进行过做柜操作和报关操作，系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。用户在“单据打印”可以进行订舱单打印，装箱单打印，提单打印几个操作。页面如下：查询界面：明细信息标签打印界面：2.5.2 进口作业管理2.5.2.1 换单管理用户选择【货代作业管理】【进口口作业管理】【换单管理】，系统会显示销售部门提交的订单列表页面，在此页面选择一个订单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对订单进行具体内容的修改。此页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”和“货物信息” 四个标签页。用户需要在这几个页面中补充作业细节信息，添加出口货品。在“货代作业单”页面中
20、需要注意 “报关要求”和“拖车方式”字段只有选择委托，系统才会在以后的业务流程中进入相应的业务环节进行处理。下面是货物信息页面标签页。 货物信息用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从提单列表页面中再次选择本订单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。当用户【查看】信息时，可以打印“提单”。用户确认信息无误后，并且用户所指定的船次至泊位到港（在船代系统中进行操作）后，货物进入堆场（在堆场系统中进行处理），然后在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，订单将提交进入下一业务环节。如果在“货代作业单”页面中“拖车方式”和“报关要求”字段选择的都是“委托”， 作业单将进入报关环节，如果选择的
21、是“委托”和“自报”，则作业单将进入提货环节；如果选择的是“自托”和“自报”，作业单将进入“进口费用结算”环节。2.5.2.2 进口报关管理用户选择【货代作业管理】【进口作业管理】【进口报关管理】，系统会显示提交的要进行报关作业的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”和“报关信息”五个标签页。用户只可以编辑“报关信息”页面中的内容。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从作业单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、
22、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，就可以在货代系统中的货代业务委托的模块下进行报关委托如图：当我们在报关系统中报关完成后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，作业单将提交进入下一业务环节。2.5.2.3 提货管理用户选择【货代作业管理】【进口作业管理】【提货管理】，系统会显示提交的要进行提货作业的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“报关信息”和“拖车信息”六个标签页。如果本作业单没进行过报关操作，系统将不显示“报
23、关信息”页面。用户只可以编辑“拖车信息”页面中的内容。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从提货单列表页面中再次选择本单进行【修改】、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，在货代委托业务中进行堆场提货委托如图：当货物出场后（在堆场系统中进行操作）在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，订单将提交进入下一业务环节。2.5.2.4 进口费用管理用户选择【货代作业管理】【进口作业管理】【进口费用管理】，系统会显示提交的要进行费用结算的作业单列表。在此页面选择一个作业单，然后点击【修改】按钮，此时系统会显示详细信息的编辑界面。在此页面用户可以对作业单进行具体内容的修改。页
24、面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”和“报关信息”六个标签页。如果本作业单没进行过报关操作和提货操作，系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。用户只可以编辑“费用信息”页面中的内容。页面如下：用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从出口报关单列表页面中再次选择本作业进行【修改】、【删除】和【查看】操作。用户确认信息无误后，在列表页面中选择本订单，点击【提交处理】，作业单业务将完成。用户可以在“进口作业查询”页面进行查询和打印等操作。2.5.2.5 进口作业查询用户选择【货代作业管理】【进口作业管理】【进口作业查询】，系统会显示作业单查询页
25、面，如下图，在此页面输入查询条件，点击【确定】，系统会显示查询结果，在查询结果上点击【明细】，系统会显示此作业单的详细信息页面。页面包括“货代作业单”、“费用信息”、“提单信息”、“货柜信息”、“拖车信息”、“报关信息”以及“单据打印”几个个标签页。如果本作业单没进行过报关操作和提货操作，系统将不显示“货柜信息”以及“报关信息”页面。用户在“单据打印”可以进行提单打印操作。页面如下：查询界面：明细信息标签打印界面：2.6 系统管理2.6.1 基础管理2.6.1.1 集装箱货运站维护用户选择【系统管理】【基础管理】【集装箱货运站维护】，系统会显示已定义的集装箱货运站列表页面，在此页面选择【新增】
26、按钮，此时系统会显示集装箱货运站的编辑界面。用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。2.6.1.2 客户工厂仓库维护用户选择【系统管理】【基础管理】【客户工厂仓库维护】，系统会显示已定义的客户工厂仓库列表页面，在此页面选择【新增】按钮，此时系统会显示客户工厂仓库的编辑界面。用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。2.6.1.3 拖车公司维护用户选择【系统管理】【基础管理】【拖车公司维护】，系统会显示已定义的拖车公司列表页面，在此页面选择【新增】
27、按钮，此时系统会显示合作伙伴的编辑界面。用户编辑信息后，点击【提交】，保存信息。用户可以从人员列表页面中再次选择本记录进行【修改】、【删除】和【查看】操作。3 业务流程描述3.1 出口业务流程业务流程：询价-报价-确认BOOKING-向船公司定舱-船公司放S/O-拿S/O提柜-做柜-还柜-报关-放行-提供补料-对单确认-开DEBIT NOTE-付款-放单 （1）询价：客户向货代公司销售人员询问价格航次等情况，销售人员根据经验解答相应问题，在系统中录入概要信息，信息主要包括：公司名称/目的港/柜数目/柜型/品名/船次/价格。提交给主管领导。（2）领导核算成本效益报出价格，销售人员和客户协商后确认
28、报价。 （3）向船公司定舱：接到订单后后根据和客户谈好的情况向船公司安排舱位。 （3）船公司放S/O：船公司确认有舱并放S/O （SHIPPING ORDER）给货代。S/O是提柜，装船的凭证。 （4）拿S/O提柜：拿到S/O后根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。打单后才会产生柜号和封条号。（封条其实就是个塑料和金属制成的锁头，是一次性的而非概念中的那种纸制贴上去的封条。）有的船公司是不需要打单就可以根据S/O上面的显示直接去指定地点提柜。此间会产生打单费，吊柜费，选重费等费用。 （5）做柜：拖车拉了空柜去工厂装柜也叫做柜。 （6）还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场
29、。（空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费，船公司不同费用不同）。 （7）报关：拖车过闸，开始报关了。报关时间基本上一个工作日可以办完。如果碰到查柜，需要出查柜费。 （8）放行：报关放行，等待安排装船。（9）提供补料：因为第一次的订单上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，就要提供补料，补充订单信息内容。 （10）对单：三方对单，确认货品无误。货代和客人对，船公司和货代对。 （11）结算：船公司和货代，货代和客户分别进行费用结算。确认无误，按指定帐户付款，到帐后，给客户放提单，（如果是电放就电放，如果是到付，月结的情况按双方约定办理）。3.2 进口业务流程业务流程：货主委托报价接受委托
30、索要单据换单报验报关提货结算（1）货主委托：确认委托事项（2）报价：当货主预委托货代公司为其进口货办理代运业务后，根据货类、货量、货物流向、运输方式等核算出费用标准。（3）接受委托：双方确认费用等代理协议。（4）索要单据：业务谈妥后，向货主索要报关报验等所需全部单据，提单、发票、装箱单、合同、报关报验委托书，根据海关、商检对不同货物的监管要求，还需要货主提供如：包装证明、许可证、原产地证、重量证明、品质证明、免税证明、机电证明、信用证付款凭单、进口代理协议等材料。（5）换单：到船公司或其代理处换取提货单。（6）报验：申请人按照法律、法规或规章的规定向检验检疫机构报请检验检疫工作的手续。（7） 报关：进口货物的收货人或者他们的代理人在进口货物时，需要在海关规定的期限内，申请海关审查放行。（8）提货：海关放行后并交完港口箱站等所有费用，办完提货手续，接着就要安排发运工作。（9） 结算：要按合同或传真确认的费用标准，及时与货主进行结算。
