应收帐款管理规程.doc

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1、目 录一、应收帐款管理规程 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2二、建立应收帐户 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3三、应收帐目处理 1、帐目初始化 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2、应收清转 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3、付款登帐 . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2、. . . . . . . .10 4、对销清帐 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 5、帐目转户 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 6、帐目修改 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 7、注销帐目 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 8、查帐 . . . . . . . . . . . . .

3、 . . . . . . . . . . . . . . . .18 9、打印帐本 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2110、打印帐单 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2311、分类帐查询 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26四、应收审计 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27五、报表 . . . . . .

4、 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31第一章 应收帐款管理规程一、综述 应收帐款是用于管理收款日期在一个月以上的、在饭店进行消费的、各种欠款单位的帐目。一般由财务部、前厅部或销售部派专人统一管理、统一结算。二、应收帐户管理 1、应收帐户类型一般包括：旅行代理、协议公司、单位、个人、信用卡、支票汇票六大类型。 2、在计算机系统中，应收帐户的建立必须经过有关主管签字同意。建户时： 1）、户名、编号必须完整输入； 2）、根据饭店规定设置信用限额、结帐周期； 3）、进行明细帐目初始化。三、应收帐目管理 1、外围站点本身的应收款滞留在外围站点的应

5、收帐户中，由外围部门自己管理。 2、转应收帐目必须要有饭店领导或销售部书面通知。帐目转入应收后，客人登记单、传帐单、转帐单等一系列原始单据也应转入应收小组进行管理。 3、应收的借方帐目一般由帐务处转来。对于以下几种类型的借方帐目可以按照饭店规定登记借方帐： 1）、由于汇差引起发生和收回不一致； 2）、由饭店支付信用卡服务费引起收回减少； 3）、前台帐目错误需要冲补。四、应收日常工作重点 1、及时清转应收帐目。如果发现转错帐目的帐目，必须及时进行转户处理。 2、及时登记已收回的贷方帐目，并按收回帐单进行对销帐处理。 3、操作员下班前必须进行审计，并将收回单据、审计平衡表上交夜审或财务部。 4、及

6、时封锁超限额应收帐户，及时删除已取消合同的应收帐户，避免跑帐。 5、每月打印帐龄分析表、发生收回表、帐本等用于存档。第二章 建立应收帐户一、建立应收帐户图2-1-1-1 1、如图2-1-1-1所示。其中：编号、帐户名称、信用限额、结帐周期必须填写。 2、编号： 1）、10位字符。一般设置为5-6位即可； 2）、由用户人为设定并手工输入。最好有一定规律性（第1位表示类别，后几位按顺序编号）； 3）、注意：编号必须输入，否则会引起催帐单、帐目查询及部分报表打印功能无法正常完成。 3、帐户名称：30位字符。最好输入应收帐户全称或常用叫法，避免雷同。 4、冻结标志：该标志有效时，系统限制前台及应收对帐

7、户的任何帐目操作。 5、信用限额： 1）、输入金额。用于控制应收帐户可以欠款的最大金额； 2）、清转帐目时，系统会自动将清转后已超限额帐户设置为冻结状态。二、删除应收帐户 1、余额为0、且已经无效的应收帐户应及时删除。 2、帐户被删除后，系统自动在编号前加“*”以示区别。如图2-2-1-1所示 3、超过夜审设定的保存日期后，在夜审过程中才被真正的删除。图2-2-1-1三、冻结应收帐户 1、冻结：用于系统限制前台及应收对帐户的任何帐目操作。如图2-3-1-1所示 2、清转帐目时，系统会自动将清转后已超限额帐户设置为冻结状态。 3、在应收帐户修改功能中，也可以手工设置“冻结”标志。图2-3-1-1

8、第三章 应收帐目处理一、帐目初始化 1、帐目初始化功能包括：初始借方、初始贷方。 2、“初始借方、初始贷方”功能的操作方法与“登借方帐、登贷方帐”功能的操作方法及使用效果完全相同。 3、唯一区别在于：已有借方帐目后。系统不允许操作员再进行初始借方的操作。 4、下面，本节只详细介绍登借方帐的操作方法，登贷方帐的操作方法请参看本章第3小节。 5、登借方帐： 1）、由于每条借方帐目是由若干明细消费组成的，因此要先输入帐目信息，再输入帐目明细。 2）、帐目信息：如图3-1-1-1所示 、发生日期：、输入帐户实际消费日期，便于与客户核对帐目； 、系统默认为当前的系统日期； 、可以输入本日以前的任意日期。

9、 、单据号：输入客户消费时的帐单号，便于与客户核对帐目。 、摘要：输入具体的消费客户名称，便于与客户核对帐目。 3）、按【增加】按钮，输入帐目明细：如图3-1-1-2所示 、帐项：消费项目代码。由系统设置模块中的帐项设置统一设定。 、金额：消费金额。图3-1-1-1图3-1-1-2二、应收清转 1、由前台收银或外围计费站点转入应收的帐目需要通过清转才能真正进入相应的应收帐户中。 2、加入清转步骤的主要目的在于： 1）、避免转应收帐目直接进入应收数据中造成应收余额不断变化； 2）、避免前台转应收时出现错误直接引起应收帐目出现问题； 3）、提醒应收操作员进行核对。 3、每条应收帐目（包括借贷方）都

10、有两个日期：登帐日期和发生日期。 1）、登帐日期：帐目记入系统的日期。用于财务统计数据。 2）、发生日期：表示帐目发生的真实日期。便于与客户核对帐目。 3）、登帐日期：在清转、登帐过程中，由系统自动设置为当前的系统日期。 4）、发生日期：清转时，系统设置自动为前台或外围转应收日期； 登帐时，发生日期由操作员人为输入。 4、清转工作包括：普通帐户清转、信用卡/支票清转。 1）、普通帐户清转：清转结帐转应收（选择某个应收帐户）时产生的帐目。 2）、信用卡/支票清转： 、用途：清转信用卡或支票现付结帐时产生的帐目； 、原因：有些饭店认为使用信用卡或支票结算时，还需要财务人员到银行去划帐，没有立即算入

11、营业收入中。因此，应归入应收帐目管辖范围。 、设置：系统按帐项设置中（类型为信用卡或支票）帐项所对应的应收帐户帐号进行清转。 5、进入清转功能： 1）、如果系统首先出现如图3-2-1-1所示的提示信息，表示系统中还有未清转的帐目。 2）、进入清转界面后，选择清转截止日期，等待系统列出现有未清转帐目。如图2-3-1-2所示 3）、系统按应收编号进行排列所有帐目，便于操作员进行分类核对。 4）、帐户编号、帐户名称：指接收帐目的应收帐户的编号和名称。 5）、日期、时间、帐单号、金额：指前台转应收时的日期、时间、帐单号和金额。 6）、清转标志：用鼠标选中（打勾）部分帐目后，选择“带标志项清转”功能或“

12、未带标志项清转”功能清转部分应收帐目。 7）、全部清转：一般使用此将所有帐目全部确认清转。 8）、前台帐户：用于查看某条帐目是由前台哪个客人或团队转入应收的。图2-3-1-1图2-3-1-2三、付款登帐图3-3-1-1 1、发生日期： 1）、输入帐户实际的付款日期，便于与客户核对帐目； 2）、系统默认为当前的系统日期； 3）、可以输入本日以前的任意日期。 2、单据号：输入支票汇票号码或手工凭证号码，便于与客户核对帐目。 3、帐项： 1）、指客户付款方式。内容由系统设置模块中的帐项设置统一设定； 2）、只能使用现金、信用卡、支票等现付贷方帐项； 3）、如果帐项设置中设置了的话，还能出现“转总帐”

13、帐项。转总帐的含义类似于财务中的“坏帐准备”。 4、原币金额：输入客户付款金额。 5、摘要：输入简要的付款备注，便于清楚明了地对销借方帐目。 6、长押金： 1）、贷方帐目的一种特殊形式； 2）、该帐目在查帐中可以看到，同时参与余额计算，但不参与对销帐工作。 7、兑换率、贴现率：用外币付款方式时使用。不输入的话，系统默认为1和0。 8、实兑金额：使用外币付款方式时，系统自动进行汇率计算出实际付款金额。四、对销清帐 1、应收登记贷方帐目后，必须及时或定期进行对销帐工作，将借贷方帐目彻底结帐核销掉。 2、分类： 1）、对销帐功能分为：普通对销、借贷负负对销。 2）、普通对销中，对销方式分为：自动对销

14、、对销带标志项、按金额对销。 3、普通对销： 1）、自动对销： 、系统按帐目发生日期顺序对销所有帐目，直至借方帐目为0或贷方帐目为0； 、一般在取消帐户之前、清除所有帐目时使用。 2）、对销带标志项：如图5-4-3-1所示 、用鼠标在需要进行对销的帐目上打上对销标志。打标记时请注意与界面中部显示的“已选借方”和“已选贷方”数据进行核对； 、按【对销带标志项】按钮，系统按帐目发生日期顺序对销所选中的借贷方帐目； 、是常用的对销方法。 3）、按金额对销：如图5-4-3-2所示 、按操作员要求金额对销一条借方帐目和一条贷方帐目； 、客户要求支付某条帐目中的房费或餐费等部分费用时使用。 4）、注意：

15、、普通对销时系统不允许选择负的贷方帐目。如果有负的贷方帐目需要对销的话，请使用以下的“借贷负负对销”功能进行处理。 、正、负借方帐目之间（冲帐产生负的借方帐目）可以用“普通对销”功能进行处理。 4、借贷负负对销： 1）、特殊用于负的贷方帐目与负的借方帐目之间进行对销处理。 2）、负帐主要来源于帐户冲帐。举例来说：客户实际消费2485元， 、如果客户在付款同时便由于某种原因要求冲减85元的话，操作员先应登记-85元的借方帐，接着登记2400元的贷方帐，然后在“普通对销”功能中这借方2485元、-85元与贷方2400元进行对销。 、如果客户支付了2485元、操作员也登记并对销了2485元之后，客户

16、再要求冲减85元的话，操作员只能先应登记-85元的借方帐，接着登记-85元的贷方帐，然后在“借贷负负对销”功能中这借方-85元与贷方-85元进行对销。 3）、系统自动列出所有借贷方负帐，等待操作员选择帐目进行对销。 如图5-4-4-1所示 5、注意：本日已对销的帐目可以在“查帐”功能中取消对销。请参看第8小节。 6、注意：由于客户付款时可能只支付、或多支付了部分费用（例如：应付金额为2485元，客户只支付了2400元、或支付了2500元）。因此，在对销过程中会出现某条借方帐或某条贷方帐还有剩余金额的现象。在系统中，用“金额”表示帐目原有金额，用“未销金额”表示部分对销后的当前未结金额。如图5-

17、4-3-1所示。这是应收系统的特有现象。图5-4-3-1图5-4-3-2图5-4-4-1五、帐目转户 1、用途：前台转错应收帐户、或A帐户的帐转由B帐户支付、或进行其它分帐工作时，需要使用“帐目转户”功能。 2、操作方法： 1）、首先，选中需要转户的帐目。如图5-5-1-1所示 2）、按【转户】按钮，按提示输入应收帐户查询条件。如图5-5-1-2所示 3）、系统按帐户编号顺序列出所有满足条件的帐户信息。选中帐目转至的帐户名称，然后输入转户备注（标注转户原因）。如图5-5-1-3所示 4）、确认系统提示的“是否立即转户”的信息后，帐目转出。 3、注意：帐目转出后，可以在“查帐”功能中按“查已销帐

18、”方式查询出来。图5-5-1-1图5-5-1-2图5-5-1-3六、帐目修改 1、系统允许操作员修改任意日期的帐目的摘要。 2、用途：在前台转应收的帐目摘要中，系统自动填写了前台客人的房号和姓名、或团主的编号和名称。有些饭店为了方便与旅行社进行核对，需要将饭店给团队定义编号或名称改为旅行社给团队定义的编号或名称。 3、操作方法： 1）、首先，选中需要修改的帐目。如图5-5-1-1所示 2）、按【修改】按钮，修改帐目摘要。如图5-6-1-1所示图5-6-1-1七、注销帐目 1、系统中允许操作员注销本日由应收登记的借方或贷方帐目。 2、操作方法： 1）、首先，选中需要注销的帐目。如图5-5-1-1

19、所示 2）、按【注销】按钮，确认后即可注销所选帐目。 3、注意： 1）、注销功能有权限控制。 2）、只能注销本日、本操作员登记的帐目。如图5-7-1-1所示 3）、审计以后的帐目不能注销。图5-7-1-1八、查帐 1、系统可以查询任意日期的各种帐目。如图5-8-1-1所示 2、未销帐： 1）、未完全对销的帐目。如图5-8-1-2所示 2）、注意：界面中显示的借、贷方合计是指按日期区间查询并列出的帐目合计。并不是所有未销帐目的借、贷合计。 3、已销帐：已对销帐目流水。如图5-8-1-3所示 4、对销帐：如图5-8-1-4所示 1）、利用左借右贷的形式，显示出每次对销帐操作步骤。显示内容包括：对销

20、日期、对销金额、借方帐目简要信息、贷方帐目简要信息、操作员。 2）、注意：如果是正负两条借方帐目进行对销的话，对销金额显示的是正数金额，借方帐目简要信息中显示的是正帐帐目信息，贷方帐目简要信息中显示的是负帐帐目信息。 3）、注意：此界面中有“恢复”功能，可以恢复本日、未审的对销操作。 5、注销帐：使用“注销”功能注销的帐目流水。如图5-8-1-5所示图5-8-1-1图5-8-1-2图5-8-1-3图5-8-1-4图5-8-1-5九、打印帐本：主要用于财务存档图5-9-1-1图5-9-1-2批处理打印帐本： 1、在应收主界面的“其它”功能中，可以批处理打印帐本。 2、系统在起始、终止编号中自动列

21、出最小和最大的编号。 注意：我们在建立应收帐户时提到每个应收帐户必须设置编号。 3、操作员选择需要打印帐本的帐户起始、终止编号。如图5-9-1-3所示 4、注意：在此功能运行过程中不能中途退出。由于饭店一般有上百个应收帐户，因此，使用此功能时，请准备出充足的时间和纸张。注意： 1、按帐户打印与批处理打印出来的帐本格式相同。 2、帐本格式可以根据用户需求系统设定。图5-9-1-3十、打印帐单 1、打印帐单明细 1）、用途：用于查询某条帐目的明细帐目组成。 2）、注意：明细帐单格式可以根据用户需求系统设定。图5-10-1-1 2、打印催帐单 1）、操作方法：按日期区间打印所有未销借方帐。 2）、用

22、途：定期向客户催帐时使用。一般打印在饭店机制催帐单上。 3）、注意：催帐单格式可以根据用户需求系统设定。图5-10-2-1图5-10-2-2 3、打印对帐单 系统自动打印某帐户的所有未销帐。 注意：对帐单格式可以根据用户需求系统设定。图5-10-3-1十一、分类帐查询图5-11-1-1图5-11-1-2第四章 应收审计一、审计原则 1、操作员下班前必须进行审计，并将收回单据、审计平衡表上交夜审或财务部。 2、审计时系统只要求操作员核对手中各种付款方式的收款小计与计算机中的各项收款小计是否相同。 3、在审计平衡（手工与机器相同）的情况下打印出一张审计平衡表。二、分类 1、审计分为：借方帐审计、贷

23、方帐审计。 2、借方帐审计又分为：借方分类审计、借方按帐项审计。三、借方帐审计 1、借方分类审计、借方按帐项审计的区别： 1）、借方分类审计：按前台转入、期初登帐、应收登帐、转户进行分类汇总审计。如图5-3-1-2所示 2）、借方按帐项审计：按明细借方帐项进行汇总审计。如图5-3-1-3所示 3）、借方分类审计：审计应收本日的所有操作。 4）、借方按帐项审计：审计应收登帐时冲补的借方明细帐目。 2、审计步骤： 1）、首先，要选择审计类别。如图5-3-1-1所示。一般选择按登帐日期进行个人审计。 2）、进入审计界面后直接按【审计】按钮，系统会自动计算本操作员的各项收款小计并填写在“审计金额”处；

24、 3）、操作员按照审计金额核对手工的收款情况； 4）、核对正确后，按照“审计金额”填写“输入金额”；如图5-3-1-2所示 5）、再次按【审计】按钮，系统提示操作员进行审计通过的确认； 6）、打印审计平衡表，并进行其他的交班工作。 3、用户参考：由于各用户的管理方式不同，操作员审计时可以按照上述步骤进行审计；也可以先核算手中各种付款方式的收款小计，按照手中的金额小计填写“审计金额”（即：跳过第1小步），并继续进行其他操作。图5-3-1-1图5-3-1-2图5-3-1-3四、贷方帐审计 1、审计步骤： 1）、首先，要选择审计类别。如图5-3-1-1所示。一般选择按登帐日期进行个人审计。 2）、进

25、入审计界面后直接按【审计】按钮，系统会自动计算本操作员的各项收款小计并填写在“审计金额”处； 3）、操作员按照审计金额核对手工的收款情况； 4）、核对正确后，按照“审计金额”填写“输入金额”；如图5-4-1-1所示 5）、再次按【审计】按钮，系统提示操作员进行审计通过的确认； 6）、打印审计平衡表，并进行其他的交班工作。 2、用户参考：由于各用户的管理方式不同，操作员审计时可以按照上述步骤金额；也可以先核算手中各种付款方式的收款小计，按照手中的金额小计填写“审计金额”（即：跳过第1小步），并继续进行其他操作。图5-4-1-1第五章 报表Ar001应收流水帐(按发生日期)程序中调用的日流水报表。

26、Ar002应收流水帐(按登帐日期)程序中调用的日流水报表。Ar003应收帐户帐龄分析一览表(按日)应收帐户按30、60、90、120天、1年、2年统计的应收欠款汇总数据Ar004应收帐户帐龄分析一览表(按月)应收帐户按3、6、9、12个月、1年、2年统计的应收欠款汇总数据Ar005应收帐户帐龄分析一览表(按年)应收帐户全年1到12月按月统计的应收欠款汇总数据Ar006应收帐户帐龄分析明细一览表(按月)部分应收帐户按3、6、9、12、24月统计的应收欠款帐目明细数据。此表与Ar004之间有对应关系Ar007应收帐户帐龄分析明细一览表(按日)部分应收帐户按30、60、90、120天、1年、2年统计

27、的应收欠款帐目明细数据。此表与Ar003之间有对应关系Ar008应收帐户历史帐目帐龄分析明细一览表（按月）与Ar006报表格式相同。二者的区别在于：本报表中可以显示以前任意日期的所有帐目帐龄分析情况，其中包括已经对销结帐的帐目；而Ar006中只统计当时的未对销结帐的帐目。此表可以用于查历史明细帐。Ar010应收帐目发生及收回汇总表所有应收帐户所有应收帐目的当日、当月、当年汇总统计分析Ar011应收帐户综合分析一览表应收帐户某一日期区间段内的应收比重及资金周转率分析Ar012应收帐目发生及收回明细表按转入、借方帐、贷方帐分类统计的、任意日期区间之内所有的应收帐目明细。可以用于查历史明细帐。Ar0

28、13应收帐目发生明细一览表与Ar012相似的、独立的借方帐明细报表Ar014应收帐目收回明细一览表与Ar012相似的、独立的贷方帐明细报表Ar015按类型应收帐户余额一览表用于核查每个帐户或每类帐户的应收欠款合计Ar016按类别应收帐户借贷合计一览表Ar017已封户应收帐户余额一览表Ar018已超限额应收帐户余额一览表Ar019应收注销帐目一览表用于核查应收操作员销帐记录Ar020应收帐户信息一览表定期打印，用于存档Ar021应收长押金明细表Ar022应收帐户借方帐目流水报表与Ar013相似。同时增加了日累计和月累计。用于查帐，保证数据正确性。Ar023应收帐户贷方帐目流水报表与Ar014相似。同时增加了日累计和月累计。用于查帐，保证数据正确性。Ar024应收帐户借贷方帐目汇总报表是以上两张报表的数据综合汇总。此表将所有应收帐目按日、月、同时按借、贷方进行累计。每月将累计数据与财务的累计数据相核对，保证数据正确性。报表工具的使用方法请参看总经理查询及报表实用说明书。