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1、湖南科技大学机要文件管理规定（科大党发201133号）第一章 总 则第一条 为加强机要文件管理，根据中华人民共和国保守国家秘密法、湖南省党委系统文件收发管理规范等有关法律法规规定，结合学校实际，特制定本规定。第二条 本规定所指机要文件是指标有“绝密”、“机密”、“秘密”密级以及其他通过机要渠道发送的文件、简报、讲话材料，各种资料、报表、刊物。第三条 学校各单位及个人均应按照机要文件管理的有关法律、法规和本规定的要求，严格履行保密职责，依法办事。第二章 机要文件收签第四条 上级机要文件的收签，由学校党委办公室机要室专人负责。工作人员应及时领取文件,密码电报随叫随到；及时登陆内网接收内部文件。第五
2、条 为保证文件的安全，工作人员取文期间，不得办理与文件无关的事宜或携文到其他公共场所。第六条 机要室收文后，必须认真核对，编号、登记、传阅、分类、归档。对每天收到的各类信件，分轻重缓急，及时处理，不得积压延误。第七条 凡其他渠道开会带回的机要文件、密级资料，须交机要室编号、登记、签收再传阅。第三章 机要文件传阅 第八条 严格按照阅批文件范围阅文。发至省军级的文件，供校领导阅读，扩大范围须经学校党委书记批准；发至县团级的文件供处级以上职务的干部阅读；民主党派负责人按有关规定阅读相应文件。未经批准，不得擅自扩大或缩小范围。第九条 传阅文件需使用专用文件夹，设立登记签名手续，签名（包括文件卡的批示和
3、签名）须用钢笔或毛笔（不得用圆珠笔或红色笔），卷内文件不得随意勾划、批注，以免损坏文件。第十条 校领导阅文，由专人传送。各单位负责人到机要室阅文。离退休干部按享受的职级待遇，阅读相应级别的文件，由离退休工作处专人借出在指定地点阅看。阅文一律单线进行，不得横传。第十一条 卷内文件不得随意抽走、留存、横传。因工作需要借阅文件，须到学校党委办公室机要室办理借阅登记手续，阅办完毕后，及时退还。第十二条 校领导阅批文件分为3类：传阅的文件一般不超过3天、署名文件夹内的文件一般不超过2天、急传急办的文件当天阅办，不能当天归还的文件要妥善保管，以保证文件周转。第十三条 各教学院、职能部门借阅或领取文件实行专
4、人负责制。各教学院由党政办公室主任负责，部门由综合科长负责，并办理借阅手续。无特殊情况，当天借阅，当天归还。借阅的文件一律单线使用，按规定范围阅读。第十四条 不得携带机要文件、密级资料回家阅读；不得携带密级文件或资料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。第四章 机要文件翻印第十五条 绝密文件和发文机关规定不准翻印的文件，一律不得擅自翻印。第十六条 上级机关制发的“机密”、“秘密”级文件, 确需翻印的，经请示发文机关批准同意后，由机要室负责统一翻印。严格控制文件翻印份数，翻印的文件与原文件同等管理，由机要室负责编号、分发，限期收回。第五章 机要文件保密第十七条 机要人员、阅文人员应严格执行保密纪
5、律，增强防范意识，防止文件丢失、泄密事件发生。第十八条 机要室不得允许闲杂人等进入。机要室内网不得允许非机要人员使用。机要人员不得在连接内网的电脑上使用非专用存储器。第十九条 学校副处级以上领导干部及各单位负责机要的同志因工作调动或离退休，应及时将机要文件、保密资料或保密记录本退回学校机要室，机要室盖章后人事部门方可办理手续。第六章 机要文件清退、归档和销毁 第二十条 各单位的密级文件及内部资料（归档的除外）不得自行处理，必须及时清退送交学校机要室，由学校统一送市保密局销毁。第二十一条 文件的归档和销毁，必须先清理登记造册，列出拟归档和销毁的文件清单，报单位分管领导审批后，分别送到校档案馆归档和上级指定的文件销毁站销毁。归档和销毁必须做好交接手续。第七章 其 他第二十二条 本规定由学校党委办公室负责解释。第二十三条 本规定自发文之日起施行，原湖南科技大学机要文件管理规定（试行）（科大党发200447号）同时废止。
