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1、制 作FACTURE检检查CHECK核 准AUTHORIZE郭海燕谢意诚谢意诚版本修订日期修订章节修订内容批准人生效日期备注A首次发行谢意诚2002/7/1B部门变更谢意诚部分内容与实际操作不符谢意诚2003/04/5B/12003/5/8部分内容与实际操作不符谢意诚2003/05/08B/2200/4/20传真复印作业方式变更谢意诚2004/4/27待添加的隐藏文字内容11.0. 目的 规范文控作业过程步骤和要求,确保各项作业有条不紊的开展,准确、安全、及时处理各种文件与数据,防止私人数据传真、影印、电邮.2.0. 范围2.1. 本公司内外部书面文件接收、编号、复印、发放、回收、存档.2.2
2、. 书籍管理.3.0. 参考文件3.1. 文件编写格式与编号规范3.2. 文件与数据控制程序3.3. 编号规范4.0. 定义 4.1. 文控中心:受控文件与数据控制部门.5.0. 权责:5.1. 各部门及人员:5.1.1. 确保要处理的文件与数据内容、格式、编号、签署正确.5.1.2. 按规定办理文件与数据的有关交接、签收手续,及时提供回收文件.5.2. 文控文员5.2.1. 审查需处理的文件与数据 内容、格式、签署、编号.5.2.2. 按规定准确、安全、及时办理文件与数据的传真、复印、文件管理、书籍管理.5.3. 文控中心主管5.3.1. 审查文件发放对象数量.5.3.2. 确保一个完善的文
3、件管理系统.6.0. 作业内容6.1. 内部书面文件管理6.1.1. 流程,见附图.6.1.2. 文件的移交与接收a文件制定部门将签署好的文件正稿移交文控中心.b工程科文件移交时需填写“文件移交登录表”(F-088),文控文员签收.c文件审查文控文员审查文件、编号、版本、格式是否正确,属较明显错误要退原稿给制定部门返工.d复印盖章e原稿文件上已有发放对象数量时,可按照进行复印作业.f原稿文件没有发放对象数量时,可向制定部门询问并征求管理代表的意见.g在复印好文件的右上角分别盖“受控文件”章和部门副本号章.h.文控文员将文件分发给需要部门,并及时回收旧版,接收部门在“文件分发表”上签收,收回的旧
4、版文件盖“作废”章后方可作环保纸利用.j归档保管1.每种文件按一定顺序摆放.2.每种文件区域和每个活页夹都有标识,每个活页夹都有文件与数据目录列表.3.发改版文件时旧版原稿文件盖“作废”章,在新版活页夹的文件与数据目录列表备注栏标注作废,并将旧版原稿放和到对应的旧版文件区域活页夹,同时在旧版活页夹的文件与数据目录列表上登记.6.2. 复印作业6.2.1. 各部门需复印时,将资料交给文控中心确认然后根据部门密码进行复印作业.6.2.2. 文控文员要检查资料和交办单,如属下列情形可拒绝其复印:a复印的资料与工作无关或没有必要复印.b复印的份数不合适.6.2.3. 每月5日前,文控文员需将各部门复印
5、用纸量进行统计.必要时,要进行分析,以降低纸张消耗量.6.3. 收发传真接收、登记、传真、归档.6.3.1.各部门如需往外传真时,需交给文控文员确认后方可传真.6.3.2.文控文员要检查传真数据,如属非工作数据或没必要传真的可拒绝其传真.6.3.3.在值班期间文控中心应对订单等协助传真上班期间如有时间也应协助其他部门传真作业6.3.4.确认传真有显示“ page send OK”后,在传真件右上角盖“FAXED”章,证明已成功传出否则应重新传真。6.3.5.收传真作业a. 文控文员一般最少每隔30分钟查看一次有无传真数据b. 原则上传真由各个部门人员到文控中心领取紧急订单或退货等传真件文控文员
6、应实时通知责任人或直接送交至相关部门.c. 若收到的文件属客户图纸则先交给项目负责人确认,然后登记编号,再进行复印分发.分发到有关部门,编号参照编号规范d若收到一些新的(从没有收过)并且没有注明收件人的文件,文控把收到的数据拿到与数据有关的部门查问清楚;若没有人认领,则把数据存放在文控一周后再进行销毁.6.4. 外来数据的收发和管理6.4.1. 流程图,见附图6.4.2. 由出差人员、客户、供货商或其他人员拿回公司的外来文件与数据,必须交文控中心登录,然后文控发放.6.4.3. 外来文件的编号参照编号规范进行.6.4.4. 外来文件由文控和相关部门审查.6.4.5. 所有外来文件统一编号,但为
7、了方便查找,需将其分成以下几类:a客户资料.b客户图纸并且由使用部门有直接使用的由文控中心或项目开发部确认有效性和分发范围,由文控中心编号、发放、回收、接收部门签收,原件由文控保存管理.c其他文件与数据.6.4.6. 外来文件归档.a传真收到的外来文件和数据及由6.4.2收到的外来资料按先后次序放在一起.b每一类外来文件与数据需分区建立活页夹摆放,每类活页夹都要标识文件与数据类别和次序号.当放满一个活页夹时要在活页夹外面注明起止编号,以方便查找. 6.4.7.外来文件的保存期限a客户文件与数据1.现有机种一直留存.2.淘汰机种,淘汰后一年以上可销毁有特别要求除外.b其他外来文件与数据按实际情况决定保存期限.6.5. 书籍数据的管理6.5.1. 凡是属冠万音响公司的员工,都可以借阅书刊,但借书刊时必须办好登记手续,每人每次借书刊数量不能超过两本,在已借书刊期间内不能再借,借阅时间不可超过两周.6.5.2. 所借的书刊必须妥善保管,不可有破损、涂改、丢失等,如有以上行为文控中心将交由人事科处理.6.5.3. 所有的书籍,未经文控中心批准,不可私自影印.7.0. 表格及记录7.1. F-002 “文件分发表”7.2. F-048 “文件交办单”7.3. F-088 “文件移交登录表”7.4. “作废”章7.5. “FAXED”章7.6. “受控文件”章7.7. 外部文件控制章
