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1、供应商撤场、转场作业管理规定有关部门、各购物广场：为规范供应商撤场、转场作业管理，经公司研究决定，特制定如下管理规定，请各部门遵照执行。一、供应商撤场处理流程（一）流程图撤场申请 报批协商保留 填写撤场/转场审批表 核对往来帐 报批办理撤场手续通知撤场 租赁/承包 自营盘点 反馈 退货 通知对帐处理电脑库存洽谈（二）流程说明： 1、撤场申请：供应商向采购中心相关部门撤转场负责人出具加盖有效公章的撤场申请，撤转场负责人知会品类负责人对撤场申请进行审核。品类负责人根据销售情况向部门撤转场负责人提出申请要求供应商撤场，。 注：采购中心百货部、生鲜部没有综合组，全权由相关采购员办理。注意：在分公司培训
2、时要求复制总部行为，将经办所有撤转场负责人及财务结算主管和配送中心退货部主管及各商品部主管人通报，要求其负责。当工作调换时，必须邮件知会所有相关工作有联系的同事，告之由谁来接替工作，今后邮件与之联系，由其负责。 2、报批：撤转场负责人将撤场申请传部门经理审批。（1）同意撤场则请撤转场负责人填写撤场/转场审批表并知会供应商必须按合同条款无条件承担空库存；（2）不同意则请撤转场负责人进行谈判协商保留。注意：一定写明撤场原因；一定要注明清楚撤场商品为全部撤、还是部分商品撤，如果为部分产品，一定写明撤场产品条码。3、填写撤场/转场审批表：撤转场负责人填具一式二联撤场/转场审批表。撤场/转场审批表的保留
3、：第一联：财务：第二联：撤转场负责人留底（百货部为供应商携带入卖场办理手续）4、核对往来帐： 撤转场负责人持撤场/转场审批表到财务中心结算部核对往来帐目，由财务中心结算部主管在撤场/转场审批单确认并出具意见，然后再传回撤转场负责人。5、报批：撤转场负责人持此表报采购经理、采购总监审批。6、办理撤场手续：（1）（租赁/承包）：专柜供应商持撤场/转场审批表至购物广场办理清场手续，并由购物广场总经理、防损员、工程部、前台部负责人签字表示同意撤场。（2）（自营）：通知撤场：撤转场负责人将经过采购总监审批过的撤场/转场审批表交财务中心结算部主管，由财务中心结算部主管向各购物广场商品部主管和配送中心退货部
4、主管发送电子邮件退货撤场通知/处理单（见附件二），同时发邮件给信息中心录单员做供应商商品的暂停订货。每部门每天不得超过两家的供应商撤转场，百货调整除外注意：必须使用公司统一规定的退货撤场通知/处理单，如没有使用正确信息传递导致信息错误，责任由财务中心结算部主管承担。盘点：购物广场在接退货撤场通知/处理单后在三个工作日内盘点该供应商所有商品，并如数退回配送中心退货部，在将商品全部交付配送人员后，要求商品部主管马上在退货撤场通知/处理单电子件上签字确认“已无实物”并立即发送给配送中心退货部主管。该供应商已经撤转场之后，各购物广场不能再有此撤场/转场供应商的商品返配回配送中心（顾客退货除外），如发生
5、再次返配，分店自行买单（包括家电的样机）。此措施已经实行。具体措施附后。反馈：配送中心退货部主管在集中各购物广场退回商品后马上使用退货撤场通知/处理单电子邮件的各分店处注明“无实物库存”并在配送中心处注明“全部实物库存在配送中心”后发送邮件给财务中心结算并抄送撤转场负责人继续工作。 退货：财务中心结算人员审核退货单。采购员与供应商联系在七日内必须退货，从配送中心将分店调回的商品及原来存留在配送中心的商品一起清退。配送中心退货部在供应商退完货后马上邮件知会撤转场负责人及财务中心结算部“供应商已经退货完毕”，财务中心结算部可以进行对帐，撤转场负责人可以进行空库存的谈判。对帐：撤转场负责人接到配送中
6、心邮件后，与供应商联系要求其到财务中心结算部与其对帐。财务中心结算部在对帐后出具转/撤场供应商会计资料表，注明“空库存”传撤转场负责人。洽谈：撤转场负责人与供应商对空库存进行洽谈，在一周内形成处理方案。处理电脑库存：财务中心结算部与供应商结款。 a、撤转场负责人与供应商达成一致方案后传经双方公司确认的函至财务中心结算部。财务中心结算部与供应商结款并传单至信息中心录单员做空库存处理。信息中心录单员清除库存并冻结供应商，若是涉及几个购物广场，信息系统将针对几个购物广场进行冻结操作。（见附件一）b、一周内与供应商协调不一致则上报采购经理、采购总监，并报公司总经理审批决定是否将空库存挂供应商往来（见附
7、件五）。（四）相关规定：1、由供应商持经审批的撤场/转场审批表至购物广场办理撤场手续，无撤场/转场审批表而办理撤场手续，视购物广场商品部违规，由购物广场商品部主管承担撤场损失的全部赔偿及相关行政责任。2、供应商撤场后，又盘出商品，金额在1000元以下的由购物广场商品部主管或配送中心相关负责人按责任大小分担全额购买；金额在1000元以上的商品调卖场销售，处购物广场商品部主管或配送中心责任人500元以上赔偿金。3、在处理供应商库存差异及付款时，财务中心结算部若发现异常应立即以书面形式知会采购中心，采购中心应派专人与供应商沟通协商并将沟通信息即时反馈财务中心，尽量避免法律纠纷。二、转场流程：（一）流
8、程图转场申请 报 批转场通知盘点退货通知处理空库存新供应商立项并验收商品财务作帐洽谈（二）流程说明：1、转场申请：供应商提供加盖公章的甲乙双方债权债务转让确认函（注明乙方同意将甲方所有在人人乐的债权债务转移至自己明下）以及相关乙方进场需资料向撤转场负责人提出申请转场。撤转场负责人知会采购品类负责人对撤场申请进行审核。2、报批：撤转场负责人填具撤场/转场审批表，要求一式二份，撤转场负责人持撤场/转场审批表到财务中心结算部核对往来帐目，由财务中心结算部主管在撤场/转场审批单签名确认并出具意见，然后再传回撤转场负责人报采购经理、采购总监审批。 3、转场通知：撤转场负责人将经过采购总监审批过的撤场/转
9、场审批表交财务中心结算部，财务中心结算部必须向各购物广场商品部主管、收货部主管、电脑部主管和配送中心退货部主管发送电子邮件转场通知 ，同时发邮件给信息中心录单员做供应商商品的暂停订货。注：每部门每天不得超过两家的供应商撤转场，百货调整除外。特别说明：通常情况下，为达到数据准确、提高办事效率，本着双方受益的公平原则，我方要求转场分为A类、B类两种。A类转场要求办理退货，相当于先撤场操作，完毕后再马上进场操作。B类转场要求按照分店下架盘点、不退货给供应商、完全在店内操作。A类供应商：销售影响及商品覆盖面较大的供应商、商品品质不易封存的供应商。（退货对双方都有益、而且还促进快速上架恢复销售及空库存的
10、谈判）B类供应商：销售影响及商品覆盖面小的供应商A、B标准由采购各部门视实际情况灵活操作、经理审批注：自此环节后，A类转场操作与撤场相同，直至信息中心做新供应商新品立项时。以下操作即为转场B类操作。4、盘点：各购物广场商品部及配送中心接通知后，在统一规定时间即对现有实物进行转场商品撤架盘点，核对电脑库存与实物是否相符。5、系统退验：各购物广场电脑部按正常退货流程并参照转场退货注意事项（见附件二）办理退货，打退货单。6、通知：购物广场电脑部制完实退货单后以邮件形式通知财务中心结算部，财务中心结算部主管汇总各店的结果，将最终空库存总额告之撤转场负责人。7、洽谈：撤转场负责人与供应商洽谈空库存处理方
11、案，并报采购经理、采购总监审批。将处理方案传财务中心结算部，财务中心结算部进行对帐。8、财务中心结算部将经过财务结算经理签字确认的供应商确认函传信息中心新品录入员做空库存处理（见附件一）。9、空库存处理完毕后，信息中心对新供应商的商品进行立项，然后通知购物广场电脑部按退货商品实数做新供应商商品验收，同时通知撤转场负责人商品立项完毕，验收后可以销售，撤转场负责人马上邮件知会购物广场商品部主管，在购物广场电脑部做验收单完毕后可以上架销售商品。10、财务作帐：根据新供应商业务往来记帐扣款。附件一：撤场/转场审批表附件二：退货撤场通知单附件三：转场通知附件四：转/撤场供应商会计资料附件五：空库存账务处
12、理方法附件六：转场退货验收注意事项附件七：正式退货单附件八：正式验收单附件九：关于撤、转场管理补充事项三、附件：附件一#撤场/转场审批表深圳市人人乐连锁商业有限公司供应商撤场/转场审批表年月日相关品类负责人：所属部门：销售性质：供应商名称：供应商编码：委托代理人：电话：意见审批栏供应商意见：采购品类负责人意见：会计主管意见（结算）、 应交款是否交清、 应扣款是否扣除、 帐面余额、 其他事项采购总监意见：总经理审批：附件二#退货撤场通知/处理单（电子件）退货撤场通知/处理单各部门：兹有供应商现需办理退货撤场手续，请各部接本通知后于三个工作日内办理完毕清货退货手续。 财务结算中心： 年 月 日供应
13、商编号：供应商名称：回复时间部门退货及撤场情况签字责任人主管或助理南油部福田部惠州部西丽部江门部增城部学府部配送中心分店电脑部分店财务部附件三#转场通知转场通知各相关部门：1、现有因的（原因）需转场给公司。此供应商为（A类、B类）转场。A类：请在三日内退货至配送中心；B类：现定于年月日（）营业后进行全店（含配送中心）的盘点、退货、封存，等候采购中心通知再上架销售。2、职责分工：结算中心：负责通知总部信息中心、配送中心、各购物广场商品部、电脑部、收货部。请相关人员做好准备工作。 结算中心 年月日附件四转/撤场供应商会计资料供应商名称供应商编号结算方式最新合同期间合作期间供应商业务经办人联系电话采
14、购经办人申请日期累计验收入库金额应销额累计退货金额实销额累计调价金额电脑库存额累计已付款金额应付余款帐面余额特别说明待收费用节庆费固定费用其他临时费用结算主管经办会计财务财务中心结算部负责人采购中心负责人总经理附件五空库存账务处理办法：一、代销商品及未付款购销商品，空库存由供应商全额承担，由供应商出具加盖公章的承担空库存的证明和空库存的处理方案，传信息中心新品录入员做退货单传财务，直接冲减供应商往来帐。 帐务处理： 借：库存商品 红字贷：商品进销差价 红字贷：应付帐款 红字二、代销商品及未付款购销商品，空库存由供应商部分承担，由供应商出具加盖公章的承担空库存的证明，附空库存的处理方案传信息中心
15、新品录入员做退货单传财务。供应商承担部分冲减供应商往来，剩余部分信息中心新品录入员做各店报损单计入损耗。 帐务处理： 借：库存商品 红字（含税）贷：商品进销差价 红字贷：应付帐款 红字（不含税） 借：经营费用商品损耗 蓝字（不含税）三、空库存由新供应商提供现金或支票购买的，信息中心新品录入员凭财务收据（原则上财务不再向供应商开具发票）作供应商盘长盘短单传财务直接冲库存。若部分购买，差额部分计入损耗。 帐务处理： 借：现金或银行存款（含税） 借：商品进销差价贷：库存商品贷：应交税金增值税（进项税转出）五、转场的特殊处理如果转场供应商属购销且平均销量在五万元以上，与供应商长时间协商（两周后），仍不
16、能达成一致意见的，经公司总经理签字后，可以先办理清理空库存手续，空库存由公司自行承担或挂供应商往来（限期一个季度）。附件六#转场退货验收注意事项采购中心相关业务员，通知新、老供应商七日内到财务办理完毕退货、验收相关手续（由老供应商带加盖公司公章的退货收条，新供应商带加盖公司公章的送货收条），供应商延迟一天按50元/天交付赔款金。财务库存人员收取退货与送货收条后，应要求新、老供应商在实出实入单上签名，并将退货单、验收单的红联传新、老供应商。如需退货给供应商，购物广场电脑部在退货之前应查询电脑库存是否小于实物库存。如大于的查是否为一品多商，若是一品多商，还需将多出的商品如数退还卖场；若不是一品多商
17、，则一律退给供应商（商品单独存放不需退回配送中心）等待采购中心恢复上架的指令。 购物广场电脑部将老供应商的正式退货单（白联红联）（见附件三），新供应商的正式验收单（白联红联）（见附件四）及经审批的转场通知电子邮件一并发送给总部财务财务中心结算部作帐。区域外单独核算的购物广场还要将其传至驻店财务部。（注：新供应商的验收数量和单价与老供应商的商品实际退货数量和单价必须完全一致。如果新供应商价格低时，则按低价验收。）附件七#正式退货单注：此单表头更改为“人人乐深圳配送中心 正式退货单”附件八#正式验收单注：此单表头更改为“人人乐深圳配送中心 正式送货验收单”附件九关于加强清、转场管理补充事项鉴于各购
18、物广场常有已办理清、转场手续的商品遗留，为规范公司清、转场手续，确保供应商及公司利益，特规定如下：一、各购物广场应严格遵守公司清、转场流程规定，及时完全地将所需返配商品按规定要求返配配送中心；二、各购物广场办理完清、转场手续后，如发现有因操作失误，遗漏已办手续的清、转场供应商商品应及时返配配送中心，以便统一处理，严禁隐而不报；配送中心每月3号将上月所有已撤转场再反配商品明细表报公司总经办三、配送中心应对金额较大或商品临近过期等仍在销售周期内的清、转场商品及时报公司领导及相关部门，以便商品及时得到处理，降低损耗，其结果在月报表中予以登记；四、配送中心退货部每月3号统计各购物广场上月返配已撤、转场商品明细汇总报表报公司相关领导、财务、采购、物价、防损部。五、配送中心按公司处理规定处理遗留清、转场商品。A、返配各分店重新销售；B、报损出库遗弃；C、报损出库，录入赠品柜销售。附：配送中心各购物广场返配已清、转场商品明细报表
