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1、TSM,基础标准化系列,办公室七大浪费管理手册,2017,年,1,月,21,日,1,办公室七大浪费管理,摘要,办公室七大浪费源于精益生产中的七大浪费，以办公现场中一切,活动为对象，凡是不能直接创造出价值的活动，均视为浪费。办公室七,大浪费管理是通过去现场、看现状、诊断现物的方式识别办公现场活动,中存在的浪费现象，采取有效的措施及时解决或预防浪费的发生，提升,办公效率。,浪费的定义,浪费是指不创造价值的活动或超出所需投入的设备、材料、人员或,空间。,办公室七大浪费的内容,?,等待浪费,?,库存浪费,?,运输浪费,?,动作浪费,?,缺陷和返工,?,工作流程,?,过量产出,2,七大浪费管理的目的,?
2、,认识浪费，识别办公室存在的浪费现象；,?,采取有效的举措，改善浪费现象，提升工作效率。,七大浪费管理的步骤,?,了解什么是浪费,?,识别工作中哪里存在浪费,?,使用合适的工具来消除浪费,?,持续改进,3,CONTENTS,目,录,第一章、等待浪费,5,第二章、库存浪费,11,第三章、运输浪费,17,第四章、动作浪费,23,第五章、缺陷和返工,29,第六章、工作流程,35,第七章、过量产出,41,第八章、消除浪费,47,4,等待浪费,第一章,5,1.1,等待浪费的概述,等待浪费,由于人员、材料、设备、检查或信息未准备,好而产生空闲时间的浪费；,等待就是闲着没事，等待下一个动作的到来或者上一个动
3、作,的结束。出现等待浪费就会引起局部工作的停滞，直接的结果就,是导致工作效率低下。,第一章、等待浪费,1.1.1,等待浪费的定义,1.1.2,等待浪费的特征,1.1.3,等待浪费的分类,1,、等待人员的浪费,2,、等待材料的浪费,3,、等待设备的浪费,4,、等待信息的浪费,6,1.2,等待人员的浪费,1.2.1,认识浪费,序号,等待人员浪费常见的表现形式,1,培训、会议开始后等待人员到齐,2,现场等待人员前来对接工作,3,工作无法独自完成，等待人员前来协作处理,4,等待人员的检查、来访,5,电脑、照明灯等办公设备发生故障时，等待人员来处理,6,电话机响起时，等待人员接听,第一章、等待浪费,1.
4、2.2,表现形式,由于人员未准备到位，导致人等人、设备等人的浪费,现象。,1.2.3,原因分析,?,工作安排缺少明确的时间要求,?,工作的优先权不清晰,?,必然存在的因素,7,1.2.4,案例展示,等待人员到齐的浪费,培训开始,后，有员工未,及时到达，造,成其他人等待,的浪费。,浪,费,现,象,培训前应发明确的通知告知大家培训的具体时间，并,在部门内部培训制度中规定无故迟到超过,15,分钟视为缺,培。,解,决,措,施,等待他人接听电话的浪费,电话拨通,后，会遇到长,时间无人接听,直到占线的现,象。,浪,费,现,象,拨通电话后，若超过,20,秒对方仍未接听即可挂断电,话，一段时间后可重新拨打；同
5、时己方电话机响起时若,无重要事情，应在电话响三声之内接听电话。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,8,1.3,等待材料的浪费,1.3.1,认识浪费,序号,等待材料浪费常见的表现形式,1,等待文件编制、审批,2,等待电源、网络的通畅,3,等待办公用品的领用、借用,4,等待他人提供资料文本,第一章、等待浪费,1.3.2,表现形式,由于材料（包括文件、物料、资源等）未准备到位，,导致等待的浪费现象。,1.3.3,原因分析,?,工作交接缺乏沟通,?,孤岛式工作方式,?,信息不公开,9,1.3.4,案例展示,等待领料确认的浪费,别人过来,领料时，通常,找到物料后，,等待领料单签,字确认后，再,交付物料。
6、,浪,费,现,象,通过目视化的方式将签字单放置在合适的区域，并通,知到各单位，领料时，在物料保管员拿去所要物料时，自,己主动前往签字区域签字。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,等待网络通畅的浪费,网络不通,无法正常工作,，等待网络恢,复。,浪,费,现,象,计划性的网络维护，主管单位应做到事前通知，员工,接收到通知后，应合理的安排工作计划，避免造成等待浪,费。,解,决,措,施,10,1.4,等待设备的浪费,1.4.1,认识浪费,第一章、等待浪费,1.4.2,表现形式,由于设备故障、未运行结束、被占用等情况，导致等,待设备可用的浪费现象。,序号,等待设备浪费常见的表现形式,1,等待打印机打印文件
7、,2,等待计算机开机、关机、重启,3,等待程序的处理,4,等待投影仪的开启、关闭,5,等待会议室的使用,6,等待设备故障恢复,1.4.3,原因分析,?,设备老旧、未及时维护导致的不稳定性,?,共享资源有限,?,设备使用要求,11,1.4.4,案例展示,等待程序执行完成的浪费,由于程序,执行需要时间,，造成的人员,等待程序卡顿,的浪费。,浪,费,现,象,一方面可联系系统管理员对程序进行相应的优化操,作。另一方面，程序卡顿时，可切换至其他界面进行别,的工作，减少不必要的等待。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,等待打印机的浪费,打印机为,共享设备，多,人同时打印时,，需要等待。,浪,费,现,象,打
8、印文件前，可通过电脑中打印机状态查看当前的,打印队列，等到打印自己的材料时再前往打印机处，减,少等待时间。,解,决,措,施,12,1.5,等待消息的浪费,1.5.1,认识浪费,第一章、等待浪费,1.5.2,表现形式,自己无法独自完成工作或作出决定，需要等待他人告,知消息信息的现象。,序号,等待信息浪费常见的表现形式,1,等待领导的决定,2,等待工作交接内容,3,等待他人的回复,4,等待工作安排,1.5.3,原因分析,?,工作人员缺乏主动性,?,不平衡的工作量,?,缺乏工作责任心,?,需要别人提供支持,13,1.5.4,案例展示,等待别人回复的浪费,通过,OA,邮件咨询他人,事务，等待回,复。,
9、浪,费,现,象,对于需要及时处理的问题的解决措施，通过电话沟,通，以得到快速回复。,解,决,措,施,等待领导决定的浪费,OA,流程,中需要领导会,签、审批时，,存在长时间未,批阅的情况。,浪,费,现,象,主动询问领导意见，询问是否有疑问或者不清楚的,地方，及时沟通修正，减少等待时间。,解,决,措,施,第一章、等待浪费,14,库存浪费,第二章,15,2.1,库存浪费的概述,库存,不是为了满足客户“现实需要”而是无用的任何材料,或进行的工作；,库存浪费是最具有可见性的，我们想尽办法消除他，可是他永远,都是越来越多，因为“他是所有浪费的最终结果”。从另一个侧面来,说，库存是流程浪费的遮羞布，浪费存在
10、越多，我们的库存就越大。,1,、物品库存的浪费。,2,、员工能力的浪费。,3,、信息过多的浪费。,第二章、库存浪费,2.1.1,库存浪费的定义,2.1.2,库存浪费的特征,2.1.3,库存浪费的分类,16,2.2,物品库存的浪费,第二章、库存浪费,2.2.1,认识浪费,2.2.2,表现形式,由于固定资产、办公用品等物品闲置，或过于追求设,备功能完备造成的浪费。,序号,物品库存浪费常见的表现形式,1,纸质单据堆积过多,2,电脑、打印机、空调等固定资产闲置,3,打印纸、鼠标等办公用品闲置,4,茶杯、水壶等其他物品闲置,5,设备功能过于完备未完全使用,2.2.3,原因分析,?,以前用完过，担心再用完
11、。,?,过时。,?,担心需要的时候没有。,17,2.2.4,案例展示,纸质单据堆积过多的浪费,一些纸质,单据长时间的,堆积在现场。,浪,费,现,象,明确纸质单据的保存时间，通过,5S,将文件分类整,理，减少库存堆积。,解,决,措,施,设备闲置的浪费,人员调离,本单位后，办,公桌椅、电脑,等设备的闲置,。,浪,费,现,象,与主控单位报备，将闲置的设备调拨给其他需要的,单位。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,18,2.3,员工能力的浪费,第二章、库存浪费,2.3.1,认识浪费,2.3.2,表现形式,员工的创造性、知识、工作量未能得到充分发挥的浪,费。,序号,员工能力浪费常见的表现形式,1,工作中
12、缺少改善,2,创意未能有效运用,3,缺少知识培训,4,理论知识不能与实际结合,5,工作量不足或过多,2.3.3,原因分析,?,思维固化。,?,不均衡的工作量。,?,缺少主动性。,19,2.3.4,案例展示,工作中缺少改善,部分员工,的改善数量不,多。,浪,费,现,象,可通过相应的指标要求，提升员工改善活动的参与,率。,解,决,措,施,理论知识与实际知识不能相结合,对计算机,维护理论基础,知识培训后，,存在员工仍然,不会自行处理,问题的现象。,浪,费,现,象,对于一些技术问题，理论培训的同时，也应该进行,实践的培训，另外增加对员工的岗位能力的评估，帮助,员工认识到存在的问题，并采取有效的改进措施
13、。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,20,2.4,信息过多的浪费,第二章、库存浪费,2.4.1,认识浪费,2.4.2,表现形式,同样的信息重复传达，以及信息量过大造成无法识别,有用信息的浪费。,序号,信息过多浪费常见的表现形式,1,OA,邮件重复接收,2,每日接收到许多邮件,3,大量的流程等待审批,4,微信群消息过多,5,不同的会议安排同样的事情,2.4.3,原因分析,?,信息传播途径过多。,?,担心消息未传达。,?,缺少信息传播的标准。,21,2.4.4,案例展示,OA,邮箱邮件过多,邮箱中存,在过多的邮件,，影响重要邮,件的阅读。,浪,费,现,象,建立邮件发送的标准，明确“直送”、“抄送
14、”、,“密送”的范围，以及邮件内容的标准化。,解,决,措,施,微信群消息量比较大,微信群消,息过多，很容,易漏掉与自己,相关的事情。,浪,费,现,象,微信群人数不易过多，控制在合理的范围，通知类,的信息通过电话或邮件发送。,解,决,措,施,第二章、库存浪费,22,运输浪费,第三章,23,3.1,运输浪费的概述,第三章、运输浪费,运输浪费,任何不为工作过程所必需的物料的搬动或者信息,的流转。,3.1.1,运输浪费的定义,3.1.2,运输浪费的特征,3.1.3,运输浪费的分类,1,、信息的传递,2,、物料的搬运,大部分人皆会认同运输是一种无效的动作，也有人会认为,运输是必须的动作，因为没有运输，如
15、何做下一个动作？很多,人都有这种想法。正因为如此，大多数人默认它的存在，而不,设法消除它。运输的浪费若分解开来，又包含放置、堆积、移,动、整理等动作的浪费。,24,3.2,信息的传递,第三章、运输浪费,3.2.1,认识浪费,3.2.2,表现形式,由于信息传递不及时或者信息传递的方式不当造成信息传,递时间过长的浪费。,序号,信息传递浪费常见的表现形式,1,信息传递的工具选择不当,2,业务流程审批节点设置不合理,3,邮件过多的转发,4,未能及时回复的邮件、流程等,3.2.3,原因分析,?,多余的流程节点。,?,信息传递方式不当。,?,传递的活性低下。,25,3.2.4,案例展示,纸质报价单传递的浪
16、费,供应商的,纸质报价单通,过邮寄的方式,送到公司，造,成报价信息迟,缓。,浪,费,现,象,建立网上报价系统，实现报价信息的实时传递。,解,决,措,施,流程节点不合理的浪费,流程节,点不合理，,流程中存在,多余的节点,，影响传递,效率。,浪,费,现,象,通过流程优化的方法，对流程中的问题节点消除、,合并、重组。,解,决,措,施,第三章、运输浪费,26,3.3,物料的搬运,第三章、运输浪费,3.3.1,认识浪费,3.3.2,表现形式,由于物料位置需要发生变化造成多余的搬运过程的浪费。,序号,物料搬运浪费常见的表现形式,1,送材料到另一个厂区,2,送文件审批,3,搬东西到库房,4,物料存放位置过远
17、,3.3.3,原因分析,?,需要审批和签字。,?,布局不当。,?,集中存放。,27,3.3.4,案例展示,送报告审批,桃花人员,送报告去大厂,审批。,浪,费,现,象,建立电子审批流程。,解,决,措,施,流程节点不合理的浪费,茶水柜,位置没有插,座，烧水时,需要走到别,的地方。,浪,费,现,象,进行合理的空间布局，调整位置。,解,决,措,施,第三章、运输浪费,28,动作浪费,第四章,29,4.1,动作浪费的概述,第四章、动作浪费,4.1.1,动作浪费的定义,4.1.2,动作浪费的特征,4.1.3,动作浪费的分类,动作浪费,不增加产品或服务价值的任何人员的动作；,1,、搜寻,2,、重复作业,?,只
18、用一只手作业,?,步行距离长,?,必要的工具不在身边,?,拆解、安装需要时间,?,反复的作业,30,4,.,2,搜寻,4.2.1,认识浪费,4.2.2,表现形式,寻找人员、信息、材料等多余动作或者慢动作的浪费,行为,。,序号,搜寻浪费常见的表现形式,1,在电脑中搜寻存放的材料,2,寻找办公柜中的办公用品、资料,3,寻找办事人员的浪费,4,寻找邮件、通知、工作安排的信息,4.2.3,原因分析,?,布局不合理。,?,信息不公开。,?,缺少工作计划。,第四章、动作浪费,31,4.2.4,案例展示,寻找电脑文件的浪费,电脑中文,件存放无序，,需要时不断的,寻找。,浪,费,现,象,定时清理电脑文件，同时
19、建立电脑文件夹标准。,解,决,措,施,寻找以往的通知邮件,由于事,情多等原因,，以往的通,知，工作安,排记不清楚,，再次寻找,。,浪,费,现,象,将工作计划进行目视化管理，通过待办事宜，能够,一目了然，避免重复寻找。,解,决,措,施,第四章、动作浪费,32,4,.,3,重复作业,4.3.1,认识浪费,4.3.2,表现形式,工作过程中一些没有价值的重复动作的浪费行为。,序号,重复作业浪费常见的表现形式,1,出门之后发现东西忘带，折回去拿,2,离开之后想起设备未关机，回去关机,3,一件事情找人反复对接,4,信息流与物流重复作业,4.3.3,原因分析,?,计划不明确。,?,工作缺少检查。,?,缺少标
20、准作业。,第四章、动作浪费,33,4.3.4,案例展示,事情反复对接的浪费,信息系,统开发前，,开发人员经,常与需求人,员反复对接,。,浪,费,现,象,建立标准的需求调研模板，按照标准作业，减少对,接次数。,解,决,措,施,第四章、动作浪费,离开后忘记关电脑后再次折回的浪费,人员离,开后，忘记,或者不清楚,有关闭电脑,，然后返回,去重新关闭,的浪费。,浪,费,现,象,1,、建立小便签贴在电脑上进行提醒。,2,、电脑设置超时睡眠的模式。,解,决,措,施,34,缺陷和返工,第五章,35,5.1,缺陷和返工的概述,第五章、缺陷和返工,5.1.1,缺陷和返工的定义,5.1.2,缺陷和返工的特征,5.1
21、.3,缺陷和返工的分类,缺陷和返工,由于信息错误、缺失和不完全，产生需要,纠正的误差；,1,、错误,2,、缺失,?,缺陷和返工都会造成人工、材料、设备的等待的浪费；,?,处理缺陷的过程是额外的成本支出；,?,返工会造成交货期的延迟，引起顾客抱怨。,36,5.2,错误,5.2.1,认识浪费,5.2.2,表现形式,输出的工作结果与需求目标不一致的错误缺陷。,序号,错误常见的表现形式,1,错误的文件（图纸、报价）,2,错误的物料清单,3,过时的工作手册,4,错误的方案策划,5.2.3,原因分析,?,未按标准作业。,?,缺少对结果检查。,?,更新不及时。,第五章、缺陷和返工,37,5.2.4,案例展示
22、,过时的工作手册,信息系,统更新后，,增加了功能,，但是操作,手册未更新,，与现有系,统不一致。,浪,费,现,象,当系统升级过后，应及时发布更新后操作手册。,解,决,措,施,错误的物料清单,由于工,作疏忽等原,因造成物料,清单编制出,错。,浪,费,现,象,工作完成后应对结果进行检验。,解,决,措,施,第五章、缺陷和返工,38,5,.,3,缺失,5.3.1,认识浪费,5.3.2,表现形式,输出结果与目标有一定的偏差，输出低质量的产品，需,要返工的浪费,。,序号,缺失常见的表现形式,1,未按要求提供材料,2,会议通知缺少时间、地点,3,方案策划缺少推进计划,4,缺少周计划、日计划,5.3.3,原因
23、分析,?,缺少作业标准；,?,工作疏忽；,?,缺少培训。,第五章、缺陷和返工,39,5.3.4,案例展示,日工作没有计划安排,平日的,工作没有制,定明确日计,划。,浪,费,现,象,解,决,措,施,策划方案缺少推进计划,信息系,统开发策划,方案缺少明,确的推进计,划，内容不,完整。,浪,费,现,象,建立标准的策划方案模板。,解,决,措,施,第五章、缺陷和返工,通过建立规范的,Obeya room,实现日计划,的达成。,40,工作流程浪费,第六章,41,6.1,工作流程浪费的概述,第六章、工作流程的浪费,6.1.1,工作流程浪费的定义,6.1.2,工作流程浪费的特征,6.1.3,工作流程浪费的分类
24、,工作流程浪费,从顾客角度来说，对产品或服务无价值的,工作；,1,、未使用的流程,2,、繁琐的流程,?,响应客户需求速度放缓、产品交付延迟增多，客户满意,度低下；,?,员工各层级之间上下反复沟通，效率低下；,?,各部门协作困难，管理者整天忙于救火；,?,流程关键控制点缺失，漏洞百出；,?,流程控制点过多，风险和效率低下并存。,42,6.2,未使用的流程,6.2.1,认识浪费,6.2.2,表现形式,制度、管理规范中过时或者未使用过的工作流程或者,标准,。,序号,未使用流程的表现形式,1,电子流程未正常使用,2,流程与现状不符,3,流程节点不明确,4,相关标准未规范运行,6.2.3,原因分析,?,
25、缺少运行规范。,?,未及时更新优化。,第六章、工作流程的浪费,43,6.2.4,案例展示,未按流程执行,工作中,存在跨越流,程的状况发,生。,浪,费,现,象,建立运行规范，监督运行过程。,解,决,措,施,未使用的电子流程,OA,中,存在一些电,子流程未正,常使用,浪,费,现,象,将不再用或未用的流程撤销或者更新为最新的流,程。,解,决,措,施,第六章、工作流程的浪费,44,6.3,繁琐的流程,6.3.1,认识浪费,6.3.2,表现形式,节点多、时序不合理等情况造成工作流程周期过长的,浪费,。,序号,繁琐的流程常见的表现形式,1,流程节点过于繁杂,2,流程时序设置不合理,3,流程顺序设置不合理,
26、4,流程效率低下,6.3.3,原因分析,?,工作流不畅，工作方法经验化，协调多。,?,流程人为分割，各自为政。,第六章、工作流程的浪费,45,6.3.4,案例展示,身份证条码打印,每天整,车需要打印,身份证及条,码分别五六,百份，然后,将条码与身,份证匹配粘,贴。,浪,费,现,象,通过软件优化实现，身份证条码一体化，减少流程,节点。,解,决,措,施,信息系统开发流程周期长,信息系,统开发流程,9,个节点，,流程周期长,浪,费,现,象,通过流程优化的方法实现周期缩短,30%,解,决,措,施,第六章、工作流程的浪费,46,过量产出,第七章,47,7.1,过量产出的概述,第七章、过量产出,7.1.1
27、,过量产出的定义,7.1.2,过量产出的特征,7.1.3,过量产出的分类,过量产出,输出的信息、材料超出下一个流程（顾客）,的需求或者过早、过快的满足需求。,1,、过量产出,2,、过早产出,?,提早用掉了材料和人工，过早产生各种费用；,?,过量产出会把“等待浪费”隐藏起来，使管理人员漠视等,待的发生和存在；,?,过量产出会产生库存、搬运的浪费。,48,7.2,过量产出,7.2.1,认识浪费,7.2.2,表现形式,输出的工作结果超出顾客当前的需求形成的浪费。,序号,过量产出常见的表现形式,1,过量的培训,2,过量的会议,3,过量的设备、系统功能,4,过量的信息材料,7.2.3,原因分析,?,目标
28、不清晰。,?,以防万一的思维。,第七章、过量产出,49,7.2.4,案例展示,过量的培训,有些培,训与员工的,需求并非紧,密联系，仍,要接受培训,的现象。,浪,费,现,象,培训需求分析明确具体培训对象。,解,决,措,施,过量的系统功能,系统中,存在不是用,户需求的功,能。,浪,费,现,象,根据用户需求开通相应的权限。,解,决,措,施,第七章、过量产出,50,7.3,过早产出,7.3.1,认识浪费,7.3.2,表现形式,输出的工作结果过早产生资源的浪费。,序号,过早产出的表现形式,1,开会、培训过早到达场地,2,过早发送消息,3,过早的培训教育,7.3.3,原因分析,?,计划不明确。,?,以防万
29、一的思维。,第七章、过量产出,51,7.3.4,案例展示,过早的会议通知,提前一,个月发布会,议通知,浪,费,现,象,通知、消息发布可在一周之内，避免过早发送，忘,记的情况。,解,决,措,施,过早的到达会议场地,开会时,提前半个多,小时到达会,议室。,浪,费,现,象,按照通知时间提前,10,分钟以内到达。,解,决,措,施,第七章、过量产出,52,消除浪费,第八章,53,8.1,消除浪费的目的,?,实现办公室物流和信息流的快捷通畅；,?,不间断的改进办公环境和工作流程；,?,强化办公人员精益办公理念；,第八章、消除浪费,8.1.1,消除浪费的目的,54,8.2,识别浪费的方法,第八章、消除浪费,
30、8.2.1 5Why,法,对每一个浪费作业反复问为什么（,Why?,），,从而查找浪费的根本原因,55,第八章、消除浪费,8.2.2,流程分析法,流程分析是识别浪费的基本技术手段。,56,8.3,消除浪费的方法,ECRS,第八章、消除浪费,ECRS,是指取消（,Eliminate,）、合并（,Combine,）、调整,顺序（,Rearrange,）、简化（,Simplify,）。,8.3.1 ECRS,简介,8.3.2 ECRS,具体内容,取消（,Eliminate,）,取消所有多余的步骤或动作；,减少工作中的不规则性，,比如将工具存放地点固定，形成习惯性机械动作等；,尽量取,消或减少手的使用
31、，如抓握、搬运等；,取消笨拙的或不自然,、不流畅的动作；杜绝一观危险动作和隐患；,除必要的休息,外，取消工作中的一切人员和设备的闲置时间。,57,第八章、消除浪费,合并（,Combine,）,合并就是将两个或两个以上的工序合并成一个。,如工作的合并、工具的合并等。合并后可以有效地消,除重复现象，能取得较大的效果。当出现人浮于事和,忙闲不均时，就需要对这些工作进行调整和合并。,重排（,Rearrange,）,重组也称为替换。就是通过改变工作程序，使工,作的先后顺序重新组合，以达到改善工作的目的。,简化（,Simplify,）,经过取消、合并、重组之后，再对该项工作作进,一步更深入的分析研究，使现
32、行方法尽量地简化，以,最大限度地缩短作业时间，提高工作效率。简化就是,一种工作的改善，也是局部范围的省略，整个范围的,省略也就是取消。,58,8.2.3,消除浪费的方法,一、,5S,必须为一切划定位置，包括办公设备、文档资料、电,脑中的文件；营造一个整洁、有序、高效的办公环境。,二、标准化,每项工作均流程化，有明确清晰的目标与行动计划，,实施目视化，使员工能够清晰的认识到当下的工作任务，,减少时间与精力的浪费。,三、流程分析,通过认识现况和流程分析，确定非增值活动：,?,消除,-,过量产出；,-,等待时间；,-,缺陷返工；,-,库存；,-,重复；,-,.,?,简化,-,表格；,-,程序；,-,沟通；,-,物流；,-,流程；,-,动作。,?,整合,-,工作；,-,团队；,-,供应商；,-,职能。,?,重新安排,（自动化）,-,数据采集；,-,数据传输；,-,数据分析；,-,乏味的工作,第八章、消除浪费,59,
