集团行政采购控制流程 doc.doc

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1、第 1 页 共 12 页 行政采购控制流程 为加强与完善本集团行政采购的管理有效降低采购成本特制订本流程。 第一部分 办公消耗品 一、适用范围 1、办公文具各种文具用品、纸张、凭证纸、单据等 2、办公耗材墨盒、墨粉、硒鼓等 3、电脑周边配件鼠标、键盘、内存、网卡等。 具体内容细目参照办公消耗品细目 二、职责权限 1、集团办公室负责办公消耗品的定点、定价、监督以及总部办公消耗品的采购等工作三大主体公司农装/制冷/地产综合办负责采购收集结算手续等工作三大主体公司办公消耗品仓库农装公司源润物资公司五金库制冷公司制冷五金库地产公司地产总部行政仓库负责入库、发放、保管、台帐等工作。 2、集团办公室负责制

2、订、颁发常发集团办公消耗品细目以下简称消耗品细目并按市场情况和使用需求进行不定期修订。消耗品细目由三大主体公司财务部、总部档案室、三大主体公司综合办各存一份。消耗品细目属保密文档不得对外交流。 3、三大主体公司综合办不得在集团办公室定点外的供应商采购办公消耗品并要予以配合。 4、三大主体公司的子公司/事业部本市不得自行采购办公消耗品。所需办公消耗品须按流程到三大主体公司办公消耗品仓库领取、发放。 5、源润物资财务部、制冷财务部、地产总部财务部负责发票的审核与结算工作。 6、供应链中心负责对集团办公室的定点、定价进行备案、核查。 三、价格的确定、维护和传递执行 1、集团办公室根据使用情况对消耗品

3、细目中的办公消耗品进行招标招标后的价格单作为采购的价格依据电脑周边配件需会同集团网络部共同执行。 第 2 页 共 12 页 2、非特殊情况不得采购消耗品细目外物品。对新增加与需调整价格的物品集团办公室比价后认定价格集团办公室依据实际需要不定期对消耗品细目进行修订。 3、财务部审定发票时必须依据消耗品细目中的价格进行核对执行价格与指导价格不符的不予入账。 四、常用消耗品的采购、领用流程 1、计划申报每月5日各子公司/事业部本市向对应的三大主体公司综合办提交领用计划。递交计划同时必须同时提交上次领用物品的发放明细和现有库存情况、已发物品的领料单“财务部门存查联”。 办公消耗品领用计划 年 月 日

4、编号 物品 申领数量 现有库存 备注 拟制各部综合办主任 审核子公司/事业部总经理 办公消耗品发放明细 年 月 日 年 月 日 编号 物品 上次领用数量 发放数量 领用部门/人 现有库存 拟制各部综合办主任 审核子公司/事业部总经理 三大主体公司综合办分别对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。 2、采购三大主体公司综合办根据汇总的采购计划进行采购。 3、入库货物抵达仓库采购人员与物资保管员负责验收质量清点数量如送货单与滴镆恢挛镒时茉痹谒突醯锨植炖砣肟狻龊锰省度肟獾贰八筒莆窠崴懔苯欢酝饨崴愕牟莆癫颗肮驹慈笪镒使静莆癫恐评涔局评涔静莆癫康夭镜夭懿坎莆癫俊?4、领用及发放各部根据三大主体公司综

5、合办审定后的计划开具领料单到仓库进行领取、发放并办理入库做好领用台帐。 5、外部结算办公消耗品在三大主体公司对外结算的财务部门进行统一结算每月第 3 页 共 12 页 结算一次。结算需凭入库单“送货单位结算凭证联”正式发票。 注集团总部三大主体公司总部按子公司/事业部形式进行操作。 6、内部结算三大主体公司办公消耗品仓库根据各部领用的物资每月汇总耗用清单。按物资耗用数量进行费用分摊整理分摊明细表经办人签字与各部领料单送交对外结算的财务部门。如需内部结算目前农装公司必须内部结算制冷与地产视具体情况而定将分摊明细表各部领料单与对应分摊金额所开具的发票送交各部所在的财务部门进行内部结算。 五、非常用

6、物品的请购、领用 非常用物品包括办公耗材、电脑配件、或者临时发生的、以及消耗品细目中没有的办公消耗品。 非常用物品须由三大主体公司综合办填写非常用物品零星采购申请单报集团办审批后三大主体公司综合办方可进行零星采购、入库、领用做好相应台帐并将入库单第一联回传到集团办公室备案。 非常用物品零星采购申请单 年 月 日 编号 物品 数量 单价 总价 申请零星采购的原因 拟制三大主体公司综合办主任 审核集团办公室主任 办公耗材、电脑配件的领用必须以旧换新。 六、仓储管理 1、三大主体公司各自设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。办公耗材、电脑配件等需保持一定数量的库存以备不时之需。 2.、所有采购物品必须

7、办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时必要时物资保管员、采购人员、应会同网络部共同验收。 3、物资保管员应对入库后的物资进行分类保管并及时登卡、记帐做到帐、卡、物一致。 4、物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点核对帐、卡、物是否一致。第 4 页 共 12 页 对盘点中差异部分要查找原因经领导审批同意方可调卡、调帐盘点表每月报财务部存档备案。 第二部分 办公设备 一、使用范围 办公电脑、复印机、打印机、传真机、一体机及碎纸机等 二、采购周期20天。各子公司/事业部必须在要求到货日期前20天提

8、交计算机设备购置审批表否则三大主体公司综合办可以拒绝采购。 三、职责权限 1、集团办公室和集团网络部负责对供应商定点、定价的招标三大主体公司综合办负责采购工作。 2、三大主体公司综合办采购员、物资保管员、网络部网管员负责物资的验收入库、发料与结算手续的收集等工作。 3、三大主体公司综合办不得在集团办公室定点外的供应商采购办公设备并要予以配合。 4、物资需求单位对应的财务部负责发票的审核与结算工作。 5、供应链中心负责对集团办公室与集团网络部的定点、定价进行备案、核查。 四、定价、定点 1、办公设备按照实际使用需求由集团办公室会同集团网络部进行指定品牌。 2、集团办公室根据使用情况会同集团网络部

9、对办公设备细目中的办公设备进行招标招标后的价格单作为采购的价格依据。 3、非特殊情况不得采购办公设备细目外物品。对新增加与需调整价格的物品集团办公室、集团网络部比价后认定价格依据实际需要不定期对办公设备细目进行修订。 4、财务部审定发票时必须依据办公设备细目中的价格进行核对执行价格与指导价格不符的不予入账。 第 5 页 共 12 页 五、办公设备的申购 1、各子公司/事业部本市不得擅自另行采购办公设备。申请部门按审批流程填写计算机设备购置审批表。三大主体公司所有的办公设备都必须经三大主体公司总经理地产为地产董事长下同同意。 2、三大主体公司综合办采购员应根据审批后的采购申请单在规定时间段内将各

10、档次电脑的详细配置、价格通知供应商进行采购供应商按采购申请单上名称、规格型号、数量要求进行送货。 六、入库和领用 1、物资送达后由三大主体公司综合办采购员、物资保管员网络部网管员共同验收办理入库手续。 2、网络部打印设备标签贴在设备合适处设备标签须包括以下内容设备名称、设备配置、使用部门、使用人。 3、各申请部门领用电脑时应填写物资领料单并注明物资的名称、规格型号、数量并由部门领导审批同时提供审批过的采购申请单复印件一并提交给综合办物资保管员。物资保管员核对后方能发货同时通知子公司/事业部网管员安装调试各子公司/事业部综合办登记电脑设备档案。 4、所有办公设备在以下部门需有台帐三大主体公司综合

11、办、网络部、子公司/事业部综合办几处台帐必须保持一致并定期进行盘点核对。 七、设备结算 1、供应商在结算货款时由三大主体公司综合办经办人收集入库单财务记帐联与供应商结算联、检验单、领料单、采购申请单附在发票后面并审核。 2、三大主体公司综合办经办人在审核发票时应对供应商开来的发票总额与采购申请单、验收单、入库单、领料单的数量、单价、金额进行核对是否一致审核无误后在发票联上鉴名。 3、经核对无误的发票及相关单据经子公司/事业部总经理、三大主体公司总经理审批同意后各子公司/事业部财务部进行入帐按流程审核、付款。 4、电脑采购需预先付款故各部财务根据审批完成后的计算机设备购置审批表第 6 页 共 1

12、2 页 进行付款发票抵达后按上述流程入账。 八、设备维修 1、对电脑设备、办公设备的发外维修必须填写发外维修申请单并经子公司/事业部使用部门、子公司/事业部设备部、子公司/事业部综合办、子公司/事业部网管员、子公司/事业部总经理、三大主体公司综合办、三大主体公司总经理审批后由三大主体公司综合办安排发外维修。 电脑设备、办公设备维修申请单 公司名称及事业部名称 申请部门 品牌及型号 故障描述 部门负责人意见 子公司/事业部设备部意见 子公司/事业部综合办意见 子公司/事业部网管员意见 子公司/事业部总经理意见 三大主体公司综合办意见 三大主体公司总经理意见 2、三大主体公司综合办采购员应根据审批

13、后的申请单通知供应商上门取货或送货必要时要求到现场维修。 3、财务部根据审批的发外维修申请单开具物品出门证。 4、维修单位对故障设备检测后应提供设备维修内容确认单子公司/事业部网管员进行更换零部件型号审核。三大主体公司综合办进行价格审核或询价、定价后报集团办公室审批、备案维修单位根据审核后的维修确认单进行维修。 5、对维修设备验收入库时三大主体公司综合办物资保管员根据维修供应商提供的发外维修申请单、更换旧件、设备维修内容确认单上物资明细与实物核对是否相符通知子公司/事业部网管员验收由子公司/事业部网管员填写验收单按验收入库流程办理入库手续。 第 7 页 共 12 页 第三部分 办公家具 一、办

14、公家具包括桌椅、会议桌、文件柜等。 二、采购周期20天。 各子公司/事业部必须在要求到货日期前20天提交办公家具需求申请否则三大主体公司综合办可以拒绝采购。 三、办公家具每次按需求依据集团办公室拟定的办公家具细目单独申请三大主体综合办进行审核后通知供应商送货。 四、物资送达后三大主体公司综合办验收后入库使用人填写领料单相关领导审批后进行领用。三大主体公司综合办及各部综合办建好台帐。 五、三大主体公司综合办不得在集团办公室定点外的供应商采购办公家具并要予以配合。 六、三大主体公司综合办核对发票、请购单、入库单和领料单后审核无误后在发票联上鉴名。将核对无误的发票及相关单据经子公司/事业部总经理、三

15、大主体公司总经理审批同意后各子公司/事业部财务部进行入帐按流程审核、付款。 七、所有办公家具在以下部门需有台帐三大主体公司综合办、子公司/事业部综合办两处台帐必须保持一致并定期进行盘点。 第四部分 报废管理 一、适用范围 电脑设备、办公设备、监控周界设备、维修更换下的配件等的报废。 二、职责 1、集团办公室负责对废品收购单位定点、定价的招标及处理工作。 2、集团审计部负责价格的最终审批。 3、集团办公室与集团网络部负责办公设备、电脑设备的报废评审工作。 4、报废品资产所在的财务部门负责开具发票、审核与结算工作。 第 8 页 共 12 页 5、供应链中心负责对报废收购价格的备案、核查工作。 三、

16、电脑设备、办公设备的报废程序 1、供应商的定点。集团办公室负责对电脑设备、办公设备报废品收购单位的定点、定价的招标每半年举行一次。招标时收购单位需向集团办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格清单、信誉保证金经集团办公室审核后信誉好、品牌优、价格高的收购单位确定收购单位定点。 2、物资的定价。定点的收购单位必须向集团办提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格明细表经集团办审核集团审计部审批后双方并在物资报价表上鉴字盖章后生效并上报供应链中心进行存档备案、核查。 3、收购单位应根据电脑设备、办公设备报废品收购价格的变化因素尤其对部分电脑设备、办公设备报废品收购价格价格下跌需要调整价格。收购

17、单位必须向集团办提供物资调价情况表在征得集团办、集团审计部同意并且调整后的价格须经双方达成一致否则收购单位调价无效。调整后的价格表报三大主体公司综合办、子公司/事业部各财务部、供应链中心存档备案。 4、电脑设备、办公设备的报废必须填写设备报废申请单通过子公司/事业部使用部门、子公司/事业部设备部、子公司/事业部综合办、子公司/事业部网管员、子公司/事业部总经理、三大主体公司综合办、三大主体公司总经理、集团网络部、集团办公室的审批由集团办公室安排报废处理。审批签字后的单据返回相关部门及子公司/事业部财务部办理设备台帐的注销。 电脑设备、办公设备报废申请单 公司名称及事业部名称 申请部门 品牌及型

18、号 报废原因 部门负责人意见 子公司/事业部设备部意见 子公司/事业部综合办意见 第 9 页 共 12 页 子公司/事业部网管员意见 子公司/事业部总经理意见 三大主体公司综合办意见 三大主体公司总经理意见 集团网络部意见 集团办公室意见 5、设备报废遵循以下原则 1、维修成本大于当前购置成本。 2、设备型号已经淘汰无法维修或再利用。 3、设备虽经维修也无法达到当前使用要求。 6、各子公司/事业部综合办应根据审批后的设备报废申请单通知相关人员把报废设备交到三大主体公司综合办废品库。 7、保管员对入库后的报废设备进行分类保管并及时登卡、记帐做到帐、卡、物一致。 8、每半年集团办对废品库的报废设备

19、组织招标招标结果报集团审计部批准后执行。 9、对应的财务部根据审批后的报废设备清单开具物品出门证。 10、各子公司/事业部不得擅自另外进行电脑设备、办公设备的报废处理。 第五部分 行政礼品 一、 适用范围 衬衫、西服、床上用品四件套、产品模型、香烟、酒水等各类行政礼品。 具体内容细目参照常发集团行政礼品细目 二、职责权限 1、集团办公室负责行政礼品的定点、定价、采购等工作三大主体公司综合办负责入库、发放、保管、台帐等工作。 2、集团办公室负责制订、颁发常发集团行政礼品细目以下简称礼品细目并按市场情况和使用需求进行不定期修订。礼品细目由三大主体公司财务部、总部档案室、三大主体公司综合办各存一份。

20、礼品细目属保密文档不得对外交流。 3、三大主体公司的子公司/事业部本市原则上不得自行采购礼品。各子公司/事第 10 页 共 12 页 业部所需礼品须按流程到三大主体公司礼品仓库领取。 4、农装公司各财务部、制冷财务部、地产总部财务部负责发票的审核与结算工作。 5、供应链中心负责对集团办公室的定点、定价进行备案、核查。 三、价格的确定、维护和传递执行 1、集团办公室根据使用情况对礼品细目中的各类礼品进行招标招标后的价格单作为采购的价格依据。 2、非特殊情况不得采购礼品细目外的礼品。对新增加与需调整价格的礼品集团办比价后由集团董事长审批认定价格集团办依据实际需要不定期对礼品细目进行修订。 3、财务

21、部审定发票时必须依据礼品细目中的价格进行核对执行价格与指导价格不符的不予入账。 四、行政礼品的采购、领用流程 1、计划申报每年度1月、4月、7月、10月的15日前各子公司/事业部向对应的三大主体公司综合办提交当季度的礼品需求计划。香烟除外 子公司/事业部行政礼品的需求计划 年 月 日 编号 物品 申领数量 备注 拟制各部综合办主任 审核子公司/事业部总经理 三大主体公司综合办分别对各部的礼品需求计划根据实际情况进行审定、汇总。送交三大主体公司总经理审批。再送交集团办进行统一采购的同时必须同时提供礼品需求汇总表行政礼品的发放明细和现有库存情况已发行政礼品的领料单“财务部门存查联”。 农装/制冷/

22、地产公司行政礼品需求计划 年 月 日 编号 物品 申领数量 现有库存 备注 拟制三大主体公司综合办主任 审核三大主体公司总经理 第 11 页 共 12 页 农装/制冷/地产公司行政礼品的发放明细 年 月 日 年 月 日 编号 物品 上次结存数 上次采购数 发放数量 领用部门/人 现有库存 拟制三大主体公司综合办主任 审核三大主体公司总经理 2、采购集团办根据三大主体公司综合办汇总的采购计划进行统一采购。 3、入库货物抵达仓库三大主体公司礼品管理员负责验收货物办理入库、做好台帐。 4、领用及发放各子公司/事业部根据实际接待需求开具领料单由权限范围内见常发集团差旅费、通讯费、招待费标准及审批管理制

23、度的领导签字审批到礼品仓库进行领取、发放。接待工作结束后须填写礼品领用发放明细送交礼品管理员审查。 礼品领用发放明细单 年 月 日 领料人 领料单编号 礼品名称 领料数量大写 领料原因 发放详细清单 实际使用数大写 需退库数/红笔大写 部门审核 领导审批 领料数量与实际使用数一致此“礼品领用发放明细单”仅作为发放明细核查的凭证。 实际使用数少于领料数量此“礼品领用发放明细单”作为发放明细核查的凭证且作为退料红冲单。 礼品管理员必须保证礼品领料单与礼品领用发放明细单一一对应。 5、结算行政礼品每采购一次结算一次。结算需凭入库单正式发票 五、特殊紧急情况下行政礼品的请购、领用 第 12 页 共 1

24、2 页 1、临时性会议的举办急需一定数量的特殊行政礼品礼品细目中暂无需由三大主体公司综合办在知情的第一时间至少七天以书面申请的形式报集团办进行零星采购由于综合办未能准时上报导致礼品未能采购到位一切后果由三大主体公司的综合办主任承担。 2、季节性礼品如水蜜桃、葡萄由三大主体公司综合办按照接待用量自行定点计划采购集团办公司负责对定点单位与单价进行核查是否合理收货时必须填写签收回单给送货单位同时登记出入库清单。 签收回单出入库清单见附件。 结算送货单位结帐时需凭正式发票与签收回单进行结算。 六、仓储管理 1、三大主体公司各自设行政礼品仓库。设专职保管员。行政礼品需保持一定数量的库存以备不时之需。 2.、所有采购的礼品季节性礼品除外必须办理入库单。礼品保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符再对照需求清单上的要求验收入库。 3、礼品保管员应对入库后的礼品进行分类保管并及时登卡、记帐做到帐、卡、物一致。 4、礼品保管员每月底必须对库存的礼品进行彻底盘点核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查找原因经领导审批同意方可调卡、调帐盘点表每月报集团办公室备案。 本常发集团行政采购控制流程最终解释权归集团办公室所有未尽事宜另行通知。