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1、配件部进货销售、配件出入库及索赔件管理基本流程配件是保证正常运转，顺利完成生产任务的重要物资，为了进一步做好配件管理工作，保证生产的需要，特制订本办法。一、 配件采购我库配件采购基本来源于现代（江苏）和北京现代两家公司，流程如下：1.北京现代配件采购：（1） 我部根据客户需求及库存需求，按时间按批次在北京HCBN上提交订货单，由厂家审批后按其库存直接发货，我库收到货物数量以随货的销售单为准核对；（2） 配件款结款方式分为两类：一为直接现金打款，二为服务费转结。2.现代江苏配件采购：（1） 我部根据客户需求及库存需求，按时间按批次在江苏HCBN上提交订货单，由厂家直接直接发货，我库以随货的销售单
2、为准核对配件数量；（2） 配件款结款方式分为三类：一为直接现金打款，二为服务费转结，三为销售-7、-9系列挖掘机厂家的赠送配件金额直接结所欠配件款。二、配件入库： (1)入库商品的接收。入库商品的接收主要有四种方式：物流公司接货；专用铁路线接货；到供货方仓库提货；本库接货。 (2)入库商品的验收。入库商品的验收工作，主要包括数量验收、质量验收和包装验收三个方面。在数量和质量验收方面应分别按商品的性质、到货情况，来确定验收的标准和方法。 (3)验收发现问题的处理。验收中出现的问题，大体有如下几种情况：数量不符；质量问题；包装问题；单货不符或单据不全。 (4)办理配件入库手续。商品经过质量和数量验
3、收后，由保管员在配件销售单上签收。仓库留存配件录入进库台账，并注明商品存放的时间及库位，以便统计、记账。同时，将配件销售单迅速转交至配件经理处作为正式进货的凭证。三、 配件销售流程：1. 客户购买配件：编制销售单财务收款盖章仓库领货核对数量出货、完成销售2. 客户退货：仓库收货核对数量质量及包装仓库开具退货清单编制退货单财务盖章退款完成退货3. 客户保养及维修：售后服务人员根据客户需求开具销售单售后人员开具借条财务收借条核对盖章仓库领货核对数量出货保养及维修完成后售后服务人员带款回公司交予财务完成销售4. 客户保养及维修退货：仓库从售后服务人员处收货核对配件销售单后开具退货清单编制退货单财务盖
4、章完成退货5. 客户支援部暂借配件：客户支援部部长开具借用单，注明配件名称、数量、使用人服务人员仓库提货、签字确认发货使用后旧件返回、仓库核对索赔新件申请回厂后，售后部长开具返回单清结欠条6. 大修厂配件使用：根据维修车辆所需配件由大修厂负责人领用签字确认，待维修车辆修理完毕借款后，由修理厂财务负责人核对配件清单后付款销账7. 售后驻点配件使用：售后服务部先后有三个驻点：北京，山西，格尔木。驻点使用所需配件先由驻点负责人传真所需配件清单，其中我部库存有的配件从库存中发货，开具销售单，驻点销售人员收到货物后签字确认回传。所结配件款待驻点人员返回后，根据实际销售情况开销售单销账8. 分公司配件销售
5、：在各分公司建立初期，各分公司配件部向总公司申请铺底配件，金额不等，均由丁总签字确任后我部发货，所需配件均开具销售单由负责人签字确认，结账为分公司服务费及返利中扣除。四、 配件出库流程：(1)出库准备。摸清商品存放的货位，检查商品完好情况，安排出库商品堆放的场所，以便能准确、及时、安全地做好出库工作。 (2)核对销售单。核对商品的品名、型号、单价、数量和提货日期等有无错误。审核无误后，组织配件出库，否则仓库拒绝发货。 (3)复核。为了保证出库配件不出差错，备货后立即进行复核。复核单货是否相符，主要包括品名、型号、数量、单价等是否与销售单一致；外观质量和包装是否完好等。 (4)编配包装，理货待运
6、。出库配件属于自提自运的，与提货人当面点交，直接装运出库。属于发往外地的商品，装箱人要按规定填制装箱单放于箱内，以便收货方验收。装箱单上要填明所装商品品名、数量和装箱日期。商品包装妥善后，并通知运输部门提货交运。五、索赔件管理流程：1.索赔新件自物流发至仓库后，根据调拨单详细资料，对实物进行比对，核实数量，并登记2.索赔新件标明详细资料（车架号，客户名，配件名称，配件号，到货日期）3.索赔新件的发放：根据A/S部部长所签发货通知单，如实发放索赔新件并进行登记领货售后人员名称，领用日期，以便对索赔件的发挥加以帮助4.索赔新件未更换的，返回应在标贴明显处注明新件返回，并存放在固定区域5.索赔旧件，当A/S人员更换索赔件后，索赔件旧件到库后，明确标明索赔件旧件车架号，配件名称，配件号和客户名，到货日期，并同时标注A/S人员姓名，核实无误后，将该件存放于规定区域。 所有索赔旧件按厂家要求，对不同工作时间的发生的更换件，分别存放，每月25-28日为索赔件返厂日期，索赔件管理人员应在该时期对当月所产生新旧件进行核实，包装后发送常见，并跟踪厂家相关部门对所返旧件的信息进行反馈。注：对特殊借出件必须由A/S部部长签署借用单，方可借用，并跟踪借出件的去向并督促及时返回或申请。
