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1、销售助理工作流程及标准销售助理标准化工作，涉及到每天、每周、每月必须完成的工作事项，工作流程等内容。以文字和表格形式表述，仅作为培训指导用。一、每日工作必须完成工作1、上班后，根据前日的员工日结表安排一天工作，把要完成的事项记录在工作本上。2、查看销售部邮箱xsb，公司推广邮箱whsset，根据邮件内容的可用性、归属性（询价、邀请技术交流等）上报给马总，且落实马总布置的任务（打电话询问、做报价、转销售人员或其他部门）3、对公司现有推广网站，每日逐个进行查看、更新，具体数量适情况而定。4、领导、销售人员临时安排的工作，完成后以电话或短信的方式告知。5、接听询价电话，归档销售信息及资料。6、下班前
2、，查看计划完成的工作是否完成，未完成的备注原因，计划完成时间。7、填写员工日结表，最晚于第2日8:00前发至whsset_md。二、每周必须完成工作1、更新合同目录（金额、付款方式、交货日期、份数等）2、到财务按序号查看合同是否完整，被借用的合同、技术协议要知道被谁借用，且催促归档。3、更新待签合同、且每个合同要有送货回执单。4、更新合同发货、回款情况。做到：发货合同有运费及发货回执，开发票合同有发票回执，回款合同有回款日期和金额。三、每月必须完成的工作每月必须完成的工作在每周必须完成的工作上总和。1、填写销售助理工作考核表，月度工作小结下月工作计划。2、整理合同，核对合同份数、更新合同总金额
3、。3、发2011年合同发货、回款情况表、2011年待签合同情况追踪表、已执行80%以上的合同给销售部经理。四、销售助理工作流程及岗位职责销售助理工作繁杂，我们以图表的形式反映从报价到协助催款流程，理清思路，一一表述工作内容及岗位职责。合同运营合同管理合同更新、核对合同审核登记、移交收款发货生产发货前准备发货后更新申请开票协助催款采购下采购申请单投标报价合同签订投标文件存档（程丽）4.1、报价销售人员没有价格权限进行报价。报价一般是根据咨询电话协助销售人员或经理报价。主要内容有：4.1.1、接听询价来电，询问记录询价单位、如何得知我公司产品信息、设备参数、项目（是否中间商）、用途（采购或投标）、
4、交货期、联系电话及联系人等信息，记录在来电记录表。在沟通的过程中，建议客户写明公司名称、参数、姓名、联系方式等发传真询价。且收集保管传真来函。（见2011年往来函件） 4.1.2、告知销售经理或销售人员询价内容，得知价格后，按照报价表格式，进行报价。4.1.3、报价给销售经理审核签字。到财务盖章，回传客户。4.1.4、做好报价登记、存档（报价日期、询价单位、项目、联系人、电话），见2011年往来函件目录。报价是日后签订合同或同一地区报价的依据，亦属公司保密文件，一定要保存完好，做到查有可循，不可遗失。报价后，销售助理要协助销售人员或经理进行跟踪，促进合同。4.2、投标投标是响应招标文件要求，制
5、作投标文件进行报价议标的一个过程。要公司多个部门配合，销售助理起到连接、完善作用。工程内容及流程如下：4.2.1、收到招标文件后，仔细阅读（技术文件可除外），确定以下几点：投标日期、投标文件份数、是否有投标保证金、几轮报价（打电话问招标方）。有疑问处，以传真的形式发招标单位，要求以传真形式回复，且存档。4.2.2、要求办理投标保证金，打印相关文字说明给财务，申请办理。4.2.3、根据投标日期，合理安排标书制作时间。根据招标文件要求，制作投标资质文件，必要时做投标报价文件（给销售经理审核）4.2.4、投标技术文件一般由设计部完成，可协助销售人员过问进度。4.2.5、根据招标文件要求、打印装订标书
6、。第一次投标的单位，准备公司宣传册。4.2.6、投标完后，填写投标分析报告表，整理相关文件移交程丽存档。（招标文件、传真答疑、投标文件、图纸、往来函件、中标通知书、会议纪要等）4.3、合同签订销售助理协助销售人员或销售经理签订合同。除客户自拟合同外，所有的设备合同可按公司合同范本进行编辑。传真件合同，一般情况为我们拟定合同后，传客户查看无误后，要客户先盖章回传，在盖章回传给客户。需邮寄的合同原件、技术协议，一般采用EMS方式快递。特别注意待签合同：没有签订合同就已经发货的合同。详见2011年待签合同情况追踪表。要详细记录待签信息，落实待签合同由谁负责，保存与待签合同有关资料，如报价单、送货回执
7、等。4.4、合同管理合同签订后，从设备的生产到安装调试、收款等，都是以合同为依据进行，简称为合同运营。合同运营是合同管理的重要部分。销售助理应熟知合同运营的流程，在不同流程中的工作职责，学会与公司多个部门沟通合作。下面从签订合同后，销售助理接下来的工作职责开始表述：4.4.1合同审核、登记、移交合同审核：合同存档前，应对合同进行审核，一般核对合同金额大小写、客户公章与名称是否一致、客户是否签名、是武汉南锐合同还是湖北高新智控合同（分开登记存档）。合同登记：合同登记要求做到电子版和纸板各一份。其中电子版应详细表述合同内容，包括合同编号、客户名称、设备名称、型号、数量、金额、付款方式、签订日期、交
8、货日期、质保期、合同类型等。（详见2011年合同目录）其中，原则上一份合同对应一个合同编号，但不排除两个合同对应一个合同编号。合同编号的编制以2011年4月份签订的第3份合同为例，合同编号为NRS1104003,NR S 11 04 003武汉南锐销售部2011年4月份第3份合同合同移交：主要是把合同原件交与财务，办理移交登记手续。4.4.2合同运营合同运营主要包括：采购、生产、发货、收款。主要针对销售助理工作职责，重点讲述在发货及收款中的工作流程。4.4.2.1采购公司有专门的采购部门。销售助理主要根据合同设备的内容（以备件或锥度仪、辊缝仪为主），填写物资生产计划单，按表格要求找领导审核签字
9、后，提交给采购部。未避免计划多次重复提交，销售助理应做好提交内容的记录。（见申请采购计划表）4.4.2.2发货销售助理要做好发货的准备、记录工作，及时回收清单。当合同因为发货引起纠纷时，要有据可查，确保公司最大利益。我们分别从备件发货、仪表发货及成套设备发货来讲述。1、备件发货备件发货主要是喷号机和去毛刺机的备件，一般数量多，产品类型多，应按合同一一核对。发货准备：弄清是哪个合同发货，与客户核对发货设备、收货地址、收货人及联系方式，提醒客户回传送货清单回执。领货出库：针对在办公室仓库的备件，填写领货申请单，领导签字后，办理领货手续，出库。核对包装：根据合同内容及实际发货情况，打印送货清单，一一
10、核对名称、数量、型号。去掉带有其他公司的标签，放入合格证、送货清单一起打包。物流：根据备件的重量等情况，选择适合的物流。一般较轻的选择圆通，较重的选择天地华宇或中铁快运，只能用EMS寄到的地方用EMS。发货记录：发货后，根据合同实际发货情况，更新2011年发货、回款情况表，要明确的记录XX年XX月xx日发货的发货人、发货时间、设备名称、型号、数量、物流单号、金额，且金额告知财务。跟踪回收：根据物流单号查询货物情况，一旦显示客户收货后，联系客户签字回传送货清单。根据回传内容更新2011年发货、回款情况表，如：实际收货人、收货日期、是否有回单。最后在送货清单上标注单位名称、合同号，存档2011年送
11、货回执文件夹里。其他：对已一些因型号不符换货的备件，除了记录发货情况外，要及时催促客户归还原备件，并且记录归还时间，注明换货原因。收到客户退回的备件后，归还库管。2、仪表发货仪表一般是指锥度仪和辊缝仪，其发货准备、领货出库、核对包装、跟踪回收等流程可以参考备件发货。但是要注意的有以下几点：，整套辊缝仪发货，应清楚的写明包含的明细，如辊缝仪1套（包括底座1个、表头1块、测量杆5根、螺母1个、纽扣电池1个、说明书1本、产品合格证1份、铝箱1个）。若合同有基准规及规块，分别明确写明基准规和规块的型号及数量。整套锥度仪发货，也应请粗的写明包含的明细，如锥度仪1套（包括测量仪1台、测量板1件、调节平台1
12、件、充电器1个、安装螺栓7个、说明书1本、产品合格证1份、铝箱1个（视情况而定）。清楚的写明发货明细，一旦客户签字，可避免日后以少发的理由再次发货。3、成套设备发货成套设备指喷号机、去毛刺机、高炉喷煤工程、铁水脱硫工程。一般从工厂整车直接发货。工作流程可参考备件、仪表发货，有所区别的有以下几点：成套设备一般在工厂组装好，在葛店领货出库。一般由工程部或销售人员在葛店领货出库。打印货物运输申请表，给负责发货人。根据合同或技术文件要求，打印整体设备送货清单给负责发货人，随货发给客户。货到现场后，要及时催收整体设备送货清单，整理归档。4、待签合同发货签订合同发货根据设备情况参考以上发货流程，强调的是必
13、须回收送货回执。是日后签订合同、收款的重要凭证。4.4.2.3收款销售助理应协助销售人员催款。根据合同的付款方式，及开票情况，及时的回笼资金。催款前要做好以下工作：熟悉合同的金额，付款方式，是否含发票，已开票金额，已回款金额，应收未收款金额，合同执行情况（是否验收等）。根据合同的付款方式，当年合同和往年合同分别来讲述开票及催款：今年合同：款清发货的合同：要注意是否含发票，如果含发票，一般是催促客户办全款后，随货寄发票。货到款清的合同，如果含发票，发货后一定要及时催收送货清单，一般收到客户签字的送货清单才申请开发票。发票寄出后，及时催收发票回执单， 根据客户资信情况，间隔询问款项进度。分项付款的
14、合同，一般根据付款方式及项目进展情况，开具发票或者收据收款，及时催收发票回执。往年合同：往年合同涉及到应收未收款。应收未收款指按合同及项目进展情况，应付但未付的款项。可以把往年所有的应收未收款综合在一起，写明客户名称、项目名称、签订时间、验收时间、付款情况、开票情况、联系人、电话等信息。（该信息可以从财务获取，已经把几个较大的项目总结）已开全票的应收未收款，找到客户相应负责人，说明合同付款方式，开票情况等，根据客户资信情况，间隔询问款项进度。、未开票的应收未收款，接到客户开票付款信息后，与客户核对合同已付、未付款金额，本次开票金额，可付金额，要求客户传真开票信息，申请开票，发票寄出后及时催收发
15、票回执，根据客户资信情况，间隔询问款项进度。，已开部分发票的应收未收款，接到客户开票付款电话后，除了要与客户核对已开票金额外，其它工作内容与未开票的应收款相同。除以上几点，也会遇到因为项目未验收、设备出口等原因未付款。所以要与工程部沟通，了解合同执行情况，进行催款。 重点强调发票申请注意点。开票前最好要求客户传真开票资料（已有开票资料需过问是否有变动）。然后填写开具增值税发票申报单，交领导及财务审核后开票。发票寄出后，在开具增值税发票申报单上填写相应的邮寄号、邮件日期，交还财务。更新2011年发货、回款表，标注开票日期、邮件单号等。发票回执收到后，交给财务，以上是关于助理的主要工作内容及流程。
16、下面讲述其它工程的内容及办理流程：五、其它工作内容5.1网站推广网站推广主要是以跟新现有网站信息，寻找新的推广网站为主。详细已有推广网站、登陆用户名、密码见武汉南锐推广网站信息汇总。其中世界工厂网的信息最全面，可以参考。注册新的网站，以以下信息为准：用户名：whsset(首选)、whsset027、公司全名、公司全名+销售部密码：wh201015注册邮箱：whsset电话：027-59715170 手机：13006317279 陈力（一般不写传真号）5.2往来函件往来函件是我公司与其他公司业务交流的文件，可作为日后谈判、签合同、验收、付款等多方面依据。不管是我们发出去的函件，还是接受到的函件，
17、都要交与相应的领导查看后，编号、登记保存。5.3武钢户头办理及合同签订现有武钢喷号机、锥度仪户头，2个设备共一个户头，料号不同，其详细资料见武钢文件，为公司重要文件，谨慎保管。户头办理前期，要到武钢国贸提交供方资源状况及质量保证能力报审表、入网表、授权委托书，表格详见纸版武钢资料汇总，其中，对于要修改的地方已用红笔标注。武钢国贸审批后，就有户头号或料号下来，然后到武钢总公司缴纳相应款项。把缴费收据拿到申请设备科室备案。(在建设一路国贸)对于整机设备，要根据国贸给的料号，提供图纸给申报科室（红钢城国贸）及使用单位，如二炼钢使用的喷号机，图纸提供给国贸申报的科室和二炼钢，一个料号对应一张图纸。交付图纸后（锥度仪未提供图纸），等待国贸厂商报价网招标，投标截止后，按武钢报价单的格式，打印设备报价、盖章，到武钢议价。议价完后等待还盘信息，最后还盘确认，收到中标通知信息后去签订合同。5.4其他销售助理在工作中，应积累相关信息，完善如下表格：客户资料汇总表、2011年待签合同情况追踪表、已执行80%以上的合同、常规备件价格，填写内容参考相关表格
