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1、项目管理在自行车比赛中的应用项目管理在自行车比赛中的应用自行车比赛是自行车活动中的一种。随着自行车运动的升温，大家对高档自行车，高档自行车零配件在比赛中应用效果越来越有感触，当一辆普通的自行车和一辆专业的自行车自行车进行比较时，两者的价值为什么会相差那么大?从一个侧面引导自行车爱好者对高档自行车及零配件的认知和消费。如何办好一场自行车比赛成了摆在各地自行车销售商面前的一大课题。近三年来，笔者参加了俱乐部两次大型自行车比赛的策划宣传组织工作，也参与各地举行的一些自行车比赛，对项目管理在自行车比赛中的应用感触颇多。在自行车比赛提上议程之时，需把比赛看成是一个项目：在特定的时间里，在有限的费用，人力
2、，物力控制下，为自行车爱好者提供临时的独特服务。一、 启动1. 立项审批：根据治安条例，超过一百人以上的集会需得到上级部门的审批。自行车运动做为体育竞技的一种，归当地体育局管理。2. 场地协调：由于自行车展示的魅力是速度和技巧，对场地要求有些特殊性。和拥有这些场地的单位进行协调是比赛能否进行的关键所在。一般采取合作共赢的模式。一方面自行车借用场地，另一方面场地借比赛提高自身知名度。3. 比赛计划书的制作。计划书是本次比赛的基本纲领，包涵了车友们最迫切希望了解的比赛信息。因此，制作一份详细的计划书是一场成功比赛的开门红，它必须包涵以下几点：时间;地点;名额;组别划分;赛道介绍;奖项和奖品设置;竞
3、赛要求及办法;报名需知及要求;报名方法及截止日期当经过了各级部门的审批，计划书对外发布，比赛才算正式启动。二、 规划自行车比赛时间最多几个小时，但是如果没有详细的规划安排，比赛当天会让组织者措手不及。因此，赛前将准备工作做得越充分，组织者及工作人员才不会慌乱。1. 制定赛事计划。制定计划书，对比赛进行定义，山地赛还是公路赛?两者共用一条赛道还是不同赛道?等等。计划书是有关比赛如何进行规划，执行，监控及结束的基本信息来源。2. 赛事范围规划。围绕计划书，开始各项准备工作的开展。建立和制定工作分解结构所需的过程。3. 制定工作分解结构。将比赛细分为较小的工作组具体分配到组到人的过程。例：4. 各项
4、工作排序制定时间进度表。例：一场比赛计划在11月30日举行，从启动报名比赛当天开始工作安排11月*赛事工作时间进度表启动报名与各保险公司洽谈赛事保险购买保险注意双休日无法投保参赛证件的设计设计方需提前协商好参赛证件的制作制作方需提前协商好参赛证件的发放各组别所需物资明细收集所有物资的集中采购外包事项的合作协议签定包含食，宿，行，舞台搭建等赛道布置赛前一天布置5. 比赛资源估算6. 活动时间估算这是估算完成各准备工作所需完成时间的必需过程。例：从启动比赛报名到比赛之日起中间有四十天时间，制作各个参赛证件需要4个工作日，购买保险需要3个工作日，那么报名截止日期必须设定在比赛前5天。留一个工作日做为
5、变更需要。7. 进度表分析分析比赛准备工作顺序，持续时间，资源要求，以及进度制约的因素例：比赛物资收集各组所需要的物资明细采购物资所需要时间采购物资的人员安排采购车辆的安排采购地点物资存放物资保管物资领用制约物资的因素有：费用是否及时到帐?派谁跟什么车去进行采购?物资采购回后放在哪进行保管?谁保管?8. 费用预算各项工作一旦进入到执行阶段，费用成为首要问题。如何花费少的费用达到最佳效果是主办方最想要的。那么制定详细的费用预算有利于资金的及时到位。例：奖品的额度、参赛人员的餐费、参赛人员的证件制作费、颁奖台的搭建、工作人员的食宿、办公用品、赛道的布置、等。这些都可以根据后勤人员进行先期的预算得出
6、。9. 人员组织结构的安排识别比赛中的各项工作内容，责任，以便为整个赛事配备所需要的人力资源。人员安排就位后，便是工作内容的安排，例：总指挥：活动总体指挥，物资及人员调配;总协调：对总指挥负责，及时沟通了解各个组别的工作进展情况，以便进行调整，逐步完善。会务组：所有文案的撰写、文字策划、宣传、对外发布，根据比赛做财务预算，接收报名(含志愿者)，收取报名费，追踪比赛经费的及时到帐，购买保险，及时了解各组别的进展情况，以便进行协助，参赛证等比赛证件的发放，赛道的布置与规划，比赛当天的贵宾接待，颁奖舞台的外包，颁奖流程的制定，颁奖物资的准备，主持人的确定，会务物资的回收，赛后财务结算，组织过程资产的
7、整理，赛事摄像摄影素材的收集整理，对赛程中出现的问题进行整理。后勤组：前期工作的准备，物资采购，车手的食宿安排，赛程中为车友服务，引导等，赛后物资的回收竞赛组：赛道的规划，竞赛规则的制定，赛程中起终点的计时，成绩统计，赛后公布成绩，竞赛物资的回收。根据组别和赛事需要确定人员配置的数量。安全组：赛道安全，违规巡视并进行纪录，布置并回收赛道物资等，维持现场秩序，维护赛道安全及参赛车友的安全。10. 沟通规划这是赛事准备过程中最重要的过程。由谁沟通，哪些事项需要沟通，事项完成后的反馈等渠道都要保持畅通。对外沟通，统一口径，确认对外发言人，解答赛事相关事宜，收集反馈对赛事的不同声音。对内沟通，保持畅通
8、，允许不同意见的存在，以便及时进行调整。对外包的沟通，由专人负责跟踪确认。11. 风险识别根据收集到的信息或往日的活动经验收集哪些事情进展到某种程度时，有可能会影响到比赛的正常进行。例，非典期间，国家明令禁止大型集会。12. 风险规划这是如何对待突发事故的必要过程。13. 应急预案根据风险识别和规划，制定相应的应急预案是非常有必要的。这是为了完成比赛而需要做的事情。例，因天气原因，阴晴不定，准备一批雨衣是非常有必要的。例，基于自行车运动是有风险的，万一发生摔伤事件，如何处理?14. 采购规划根据赛事计划书，费用预算以及各组人员的工作内容可以得到一份整个赛事所需要的物资清单，这是确定购买何物，如
9、何购买，向谁购买，决定费用的基础。15. 发包规划有些物资是没法直接采购的，便可交由第三方去购买。例：颁奖台音响全套的设备可交由礼仪公司进行直接交付;用餐问题可交由快餐公司进行供应，直接和赛事组委会结帐。三、 执行各环节的工作安排到人后，总协调根据各组反馈回来的信息进行整理，分类，发现问题时及时进行调整，协助各组完成工作内容。1. 指导与管理赛前准备工作的开展总协调根据反馈回的信息对整个工作组的内容进行管理和协调。2. 费用的控制在费用预算内的货比三家进行购买，不在预算内的，但是是赛事必需的可以考虑。3. 参赛人数的保证参赛人数的多少决定了这个赛事的规模。当组委会确定当次比赛是四百人时，所有的
10、费用都是以四百这个基数去准备的。当参赛人数没有达到要求时，要适当调整费用的支出。4. 团队组建哪些工作人员由公司员工担任，哪些工作人员由志愿者担任，哪个人胜任哪个岗位的工作，可以根据平时积累下的人脉进行整理和安排。适当的时候都可以邀请某些具有特长的人加盟。5. 信息发布及时将赛事的进展进行发布如食宿是怎么安排的、赛事报名人数的汇总、什么时候可以领参赛证，在哪里领?由谁领?等等都是车友关心的事情。6. 内部沟通保持工作组内部的沟通非常重要。7. 风险控制8. 询价9. 卖方选择四、 监控对于自行车比赛来说，监控从启动当天起便开始了。如就车友对奖品的设置会根据适当的反馈进行调整，就餐，住宿等会根据
11、报名人数进行调整。这些都是通过监控回馈的信息进行逐步完善。而比赛的重点监控则是比赛当天。监控的重点在以下几个方面：1、 物资的运送，赛道的布置;2、 会务组、竞赛组、安全组、后勤组各组人员各就各位;3、 比赛进行中，突发事件，安全事件的处理;4、 用餐安排;5、 成绩统计;6、 颁奖仪式7、 物资回收8、 赛事宣传，扩大影响五、 结束赛事当天，比赛结束后，只能代表工作暂告一段落，接下来还有事情要做，如：1、 合同的结算。外包事项的尾款结算，合同修正，保管;2、 财务结帐3、 回收物资清单4、 组织过程资产的收集一次比赛做下来，可以进行总结和积累的东西很多，如果没有总结，没给后面的赛事提供可参考的资料等于白做了。对头一次的比赛过程中发生的问题进行分析总结，并将赛事过程中得到的人脉支持，外包商资料等等全部用文字进行整理，为以后的比赛打下坚实的基础。
