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1、征管所档案分类大纲及编号办法(试行)为完整系统地整理各类档案，为规范我所的档案管理工作。现根据有关规定，结合我所的实际情况，特制定征管所档案分类大纲及编号办法。我所档案按种类分为文书档案、会计档案、声像档案三大类。为完整系统地整理各类档案，为规范我所的档案管理工作。现根据有关规定，结合我所的实际情况，特制定征管所档案分类大纲及编号方法。一、文书档案分类及编号办法归档文件的整理以件为单位进行装订，分类排列，编号，编目，装盒分类办法采用保管期限分类一、文书档案分类及编号办法归档文件的整理以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。1、分类办法：采用年度保管期限的方法进行分类，同一卷宗保持
2、分类方案的相对稳定。年度保管期限分类先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按保管期限分类。分类方案如下：2010永久201030年201010年归档文件所属年度的区分，一般以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档。2、编号办法：归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档文件设置全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、室编件号、馆编件号（见图1）。 （备注：图1括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。有“*”号的项目为选择项，若不采用此项，应予空置。）全宗号：填写档
3、案馆给立档单位编制的代号。 机构（问题）：填写作为分类方案中相应机构（问题）类目的名称或规范化简称。 年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2010。 保管期限：填写归档文件的保管期限。（永久；30年；10年） 件号：填写归档文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是各单位在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是在档案移交进馆时，按进馆要求标注。 3、归档范围及保管期限：序号归 档 范 围保 管 期 限1上级单位对本单位领导人员的任免、调配等工作文件永久2本单位召开的各类综合性工作会议、公司和本单位领导的重要
4、讲话、报告、决定、纪要、记录、重要声像材料等永久3本单位大事记、各类会议记录、会议纪要永久4本单位员工、党员、团员花名册永久5本单位党、工、团组织向上级组织报送相关工作机构、领导干部任免、启用印章的请示及上级组织的批复永久6本单位党、工、团组织召开大会的请示、批复、会议通知、代表资格审查结果、代表名单、工作报告、领导讲话、决议、纪要、记录、重要声像材料等；党、工、团委候选人名单、选举结果及上级组织的批复永久7本单位党组织对发展党员有关的请示、批复等文件永久8本单位制定印发各项管理的规定、办法、制度、标准等文件材料永久9本单位各类工作总结、计划、报告、统计材料、报表等年度以上永久；年度以下10年
5、10本单位获得的各项荣誉批准文件、荣誉证书等省级以上永久；省级以下30年11本单位相关工作的请示与上级单位的批复、批示等 重要的30年； 普发性的10年12上级单位要求本单位贯彻执行的文件重要的30年； 普发性的10年13本单位党、工、团和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；重要的30年；其它的10年14本单位转发或需要贯彻落实的具有方针政策性、法规性、规范性的命令、决定、条例、规定、办法、实施细则等普发行文件30年15本单位关于开展创建工作及各种竞赛活动文件材料30年16本单位对干管人员、班长任命等普通人事文件30年17公司、本单位对本单位人员的奖惩文件30年18公司与本单位、本单位
6、与班组等签订的各类责任书30年19本单位简报10年20本单位开展考核的有关材料10年21本单位其它发文及有事务性查考价值的文件材料10年二、会计档案分类、编号办法1、分类方法：采用年度会计类型形式（名称）分类法。即把一个年度内的会计核算专业材料按行政会计、通行费票证等两类会计类型分开，然后在每一类里分别按报告、账簿、凭证、其他四类结合保管期限组成保管单位。2、编号方法：把一年形成的会计档案按不同会计类别结合保管期限，分别进行排列，每一类别编一个案卷流水号。会计类型代号分别为： X表示征管所行政会计；P表示征管所通行费票证。例如：10案卷流水号（财务报告第一卷） 征管所行政会计 年度104案卷流
7、水号（会计账簿第一卷） 征管所行政会计 年度三、声像档案声像档案分类按照片、光盘进行分类。1、分类方法：（1）照片档案的分类方法：按保管期限年度问题进行分类。（2）光盘档案的分类方法：按磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-95）的要求进行排列分类。2、编号方法（1）照片档案的编号方法：按全宗号保管期限代码册号张号进行编号。即先按归档照片的保管期限、形成年度分类，在每个年度内同一次活动（同一主题内容）的照片集中排放在一起，按时间顺序排列，每张照片编一个号。每册编一个流水顺序号。底片号：按全宗号保管期限代码张号组成。编号方法同上。（2）光盘档案按年度、时间顺序排列并标注带（盘）号。类别代号+顺序号。例如：GP20 第20盘 光盘征管所档案分类大纲声像档案会计档案文书档案行政会计光盘照片10年30年永久通行费票证通行费票证通行费票证其他类凭证类报告类其他类凭证类账簿类报告类通行费票证通行费票证账簿类
