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1、应付管理目 录第一章系统简介1第二章基础设置2第一节往来期初2一、往来期初录入2二、往来期初试算平衡3第二节应付报警3一、应付款报警设置3二、应付款报警规则4三、栏目说明4第三章 日常业务5第一节应付款项5第二节应付支付9一、单据填制9二、单据核销10三、其它功能10第四章 期末业务12第一节往来核销12一、核销方式12二、核销操作13三、取消核销15第二节应付凭证16第三节期末结账16第五章 账册报表17第一章 系统简介本模块的主要功能是应付款项的管理、应付款项的核销及应付凭证的生成。同时提供了应付相关报表的查询与打印。初次使用本系统时，需设置往来单位、部门等基础设置，将账套启用日期之前已发
2、生的往来数据设置为往来期初。日常发生的应付账款业务可通过应付款项单据来处理，其中采购业务及其他应付业务也可产生应付账款。可通过应付支付业务来进行应付账款的付款，付款时可进行应付款项的核销。可与应付款项、记账凭证、采购业务及其他应付业务进行核销。同时也可进行集中的应付核销。期末系统自动生成应付凭证。同时该模块还提供应付款等多种账表以供查询。第二章 基础设置与本模块相关的基础设置如会计科目、币种汇率、往来单位、付款条件、付款方式、部门、职员、统计、项目等设置可参考基础设置相关章节。第一节 往来期初往来期初用于录入账套启用日期之前的往来明细。在“总账”“应收管理”“应付管理”模块的“基础设置”中都可
3、以进行“往来期初”的录入。1、 往来期初录入进入“往来期初”列表，显示了设置的所有往来单位。双击任意单位都可进入“往来单位期初明细”录入窗口。选择需要录入往来明细的单位，选择该单位对应的应付科目及币种，录入期初数据。注意：各个期初数据的日期，必须小于系统的启用日期；可通过栏目设置增加“付款条件”、“开票日期”、“到期日期”等栏目；若科目具有外币核算属性，系统自动提供所核算的各个币种，同时数据录入栏目将增加原币、汇率项，可以通过“币种”栏进行选择并输入往来期初数据；若单位对应多个应付属性的科目，该单位的应付余额为所有应付属性科目余额之和；若该单位同时对应应收和应付属性的科目，该单位最终的性质为应
4、收（应收属性科目余额之和大于应付属性科目余额之和）或应付（应收属性科目余额之和小于应付属性科目余额之和），金额为各个科目抵减后的余额。2、 往来期初试算平衡在往来期初列表中，单击“试算平衡”按钮，出现“往来期初平衡检查”窗口。系统自动对科目期初与往来期初数据进行核对，并显示检查结果。若出现不平衡，可以手工修改期初金额，也可以通过“自动平衡”功能，自动依据往来期初数据覆盖生成科目期初数据。如单位：飞宏矿产有限公司；科目“2121 应付账款”；往来期初的原币贷方数据为1,650,360.00，科目期初原币贷方数据为1,650,000.00。此时系统自动检查，结果不平衡。使用自动平衡功能后，“212
5、1 应付账款”的科目期初原币贷方就自动更新为1,650,360.00。第二节 应付报警1、 应付款报警设置具有应付报警设置权限的用户对应付款管理作了相应的报警设置后，当未付款满足设置的条件，用户登录时会收到系统的应付款超期提醒。选择“财务管理应付管理基础设置应付报警设置”即可进入“应付报警设置”对话框。选择“已到期未付款登录报警”后才可进行金额与日期的报警设置。其中天数的设置必须大于0，系统缺省设置为90天；超期天数的计算是开票日期（或者到期日期）与系统登录日期比较而得。2、 应付款报警规则若应付报警设置中选择了“已到期未付款登录报警”，系统登录时，若存在符合条件的记录，系统将弹出“到期应付款
6、列表”窗口，显示所有已经到期的应付贷项单明细。若没有符合条件的记录，则不弹出报警窗口。若应付报警设置中选择了“未付款金额超过才登录报警”（“”为金额），系统在到期应付款列表中将只列出“未付款金额大于”的记录。若“应付报警设置”中选择了“超过开票日期（或到期日期）天才登录报警”，系统在到期应付款列表中将只列出“登录日期减去开票日期（或到期日期）大于天”的记录。3、 栏目说明到期应付款列表上方“未付款合计”为列表中“未付款金额”之和；列表右上方“当前日期”为登录日期。到期应付款列表中原币应付金额为应付贷项单中的“原币金额”；应付金额是应付贷项单中的“本币金额”；原币核销金额是往来核销中借方数据的“
7、本次核销金额”；核销金额是“本次核销金额”换算得到的本位币本次核销金额。原币未付款金额为原币应付金额与原币核销金额之差。未付款金额为应付金额与核销金额之差。第三章 日常业务第一节 应付款项通过录入应付单据记录各项应付业务，也可进行各种应付业务单据的查阅，完成应付业务管理的日常工作。“应付贷项”单据一般处理应付性质科目贷方增加（应付增加）的经济业务；“应付借项”单据处理应付性质科目减少（应付减少）的经济业务。应付支付是对应付贷项、采购业务等形成的应付款进行支付并核销。1、 应付借(贷)项在“日常业务”中，选择“应付款项”功能进入应付款项单据。1、 在单据中录入单位后，系统将把与单位相关的信息全部
8、自动带出到单据中。2、 增加应付单据时，若表体科目辅助核算与表头选择辅助信息相同，则自动将表头的项目带入该条表体记录的项目栏中，可修改。3、 如果进行了单据前缀设置，单据号可按操作员自动生成为：单据前缀+编号。4、 应付单据可按统计、项目、职员、部门进行单据栏目设置，如应付单必录项选择部门，当部门为空时保存单据会进行提示。5、 单据头和单据体的金额相等才可以保存。系统提供了“应付借项”和“应付贷项”两种应付单据类型，可在单据中直接选择，也可从日常业务列表中进入不同类型的单据。在单据中录入相应的数据保存即可。2、 应付核销当应付款项单据中的应付科目存在可抵消的应付款时可进行应付核销。应付借项单中
9、的“应付核销”功能所核销的款项，包括应付款的增加以及因对同一单位发生应收款项而抵消的应付账款两部分。填制应付款项单据后单击“应付核销”按钮，弹出往来核销列表，新增核销记录，选择要核销的单据。录入本次核销的金额后可关闭核销，返回到应付款项单据。注意：在应付款项单据中进行核销时，应付贷项单据中不能进行应付核销，只能在应付借项单据中才能进行应付核销。3、 冲销单据当需要填制一张与所选择的应付单据金额符号相反的应付单据时，可以使用“冲销单据”功能，此时系统弹出冲销对话框。设置相应的会计年度、会计期间、单据类型，录入需要冲销的单据号，单击“确定”，系统自动生成冲销单据。4、 单据审批填制单据后其审批状态
10、显示为“未审批”。当需要审批时，点击“申请审批”按钮进行审批操作。未定义审批流程的单据，点击申请审批后系统自动将审批状态变为“已审批”。定义审批流程的单据如何审批？（1）定义审批流程。如图所示（2）填制单据后，制单人“申请审批”，审批状态变为“审批中”。如图所示：（3）审批：有审批权限的操作员在“单据审批”列表中进行审批，批注审批结果。选择“审批通过”，单据的审批状态变为“已审批”，或进入下一个审批环节；选择“驳回”，单据的审批状态变为“错误”，制单人修改单据后，重新申请审批。第二节 应付支付应付账款的支付可通过应付支付单据来实现。1、 单据填制进入应付支付单，选择相应的单位、科目等栏目录入数
11、据。录入了单据头的数据后可直接保存，也可选择单据体中的单据记录，录入相应的数据进行保存。此时单据头中的“金额”数据应与单据体中的“本次付款金额”合计数据一致。单据体中数据来源：采购单据、受托结算、应付贷项、应收贷项、记账凭证等单据类型。 可获折扣取数来源：根据单据体中单据的“付款条件”中所设置的折扣率来计算得出。如：系统登录日期在优惠天数以内，即可获得所设置的折扣数。该项由系统自动算出不允许修改。本次折扣可由手工直接输入，也可进行手工修改。折扣科目：即生成应付借项单据后单据体中的科目。折扣单据模板：是指应付支付单保存以后，如单据中有折扣金额，同时会生成一张应付借项单据。应付支付单据保存后系统自
12、动会弹出生成应付借项单的对话框：在生成的应付借项单备注中，系统将自动记录该单据对应的应付支付单。2、 单据核销系统自动在应付支付单的单据体中列出与该单据所选单位有关的应付增加的单据记录（包括：采购单据、受托结算、应付贷项、应收贷项、记账凭证等单据类型）。在应付支付的单据头中录入相应数据后，选择单据体中需要核销的单据记录，录入相应的核销数据，保存后，可在“往来核销”列表中进行查看。3、 其它功能1、选择合同：当存在付款的合同时，进行应付账款的支付可与合同建立关系。选择相应的合同后，系统自动把此次的付款金额写入合同中的收付款信息中。 2、对于单据体中的应付业务分录，系统提供了“应付筛选”功能。根据
13、设置的筛选条件来显示单据体中的应付记录，从而更方便地完成应付款项的核销。第四章 期末业务第一节 往来核销发生的应付账款业务与应付账款的付款业务之间需进行往来核销。应付业务未核销或进行了部分核销后仍需进行核销时，可通过“往来核销”功能，快捷的完成往来业务数据的核销。1、 核销方式在本系统中提供了三种核销方式：1、可在记账凭证中进行核销，当记账凭证分录有应收应付性质的科目时，保存后可进行往来核销。2、在应付业务单据中可进行核销。请参照本系统第三章第一节的应付核销业务。3、在“期末业务”中进行集中核销。通过往来核销列表，可查阅往来业务的核销情况，通过“筛选”功能来设置需要在列表中显示的数据；通过“栏
14、目设置”来设置所需要查询的项目。如图所示：无论采用上述哪种方式进行核销，核销后在往来核销列表中将统一生成核销流水号，以供查询。2、 核销操作往来核销有三种操作方式：1、手工核销 当进行一笔或者多笔往来数据核销时可进行手工核销。如图：在往来核销卡片中选择需要核销的数据，录入“本次核销金额”手工核销即可。此时分两种情况进行核销：（1）借贷方之间进行核销：在借贷双方的数据列表中选择需要核销的应付业务数据，录入数据核销即可。（2）借方内部（或者贷方内部）之间进行核销：若需要对借方（或者）内部数据进行相互核销时，在借方（或者贷方）数据列表中选择需要核销的应付业务数据，录入核销金额即可。2、自动核销当往来
15、数据量大，业务之间存在对应关系，且通常是按常用的方式来进行核销时，可通过 “自动核销”功能进行往来数据的核销。系统提供了不同的核销方式进行自动核销。如图：选择“未核销金额”方式：在自动核销时，系统就按金额相等的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销；选择“按顺序自动核销”方式：在自动核销时，系统就按参照字段中提供的栏目按顺序依次进行自动核销。参照字段中的数据是根据借贷双方列表中的栏目数据而得。如图：“参照字段”下拉菜单中，系统提供了：凭证字号、对账号、单据类型、单据号等四个项目，当在参照字段中选择了任意一个项目后，系统自动会把核销方式中第2、3项的“字段”字样转换为所选择的字段名称，以选择“对账号
16、”为例：选择“对账号”方式：在自动核销时，按对账号相同的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销。选择“对账号+未核销金额”方式：在自动核销时，按对账号、金额均相同的原则自动对借、贷方数据进行逐个核销。如果核销方向为“任意”时，自动核销可以在借、贷两个方向之间进行数据核销，或者某一个方向内部之间进行核销。如果核销方向为“借贷之间进行核销”时，自动核销只是一个方向的数据核销另一个方向的数据。设置好相应的核销方式后，单击“确定”按钮，就完成了核销方式的设置。当设置了相应的核销方式后，选择自动核销，系统就会根据指定的核销方式来自动的核销相应的数据，并建立起核销关系。（3）批量核销当多个往来单位、多个应付性
17、质科目的往来业务数据同时进行核销时，可通过“批量核销”功能来实现。进入“批量核销”对话框，设置往来单位、往来科目、币种、截止日期、核销方式等栏目的信息，选择需要核销的往来业务数据进行批量核销。 注意：进行往来业务数据的核销时，核销双方的金额必须一致。3、 取消核销已核销的往来业务记录可取消核销。可在往来核销列表与往来核销卡片中进行取消核销记录。1、 在往来核销列表中取消核销进入往来核销列表，选择需要取消核销的流水号记录，使用删除功能即可取消。2、在往来核销卡片中取消核销在往来核销对话框中，选中“全部显示”项，卡片中自动显示已经核销的往来业务数据。选择需要取消核销的往来业务记录取消核销，系统自动
18、清除核销关系，并把已经核销的金额重新显示到未核销金额上。第二节 应付凭证为保证业务数据与财务数据的一致性，需将业务数据转为财务数据，此时可通过期末业务中的“应付凭证”功能来实现。进入应付凭证界面，选择需要生成应付凭证的单据，如图：进行凭证模板、凭证类型、凭证摘要、凭证生成方式的设置后，系统将按所设置的内容生成相应的应付凭证。因应付支付单据是应付账款的付款业务，发生了现金、银行性质科目的数据的变化，故该业务单据形成财务数据是通过现金银行模块中的期末业务中的“收支凭证”功能来实现。具体内容请参照现金银行指南。第三节 期末结账当某会计期间结束，为保证数据的严谨性，本系统提供对应付模块单独进行期末结账
19、的功能。期末结账是按会计期间进行。如图：选择需要结账的会计期间，按照提示逐步操作即可结账。必须从第一个会计期间开始依次进行结账。有以下几种情况系统不允许结账：1、 采购、销售、委托加工模块未结账； 2、 本模块有业务单据未通过审批； 3、 上一个期间未结账。在进行期末结账之前可对本期未进行审批或者审批未通过的应付业务进行结账前检查。当存在未通过检查的单据时本期间将不能进行期末结账，需全部通过后才能期末结账。当本模块本期间结账以后，不再允许录入本模块本期间的任何单据，即：不能在本模块录入本期间的单据，也不能通过其他模块生成本期间本模块的单据。本系统同时提供了分期间取消结账的功能。本期结账且下一个
20、期间未结账时才可以对本期间取消结账。第五章 账册报表本系统具有强大的查询功能，除可查询一些常见的账表外，还可以根据需要进行报表设置生成账表。生成的报表可另存为其他报表，能在保留原有账表查询模板的情况下，生成更多的特殊查询模板，提高查询效率。1、应付明细表：主要用于查询应付性质科目的业务明细情况及每笔业务的核销情况。2、应付汇总表：主要用于汇总查询往来单据应付账款的合计金额，以及核销合计金额。3、应付余额表：主要用于查询往来单位的期末应付余额情况。4、应付核销对照表：主要用于查询每笔应付账款的核销情况。5、应付账款账龄分析明细表：主要用于通过不同的账龄计算方法和分析数据范围对应付账款是否到期进行
21、查询。账龄计算方法有两种：开票日和到期日，开票日是指用截止日期减去单据的开票日来得出账龄天数，到期日算法相同。分析数据范围包括两种：分析所有往来数据和分析未核销往来明细，分析未核销往来明细是指将单据的未核销金额显示在报表中，已核销部分不作为分析范围。6、应付账款账龄动态分析明细表：与应付账龄分析明细表基本相同，只是对查询“未核销往来明细”时对账龄期间金额的计算进行了变动。对查询“未核销往来明细”时，账龄期间金额的变动为：对每笔应付业务以截止日期以前该业务的未核销金额为账龄期间金额（即判断核销日期，如核销日期在截止日期以后，那么金额仍显示为核销前的金额）。7、应付账款预测分析明细表：与应付账款账
22、龄分析表有所不同，它是用于预测应付账款距截止日期还有多少天，是否已到期。即用单据开票日或到期日减去截止日期来计算应付余额属于哪个预测分析区间。8、应付账款账龄分析表：主要也是查询应付款的账龄天数，只是计算方法有所不同。它是根据开票日（或到期日）小于等于截止日期的借方应付数据来计算账龄天数。用截止日期为止的所有借方未核销金额的合计，倒减每月的借方数据，减至小于0为止的天数。 9、应付账款账龄动态分析表：主要用于查询截止日期以前每笔单据的未销金额比例为权数的加权天数，即得出账龄天数的方法，与其它报表有所不同。当分析不同截止日期时，应按当前截止日期以前的业务的实际核销情况来判断并进行显示，而不是计算
23、其所有核销情况后再对其结果进行判断显示。其中实际核销日期应以单据日期和核销日期共同为依据，即单据日期和核销日期均应在截止日期之前。10、应付账款预测分析表：主要用于查询单位应付余额是否已到期、距到期的天数以及每一区间金额所占总金额的比例，已到期金额算法与应付账款账龄分析表的未到期金额正好相反，用开票日或到期日减去截止日期得出的天数来计算应付余额属于哪个预测分析区间。11、应付款：主要是通过账册的形式反映单位实际应付账款情况，数据来源包括应付贷项、应付借项、付款单、物品采购、直运采购、受托结算单据、含应付科目的记账凭证（前面所述单据自动生成的记账凭证除外），未通过审批的业务单据不记录在该报表中。
