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1、大型会议筹备,SOP,2019.03.06,总体概览,01,02,03,会前筹备,万事俱备,会中把控,细节关乎成败,会后跟进,敬畏每一分钱，也尊重会议碰撞出的每一个问题,会前筹备,1,会前筹备,会议背景,?,会议目的,?,参会人群,?,会议主题,前期准备,需求调研,?,后勤保障,会议时间轴,?,参会人员安排,方案策划,?,工作人员安排,场地选择,?,会议资料,?,?,?,?,会议背景,-,会议目的,【目标来源】：,管理者的管理需求详细而全面的调研,【常见会议】：,“在一起”,、“在路上”,等,【目标分类】：,?,团队融合：多在“组织调整，跨团队协作”情况下的需求战略通晒：多在“团队业务处于,不
2、同阶段，需要提炼业务方法论相互借鉴”情况下的需求,?,学习成长：多在“组织需要内外部开眼学习、团队要求整体提升”情况下的需求,?,激励赋能：多在“阶段性对团队或员工进行表彰、赋能，向团队传递组织精神”情况下的需求,?,讨论共创：多在“团队业务或组织需要群策群力，共同商议，达成共识”情况下的需求,会议背景,-,会议主题,?,会议的主题需与关键决策人共同商议,?,会议的主题要围绕会议的目标定制,?,会议的主题要适合参会的人群,【举例说明】,在路上：,Better Me+Better You=Better Us,在一起：脚下即是前方,会议背景,-,参会人群,职级：,高管、中层管理者、职员,区域：,全
3、球、全国、北京,人数：,50,以下、,50-100,、,100-200,、,200+,了解程度：,40%,相互了解、,60%,相互了解、,80%,相互了解,特殊关注：,新入职、入职周年、生日、国外海归、特殊习俗,前期准备,需求调研,会议希望达成的目标,会议希望包含的内容,会议过程的要求,会议内容的建议,参会者对于会议的期待（包括内容和了解的人）,参会者对于会议的建议（包括住宿和饮食）,参会者最关注的问题或者话题,参会者的参会信息（包括住宿、交通、服装尺码等）,如参会者有演讲环节，需调研是否有特殊需求,（一）管理者调研,?,?,?,?,（二）参会者调研,?,?,?,?,?,前期准备,方案策划,初
4、版设计,?,围绕主题和目标，以及管理者调研，设计会议内容及流程,?,尽量先将系列型的会议根据目标和需求确定模块,?,方案准备方案准备期间，至少安排,2-3,轮跟管理者的同步沟通会，请管理者审核,沟通调整,?,沟通邀请项目组全体成员共同参会，拉齐认知,?,沟通过程中的反馈详细记录，随时更新方案,?,根据设计和沟通反馈，将各模块内容进行细化,模块细化,?,每个模块的时间节奏、内容资料、呈现方式、互动设计详细备注,?,相应的物料需求详细记录,?,根据模块安排对应的负责人来牵头组织，模块负责人要熟悉了解每个环节,分工协作,?,模块负责人定时同步进展和问题,?,会务组各模块也详细分工，熟悉了解全流程和要
5、求,特殊活动,?,关注一下参会人员中关于生日，入职周年等信息,?,是否颁发奖品（需提前准备）,?,临时突发活动，配备突发活动负责人,前期准备,场地选择,1.,议程确定即可开始联系场地预定,2.,议程紧张、无团建，人数超过,100,，首选公司附近，车程半小时以内,3.,议程不太紧张，有团建，可选择近郊，不宜过远，车程,1.5,小时之内；,酒店,周边山水景色适合团建如爬山、骑行、适合球类运动的平整草坪,1.,50,人以内，,100-200,平米；,100,人以内，,300-400,平米,2.,会场方形不要细长，尽量阳面有窗（落地窗最佳）,3.,50,人以内投影，幕布以固定形式为佳，尽量不考虑移动形
6、式；,100,人以上投影，,建议搭建,LED,屏，保证会议,4.,着重关注通风系统、空调系统和灯光系统，保证最佳效果,1.,住宿房间：会前调研住宿是否含早，根据参会人员习惯和公司规定安排,2.,入住办理：会议提前到的同学自行前台办理；会议当天抵达同学，根据,名单集中办理，并记录入住同学房间号,3.,退房办理：最后一天会议早上收房卡，提前确定好退房时间，在规定时间,前退房,4.,更加温馨：房间内欢迎卡和水果，会议议程表等,5.,桌形尽可能紧凑，每个桌子不要太分散，也不要太大，每桌,要配备白板,6.,大会议室内可能会有侧门连接外部或厨房,，会议期间请封闭,前期准备,后勤保障,提前确认停车位置，如果
7、收费，协商制作会议期间专用停车证用以计费,【车辆安排】,【安全保障】,1.,水牌内容不展示会议具体信息相关字样,2.,会议期间申请保安协助，开关门、核对参会人员、保持会议室周围环境安静等,3.,如有公司外部人员参与摄像等，签署保密协议,4.,会前保证所有参会人员手机上交，提醒会议信息安全，如有必要，可以邀请信息安,全部同学参与,【目标分类】,1.,会议室内、外分类整理,2.,会议室内物料基本标配,3.,其他模块根据议程内容确定之后尽早准备,任务,工作台用品,工作台用品,会议桌上用品,会议桌上用品,签到环节用品,签到环节用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品
8、,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,工作台用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,会议桌上用品,签到环节用品,签到环节用品,签到环节用品,签到环节用品,签到环节用品,关键节点,水牌-指引牌,停车券,桌立内页,Flip Chart,入口处白板粘贴物,签到表,指示牌,指示牌内页,常备药品,电脑、备用电脑,转换头（投屏用）,充电器+
9、数据线,充电宝,相机+相机电池,U盘,手表,摇铃,倒计时提示板,问卷二维码,奖状,翻页笔（备用及电池）,插线板,茶歇,备用桌椅,白板12个,酒店打印,录音笔,保密协议签署,暖场音乐,麦克风（要求4个）,收纳篮,工作台重要时间点,名签,桌立,纸巾,便签纸,白纸,万能黏土、白板磁铁,文件袋及笔,白板笔,瓶装水,橘黄色手环,白板2块+签到桌子（大）,放手机的透明袋+姓名条,收纳篮,收纳篮大标签,对接人,王贺,王贺,马瑞潞,王贺,马瑞潞,马瑞潞,王贺,马瑞潞,王贺,黄凌郡,王贺,文倩,王贺,王贺,王贺,王贺,晶晶,晶晶,王贺,王贺,酒店,王贺,王贺,酒店,酒店,酒店,文倩,王贺,王贺,酒店,王贺,马瑞
10、潞,王贺,王贺,酒店,王贺,王贺,王贺,王贺,酒店,酒店,晶晶,酒店,王贺,王贺,王贺,是否拿到,待完成,待完成,待完成,待完成,待完成,待完成,待完成,待完成,待完成,已有,待完成,已有,已有,已拿,待完成,自备,已拿,已拿,待完成,待完成,已有,已有,已完成,已有,待确认,已有,已有,待完成,待完成,已有,待完成,待完成,待完成,已拿,已有,待完成,待完成,待完成,待完成,已有,已有,已拿,已有,待完成,已完成,已拿,前期准备,参会人员安排,?,【分组】,1.,可以根据会前调研，尽可能安排想要了解的人进入到同一组内,2.,如有希望能够增进了解到参会者，可以安排到同一组中,3.,每次到会议分
11、组成员进行调整，不要固定,4.,会议如果超过一天，建议每天到小组座位进行调整，均衡到每个人的感受,?,【住宿】,1.,住宿尽量别乱花原则，提前调研好需求,2.,鼓励双人入住，增进了解,3.,尊重个人习惯，允许单独入住,?,【餐饮】,1.,白天尽量安排商务简餐或自助餐,2.,晚上安排桌餐，桌餐随机入座，减少就餐前寻找座位的麻烦,3.,晚餐可以结合团建项目，每桌要有积极分子,4.,如果晚上没有特殊安排，可以适量准备酒水助兴,?,【通知】,1.,调研可行性会议日期后先发会邀通知,2.,详细的议程通知建议在会议前,1-2,天白天发出，同步到会议群,3.,会议当天建议再发一次议程，且在开场,PPT,中呈
12、现，或桌立中呈现,?,【团建】,1.,团建分组可以考虑会前调研,2.,与学院合作完成,前期准备,参会人员安排,关键节点,现场支持,-,特勤,负责人,Damon,【分工】,1.,前期成立项目组，明确分工,2.,工作人员熟悉本岗位工作职责和要求，同时了解其他分工人员及职责,负责签到的人,驻场,IT,Derek+,文倩,彭凯,【住宿】,1.,提前入住到会议酒店，做好更充足的准备,2.,双人入住,会场手机看管负责人,倒计时提醒,午餐发放的人,现场视频,话筒负责人,PPT,播放,会议纪要,蛋糕,蛋糕,蛋糕,现场布置的人,手环,特警,瑞潞,文倩,Derek,Berry+,王贺,LJ,徐益奇,瑞潞,瑞潞,孙
13、嘉忆,郑然,Derek+,王贺,【餐饮】,1.,工作人员应听从总负责人安排分批用餐,2.,用餐时尽量快速专注,【要求】,1.,严格按照工作要求，在本岗位服务,2.,约定的任何时间都必须严格遵守,3.,灵活变通，及时补位,4.,代表集体形象，不允许跟参会人员发生任何争执,5.,本着创造用户价值的服务精神，尽量满足每个建议和需求,【保障,】,安排专门给工作人员提供后勤保障的工作人员，及时补给,前期准备,会议资料,【主视觉】,-,可与,CDX,协同设计,【发言人,PPT,】,-,统一模板指派专人提前收集汇总,【会议活动】,-,活动负责人提供,【现场所需材料】,-,提前打印，现场分发,前期准备,会议时
14、间轴（工作日）,需,求,调,研,，,确,定,会,议,主,题,，,目,标,，,规,模,，,日,程,活动相关人。,确,定,会,务,组,kick,off,10,8,7,主视觉，名签，,名牌，桌立等开,始设计,组,委,会,阶,段,性,会,议进展沟通,所,有,材,料,收,集,到,位,，,物,料,进,场,，,人员彩排,5,4,3,1,当天,确定会议地址,参,会,人,员,，,发,送,会,邀,，,book,时,间。,通,知,日,程,活,动,相,关,人,准,备,各,自,环,节,确认分组,确,认,活,动,流,程,终,板,物料盘点清楚,工,作,人,员,会,，,各,自,职,责,详,细,描,述,确认,所,有,事,宜,准
15、,备,就,绪。,过程把控,2,过程把控,会场设备,会场设备包含电脑、投影设备、音响、转接头、麦克风、翻页笔等，会议前一天和当天早上，测试好所有的,IT,设备。,?,电脑：,至少准备两台电脑同时播放,PPT,；,投屏的电脑需提前关闭所有系统更新、锁屏、弹窗、广告、杀毒软件；,选择一个合适的桌面背景，并且保证桌面整洁；,准备好暖场和茶歇期间电脑播放的背景音乐；会后请记得回收所有设备无遗漏,。,?,麦克风、音响、投影设备、,LED,屏：,一般情况至少需要,4,个无线麦克风，,2,个分别用于主持人和演讲者，,2,个用于场下人员提问，提问的环节需要安排专门递话筒的工,作人员；,保证麦克风声音清晰无杂音且
16、相互间无干扰；会议中场期间检查每个麦克风的电池情况，电量不足时及时更换电池；,确保音响在正常音量下声音大小合适；,提前了解会场中投影设备的使用方法，保证其和电脑连接正常；需要和酒店人员提前确认,LED,屏使用注意事项。,?,DV,、三脚架：,会议开始前，提前架好,DV,及三脚架进行录像，,DV,一般位于会议室的,左,/,右前方及正后方；,提前确认,DV,录制时间，如录制时间较长请提前准备好插线板；,因,DV,容量有限，请在会议间歇时，及时确认是否还有存储空间，将已录内容拷至电脑；,一些涉及机密内容的会议，如薪酬绩效、战略等，请提前确认是否需要录像，需要录像的话要和相关人员签署保密协议。,过程把
17、控,会场内部,?,灯光：,播放视频时，降低灯光亮度并拉下会议室窗帘，需要专人负责会场灯光调节，要提前熟悉场地灯光调节方法并与流程负责人、,摄影师提前沟通好灯光调节方案。,?,温度：,在会议室过程中请及时调节温度，温度建议比常温稍微低一些。,?,时间节奏把控：,在发言结束前,15,分钟、,10,分钟、时间到，三个时间段进行手举牌提醒；在茶歇结束，摇动提醒铃进行时间提醒；,提前与每位演讲者沟通提醒规则，如有的演讲者习惯半场、前,10,分钟、时间到时进行提醒；,需要专人负责，要和主持人配合默契，双方共同把握会议时间。,?,摄影：,拍摄图片需完整、清晰、无重影；,需拍摄的镜头：环境空镜、全场照片、发言
18、人特写、场下人员特写、各环节照片、白板内容（如需）、大合影（如需）；,因拍摄会发出快门声音，正念及冥想环节在一开始拍摄几张即可，后续无需拍摄。,?,噪音：,关注场内噪音，如声音较大，场内工作人员需要控制场内噪音情况。,过程把控,会场外部,?,噪音：,关注会场外噪音，如声音较大，,外场工作人员和安保人员要及时维护,?,餐饮：,午餐、晚餐前随时关注备餐情况，与会议进程实时同步；,茶歇台保证足够的茶点供应，每场会议按照参会人数的,75%,准备茶歇；上午的茶歇多面包类点心，下午的茶歇多甜点类的点,心；,会务组可准备酒店提供的茶歇以外的补充食品，包括现磨咖啡、酸奶、果汁、茶叶、,零食等；,非住宿客人如需
19、用早餐，提前安排自助餐厅挂帐，同时每天早上准备,10%,人份的打包早餐（鸡蛋、主食、粥品）；,每日餐饮如有剩余，打包留存，会后及时处理；饮用水一定要充足。,?,分会场：,会议过程中，如有分会场或团建会场，使用前,2-3,小时准备完毕，分会场也提前测试好各种设备，准备好各物料。,?,安保：,会场外需要,2,名安保人员看守，主要核实进出人员身份和看守会场外物品。,过程把控,会场布局,灯,光,IT,PP,T,递,话,筒,递,话,筒,安,保,计,时,机,动,机,动,会后跟进,3,会后跟进,物料回收,*,会议物料回收盘点,【会议物料】,?,所有会议使用的办公设备、办公用品如数回收,物料名称,签字表,荧光
20、笔,白板笔,铅笔,万能黏土,水彩笔,数量,10,10,10,10,10,10,单位,支,支,支,支,条,盒,?,【会议资料】,?,所有活动物料都需要统一打包，可安排货拉拉运回，如数,量过多可以请酒店邮寄,所有会议相关的任何纸质资料全部回收，不可留在现场,?,资料带回后视情况统一销毁,【餐饮剩余】,?,如食物还在保鲜期，可提供给需要的人员,【遗失物品】,?,?,?,回收好每样遗失物品,在群内拍照寻找失主,确认后交给本人或助理,蜡烛（燃烧）,荣誉证书,白板磁扣,姓名贴,文件袋（拉链）,桌立,标签,桌卡（空白）,10,10,10,10,10,10,10,10,盒,个,个,个,个,个,个,个,按扣袋,
21、蜡烛（电子灯）,农夫山泉,10,10,10,个,袋,件,会后跟进,资料整理,【分享资料】,?,?,会议分享资料所有源文件及备份销毁,会议上提到可脱敏发出的资料请专人跟进脱敏及发,送给适当范围内的参会人,所有影音资料分类管理，标注好会议名称和日期，分好会,议和团建,【影音资料】,?,?,影音资料制作成小短片，供下次会议暖场使用,【速记资料】,?,?,所有速记内容会后即可反馈初稿,会议结束一周内及时进行校对和整理，产出完整版会议纪,要,?,只在资料负责人处保留归档,【白板资料】,?,?,白板资料转换成照片资料，交由专人保留归档，并,严格保密（交出后删除源文件）,同分享资料和速记资料一同归档,【费用结算】,?,?,所有参与会议所产生的费用发票由一人统一收集整理,与相关同学沟通确定报销事宜,注意：提前整理并确认资料对接人，注意信息安全,会后跟进,后续跟进,【复盘改进】,?,?,根据调研反馈清单中的建议，酌情在下一次会议的组织,设计中进行调整,根据工作人员复盘反馈，提早开始在各环节进行优化,和准备，以保证下次,会议的更好服务,会议上共识的,To Do,内容，安排专人跟进，定期反馈进度,【会议,To Do,】,?,?,?,会议上如形成,FT,或工作小组，安排组长定期反馈进度,专人跟进会议纪要等信息确认纪要发送范围，及时发送纪要,THANKS,
