进出口贸易公司财务管理制度.doc

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1、重庆赛昌进出口贸易有限公司财务管理办法2011年第1版制定（颁布）日期：2011年06月01日审批： 制作： 制定与修改记录版本号制定/修改日期理 由制作人审批人2011120110601新制定目 录第一部分 总 则 第一章：总则3 第二章 会计核算组织4第二部分 公司财务管理制度 第三章 财务部组织框架及岗位职责4 第四章 内部报销制度7 第五章 业务审批流程（会计凭证传递程序）8 第六章 货币资金管理11 第七章 财务报告与分析（附表）12 第八章 固定资产管理（附表）13 第九章 会计档案及印章管理14 第十章 会计科目设置及期间费用科目说明15第一部分 总 则第一章 总 则一、 为了进

2、一步规范重庆赛昌进出口贸易有限公司财务行为，加强财务管理与经济核算，并且真实、准确、完整地提供会计信息，提高会计工作质量，根据中华人民共和国会计法、新企业会计准则等国家有关法律和法规，结合本公司实际情况，制定本办法。二、 本办法适用于重庆赛昌进出口贸易有限公司。旨在建立健全赛昌公司内部财务管理和会计核算制度，加强和完善企业的内控制度和会计核算工作，严格执行国家规定的各项财务开支范围和核算方法，建立行之有效的资金、成本费用和目标利润的内部控制体系，以有效利用公司的各项资产，提高经济效益。三、 本公司会计核算划分会计期间，分期结算账目和编制财务会计报告。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。年度、

3、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定。半年度、季度和月度称为会计中期。四、 本公司会计核算以人民币为记账本位币。发生外币业务时，应将有关外币金额折合为记账本位币金额记账。会计记账以权责发生制为基础，以历史成本为计价原则。采用借贷记账法进行会计核算。核算时应遵循一致性、可比性、重要性等基本会计原则，遵循谨慎性原则，合理核算可能发生的损失和费用。公司的会计核算方法，前后各期应当一致，不得随意变更。若有必要变更，一般应当自新的会计年度开始时变更，并在变更年度的会计报告中将变更的情况、原因及其对企业财务状况和经营成果的影响予以说明。五、 本公司会计核算以实际发生的经济业务为依据，记录和反映公司本身的

4、各项生产经营活动。做到方法正确，记录准确，内容完整，手续齐备，符合时限。设置日记账、总分类账和明细分类账三种主要账簿以及各种必要的辅助性账簿。各种账簿应当根据审核无误的原始凭证、记账凭证或者记账凭证汇总表等登记。做到登记及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。六、 本公司总账科目设置及编码一经设置，不得随意更改。明细分类科目在核算本办法规定内容时，应与本办法选取的科目及编码一致。 七、 本办法相关条款如有与国家财经法规相冲突的，以国家财经法规规定为准。八、 本办法由赛昌公司制定并颁布实施。由赛昌公司予以修订、补充，由财务部负责解释。如有领导特殊批示等，从其规定。九、 本办法从二O一一年六月一日起开

5、始执行。第二章 会计核算组织1、赛昌公司是一个由自然人出资组建的民营进出口贸易企业，按公司法规范设立的有限责任公司。公司设有专门的财务管理部门，直接对总经理负责，总经理对公司董事会负责。2、公司账务核算形式，如图所示：经济业务 原始凭证 记账凭证 现金、银行账、明细账 总账 会计报表 第二部分 公司财务管理制度第三章 财务部组织框架及岗位职责财务部长主办会计记账会计副部长出纳一、财务部职能：财务部作为公司财务管理和会计核算的常设机构，在公司总经理领导下，组织公司的会计核算和财务管理。(1) 制订公司财务管理办法，参与公司的经营、筹资和投资决策；(2) 建立完善公司核算体系，建立健全财务规章制度

6、；(3) 组织经济活动分析、积极参与公司决策，做好公司内各职能部门的衔接工作；(4) 制定有效的内部控制制度，保证公司资产的安全和完整；(5) 办理公司领导安排的其他工作。二、 财务部门岗位职责：1财务部长岗位职责 全面负责财务的日常管理，配合公司领导做好财务部的各项工作； 负责财务部基础核算、融资管理、纳税筹划、帐款催收、关联企业账务往来核对等各项管理工作； 筹集、控制和监督资金使用，保障现金流的畅通，保证资金安全； 组织建立和完善切合本公司实际的各项财务会计制度、管理办法，并负责组织实施，负责将各项企业财务指标落实、确保经营任务的完成； 负责部门人员工作任务的调配，负责内部人员的沟通与协调

7、； 监督和检查财务各项基础工作完成情况； 负责进行公司成本费用预测、计划、控制、分析和考核，督促公司各部门降低消耗，节约费用，提高经济效益； 发现重大情况并及时汇报公司领导协商解决。2财务副部长岗位职责（暂定） 按照经济核算原则，定期检查、分析财务计划、预算的执行情况，挖掘资金使用效果的潜力，揭露财务管理中的问题，及时向领导汇报并提出合理建议； 协助上级做好银行账户的管理； 经济合同管理，并做好合同台帐； 协助有关部门开展财务审计和年检； 主动做好财务分析，为领导提供及时、可靠的财务信息和有关工作建议； 公司基础财务工作检查与管理； 完成公司领导交办的其他工作。3主办会计岗位职责 建立并保管财

8、务资料、帐册、凭证、报表等档案资料； 办理税务登记、变更以及公司税务上的缴纳、查对、复核等相关事项； 编制财务报表及相关分析报告； 负责公司税务检查及税务自查基础工作； 负责公司固定资产的财务管理，按月正确计提固定资产折旧，定期和不定期地组织清产核资工作； 完成领导交办的其他事项。4. 记账会计岗位职责5出纳岗位职责 遵守国家现金管理条例和银行结算制度，遵守国家库存现金的开支范围和日常库存现金限额； 管理好公司库存现金和银行存款，及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账实相符； 保管好公司用于现金和银行存款的各种票据，及时向开户银行索取银行存款对帐单，做好银行余额调节表，及时核对银

9、行存款； 按照规定审核原始凭证并及时发放职工工资、津贴、奖金，以及职工报销费用、职工扣款等现金收支业务，做到帐实相符； 及时办理款项收支业务，保证各项款项的及时到位。 月终时，必须清理库存现金，并与现金日记帐、现金总帐进行核对，做到帐实相符、帐账相符； 严格遵守公司财务制度，按审批程序办理报账支付等事项。 服从公司领导的管理，及时编制公司要求的内部资金报表。 完成公司领导交办的其他事务。第四章 内部报销制度1、财务部统管公司的资金使用。公司资金支付及入账原则：对内报销，先出纳报销再会计入账；对外支付，先会计入账，再进行款项支付。2、报销人应完善以下手续：发票必须真实反映经济业务，尽量不以收据、

10、白条报账。如支付业务发生确无发票，需用白条冲账，费用报销白条限额为：单笔金额不超过100元，累计不超过500元。超过部分建议用合理票据替换。 发票上应注意以下事项：付款单位必须按“重庆赛昌进出口贸易有限公司”填写准确；发票金额大小写必须相符，购多种物品必须按单价、数量、金额分别反映或附购货清单，发票背面由经办人及验收人签字；发票必须加盖收款单位的财务章才能有效；发票金额如果填写错误，不得涂改，必须重新开具正确发票报销，发票文字错误如有更改则须在错误处加盖开票单位原发票印章。报销人应将经济业务进行分类归集。公司报账应注明部门，摘要须真实、完整地反映所报经济事项，并按费用类型进行分类。3、报账必须

11、及时：为了及时反映当期损益，发票必须及时报销，不得积压，当月的发票（以发票上日期为准）必须在1个月之内报销，超过时间每次罚款100元，如果超过发票上日期两个月尚未报销的，财务不予受理。报账时间为每周二、四，其他时间原则上不予以报销。如遇特殊情况延迟报销则须公司领导书面说明理由。在每年年末必须将当年所有发票交财务入账。跨年之后不再报销以前年度发票。4、发票必须按会计档案管理要求进行整理：成本、费用的归集与分类：日常工作中产生的管理费用，发票必须按以下明细项目归集分类：办公费、电话费、差旅费、业务招待费、劳动保护费、车辆使用费（包括车辆过路过桥费、停车费、洗车费、燃油费、保险费、修理费、养路费等）

12、、折旧费、培训咨询费等。其他特殊费用项目根据财务要求填制；为了规范财务档案管理，加强财务基础工作，发票的粘贴有严格的要求：发票必须正面朝上，从右到左均匀地粘贴在粘贴簿上。小张发票不得超过报销单底部。出纳必须在每张发票上加盖“现金付讫”、“银行付讫”（或收讫）章，冲抵备用金发票加盖“转账付讫”章。在附件上加盖“附件”章。5、定额备用金：对于特殊工作岗位上的部分工作人员，可实行定额备用金制度。备用金限额报财务部和相关部门核对，最后经总经理审批后执行。定额备用金只能用于公务开支，严禁私自挪用或转借他人，凡更换岗位不适用定额备用金，必须立即交回财务。定额备用金每半年清理一次，冲账后重新借支定额备用金。

13、逾期不冲账者，财务有权在发放工资、津贴时扣除。备用金金额控制为：公司副总经理以上：不超过20000元；项目负责人：不超过10000元；各职能部分负责人：不超过5000元；驾驶人员：不超过2000元。其余人员不得借用定额备用金。定额备用金以外的备用金应当每月冲销，逾期不冲账者，财务有权在发放工资、津贴时扣除。6、支票的借支：不得借用现金支票。原则上不对外借出支票，如有特殊原因，财务对借出的空白转账支票必须限定金额、限定支付时间。借用转账支票必须填写支票借款单，领用人应在专设的借用支票登记本上签字，支票借用人须及时结账，存根与发票最晚在借用当月交财务入账，支票不得折叠。第五章 业务审批流程对于公司

14、发生的经济业务，必须经过填制会计凭证、登记帐簿和编制会计报表等一系列会计处理过程，才能成为有用的会计信息，集中、完整、系统地反映公司的经济活动和经营管理情况。为了使会计信息的处理工作能有条不紊地进行，保证会计信息的质量和会计工作效率，及时、准确地提供管理所需要的各项指标，结合赛昌公司日常生产管理的实际情况，本着加强内部控制、提高工作效率、保证会计核算质量的原则，对一些频繁发生的主要经济业务会计凭证传递程序制定如下：一、公司报账业务及借款支付审批流程。1、报销程序 传递流程一： 经办人 验收人 部门领导 财务部长 总经理 出纳支付2、往来借款、临时备用金、定额备用金 传递流程二： 经办人 部门领

15、导 财务部长 总经理 出纳支付二、固定资产业务处理程序（票签）1、固定资产采购审批程序：传递流程三：经公司股东会批准 固定资产采购申请 审核批准采购固定资产年度更新预算 合同正本 采购合同 财务审核合同副本付款 供货单位该采购审批程序说明：根据需要及年度固定资产更新预算的编制，上报公司综合部进行审核汇总后，由公司股东会讨论批准。填制固定资产采购申请，报综合部，由其根据年度固定资产采购预算审批后统一采购。并与供货商签订合同，须经总经理签批。有待调整。此部分只适合于专用机械设备。2、固定资产采购、验收、付款程序： 传递流程四： 采购核对 发 票发 票 合同正本 财务审核提货通知 验收 固定资产验收

16、单 管理部审查 采购合同 付款 固定资产卡片 记账凭证该采购、验收、付款程序控制要点：2-1. 固定资产验收、付款均要核对有关合同和相关凭证。2-2. 及时填制固定资产卡片，登记固定资产账以定期进行账账、账实核对。2-3. 固定资产取得、记录、保管、使用、维修、处置均应明确划分责任。3、固定资产报废、清理程序：传递流程五：固定资产报废单 经审核批准 清理固定资产 记账凭证 固定资产明细账 注销 该固定资产报废、清理程序控制要点：3-1. 固定资产报废必须经过审核后才能办理；3-2. 对固定资产的增减及时做好记录；3-3. 定期对固定资产盘点，保证账卡相符，保证账实相符；3-4. 对应报废的固定

17、资产应及时办理申请报废手续。第六章 货币资金管理一、现金的管理1在财务部门设置专职出纳员，负责办理货币资金（现金、银行存款）的收付业务。会计不得兼任出纳。出纳不得兼任其他业务工作，除登记现金、银行存款日记账外，不得保管凭证和其他账目。2所有现金和银行存款的收支，都必须先通过经办会计在审核原始凭证无误后由出纳办理收付款，并在收付凭证及所附原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。所有现金业务收入当日送存开户银行；所有支付的现金，应从库存现金限额中支付或从开户银行提取，不得从公司现金收入中直接支付，即坐支；因生产经营需要从开户银行提取现金，应据实写明用途。3按照国家现金管理暂行条例规定，库存现金只能用

18、于工资性支出、个人福利劳保支出、农副产品收购、差旅费、零星开支、备用金及银行结算金额起点以下的小款项。其他特殊情况使用现金需经总经理和财务部经理批准。库存现金限额为50000元，每日的现金结存数，不得超过核定的限额，超过部分应及时送存银行。不准以白条抵库存。企业单位之间的经济往来，一般应通过银行进行转账结算；不准出借银行账户和套取现金。二、银行存款的管理1支票付款必须经过两人或两人以上的签章方为有效。支票和财务专用章，必须分别掌管，不得由一个人包办。必须按顺序号签发支票。签发支票在支票备查簿上签名登记。2按银行结算办法进行结算。不准出租出借银行账户，不准签出空头支票和远期支票，不准套取银行信用

19、，不准签发空白支票，如确有需要，也要填写签发日期和款项用途，并规定最高限额。3现金日记账按币种设置，银行日记账要按账号分别设置，每日要结出余额。库存现金的账面余额要同实际库存现金每日核对相符，做到日清月结。银行存款账面余额每月要与银行对账单核对调节相符，有未达账项，应及时编制银行余额调节表。4企业银行电子支付系统的管理，严格按照企业银行电子支付程式和许可权规定执行。电子支付密码器、帐户密码和操作人员密码是使用企业银行系统的关键要素，应妥善保管，主管卡和操作员卡应按照分管并用的原则，由财务部负责人和操作员分别设制密码，不得一人统管使用。三、其他货币资金的管理根据业务需要合理选择银行汇票、银行本票

20、、信用卡、信用保证金等结算工具。及时办理结算，对逾期尚未办理结算的银行汇票、银行本票等，应按规定及时转回。按照会计制度的规定核算货币资金的各项收支业务。第七章 财务报告与分析一、财务报表分月报、季报和年报，月报财务报表包括资产负债表、损益表、现金流量表。季报在月报基础上加财务分析。年度财务报表在季报的基础上加附注、关联明细表、主要科目明细表等。公司财务月报表应于次月5日内完成，季报于次月10日内完成，年度财务会计报告应於次年1月20日内制作，必要时聘请会计师事务所进行审计。二、年末还应报送财务情况说明书。财务情况说明书主要内容包括：1、业务、经营情况，利润实现情况，资金增减及周转情况，财务收支

21、情况等。2、财务会计方法变动情况及原因，对本期或下期财务状况变动有重大影响的事项； 资产负债表制表日至报出期之间发生的对公司财务状况有重大影响的事项；以及 为正确理解财务报表需要说明的其他事项。三、财务分析是公司财务管理的重要组成部分，财务部应对公司经营状况和经营成果进行总结、评价和考核，通过财务分析促进增收节支，充分发挥资金效能，通过对财务活动不同方案和经济效益的比较，为领导或有关部门的决策提供依据。四、总结和评价本公司财务状况及经营成果的财务报告指标包括：经营状况指标：流动比率、负债比率、所有者权益比率；经营成果指标：利润率、资本利润率、成本费用利润率。五、每月10日前对上个月的会计资料进

22、行备份。操作人员运用财务软件必须是通过系统功能表选项进入系统操作，应根据工作需要设置操作许可权和密码。操作人员对使用的硬件设备的安全负责。六、内部报表体系：附表1、财务主要指标月报表附表2、管理费用月报表附表3、借款本息月报表附表4、纳税情况月报表附表5、与关联单位往来款项核对月报表附表6、应付工资月报表附表7、车辆管理费用月报表附表8、项目成本月报表第八章 固定资产管理一、固定资产的范围依会计准则规定，固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等

23、。我司固定资主要包括机械设备、车辆、办公设备、其他设备等。二、固定资产日常管理1固定资产的财务管理和计提折旧，由财务部负责。要做到有帐、有卡，帐实相符。财务部负责固定资产的价值核算与管理，综合管理部负责实物的记录、保管和卡片登记工作，财务部应建立固定资产明细帐。 2购置固定资产，必须有经批准的购置计划，报销时按财务制度审批程序进行。购置金额超过500元以上的固定资产需经过总经理签字审批。500元以下的固定资产由综合部长负责购买。车辆购置无论金额大小必须经过总经理审批后方可购买。3固定资产的购置和调入均按实际成本入帐，固定资产折旧采用直线法分类计提，分类折旧年限为： 设备类别 折旧年限（一）办公

24、设备 3年（二）车辆设备 5年（三）项目用施工机械设备等 8年 4对固定资产和其他资产要进行定期盘点，每年末由综合管理部负责盘点一次，盘点中发现短缺或盈余，应及时查明原因，并编制盘盈盘亏表，报财务部审核，经总经理批准后进行帐务处理。三、固定资产表格附表9、 固定资产验收单附表10、固定资产调拔单附表11、固定资产报废单附表12、固定资产盘盈盘亏表附表13、固定资产卡片第九章 会计档案及印章管理一、会计档案管理：1凡是赛昌公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、合同文件和其他有保存价值的资料，均应归档、统一按会计档案管理办法管理。2会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、年度、号数、单据张

25、数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管），由专人归档保存，归档前应加以装订。3会计报表应分月、季、年报，按时归档，由专人保管，并分类填制目录。会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。4企业会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备 注一、会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三、财务报告类9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四、其他类11会计移交清册

26、15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年二、印章管理公司财务专用章、法人章的保管与使用： 1公司财务专用章由财务部长负责保管，法人章由财务副部长负责保管。2公司财务专用章与法人章不得同时交与一人保管和使用。3任何人有事需借出财务专用章和法人章须填写财务部用章登记表，经签字批准后方可借出。第十章 会计科目设置及期间费用科目说明一、科目设置说明根据公司账务核算体系，结合公司客观情况，科目设置以企业会计制度和新企业会计准则为依据，以科目级次反映公司经济业务管理所要达到的目的。1、 总账科目以企业会计制度及新会计准则列示的适合公司业务的科目为准。2

27、、 明细科目以符合公司客观情况为原则灵活设置：能够确定的明细科目已按级次固定下来。3、 科目编码原则。以企业会计制度为依据，一级科目按制度设置编码，以4位数表示，每增加一级明细科目，代码增加两位，如二级明细代码为6位数，三级明细代码为8位数，每级之间以“数点” 隔开，以此类推。4、 明细核算时，如上级明细不使用，则下一级明细自动上升一级。如某科目共有四级，其中二级明细不使用，则三级明细自动为二级明细，四级明细自动为三级明细，以此类推。二、会计科目设置方法 科目名称二级科目明细科目设置依据一、资产类1001库存现金1002银行存款*银行银行名称1012其他货币资金1121应收票据1122应收账款

28、*单位项目名称1123预付账款*单位项目名称1221其他应收款*单位项目名称1231坏账准备1401材料采购1403原材料1405库存商品1601固定资产*设备固定资产种类1602累计折旧*设备固定资产种类1603固定资产减值准备*设备固定资产种类1606固定资产清理1801长期待摊费用1901待处理财产损溢二、负债类2001短期借款2202应付账款*单位项目名称2203预收账款*单位项目名称2211应付职工薪酬2221应交税费*税税种2231应付利息2241其他应付款*单位项目名称2501长期借款三、所有者权益表4001实收资本4002资本公积4101盈余公积4103本年利润4104利润分配

29、五、损益类6001主营业务收入6051其他业务收入6301营业外收入6401主营业务成本6402其他业务支出6405营业务税金及附加6601销售费用6602管理费用*费用费用明细6603财务费用6701资产减值损失6711营业外支出6801所得税6901以前年度损益调整三、“管理费用”科目核算内容：1、工资 核算各公司管理部门人员纳入工资总额范围内的基本工资、效益工资、奖金、津贴、加班工资等；2、业务招待费 核算公司生产经营过程中产生的业务招待费用； 3、住房公积金 核算按规定应由公司承担并交纳的职工住房公积金部份； 4、社会保险费 核算企业按国家等有关规定为职工交纳的应由公司承担的养老保险，

30、失业保险，医疗保险，工伤保险，生育保险； 5、劳动保护费 核算公司发放给职工用于劳动保护的大小劳保费、防暑降温费、烤火费、服装费（含保安服装费）等及其他有关劳保用品（灭蚊器、洗手液、肥皂、洗衣粉等）；6、办公费 核算购置办公用品等费用,包括办公文具、办公用品;各种电子设备正常运转所支付的费用,如电脑、打印机、复印机等耗用的鼠标、墨盒、硒鼓等费用；办公单据、名片印刷费用；零星复印、打印费用；职工工作吊牌、座牌、办公室标志牌费用；纸杯、茶叶费用等；证件工本费；购置支票及有关空白凭证工本费；购饮用纯净水；邮政费用等；办公家具及设备日常维修及维修配件费用、网络维修费、办公楼水管、门窗等零星维护费；7、

31、水电费 因办公而发生的水费、电费；8、租赁费 办公楼办公楼租金及物业管理费，公司车位租赁费等； 9、技术资料费 核算部门日常订阅的与工作有关的党政报刊、杂志费用，购置的与各部门职责密切相关的专业书籍、声像资料费用、技术档案费等； 10、通讯费 核算公司管理部门人员办公用电话（手机）费、网络使用费等； 11、车辆使用费 核算各公司管理用车辆的年检费、修理费（含大修费）、油料费、洗停车费、过路过桥费、车辆保险费、驾驶员执照年检费、养路费等；因经营管理需要租用外单位车辆所支付的车辆租金； 12、差旅费 核算每月差旅费、远郊住勤费、出差（含因培训出差）的交通、住宿、补助等费用； 13、会议费 核算会议

32、发生的各项费用。如会议场地租赁费、住宿费、餐饮费、会议资料费、会议人员补贴等；14、咨询及中介机构服务费 核算聘请咨询中介审计等机构的服务费，如审计费、制度设计费、代办费、律师费、诉讼费、评估费等； 15、固定资产折旧费 核算管理用固定资产计提的折旧费； 16、税金 核算除工程合同以外的印花税、房产税、土地使用税、车船使用税等；17、技术开发费 核算公司研究开发新产品、新技术、新工艺所发生的科研试制费用等以及试制失败损失费。购买非专利技术而支付的费用；18、公共关系费 核算公司各种加班费；19、生活费 核算公司职工发生的各种餐费及副食品、生日费等；20、车辆使用税 核算公司各车辆使用税；25、其他 核算公司其他不能具体归集的明细费用。四、“财务费用”科目核算内容：核算企业银行利息收入、借款利息支出和银行手续费等。