总经办主任作业指导书.doc

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1、第一章 职位说明书第一节 组织架构总经办主任 门卫卫生员司 机文 员食堂管理员第二节 岗位职责职位名称：总经办主任直接隶属：常务副总直接下属：总经办文员、司机、卫生员、门卫、更夫、食堂管理员协调部门：各副总、集团各部门、岗位描述：在常务副总领导下，负责集团文秘管理、公关接待和后勤保障工作的综合协调工作，负责主持督办集团总经理安排的全面工作。岗位职责：1、在总经理领导下，协调各部门的工作，协助总经理监督、检查对各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度及集团保密工作的执行情况。2、掌握市场动态，收集行业信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。3、安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执

2、行情况。4、按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件，并审查签发前的文稿。5、领导有关人员做好文件归档、收发、打字、复印、接待、用车管理和印章管理工作。6、开展调查研究，搞好企业的信息管理，做好综合分析和统计工作，制定企业的规章制度和决定供总经理决策参考。7、协调、平衡各部门关系，发生矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，必要时报告总经理处理。8、组织制定企业行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化，科学化，提高办事效率。 9、负责集团总部的报刊杂志的订阅、函件的发送和通讯系统的畅通。 10、负责为董事长、总经理、常务副总起草有关文字材料。

3、 11、负责集团商标、证照、专利等证书的保管与年检工作；负责收集保管集团各种对外宣传材料及集团获得的各种荣誉证书、申报材料；负责登记集团各种荣誉称号获得时间、证书有效期限、更换时间。12、负责集团用车管理、保养、维修，负责车辆行使证照、保险的办理。13、负责集团各种办公设施、用品报批后的采购和管理工作。14、负责通知集团各种会议，作好会议记录。15、负责集团有关公关活动的组织、策划、督导、实施。16、负责分公司人员临时住宿安排等后勤工作。17、负责维护集团正常的工作秩序和整洁的工作环境，保持良好的对外形象，积极宣传与推广企业文化。18、负责集团办公安全，安排落实节假日值班工作。19、负责集团职

4、工食堂、宿舍的日常管理工作；负责食堂采购材料的审核后报副总会计师审批工作。20、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。21、完成总经理、常务副总临时交办的各项工作。第二章 主要权利一、组织管理 1、有对公司重大决策参与权。2、有公司重大会议组织权。3、有公司专项会议组织权。4、所辖工作指挥权。二、人事劳资1、有对直接下属的任免建议权。2、有对直接下属的晋升有建议权。 3、有对下属200元以内的奖罚权。4、有对直接下属的转正建议权。5、本部门编制内的人员招聘权。6、本部门编制外的人员招聘建议权。7、有对直接下属的辞退建议权。8、对所辖部门管理人员有调动权。9、有对下属7天以内的事假审批权。 三、资

5、金使用1、有按程序工作范围内标的1万元以下的合同签订审批权。2、有按程序工作范围内标的1万元以下的合同签订权。3、有1万元以下的一次性资金（应付款项）支付审批权和3000元以内预付资金权。4、有对下属3000元以内的差旅费借款审批权。5、有对直接下属标准内差旅费报销审批权。6、有1000元以内的物资采购（办公用品、车辆维修、正常消耗品）审批权。7、有1000元以内的物资报销审批权。四、物资领用1、有500元以内的物资领用审批权。2、本部门办公用品领用权。五、其他权利：1、5000元以下常备预备金借款权。2、有2000元以下的、总经理参与的招待费审批权。3、对不符合上级规定，或质量不高、效果不大

6、的文件、资料有权拒绝打印发放。第二章 常规工作内容第一节 填写待办单及日工作总结一、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。二、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。三、将当日工作项目记录，做出总结。第二节 周部务会议一、每周一早8：00，由部门经理召集各下属参加部务会议。二、参会人员应就本人上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。三、汇报时要求简明扼要，如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上应简要概括，会后向领导做详细汇报。四、在

7、听取参会人员汇报之后，对参会人员所反映出的问题，提出处理意见和解决办法，并对各岗位下周工作进行布置。五、传达分公司周例会会议精神，学习宣贯本周公司下发文件。六、安排专人记录，并建立签到制度。第三节 周六汇报会议一、按照公司惯例，每周六16：00时准时参加公司周六汇报会议，在会议上应就本部门上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。二、汇报时要求简明扼要，如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应在会上应简要概括，会后向领导做详细汇报。三、周会前与总经理沟通，确定开会是否如期，并通知各参会单位。四、注意布置会议室及会议服务（如：黑板、粉笔、饮水等）。四、周会应有记录、签到簿，并形成会议纪要，下

8、发参会单位。第四节 填写周工作计划单一、按公司规定的格式填报，于每周一9：00时前报至常务副总处。二、每周六16：00前索要下属周工作计划单，并根据其填报内容，在周一部务会中指出，给予调整和任务分配。第五节 周末卫生清理工作 一、每周六14：00前组织本科室人员、卫生员对本卫生区域（包括办公室、楼道、卫生间、办公楼门前卫生分担区等）进行全面卫生清理：包括定置管理、物品摆放、地面、墙壁、门窗、玻璃及卫生死角等的清理。二、接受考核部门的检查。第六节 月工作总结一、索要下属月末工作总结，根据下属总结情况，填写部门工作总结。二、每月5日16：00前将月工作总结报至常务副总处。三、月工作总结应按公司规定

9、，以打印稿形式或楷书的模式书写，内容真实全面，不漏项，具体工作总结的格式为：、本月工作完成情况；、存在的问题及改正措施；、存在的困难和要解决的问题；、对公司发展的建议和意见；、最满意的工作和最不满意的工作；、下月工作计划。四、对下属的意见建议困难给予充分考虑并解答或反馈给相关单位。第七节 司刊发行 一、每月按期提示文员编辑、发行司刊，并提供新闻综述内容。二、对各单位的供稿情况予以统计，报至人力资源部作为考核项目。三、审核司刊，要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄、应付了事。具体要求为：1、稿件内容要求以不泄露企业机密为前提，以促进员工文化交流为基础，以描述

10、员工在希波的见闻及感受为主，严禁从报刊摘抄。2、所有稿件应采用电脑打印（如确有打印困难请用楷体书写工整）。3、为便于多刊登一些稿件，稿件字数以600字以内为宜。4、投稿数量要求每部门至少一篇。5、稿件截止日期为发行当月的15日（新闻综述为22日）。第八节 ISO9001质量管理体系的运行 一、相关部门依据质量手册和作业指导书，按ISO9001质量管理体系相关要求运行。二、运行的主要内容：1、按ISO9001质量管理体系要求填写记录。2、记录填写及时、准确、清晰。3、各级管理人员，均须对本企业质量手册和作业指导书掌握和了解。4、对公司及本部门的质量方针、质量目标熟知并理解。5、各级管理人员对本岗

11、位职责了解的情况。6、按ISO9001质量管理体系的要求定期接受内审员内审，并按内审员要求及时修正。第九节 绩效考核一、每月2日前，按照本部门的绩效考核指标，对本部门成员上月的工作完成情况进行考核。二、每月3日，将本部门自行考核结果及向公司提供的信息互查表及时报至分公司人事行政部。三、对于人力资源部的考核，要本着实事求是的态度，认真配合，不得有虚报、瞒报、漏报现象的发生。 第十节 了解员工思想动态一、与本部门员工谈话，了解工作中存在的主要问题及员工的思想动态，采取适时的调节。二、征求有利于部门工作顺畅及公司发展意见和建议。第十一节 员工病、事假的审批对本部门管理人员病、事假的审批：一、视情况给

12、假，但批假时须令其将工作交接，承接人无疑问后，留取请假人联系方式（固定或移动电话号码）以便及时联系，可给予7天以内的假期；如超7天的，要求请假人向分管副总请示，批准后方可给假。 二、将批示后假条交考勤员，通知本部门考勤员记录好员工考勤。第三章 行政事务管理第一节 文件复印、下发一、复印1、严格执行公司复印机使用规定。2、复印申请部门应在复印登记表上注明复印时间、资料名称、用途、密级、纸型、复印数量、废纸数等内容，由复印申请人在经办人栏中签字。3、公司绝密资料的复印应由复印申请人，在复印机旁留守，直到复印完毕，绝密资料复印时的废纸应由复印申请人收回，废纸数记入该部门消耗。二、文件的下发1、文件下

13、发前应由文件起草部门填写文件签阅单，由该部门主管领导签批后，送至所涉及的部门领导进行文件会签。2、文件会签完毕后，如无异议由总经办主任根据文件签阅单上注明的发放范围，由总经办文员在文件下发登记表上注明文件名称、文件编号、密级、将文件按发放范围发送到各部门，由各部门接收人员签收。3、 定期对各部门文件的归档情况进行检查。4、对于公司有关文件精神，应检查各部门文件精神的传达与落实情况。5、对于应按公司要求，学习、讨论的文件，对各部门学习、讨论、记录的情况进行检查。第二节 印信管理一、印章管理1、由用印申请人（部门）填写用印申请单，注明申请人、职务、所在部门、用印名称，材料名称、材料来源、加印份数、

14、用途等内容。2、用印申请单经部门主管、总经办主任、总经理签字后，交总经办文员，方可用印。3、如急于办理公务，而有关领导不在公司内，可经电话请示领导，经总经办文员核实后方可用印。领导回公司后，由用印申请人找领导补签。4、每月月末，由总经办文员将全月用印申请单将订成册，编号后存档备查。二、介绍信管理1、一般性介绍信的开具，总经办主任通知文员填写，同时要求介绍信的存根与正文保持一致，并在中缝及正文右下角压字盖章。2、一般性介绍信由经办人签字后，交总经办主任审核签批盖章。3、如有特殊情况，需出具空白介绍信，则应由经办人、经办单位领导、总经理签字，并由总经办主任请示集团董事长批准。第三节 电话费指标的考

15、核与通讯费用的查询一、各部门电话费用指标的考核1、 根据电信局提供的通话记录，确定各部门全月电话费用。2、 照公司核定的电话费用指标，对各部门全月实际电话费用进行考核。3、 将电话费用的考核结果于每月1日前，上报分公司财务部。二、手机费用的查询1、由总经办文员打电话或去通讯公司进行公司各经理手机费用（公司承担其手机费的人员）的查询。2、总经办主任根据文员查询手机费的结果，立即安排文员通过电话续缴手机费，确保手机不停机。第四节 文件、档案（资料）的管理一、文件的管理1、对于集团及分公司下发的文件，应由总经办文员，按照文件发放时间的先后顺序统一编号，满一个月后，编制文件目录，将全月文件装订成册。2

16、、对集团及分公司下发的文件，应分别装订。二、档案的管理1、综合档案包括设备档案、证照、法律要件及各类综合性材料。2、综合档案分类后，应编号、建帐，妥善保管易于查找。第五节 会议组织与会议纪要的下发一、总经办主任负责起草分公司综合性的行政工作计划、会议决议、文件等工作。二、经上级领导批示后，按文件密级下发给相关各部门。三、公司其他部门起草的、需以公司名义下发的文件,经仔细审核无误后，给予下发。四、按照公司领导的批示安排布置综合性的行政工作会议及其它专题会议。五、重要会议，会前至少1天下发会议通知至各与会人员手中（临时召开会议除外）。六、会前做好会场内的会议资料、桌椅、饮用水的准备工作。七、开会时

17、，需做好会议记录，监督检查会议、决议的执行情况。八、会后安排打扫会场，并将文件、资料按“保密制度”有关规定进行处理。九、会后，最迟3天内将会议纪要下发给与会人员。第六节 节假日值班安排一、由总经办主任负责编制节假日值班轮流表，交总经理审核，在与各部门主管及拟值班人员沟通后，方可下发施行。二、安排文员印发值班交接记录表，并布置、落实好值班人员之间的交接工作。三、对放假前分公司各部门的卫生清扫、防火防盗等安全工作进行认真检查。四、随时打电话或到公司检查值班人员到岗情况，并抽查值班交接记录。第七节 公司内、外部的公共关系维护一、节日慰问工作（一）、内部员工（中秋节、春节）：1、拟订慰问对象、形式、活

18、动经费，上报常务副总批示后实施。2、将被慰问人员家庭住址统计，打印明细单，按其地址安排集团司机或分公司人行部协助发放慰问品。（二）、外部关系单位：1、将上一年集团领导节日慰问名单重新打印后，交集团领导审核、修改。2、根据集团领导审核、修改后的节日慰问名单上注明的慰问品数量、规格，协调组织有关人员进行慰问品的包装工作。3、安排集团司机，按照节日慰问名单上注明的人员、联系方式、馈赠数量、规格，及时与名单上的人员进行联系，并将慰问品送到本人手中。二、与政府机关、职能部门的工作联系1、 办理公司各类法律要件的审批、各类证照的年检、申办工作。2、 对公司在运作过程中的遇到的各类问题，与政府机关、职能部门

19、进行沟通、咨询、并申请援助或寻求解决办法。 3、为确保公司各项事业的顺利进行，总经办有义务理顺与政府机关及各职能部门的关系。第八节 车辆管理一、车辆管理及油耗指标1、接到各部门由于工作需要,需使用公司车辆由请车人填写车辆请用单注明去向，由总经办主任签字。2、集团司机在接到车辆请用单后，方可出车。3、集团司机每次出车返回公司后，要将行车去向、里程填在行车记录上。4、每日收车前，将全天行车总里程进行汇总、登记。5、每月月底，集团司机将全月的行车总里程及全月油耗汇总并计算后，交总经办审核，上报财务。6、车辆全月油耗指标的计算公式为：全月行车耗油总量=全月实际耗油量月行车总里程百公里油耗指标二、车辆的

20、维修1、车辆修理应事先填写书面申请，经总经办主任检验后，报总经理批准，方可送修。2、车辆必须在公司指定的厂家维修，司机应监督维修的全过程，以保证质量，缩短维修时间。3、如出现增修项目，应及时汇报，经总经办主任及总经理批准后，方可维修。4、可自行修复的，由总经办统一购买配件，自行换修，以降低修车费用。不能自行修复的，在修车厂维修时，更换下来的原破损件带回公司交总经办主任核验。5、如车辆在行驶途中发生故障，而急需修复和更换零配件的，原则上应在不影响安全行车的前提下，开回公司检验后送修。无法开回后，可根据实际情况送修，修理费超过50元时，应先向总经办主任请示。三、养路费的缴纳1、 办理时间：在每季度

21、初的前5日进行办理。2、 总经办主任指派集团司机到运输管理处，按国家规定的收费标准进行缴费。四、车辆年检1、 办理时间：按地方相关规定及时办理。2、 由总经办主任指派司机带本人驾驶车辆、车辆行驶证及年检费用，到交警支队车管所办理车辆年检手续。3、 车辆经交警支队车管的年检后，发放所检车辆年度检验合格证，粘贴于风档玻璃右上角。五、车辆保险1、 办理时间：车辆年度保险费缴纳期限已满一年。2、 由总经办主任或由其指派人员到公司指定的中国人民保险公司，缴纳下一年度保险费。3、 保险单带回公司存档备查。第九节 安全检查工作一、定期对各办公环境进行必要的安全检查，确保公司内部无不安全隐患。 检查的主要内容

22、包括：1、食堂、办公楼、车库的门窗的防潮、防盗设施是否符合要求。2、食堂、办公楼、车库的防火设施是否符合要求，员工能否正确操作灭火器，灭火器数量是否足够，是否在保质期内。（3）按要求设定的紧急出口，是否畅通。（4）特殊工种的安全保护措施是否齐备。二、定期组织由各部门主管及安全员参加安全知识的培训工作。第十节 各类证照的办理与年检一、营业执照的延期与年检1、营业执照延期的办理（1）填写变更经营期限申请表，并加盖公章。（2）向工商局监管科提供股东会议决议的书面材料。（3）提供本公司章程修正案。（4）提供公司委托代理人的证明及身份证复印件。（5）携带卫生许可证原件及复印件。2、营业执照的年检（1）办

23、理时间：每年的14月份办理。（2）填写营业执照年检表，并加盖公章。（3）携带营业执照正、副本、卫生许可证正、副本及年检费用，到工商局监管科办理年检手续。（4）一般情况下，交费后2日内可将年检后并粘贴年检标识的营业执照取回公司。二、企业代码证的年检1、 办理时间：每年5月30日前。2、由总经办主任或指派人员到质量技术监督局办理。3、办理年检手续时应携带加盖公章的企业代码证年检申请表及年检费用，按要求办理相关手续。4、年检手续办理完毕后，由质量技术监督局在企业代码证上粘贴年检标识。第四章 异常工作的纠正与预防措施 发生交通事故一、交通事故发生后，拔122向交警队报告出事地点，向我公司车辆承保的保险公司报险。二、向公司领导汇报出事地点及事发原因。三、公司向提供书面报告，注明事发时间、地点、原因、经过。四、及时向保险公司提供各类书面材料，办理理赔手续。五、由保险公司进行责任划分，到保险公司指定的汽车修理厂修理，由公司将修理费垫付，待办理完理赔手续后，由保险公司予以退还。