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1、1,專案管理實務 Part 2,Roger Liu2005-01-28,2,武漢人醒得早，起得晚,3,貴陽人古夜郎國天無三日晴地無三里平人無三兩銀中國第一大瀑-黃菓樹瀑布申請世界文化遺產安南say No剛在瀑布旁蓋了一座6分鐘直達的電動手扶梯他們說這樣就不用再繞遠路了$#!*夜郎自大,4,ARGENDA,Review專案管理的基本知識 如何做一個好的專案經理的角色專案管理的工具及報表實際案例,5,何謂專案？,專案是一個人或一夥人，為了某些明確而可行的目標，在某一特定的時間內，甘冒風險，運用組織，將金錢,時間,人力等資源，有計畫的妥為應用，並且與專案利害相關者(Stakeholder)溝通，以期
2、在預設的條件下，達到預期的目標。*,6,何謂專案管理(Project Management)?,專案管理乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上，使其能符合或超越專案利害關係者(Stakeholder)需求與期許的一種專門科學。*,7,專案管理的目的為何?,簡言之，專案管理是一種既有效率，又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能如期如質如預算的達成並充分滿足需求目標。*,8,專案管理的四大階段：專案的計畫階段 專案的執行階段 專案的控制階段 專案的結案階段*,9,10,專案失敗之15項主要原因,專案檢查點(里程碑)設置不足團隊小組人員的問題
3、技術複雜問題專案順序變更計畫不是團隊所承諾的團體小組不合作 團隊精神下沉 不合格之專案人員,一個好的風險管理與危機管理為致勝的必要因素*,先導規劃不足不務實之專案規劃專案範疇低估顧客要求變更專案應變規劃不足進度追蹤不力偵測問題能力不足,11,七種差勁的專案經理人,單打獨鬥，自以為是“藍波”型救火隊長，樂此不疲型憂柔寡斷，拖泥帶水型江山術士，連哄帶騙型官僚作風，整人為樂型膽小如鼠，禍來你當型正牌混蛋，真正差勁型*,12,4.如何做一個好的專案經理,13,專案管理流程,14,專案管理的元素,資源,範疇,成本,時間,利害關係人,小 組 成 員,15,專案管理=,運籌帷幄的技術,Do thing be
4、tter or Do better thing?,16,專案經理守則十二條,第一條:計畫為避免大錯之本重視別人的意見放眼看全局目標要有共識日程，進度要有彈性先設定一般的“遊戲規則”確定個人責任*,17,第二條:執行為勝敗關鍵之本把握關鍵工作用幫忙解決問題的方式來影響團隊的表現計畫不是不能改，但是不能天天在改計畫盡量為團隊爭取資源*,18,第三條:追蹤為確定專案品質之本定期與成員討論專案進度必要時，不排除對個人或團體表揚追蹤方式不拘，但結果必須公開，並做成記錄在問題未惡化前，先處理掉*,19,第四條:進度評估為避免失控之本風箏飛得再高再遠，線頭還在你的手上，人不喜歡被要求，但專案進度非管不可因材
5、施教，不同人需要不同管理對“粗枝大葉”型，要注意細節對“光說不練”型，要注意看證據對“優柔寡斷”型，要提供方向與指導對“自做聰明”型，要把握要點*,20,第五條:過錯為吸取寶貴經驗之本過錯不改將變成錯誤，錯誤將造成失敗面對過錯時要保持冷靜，處變不驚的應變本領很重要在挫折中學習經驗，經驗比知識可貴*,21,第六條:人際關係為團隊精神之本不同的人要在不同的時間說不同的話專案經理是協助，而不是監督要懂得說:“不”要避免“意料之外”Trust but Verify*,22,第七條:士氣為不畏艱難之本要有肩膀，不怕負責光環給別人戴公開表揚，私下勸勉要有壯士斷腕的勇氣，不要讓害群之馬影響士氣*,23,第八
6、條:溝通為化解誤會之本最有效的溝通還是面對面的溝通統一溝通的標準與方式決不能讓謠言滿天飛最重要的是知道:我在那?應該在那?怎樣才能到那?需要什麼幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又會怎麼樣?*,24,第九條:衝突為考驗智慧之本見不到的衝突最可怕暗潮洶湧將招致傾國傾城面對衝突，尋求解決之道第一時間在第一次處理時就該解決第一次處理的方式將成為慣例危機重大時，殺雞儆猴有必要性絕對避免團隊對團隊的衝突*,25,第十條:善用資源為增加效率之本將最能幹的人用在最重要的地方一陣子(但避免因此造成英雄主義)省時比省錢重要懂得取捨的重要性花一個半的錢請一個能幹的人,勝過花二個的錢請二個人人多的麻煩比人少
7、的麻煩還麻煩*,26,第十一條:經驗為駕輕就熟之本失敗的經驗比成功的經驗重要自己的經驗比別人的經驗重要最近的經驗比過去的經驗重要多方的經驗比長久的經驗重要*,27,第十二條:人際關係為萬事順暢之本不要期望張飛一覺醒來變成孔明用可以被接受的方式來溝通不要試圖改變別人保持作風的一貫性個人的名譽是最重要的資產*,28,5.專案管理的工具及報表,29,專案要怎麼開始?,撰寫專案工作說明書(SOW)(Statement of Work),專案使命關鍵性的假設事項技術規格預期施工階段、重大事件、與交付的成果完工評核要件,時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等計費辦法說明雙方責任細則專案變更處理規範
8、,30,專案要怎麼規劃?,工作分解結構(WBS)(Work Breakdown Structure)組織分解結構(OBS)(Organization Breakdown Structure)里程碑(Milestone),31,0,WBS 工作分解結構,32,WBS 常遺漏的工作任務,專案規劃任務批准重大專案會議與顧客的協議品質檢驗與瑕疵導正訓練測試之規劃、發展與執行結案工作,33,Work Breakdown Structure,34,專案需要花費多少時間?多少成本?,利用(甘特圖),35,專案工作之間的關係為何?,利用(網路圖),36,哪些工作最重要?,使用(要徑圖),37,專案任務狀況的追
9、蹤與控管,結合圖形及公式來進行控管(Microsoft Project),38,6.實際案例國家衛生研究院公共工程,39,行政院衛生署工程施工查核國家衛生研究院竹南院區總機擴充工程,開工簡報&施工規劃(歐科商業電訊股份有限公司)工品施質管理報告(國家衛生研究院、中華顧問工程司)監造單位品質保證作業執行報告(許常吉建築師事務所)承包商品質管制作業執行報告*(歐科商業電訊股份有限公司)查核結果(行政院衛生署),40,十八招別誤會,41,專案經理人的十八般武藝,說不而不傷害對方感情的太極推手獲得資訊如探囊取物的身手指點迷津，帶領專案團隊脫離迷魂陣的定力戒急用忍，鍥而不捨的磨工自反而不縮,雖千萬人吾往
10、矣的硬功賞罰分明，能借力使力完成任務的領導才能*,42,溝通力強，觸類旁通的表達能力文武雙全，上馬可衝刺，下馬可佈局千里眼與順風耳，看得遠又善於傾聽身無彩鳳雙飛翼，心有靈犀一點通的感應力長袖善舞，推銷專案的輕功善觀風向，八面玲瓏的人際關係處理能力*,43,萬流歸宗，還是要有計畫執行管制溝通能力專案管理人最好參育與訓練專案人員的工作孤芳自賞的人不適專案管理人，要懂得與人合作以小窺大，放眼全局，輸一小場贏一大仗才是正確不只言語溝通，舉手投足顧盼之間要提醒眾人處理方向專案經理要做一個專案的代言人*,44,結語,大家可以準備散場了請把旁邊睡著的人搖起來也可以邊收拾了.散場時，別忘了您所攜帶的東西.,45,共通語言,連續改善,評比,單一手法,共通流程,Level 1,Level 3,Level 5,Level 4,Level 2,五階式能力成熟模式,回饋,基本知識流程定義 流程管制流程改善,專案管理能力學習模式,46,PM訓練,策略性能力,持續性競爭優勢,PM能力(competencies),PM技巧(skills),未成熟,成熟,完美,促成,落實成為,進化成為,最終融合為,專案管理競爭力,47,結語,在不確定的年代裡，要用專案管理來確定微利時代已經來臨，企業需要專案管理控管成本並提升整體的執行力及競爭力專案管理成為21世紀必備的個人職場技能與企業生存要素,
