如何写验货英文报告.doc

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1、如何写验货英文报告怎样写验货报告 一份验货报告是一次验货的真实记录。一份完整的验货报告应该真实、全面、公正,要让我们的客户在没有亲自到场的情况下,对委托给我们的货的各种状况有一个清晰的认识。这就对报告提出了很高的要求。以下是一份ITS杂货组GENERAL的空白报告模式,我们以它为例,分析一下该怎样写好一份合格的报告(黑体部分为原报告DATE: 验货 日期 (一般为客户,但也可能是中间商,具体情况参考BOOKING FORM SHEET上的信息。) ATTN.: 联系人DESCRIPTIONBUYER : 产产品描述,一般形似为:数量+产品。例:5000PCS of Wooden Table :

2、 客户名称(如果该次验货是由客户申请,则此处不填;如果该次验货由中间商申请,则此处须填上。): 中间商名称(如果该次验货有客户申请,则此处须填上;如果该次验货由中间商申SUPPLIER请,则此处不填。): 定单号ORDER NO. (注:要注意是ORDER NO.或CONTRACT NO.,例如H.Schneider一般为CONTRACT NO.)MODEL NO./STYLE NO. : 客人的货号(可在定单中找出): 中间商的货号(可在定单中找出) SUPPLIER ART. NO.: 产品颜色(如果有的话) COLOR DATE OF INSPECTION : 验货日期 toPLACE

3、OF INSPECTION : 验货地点 RESULTS OF THE ABOVE MENTIONED MERCHANDISE ARE FOUND AS FOLLOWS:A) QUANTITY AVAILABLE 验货员到厂时,所验的这批货的完整包装的数量是否达到客人的要求。大多数客人要求要100%生产完成,至少80%完整包装。但也有少数客人要求100%生产完成和100%完全包装,例如,AUCHAN。NOT CONFORMED的几种情况:1数量低于客人要求,但在客人或供应商的要求下验货;并1出备注。2出货数量与定单或BOOKING FORM SHEET上所要求的数量不同;并出备注。3任何与数量

4、有关的不确定/不符问题,并出备注。B) PRODUCT DESCRIPTION, STYLE AND 所验的产品与客人提供的确认样是否完全一致,包括材料、颜COLOUR 色、形状、尺寸、图案等任何一点不同都判该点为NOTCONFORMED,并出备注。C) WORKMANSHIP 手工方面是否超过AQL标准。在AQL范围内则为CONFORMED。NOT CONFORMED的几种情况:1手工超过AQL要求;2验货过程中,虽然手工合格,但发现产品的功能存在某方面明显的缺陷,判该点为不确定项,并出备注。3任何与手工有关的不确定问题;D) DATA MEASUREMENT/CHECKING 所有客人要求

5、测试/测量的项目是否都符合要求。所有项目都符合客人要求,则该项结论为CONFORMED。NOT CONFORMED的几种情况:1任何一项测量/测试结果与要求不符(结果是否在误差范围内;如没有提供误差范围,实际测量出的数据与要求有任何不一致都视作“与要求不符”;2因为仪器、设备、环境、人为或其他原因导致任何一项测量/测试不能完成。并出备注。例,某毛绒玩具厂不能提供METAL DETECTOR(金属探测器)而不能完成客人要求的METAL DETECT CHECK(俗称“过针车”)。或工厂不同意做摔箱测试。或由于天气原因不能进行某项测试,例如,验相机时,无法在雨天条件下拍到客人所要求的户外照片。3任

6、何与测量/测试有关的不确定问题。E) PACKAGING 包装方面是否符合客人要求。NOT CONFORMED的几种情况:1包装方法/材料与客人所提供资料不符;2任何与包装有关的不确定问题。F) SHIPPING MARK 唛头是否符合客人要求。NOT CONFORMED的几种情况:1唛头位置与要求不符;2唛头中单词拼写错误;3唛头信息不全/错误;4漏印唛头;5任何与唛头有关的不确定问题; 1 以上A、B、C、D、E、F几点中,任一点为NOT CONFORMED,则总结论为NOT CONFORMED。2 出现CONFORMED和NO REQUIREMENT OVERALL INSPECTION

7、 : to applicants requirement. RESULT GIVEN并存的情况,则总结论为PENDING。3 所有项为CONFORMED,则总结论为CONFORMED。 * FOR DETAILS, PLEASE REFER TO THE ATTACHED INSPECTION REPORT.*2 INSPECTION REQUIREMENT:FINAL RANDOM INSPECTIONINSPECTION STANDARD ADOPTED:Single Sampling Plan For Normal Inspection General Level IIACCEPTABL

8、E QUALITY LEVEL (AQL) FOR: CRITICAL NONCONFORMITY (DEFECTIVE): MAJOR NONCONFORMITY (DEFECTIVE): MINOR NONCONFORMITY (DEFECTIVE): MAJOR + MINOR NONCONFORMITY(DEFECTIVE) THE INSPECTION RESULTS WERE FOUND AS FOLLOWS : A)注:上表中,A=B+C+DCARTON SELECTED FOR SAMPLING : 所抽检的箱子的流水号(如果有的话)TOTAL NUMBER OF INSPEC

9、TED CARTONS SEALED WITH “ITS” GUMMED TAPE : 有ITS封箱胶带的箱子流水号。(尽量做到验完后把已验过且没问题的产品重新用ITS胶带封箱。) B) CHECK AGAINST P.O.:C) ILS OF NON-CONFORMITY (DEFECTIVES): 手工方面的缺陷。 严重缺陷 重大缺陷 小缺陷, 重大缺陷与小缺陷的总和。 (H.Schneider) ACTUAL FINDING :ALLOWED : 3 注:手工方面的详细资料及写法祥见附(八)。 d) 1) Metal detection ( samples)2) Assembly che

10、ck ( samples)3)Visual stuffingcleanliness Check( samples)4) 7) 8) 9)10) 11) 12)Transportation ( samples) drop test on master cartonHandle strength ( samples) : 包袋等有柄或把手等配件的产品,如客户有要求,check 需对其进行里力测试。如无特殊要求,一般做5个。 Procedure : - Put kg weight inside the bag.- Pull the handle with moderate force for 5 t

11、imes.- To check whether any breakage, torn or detach was found. Handle snatch ( samples) : checkProcedure : - Put kg weight inside the bag. - Pick it up sharply for 5 times- To check whether any breakage, torn or detach was found. Tension test ( samples) : 拉力测试。通常用来测试:1.带小部件的玩具。例如,玩具的眼睛、纽扣或任何可能容易脱落而

12、不符合玩具生产标准的小部件。2.任何材料或产品的缝线和接缝出的拉力,例如,衣服、包袋、塑料袋、刷子等。常用的工具是TENSION GAUGE(拉力尺)。根据客户的具体要求确定测试数量。Procedure : - Put on - At lbs and stand for seconds. - To check whether any breakage, torn or detach was found. Product ( samples) : 产品尺寸。如无特殊要求,一般测量5个。 measurementCarton dimension ( samples) : 外箱尺寸。一般量两箱。Sca

13、n the barcocde, ( samples) : 条形码检查。检查所读出的数字是否与条码表上印刷的一check scanned no. 致,是否与要求一致。常用的仪器是BAR CODE READERto match the (条形码扫描仪)。如无特殊要求,一般检查5个。 printed no. on the barcode. Also check the barcode no. to match with4: 过针测试。一般用在纺织品、洋娃娃、毛绒填充玩具等容易埋入针头、大头针、断针等尖利金属的产品检测中。常用的仪器是METAL DETECTOR(金属探测器)。所有抽检的样品必须进行过

14、针测试(包括经检验有问题的样品)。 : 对于组装产品(例家具等),需安装一定数量的产品,以检查其是否存在安装方面的问题。如无特殊要求,一般做5个。: 对于有填充工序存在的产品,例,毛绒玩具、充棉衣服等,需要将其完全拆开,检查填充物的清洁度、气味、湿度及是否混杂其他不洁物等。如无特殊要求,一般做5个。测试前,要征求厂家的意见。 : 摔箱测试。依据一角三边六面,从小到大的原则进行。但测试前要征求工厂的意见。一般做一箱。 13)14)15)16) the requirement. Quantity check ( Carton dimension ( check Carton gross ( wei

15、ght check Battery (compartmentfitting checkCandle burn check (check no blacksmoke,spark, bad smelland noexcessive drippingofwax. Also checkthecandle shall nottoppleover during thetest)Moisture content (check samples) : 点数。检查外箱中的产品数量是否与要求一致。点数过程中,应有厂方人员在场。如无特殊要求,一般检查两箱。 samples) : samples) : 外箱毛重。一般测

16、量两箱。 samples) : 电池装配检查。针对带电池的产品。每个被检验的产品(或依据客人要求)都需装上电池(若客户有特殊要求,用客户指定的电池品牌)检查其功能。 Samples) : 蜡烛燃烧测试。在燃烧的过程中,检查是否有黑烟,火焰闪烁,难闻的气味,过多的蜡油滴落等现象。并注意在燃烧过程中蜡烛是否倾斜。如无特殊要求,一般做5个。 17) Samples) : 湿度检查。凡涉及到含水的天然材料,例如木头、藤、草等植物性材料制成的产品,都要求做此项检查。常用到的工具是MOISTURE METER(木材含水率测定仪)。如无特殊要求,一般测5个。19) Thickness check ( Sam

17、ples) : 厚度检查。一般用来测量产品或材料的要求比较精确的长度、厚度、或直径。常用到的工具有CALIPER(卡尺)和MICROMETER(千分尺)。CALIPER常用来测量一些有固定形状的产品,例如,硬塑产品、金属产品或陶瓷产品等。MICROMETER常用来测量一些较薄较软的东西,例如,布、泡沫塑料、纸等材料。如无特殊要求,一般量5个。20) Tape test ( Samples) : 色牢度测试。通常用来检查印在光滑表面的图案、商标等印刷品或覆盖在产品表面的色彩是否容易脱落。常用的工具是 。如无特殊要求,一般只做五个。21) Battery voltage test ( Sample

18、s) : 电池电压测试。检查电池的电压是否与其标注一致。适用于任何使用电池操作的产品。常用的工具是MULTIMETER(万用表)。如无特殊要求,一般只做5个。22) Time accuracy test ( Samples) : 时间精确度测试。通常用来检查电子表、石英钟、石英表、机械表等。常用到的工具是ACCURACY TESINGAPPLIANCE(准度测试仪)。如无特殊要求,一般测10个;如果该批货要求100%地做准度测试,若发现准度问题时,则将其计入缺陷。注:1.在实际验货过程中,根据具体的产品,决定该做哪些测试项目。2在做某些有破坏性的检查前,应征求厂家的意见。如果有某项测试不被厂家

19、同意进行,而它又是客人要求一定要做的,应在备注中注明“厂家不同意做”这一点。3有关测量/测试的相关资料详见附(二)、附(三)。 18)E) 包装方法。描述包装的原则是:从最小的包装单位材料写起。举例来说,一箱一次性相机的包装描述 5包括以了下几个方面:1单个相机上的任何标贴,包括条行码标、CE标、仿伪标等。(如果有的话)2单个相机的包装方式,包括说明书、独立胶袋、彩盒等。(如果有的话)3 SIDES) SIDES)外箱主唛。一般印在纸箱教宽的两面。但也有例外箱侧唛。一般印在纸箱的较窄面。但也有例外,视外,视具体情况而定。要注明是几面印刷。 具体情况而定。要注明是几面印刷。注:1. 应如实记录下

20、外箱上的信息,不能擅自更改。包括字母的大小写或厂家弄错的信息。2. 所有贴在外箱上的贴标,包括商标、条形码标等,都应如实记录。3所有外箱六面上的信息,都应被如实记录。特别是纸箱的顶部和底部,容易被忽略。有些客户(例: SIPLEC),要求顶部和底部也印上客人信息。4如果有内箱(盒),而内箱(盒)上也有唛头或贴标,也应如实记录。5包装方面的详细资料及写法,见附(五)、附(六)、附(七)。附件一:纸箱的种类。 SPECIAL ATTENTION所验的这批货中,有任何方面,包括数量、产品的款式、颜色、手工、包装、唛头等,有任何一点与客户要求不符或不确定的情况,都应出备注给客人。所出各点备注,应按照前

21、面所提过的OVERALL CONCLUSION中A、B、C、D、E、F各点的顺序排列,这样,备注的内容就比较条理清晰,有什么问题一目了然。注:怎样写备注及备注方面的资料,见附(九)。NOTE不影响产品的出货,但必须提客户注意的事项。*6PHOTO ATTACHMENT:*7 注:随着数码相的广泛使用,越来越多的客户对验货公司提出了拍照的要求。拍照的重要性日益突显。因为照片能够很直观很客观地反映真实的情况。很多时候,客人对报告中所提及的情况不甚了解,这时候,照片能让客人及时的了解他们想知道的东西。所以在验货过程中,验货员要尽可能多地拍照片,。从箱子堆放的情况、唛头、包装(包括内、外箱)、产品的独

22、立包装、独立包装上的文字图案信息(特别是SIPLEC,对彩盒上的文字说明的拍照要求非常严格)、产品的各个角度,特别是缺陷样品的情况,要尽可拍得多一些,拍得清晰。一份验货报告所涉及到的知识非常广泛,货验得好,并不代表能写出一份好报告。目前我们的客人多以国外为主,所以我们的报告都用英文出具。验货报告不同与文学作品,不需要华丽的词汇和复杂的句型。报告语言应当简洁,用词要准确,多用简单句,不要用过于复杂的复句或多重复句,能把意思表达清楚就行了,避免表达不清,造成客人的误解。另外,不同的国家使用不同的度量衡、不同的电压周波,验货员在写报告的时候,应注意这些方面的差异,根据客人的要求,注意换算和选择相应的

23、计量单位。下面就介绍一些写报告是常用的英文知识和其它知识。 8附(一):语法常识:名词的数:1 普通名词,集合名词为单数时前面必须加a, an, the ,但其前面有所有格(my, your等)或冠词相等语(this, that, every等)时不加冠词;若为复数形态不可加不定冠词a, an;若是指特定的人或事物,则必须加定冠词the。2 数量单位的词(如:dozen, hundred, million, thousand.)前有数值时不加 “s”,但前面无数值而大约表数值且接系动词时则须加 “s”。例:I bought two dozens of eggs.(误)I bought two

24、dozen eggs.(正)There are hundreds of students here.(正)3 数词与名词用 “-”连接形成复数名词做形容词用时,该名词只用单数形。例:She is a five-year-old girl.(不可用five years-old)4 有些名词通常用复数形,但须后接单数动词,例:mews, billiards, measles, wages.复数名词的形成:1 规则变化:a. 一般名词之后+S,例:book->booksb. 字尾为s, sh, chtf, z, x +es(字尾为ch且发音为tf才+es,否则+s)例:box->boxe

25、s, class->classesc. 字尾为f, fe时去把f, fe改 “ves”,例:wife->wives, leaf->leaves.例外:chief->chiefs, handkerchief->handkerchiefs.d. 字尾为“子音+0”时+es,例:tomato->tomatoes; 例外:planao->planos , photo->photos ,negros e. 字尾为“子音+y”时去y改成“ies”,例:baby->babiesf. 字尾为“母音+y”时只+s,例:boy->boys2 不规则变化,

26、例:man->menfoot->feettooth->teethmouse->micedatum->dataanalysis->analyses3 单复数同形,例:Chinese, Japanese, cattle, sheep, deer.4 复合名词的复数,例:passer-bypassers-bymaid-servantmaid-servantsman-servantmen-servants5 文字、数字、字母或记号的复数是+,例:7s, xs动词的变化:动词有三种基本形态:原形,过去式及过去分词,三种形态的变化有规则性变化和不规则变化两种。1 规则动

27、词的变化:a. 大多数的动词是原形字尾加ed。例:ask-asked-asked9call-called-calledb. 字尾为e者,只加d。例:like-liked-likedlove-loved-lovedc. 字尾为“子音+y” 者,去y加ied。例:study-studied-studiedcarry-carried-carriedd. 字尾为“母音+y”者,只加ed。例:play-played-playeddelay-delayed-delayede. 单音节的动词,字尾为“短母音+单子音”者,重复子音字母,再加ed。例: stop-stopped-stoppedbeg-begge

28、d-beggedf. 两个音节且重音在后的动词,字尾为单子音者,重复子音字母,再加ed。例: permit-permitted-permittedprefer-preferred-preferredg. 字尾为c且发音为k的动词,加ked。例:picnic-picnicked-picnickedfrolic-frolicked-frolicked2 不规则动词的变化:a. A-A-A-cut-cut-cutput-put-putset-set-setb. A-B-BBuy-bought-boughtSay-said-saidFind-found-foundc. A-B-CDo-did-done

29、Take-took-takend. A-B-ACome-came-comeRun-ran-rune. A-A-BBeat-beat-beaten形容词的用法:1 形容词紧接在所修饰的(代)名词之前,以直接修饰该字时,称为形容词的限定用法。Its a heavy carton.2 形容词若被当作补语,以间接修饰(代)名词时,称为形容词的叙述用法。The carton is heavy.3 大多数的形容词可同时用于限定用法及叙述用法,但某些形容词只可用于限定用法。Its a wooden crate.(正)The crate is wooden.(误)104 某些形容词只可做叙述用法而不能做限定用

30、法。Well, ill, afraid, alive, aloneShe is ill.(正)She is a ill girl.(误)5 用来修饰something, anything, everything, nothing, someone, somebody, anyone, anybody,everybody, everybody, nobody等不定代词的形容词须放在其后。Ill tell you something interesting.6 非人称形容词:是不可用来修饰人,只可修饰物的形容词。Amusing, exciting, useful7 人称形容词:可用来修饰人的形容词

31、。Surprised, bored, excited数量形容词:表示数量、程度的形容词,例如:many, little, few, much1. many (a few, few) + 复数可数名词+复数动词/ are much ( a little, little ) + 单数不可数名词 + 单数动词 /is2. many a + 单数可数名词 + 单数动词 / is3. a few ( a little ) 之意为“虽少尚有”是肯定句;few ( little )之意为“几乎没有”是否定句。4. some通常用于肯定句。5. any通常用于否定句,条件句或疑问句。用于肯定句表示“任何一个”

32、之意,后接单数动词。Any one can play it.6. Several ( both ) + 复数名词 + 复数动词/are7. A number of +复数名词 + 复数动词 / are a good deal of ( a amount of ) + 不可数名词 + 单数动词8. Enough ( all, some, any, no, a lot of, lots of , plenty of )其后接复数名词加复数动次或接不可数名词加单数动词。形容词的位置:形容词通常放在名词之前。1.Present (出席的)和形容词片语或子句需放在名词之后,例:All the peopl

33、e present, a man of honesty.2.不同种类的形容词排列顺序为:代名形容词+数量形容词+性状形容词,例:these five good cartons.3.连系动词(be, become, feel, grow, fall, get, look, smell, taste, seem, sound.etc.)+形容词。例:the clothes smell unpleasant.(正)the clothes smell unpleasantly.(误)4.(keep, make, find)+受词+形容词。例:he make me sick.(正)he make me

34、sickly.(误)冠词、形容词、名词的位置:1 冠词 + 名词,例:a carton2 冠词 + 形容词 + 名词:例:a damaged carton3 冠词 + 副词 + 形容词 + 名词,例:11a badly damaged carton4 All ( both ,many, rather, quite, such, what ) + 冠词 + 形容词 + 名词,例:All the damaged cartons5 How ( as, so, too ) + 形容词 + 冠词 + 名词,例:How damaged the carton.6 Double + the + 名词,例:Do

35、uble the carton ( 双倍的箱子)副词的位置:1 表示时间的副词,位置如下:a. 副词 + 动词b. be动词 + 副词 + 动词c. 助动词 + 副词 + 主动词2 同种类副词以“小单位+大单位”的顺序放置。3 不同种类的副词依下列顺序排列:a. 地方+方法+时间b. 状态+地方+时间例:All the products were packed completely (状态)at the warehouse before shipment delivery(时间).4 作为副词的介词(on, in, down)与及物动词结成片语时,若受词为名词,可放在副词前或后,若受词为代名词

36、,则需放在片词的中间。例:pick the cartons up(正)pick up the cartons(正)pick it up(正)pick up it(误)5 加强语气时可将副词放在句首,但助动词与主词的位置要倒置,若本身不是助动词,则需加do, does,did,但up, out, off, away, down放在句首时,通常动词放在主词前即可,不用再加助动词do,但若主词是代名词时,动词位置不变,例:Hardly had the inspector arrived there when it began to rain.Down fell the carton.Down it

37、fell.副词的种类:1 简单副词:单单用作修饰其他字或词句,依其意义可分为时间副词,地方副词,程度副词,方法或状态副词。a. 时间副词,例:lately, often, soon.b. 地方副词,例:here, back, everywhere.c. 程度副词,例:hardly, quite, very.d. 方法或状态副词,例:gladly, easily, anyhow.e. 肯定或否定副词,例:yes, no, entirely.注:1) already通常用语肯定句;yet用语否定句或疑问句,且放在句末。2) just(刚刚)和完成式并用;just now(刚才)与过去式并用。3)

38、too用于肯定和疑问句;either用于否定句,且放在句末。4) ago用于过去式,表示以现在为起点;before用于过去完成式,表示以当时为起点,但当before不和时间副词典并用,只含糊表示“以前”之意,可和过去式,现在完成式并用。5) good为形容词,只修饰名词或代名词,但不可修饰动词;well作副词是“好”的意思,只能修饰动词,12well做形容词是“健康”的意思,与good的意思不同。6) enough通常放在修饰词的后面;too放在修饰词之前。7) once(曾经,一次,一旦)用于肯定句;ever(曾经,无论何时)用于否定、疑问或条件句,但若ever表示“老是”之意,可用于肯定句

39、。8) 以下形容词加ly时,意思不同:bad(坏)-badly(很)late(晚,迟)-lately(近来)high(高)-highly(很)near(近)-nearly(几乎)hard(努力)-hardly(几乎不)2 疑问副词有:when, where, how, why3 关系副词:具有连接词作用的副词,一般用在表示时间,地方,理由等名词之后来引导形容词子句,而该名词成为关系副词之前述词或先行词,有时可省略。That was (the reason) why the manufacturer did not seal the cartons.The time when the loadi

40、ng began was ten oclock.否定构句:含有否定句词或否定意思的句子称为否定句.1. 否定字词: not, no, never,2. 含有否定含义的字词: few, hardly, seldom3. 部分否定:是对事物的一部分加以否定: not all, not every,例:Not all the cartons were broken.(并非所有的箱子都破了)4. 全部否定:是对事情的全部加以否定: neither, none, nobody.例:None of the products were found with hangtag.(所有的产品都没有吊牌)5. 双重

41、否定:指在一个句子中有两个否定词,表示肯定的意思:否定词+but ( or without ),no.例:Few people but love money.(几乎人人爱钱.)“因为”的几种表达方式:because; for; on account of, cause, on the basis of , follow, as, for, by reason of , inasmuch, what with, for as much as, in respect that, since都可表示 “因为”及 “由.引起”的意思.注:1Because多用于表示直接原因, 而for可以表示原因又可以

42、用于提出说明, 语气比because轻得多。2 . Because引导的从句一般放在主句后, 有时也可放在主句前, 而for引导的句子只能放在后面。另外在回答 Why的问句时, 只能用because不能用for。再者, for不能跟not.but这一结构连用, 例:I did it not because I liked it but because I had to do it. (正)I did it not for I liked it but for I had to do it. (误)3. Due to = because of , 后接名词或名词短语。4. Because of

43、因为; 由于; 为了I didnt go out because of rain. (因为下雨, 所以我没有出去.)5.在reason is的后面, 人们常用that而不用because开头的从句。6.for 和 because 在表示“原因”的时候意思基本相同, 一般可以互相代用。7.since=Inasmuch as; because;Since youre not interested, I wont tell you about it.既然你不感兴趣,那我就不告诉你了8.inasmuch adv. 与as连用, 起连接词作用,表示 “因为, 由于; 既然” 13As the waves

44、 are high, I shall not go out in the boat. (既然风浪很大, 我就不乘船出海了。)序数词:first 第一 third 第三 fifth 第五 seventh 第七 ninth 第九 eleventh 第十一 thirteenth 第十三 fifteenth 第十五 seventeenth 第十七 nineteenth 第十九 twenty-first 第二十一 twenty-third 第二十三 thirty-first 第三十一 fiftieth 第五十 seventieth 第七十 ninetieth 第九十 (one)hundred and first 第一百零一 two-hundredth 第二百 four-hundredth 第四百 six-hundredth 第六百 eight-hundredth 第八百 (one)thousandth 第一千 two thousand and thirty-fourth 第二千零三十四 (one)millionth 第一百万 (美作:bil

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