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1、受控状态:文件编号:QI-AD-01行政部作业指导书版本 /修改号:V1.0批准:生效日期 : 分发号 :目 录1 目的2 范围3 部门职责4 部门管理规定与说明 办公用品管理流程 计算机管理流程证照管理流程5人员编制与架构6 输入 /输出信息表7职位职责及任职资格8 部门文档管理一览表1 目的本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作,以确保部门的工作质量。2 范围适用于行政后勤各项工作。3部门职责3. 1 行政事务管理1 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理;2 负责公司固定资产的管理;3 负责公司文件及档案的管理;4 负责公司证照的管理及各种证件的办理;5 负责公司员工宿舍的管理;6 负
2、责公司通讯系统的管理;7 负责公司安全的管理。8 负责公司车辆的使用和保养管理;3. 2企业文化的建设1 负责企业文化的宣贯;2 公司文化活动、会议的组织工作;3. 3部门体系文件管理1 按照公司的 ISO9001体系负责本部门管理工作; 可根据实际运行情况按照相关程序 完善本部门的 ISO9001文件;2 负责本部门 HSE 体系的管理工作。设备公司 9000版文件出版、发放,整理归档。3. 4其他负责落实总经理及副总临时交办的工作。4 工作流程及说明4.1宿舍水电计费流程4.1.1行政助理负责于每月 10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助 理。4.2办公用品管理流程4.2
3、.1公司行政部门办公用品的管理部门,负责公司办公用品的采购计划及预算,主要把握 正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划,报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用 办公用品的采购由行政部购买并入库。4.2.3办公用品的领用须填写办公用品领用登记表 ,如是消耗品,依据历史领用记录结 合实际需要确定领用管理基数; 如是管理品, 则列入移交, 如有故障或损坏, 应以旧换新品。 4.3证照管理流程4.3.1行政专员随时查看证照的有效期,并建表列明,提前做出计划规划,提前对证照进行 更新、年检5 人员编制与架构行政后勤总编制 12人 6 输入输出信息报表 7岗位职责与任职资格前台文员岗位职责 驾驶员岗位职责 清洁员岗位职责 保安员岗位职责 行政专员岗位职责 8 部门文档一览表 7 8 9 10 派车单 车辆维修申请单 来访客户登记表 保安交接班记录表 FM-838FM-841FM-867FM-707- 行政助理 行政助理 行政助理 行政助理 相关部门 行政部 行政部 行政部 20 / 21
