ERP系统需求分析报告.doc

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1、中科远迪ERP系统需求分析报告 建立日期：2009-12-23 修改日期：2009-12-27 客户项目经理：日 期：用友项目经理： 日 期：文档控制更改记录日期更改人版本号备注审阅审阅人职务日期分发份数姓名部门及职务1 2 3 4 56目录一、调研活动总结31.1 调研目的31.2 调研时间31.3 调研方式31.4 调研内容3二、公司概况42.1 企业简介42.2 组织机构52.3 部门职能、岗位职责分工52.4 IT建设状况概述9三、需求分析93.1总体需求分析：93.2 各部分需求分析143.2.1 销售业务分析143.2.1.1 现有流程143.2.1.2 需求汇总153.2.1.3

2、 建议规划153.2.2 采购业务分析203.2.2.1 现有流程203.2.2.2 需求汇总203.2.2.3 建议规划213.2.3 仓库业务分析253.2.3.1 现有流程253.2.3.2 需求汇总253.2.3.3 建议规划253.2.4 财务业务分析283.2.4.1 现有流程283.2.4.2 需求汇总283.2.4.3 建议规划28一、调研活动总结1.1 调研目的了解客户业务流程，规划ERP系统业务流程;了解客户管理控制点，规划ERP系统功能匹配点;了解客户运营现状，规划ERP系统运行;了解客户岗位现状，规划ERP系统岗位流程.1.2 调研时间12月2225日，共3.5天1.3

3、 调研方式 提纲调研，用友实施顾问提前发放调研提纲、中科远迪被调研对象填写提交; 问话调研：用友实施顾问现场与各部门关键用户，单独交流 参观调研：用友实施顾问参观车间生产、仓库存货摆放; 资料收集调研：用友实施顾问收集各业务操作单据及表单.1.4 调研内容各部门调研时间安排职能部门时间具体调研内容调研顾问客户配合人员采供部12.23上午采购组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据12.23上午采购计划制定、供应商管理、采购订单的生成及管理12.23上午采购入库流程、暂估流程、结算流程、付款流程12.23上午特殊需求、统计要求、总结仓库12.23下午仓库组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主

4、要单据12.23下午仓库出入库业务、调拨业务、盘点业务12.23下午特殊需求、统计要求、总结销售部12.24上午销售组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据12.24上午销售计划制定、客户管理、采购订单的生成及管理12.24上午销售出库流程、暂估流程、结算流程、收款流程12.24上午特殊需求、统计要求、总结财务部12.25上午财务部组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据12.25上午付款流程、收款流程、费用报销流程12.25上午财务报表格式、制作12.25上午特殊需求、统计要求、总结注：上午 9：00-12：00 下午 2：00-4：30因调研时间相对较少，在报告中描述不充分或错误之

5、出敬请指正。二、公司概况2.1 企业简介廊坊中科远迪化工防腐技术有限公司是以中科院过程工程研究所为技术依托，以河北远迪实业集团有限公司为投资主体成立的高新技术企业。公司坐落在河北廊坊经济技术开发区占地26000m2，专业从事工业重防腐涂料的研发和生产。公司产品有13个系列200多个品种，年生产能力达万吨以上。公司按照ISO9001：2000标准的要求建立了严格的质量保证体系，对产品设计、原材料采购、产品的生产、检验、销售与运输等多个环节进行了严格的质量控制，以确保产品和服务符合要求。2005年9月，公司通过了中国船级社质量认证公司的检查认证，获得ISO9001：2000、ISO14001:20

6、04、GB/T28001-2001认证证书。2.2 组织机构总经理 总经理助理销售副总市场管理部质检部生产技术部技术服务部综合管理部采供部财务部市场部工程部销售二部销售一部2.3 部门职能、岗位职责分工 部门职能：销售部： 1、公司销售目标的分解。2、营销网络的建立、策划、实施方案。3、销售合同的评审及修订。4、产品的报价控制、初审，业绩汇总、分析、及改善措施。5、市场的分析，有效信息的管理、跟进。6、重大项目的招标、公关、方案设计，货款的进度控制及回收。7、配合公司整体营销活动采供部：1、负责公共原材料、成品的供应商询价、下达采购订单2、供应商跟单、收货、应付账款对账 3、供应商的管理4、负

7、责仓储的管理仓储职责：1、做好仓库物资的验收，发运以及保管工作，保证企业生产获得及时供应，准备完好的物资供应;2、合理储备物资3、减低物资成本4、确保仓库和物资的安全5、根据生产和库存需求，制定一个月的采购计划财务部：1、资金营运管理 2、客户、供应商对应的应收应付账款管理 3、日常费用报销与管理4、工资结算、现金管理5、材料的出入库成本核算、产品成本核算6、单证审核、会计核算、往来帐、税务申报的处理7、每月报表的汇总整理上报生产部：1、 依据公司的年度销售计划，制定生产计划，并对人力设备、工具的需求拟定计划。依据业务部的订单工期计划按时生产出产品，按照年度销售计划，保证公司生产能够有效的运营

8、2、 产品的工时、数量、质量、计件价格、工期的分析、制定和控制。3、 物料、人力、设备、车间的运用和 控制，监督检查设备、工具、车间线路的检修，保养和清理。工程部：1、依据工程合同制定工程施工方案并组织实施。根据工程施工现场实际情况，组织人员、设备、材料进行现场实施2、建立完善的安全施工管理体系，制定健全安全管理制度，明确安全岗位责任制，定期检查，及时纠正3、保持与甲方、监理方、总包方及各分包单位的良好关系。妥善处理、协调工作上的各种事务，做好工程进度登记、和进度申报。全面掌握廊坊市建筑、装饰有关法律法规、正确做好工程资料申报入档4、主导并及时做好工程项目的验收结算质检部：1、负责公司所以存货

9、质检指标、方案的制定2、负责来料检、过程检、出货检、在库检验3、对检验的结果进行判定不良品处理方法4、对检验的指示进行统计分析岗位职责：1.财务会计：负责公司财务会计工作的职能部门，主要岗位有总账会计、应收应付会计、成本会计： a.负责企业采购发票录入，付款业务;销售发票录入，收款业务核算;b.负责企业固定资产的管理，折旧记账;c.负责企业日常经营费用的报账;d.负责财务凭证的处理，审核、记账;e.负责企业经营财务报表的编制;f.现金支出收入，日记账的登记，资金日报编制、凭证的处理;g.银行存款的管理、余额调节表编制、凭证处理.2.成本会计：a. 负责企业仓库材料及产成品的进出成本核算;b.

10、负责企业产品成本的核算;c. 负责监督仓库库存台账的建立.3.采购员a. 负责供应商档案资料录入及维护;b. 负责供应商对应的存货价格的管理;c. 负责采购订单的录入与下达跟踪;d. 负责采购到货单的录入;e. 负责提供采购相关的报告统计工作.4.仓管员 a 直接上司为采供部经理 b 负责收货，发货，退货工作 c 负责物料标识、账本整理和位置摆放5.销售业务员a. 负责客户商档案资料录入及维护;b. 负责客户商对应的存货价格的管理;c. 负责销售订单的录入及跟踪;d. 负责提供销售相关的报表统计工作.6.检验员a. 负责制定检验项目、指标，制作检验方案;b. 负责来料检、成品的检验，并做出判定

11、结果;c. 负责定期对质检的结果进行分析;d. 负责提供品检报告及相关报表.7.生产管理员a. 负责根据生产计划，考虑车间产能，分解成生产订单，并下达;b. 负责生产订单的执行跟踪情况;c. 负责提供生产成本统计数据;d. 负责提供生产相关统计及分析报表。8.系统管理员a. 负责ERP运行统的，硬件、网络、操作系统的维护工作b. 负责ERP系统备份、权限设定工作c. 负责ERP系统日常运行维护工作2.4 IT建设状况概述 目前中科远迪公司各相关部门都准备配备电脑办公，建立内部网，并安装管理软件，可以进行信息化办公。3. 5 计划部三、需求分析3.1总体需求分析： 1、关于系统运行环境： 详细环

12、境请见U8系统环境建议;2、关于设立存货管理：存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。现状：A. 目前公司存在一套存货编码体系;B. 物料清单里某些物料，但在做采购计划、生产发料并不是依据物料清单标准用量采购、发料建议： A.存货档案：包括原材料、半成品、产成品、包装物；B.手工模式：原材料流转要经过不同岗位人员，名称、型号比较繁多，大大增加了登错账的几率。ERP系统模式，建立存货档案库，由公司统一命名、编码、型号、计量单位等，供各部门共享参照；C. 设立一个虚拟仓用来从原料仓调拨到生产车间的这部分存货的存放；D相同存

13、货名称不同颜色的存货按两种存货编码对待；E.存货分类：（中科远迪设计分类方案） 存货分类编码存货分类名称F. 存货档案编码：建议分类码+流水码（x位）（参照中科远迪设计编码方案）G. 存货档案可以关联图片：jpg、gif、bmp格式，最大不超过100K 注：在ERP系统里，存货档案注意事项：存货编码项目：输入最新的编码，可以最多可以输入20个数字或字符，可以用数字09或字符AZ表示，但 & 、“、 ； 禁止使用。 存货代码项目：可以输入旧系统的编码，可以最多可以输入20个数字或字符，可以用数字09或字符AZ表示，但 & 、“、 ； 禁止使用。存货名称项目：最多可以输入30个汉字或60个字符，可

14、以用数字09或字符AZ表示，但 & 、“、 ； 禁止使用。规格型号项目：最多可以输入60个数字或字符4、关于仓库设置 现状：公司设立了几个仓库，但是管理比较混乱，各库存账均由手工制做。 建议：根据业务需要设立以下仓库001 原材料仓 存放购入的原材料002 产成品仓 存放生产完工的产成品003 生产车间虚拟仓 存放生产领用至车间的原材料004 外租仓 在工厂外租借的仓库 仓库存货出库原则及计价方式为：按仓库设立 全月平均5、关于存货计量单位 现状：大多以公斤计量，也有桶、袋等数量单位。 分析：采购、入库、生产发料、投料单、销售等均以公斤来进行计量 建议：a.本次上ERP主要设及到采购、销售、仓

15、库、存货核算系统。计量单位必须设立，一经使用将不能修改;b.针对存货在流转当中发生计量单位比较单一，使用计量单位（公斤）.6.仓库出入库类别 建议：仓库所有出入库都应设立单据，每个出入库类型都会影响财务账。 收发类别：1-2 1 收 101 采购入库 用于原材料采购入库存 102 产成品入库 用于最终产品加工完毕的入库 103 返工入库 用于返工产品产成入库 104 形态转换入库 用于换签产品的产成入库 105 调拨入库 用于仓库调拨时的入库 106 销售退库 用于客户退货产品的退货入库 2 发 201 销售出库 用于产成品销售发货时的出库202 生产领用出库 用于车间生产领料时的出库 203

16、 返工出库 用于成品返工时的生产领用 204 形态转换出库 用于换签产品的生产领用 205 调拨出库 用于仓库调拨时的出库 206 实验领用出库 用于公司实验使用出库 207 销售样品领用 用于业务员针对客户销售业务上的销售试用的出库 208 自用出库 用于公司内部各项项目使用的出库 7、关于客户档案的管理：现状：对客户按规模进行了一个分类，没有进行编码建议：A.对客户进行分类管理，有利于做销售分析，可以分析哪类客户占公司业务的比率，那些是重点客户 B.客户编号： 依据唯一性、方便、快捷定位统计 客户分类+流水号（序号4位）8、关于客户信用管理 现状：确认客户的结款期有月结30天、60天、90

17、天等 建议：客户信用分为信用期间、信用额度 信用期间：就需要确认每个客户商的信用天数，启用收付款协议 信用额度：应需要确认每个客户商的赊账金额9、关于供应商档案的管理 现状：对供应商有一个大致分类，供应商进行了编码管理 建议：A.按照供应商供应原材料类别实行分类 B供应商编号： 依据唯一性、方便、快捷定位统计 供应商分类+流水号（序号4位）10关于业务单据 ERP系统： 支持一种单据多个用途，并在单据上做收发类别作为业务统计分析。 ERP系统：单据样式分为录入与打印，并每种样式分可为不同的版本，可以依据客户需求进行调整11、关于财务核算 现状： 财务业务上使用用友T 建议：a. 手工模式：供应

18、商、客户商、部门、个人设置成二级科目，增加了科目数量，记账工作量也会增加。ERP模式：供应商、客户商、部门、个人设置辅助核算。b. ERP模式：存货核算来计算出入库成本。c. ERP模式：可以实现财务业务一体化。就是应收、应付、存货自动传凭证到总账。d. ERP模式：主营业务成本与生产成本双重核算。3.2 各部分需求分析3.2.1 销售业务分析3.2.1.1 现有流程3.2.1.2 需求汇总1建立完整科学的客户资料库,客户名称、简称、地址、联系人、分管业务员；2建立价格体系的完整资料及分级管理的报价系统包括计算方法及可变动因素等，对存货的最低售价要有一个管控；3销售订单执行的跟踪，订货信息，发

19、货信息、出库信息、挂账信息、回款信息4销售合同的跟踪5有超订单发货的业务6客户信用额度的管理3.2.1.3 建议规划新销售业务流程图业务流程说明：1 中科远迪主要销售业务类型为普通销售。2 销售部门业务员在收到客户订单后，在系统中录入销售订单并由部门主管审核；3 如有库存可满足订单需求，则业务员可直接填写发货单；如不能满足则通知生产，生产查询库存原材料及成品后做出采购计划。产品入库后，仓储通知业务部，业务员参照销售订单生成发货单，审核完毕后交仓库发货；仓库在按照发货单发货后在软件中审核该发货单对应的销售出库单；如无法按照发货单数量发货，仓库应通知业务部更改发货单后再发货；4 销售订单发生变化，

20、应及时反映到系统中；如销售订单停止执行，业务部必须立即在系统中将其关闭，并要通知生产部门进行相应的处理；6 当需要确认销售收入时，财务部拷贝发货单生成发票。确认无误后复核，则该发票会传递到应收款管理系统，要对其进行审核，形成应收款并按照销售类型生成凭证：借记：应收账款，贷记：主营业务收入及税金；同时在当月在存货核算模块对该发票记账并生成凭证：借记：主营业务成本，贷记：库存商品。 对于销售中的备品，应与销售的货物同开在一张发票中，价格为零，不形成应收款，但结转销售成本。 当月发货当月开发票完毕，确认收入。 7 如有客户退货情况发生，销售部需要拷贝销售订单生成退货单，审核后打印出来交仓储收货，仓储

21、在收货后审核相应的红字销售出库单。如需要冲减应收账款，财务部应拷贝退货单生成红字销售发票并复核，复核后发票传递到应收款管理系统，财务部对其进行审核冲减应收款及主营业务收入；并在当月在存货核算模块对该发票记账并生成凭证，冲减主营业务成本并增加库存商品； 退货入库后如该销售订单不再补发货物，业务部要立即关闭该销售订单。退货如为良品，则入成品仓；如为不良品，则入成品不良品仓。退货如无法找到对应销售订单，则在销售管理模块手工填写退货单并审核。客户退货的入库成本需指定。退货不包括客户退回返修情况。8 月末在处理完毕当月业务后要进行销售管理模块的月末结账。新销售退货流程 业务流程说明：参照普通销售流程 关

22、于销售计划现状：目前销售部门没有做销售计划分析：目前有两种生产方式：定单生产、库存生产。其中订单生产是依据客户的销售订单生产交货。库存生产也称备货生产，计划和生产部门生产多少合适的，多了占用库存、资金;生产少了，销售交不了货建议：制定销售计划：部门销售计划、业务员销售计划、产品销售计划。制定销售计划一有利于业务人员的绩效考核，二有利于计划的准备性、有效较低库存占用资金。 销售以销售订单作为起点统计信息和管理信息将更加丰富；现状：目前接收到客户订货方式有电话，传真、订货单、口头订货等。分析：客户订货样式繁多，格式不统一，产品编码及名称不一致，可能会造成跟踪订单及统计方不便。建议：接收到客户订货方

23、式有电话，传真、订货单销售业务员转化为销售订单，依据订单可以能够得到有关销售订单的综合性执行统计信息（订货情况、发货情况、出库情况，应收账款情况，回款情况）。关于销售发货现状：目前销售出库是依据发货单通知仓储发货，仓储办理出库手续。分析：销售发货也应该由业务员知道，哪张销售订单已发货，发了多少、有没有出库。建议：增加发货环节;销售出库单由销售系统生成;允许超订单发货，普通业务必须有订单 销售业务员依据销售订单开销售发货单，销售发货单审核之后就可以自动生成销售出库单，仓库办出发货手续。关于应收账款现状：财务根据销售发货单确认应收账款建议：上ERP系统之后，应收会计可以参照销售发货单开具销售发票，

24、可以每张销售发货单对应开销售发票，可以汇总，也可以定时开。优化财务确认应收账款流程。关于销售退货现状：因产品质量，客户提出退货，经质检确认，客户开具退货单。需求分析：客户开具退货单，不同的客户开具的退货单格式不一，不便于退货业务统计。建议：客户退货单，转变为企业内部的红字销售发货单，红字销售发货单依据销售发货单开，补货时按销售订单;冲应收账款，红字销售发票可以参照红字销售发货单开。这样就可以跟踪销售订单执行过程，可以反馈订货情况、退货情况、发货情况、出库情况，开票情况、回款情况。销售价格处理:现状：正在施行新制定的销售规定 ，对价格有一个控制需求分析：公司新版的销售规定对产品销售价格的控制有一

25、系列的规定，通过ERP系统，实现对存货价格的控制，帮助企业实现对销售价格的管控。建议：存货档案设定最低售价，销售管理对最低售价进行控制，低于最低售价的销售订单由相关管理人员进行口令输入才可以录入销售订单。销售佣金回扣的处理:现状：销售业务时有需要支付对方回扣的情况，销售时确认应收账款，回款时冲成应收。佣金的支付做“其他应付款佣金”科目建议：销售业务流程的单据上面增加表头自定义项目“佣金”/“回扣”，销售业务员填写业务单据的时候手工填入本次销售业务所发生的佣金数目。佣金的支付由财务部门处理。3.2.2 采购业务分析3.2.2.1 现有流程3.2.2.2 需求汇总1. 采购订单的跟踪，下达时间，品

26、名、数量、单价、交期、是否拖期、到货时间，到货数量、欠料等信息2. 应付款项的管理，应付款的付款情况实时查询3. 库存量预警（安全库量、最高、最低库存量）4. 采购发票的管理3.2.2.3 建议规划 新采购业务流程采购业务流程说明：1 采购日常业务必须在期初数据录入完毕且记账后才可以开始。2 请购单审核后，由采购部拷贝请购单生成采购订单并审核；审核后的采购订单在系统中是生效的采购订单，可以参照其生成采购到货单；3. 供应商交货到仓库后，货仓部在系统中必须参照采购订单生成到货单4. 货仓部根据到货单，在系统中生成采购入库单并审核；5 当确认应付款时，由财务部拷贝采购入库单生成采购发票，保存后结算

27、；结算可以最终确认采购入库物料成本。结算后的发票如果需要修改或删除，则要在结算单列表中找到该发票对应的结算单，将其删除后再修改发票；注意系统中发票金额和税额要与实际发票金额和税额相同。6 结算后的发票传递到应付款管理模块，审核后生成凭证：借记物资采购和税金科目， 贷记应付账款。结算后的采购入库单在存货核算模块记账后生成凭证：借记原材料，贷记物资采购。月末物资采购科目余额为零。7 对于已经入库后再退货的物料，由采购部必须参照采购订单生成到货退回单，再由仓库参照该退回单生成红字采购入库单并审核，将物料从仓库退出；财务部门根据红字采购入库单生成红字采购发票，结算后传递到应付款管理模块冲消应付款，审核

28、后生成红字凭证；红字采购入库单在存货核算模块记账后冲消存货，制单后生成红字凭证。此退货如不需要再补货，需要立即关闭采购订单。l 请购业务处理：现状：目前对于每月采购计划，由仓管提出采购计划表，经过主管领导审批，传交采购人员作为参考进行采购，下达采购合同给供应商。分析：请购也可指非计划采购，是临时采购。由相关部门提出需求，经过主管审批，交采购人员进行采购。请购单也是采购需求来源之一。建议：请购业务进行系统运行，提出采购申请的部门依据申请单在采购模块开采购请购单，可以跟踪请购单的执行情况。 采购以订单作为起点进行采购，统计信息和管理信息将更加丰富；现状：目前采购订单是依据采购合同，在入库时依据送货

29、单。分析：建议按采购订单号进行开展工作，能够得到相关订单的综合性执行统计信息（订货情况、到货情况、入库情况，应付账款情况，付款情况）。建议：启用采购业务必须有订单，允许超订单到货l 供应商档案及价格管理:现状：供应商档案管理：供应商、联系人、地址、电话、管理比较分散。供应商价格管理：同一种物料，不同供应商有不同供应价格供应商存货对照表：供应商在某时段，只对应某些原材料。分析：对供应商档案要集中管理，能准确的反应供应商信息全貌 对供应商供货价格进行管理建议：在ERP系统里在专门存入供应商档案的功能，能全面反应供应商档案面貌启用供应商存货价格对照表：设置供应商物料价格对照表，在开采购订单时录入供应

30、商及物料，系统会自动带出价格;便于进行供应商价格分析。l 关于采购到货的处理 现状：没有采购到货环节，是直接参照采购订单生成采购入库单分析：没有将入库与到货分为两步，从而不能够反应在检状况 正常采购入库是：供应商依据采购订单进行送货，对方送货时会有送货通知单，货仓部进行清点进行收货，货仓部收货之后进行报检，仓库按照检验报告上的合格数量，办理入库手续，不合格的进行换货退货处理。建议：将到货和入库分开：供应商依据采购订单进行送货，对方送货时会有送货通知单，货仓部进行清点进行收货，收货员据供应商的送货单开具到货单，到货单质检后，仓库办理入库手续生成采购入库单, 不合格的进行换货退货处理。优点在于能反

31、映到货数量与订货数量之间的差异。能够得出相关的到货数、在检数量，实际入库存数量，能够优化到货退回的流程。就可以得到货及时率、合格率、便于进行统计分析。关于采购退货： 现状：没有实际退货业务，一般采购到货经检验不合格的产品进行换货处理。建议：采购货物到达后质检合格的进行入库，不合格的直接进行换货退货，待合格产品到达后进行入库。采购挂应付账款现状：采供部收到发票后附入库单签字确认后交财务部经理审批入账分析：每张发票对应相应的入库货物，由财务部门的审批后确认应付款项建议：上ERP系统之后，可以参照采购入库单随时可以开具采购发票。可以每采购入库单对应开采购发票，也汇总或定时开。优化财务确认应付账款的日

32、期。采购发票确认应付账款3.2.3 仓库业务分析3.2.3.1 现有流程3.2.3.2 需求汇总1. 成品和原材料的保质期管理；2. 库存存货品种繁杂，进行存货档案的精细管理；3. 大量库存积压，依据积压情况，及时进行处理；4. 换签产品名称比较繁杂.5. 产成品的入库、出库批号管理，节省收发货物时间6. 查询每个仓库，每个物料统计及明细;7 仓库最高、最低库存预警;8、 查询某些存货是由那个业务员产生的，控制库存积压。3.2.3.3 建议规划1）入库流程2）出库流程3）其它业务流程库存业务流程说明：1. 正常的出入库作业：主要包括采购入库、生产入库，销售出库、材料出库，主要核算原则：采购入库

33、单：仓储在库管理模块必须由到货单生成；采购入库单填制时应注意收发类别及仓库要准确填写。2 产成品入库单：仓储在库存管理模块必须填写产成品入库单并审核；注意输入的收发类别为“产成品入库”；所有产成品的入库都使用产成品入库单；3 其他入库单：手工增加，用于调拨单、形态转换单的自动生成，或用于其他特殊情况；4 销售出库单：由销售模块的发货单自动生成，货仓部按照发货单发货完毕后立即审核该出库单；如果无法按照发货单上的数量发货，则通知业务部门更改发货单后再发货、审核； 5 材料出库单：对于按生产部门的投料单领料，仓储在库存管理模块根据投料单申请填写材料出库单后审核。6 其它出库单：手工增加，用于以下情况

34、：其他特殊情况。7 调拨作业：调拨单用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务。同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，表示部门之间的调拨业务；如果转出仓库和转入仓库不同，表示仓库之间的转库业务。调拨单审核后，自动生成其他出、入单据各一张，货仓部在存货实际发出和收到后分别立即审核这两张单据，改变库存量；对应收发类别为“调拨出库”、“调拨入库”；8 形态转换业务：主要用于物料转换情况。形态转换单审核后，自动生成其他出、入单据各一张，仓库在存货转换后应立即审核这两张单据，改变库存量。9 其他业务，如实验领用出库、销售试用等，均对应相应出入库类别填写其他出、入库单。10 当月业务处理完毕

35、后，应进行月结处理。l 关于仓库调拨现状：有外租的仓库间存货的调拨 分析：调拨是仓库之间货物转移，不会涉及到财务账的改变。对于调拨出的仓库减少库存量，对于调拨入的仓库增加入库量建议：启用调拨单一经审核，系统自动生成其他出库单、其他入库单加强对存货转移之间的损耗，实物归属。 收发类别：调拨出库 调拨入库l 关于形态转换（换签）现状：有需要换签的出入库业务建议：启用形态转换单一经审核，系统自动生成其他出库单、其他入库单加强对存货形态转换的损耗统计。 收发类别： 形态转换出库 形态转换入库l 批号、保质期管理现状:需要对成品入库及出库进行批号管理 材料进行保质期管理建议：U8系统可以满足存货的批号、

36、保质期管理，建立存货档案时对该选项进行选择，对涉及到的单据进行模板的设计。l 最低最高库存预警现状：需要对仓库存货的最低、最高库存量做一个预警建议：U8系统中，存货档案设置最低、最高库存。当仓库中该存货低于最低库存或超过最高库存，系统会发出预警。l 生产车间设立虚拟仓现状：生产车间有原材料等存货存放，核算比较复杂建议：设立生产车间虚拟仓，用来计算生产部门领用至车间的原材料等存货，生产时从本虚拟仓进行领用。l 存货档案设置自由项现状：手动统计库存货物是由哪个业务员的业务产生的，非常繁琐。建议：系统可以实现在存货档案设置自由项，用来填入业务员，在查询库存存货时，查询方案参照该自由项，可以统计查询某

37、个业务员产生的存货。3.2.4 财务业务分析3.2.4.1 现有流程 3.2.4.2 需求汇总1财务业务一体化，业务凭证由供应链系统自动生成;2应收应付账款、销售收入、销售成本、生产成本、原材料、制造费用、财务费用、经营费用按部门进行收集，归总统计;3各种报表的生成3.2.4.3 建议规划 存货核算总体业务流程业务流程说明：1） 出入库单据审核后需要在存货核算模块记账；记账就是在系统中将出入库单据登录到存货账中。产成品入库单需填入成本后才能记账；销售发票复核后也需要在存货模块记账，以结转销售成本。2） 材料出入库单据记账并对原材料仓进行期末处理后，可以计算出材料的出库成本，然后可以进行产成品的

38、成本计算。产品成本计算出来后，填入产成品入库单，则产成品入库单据可以记账，这样库存产品的成本即可计算出来；再对销售发票进行记账，然后对成品仓进行期末处理，则可以计算出销售成本。 3） 记账后的出入库单据可以根据单据上的收发类别生成带有分录的凭证；4） 月末当月全部单据记账，期末处理完毕后，生成凭证后，需要对该模块进行月末结账处理。 正常单据的记账业务流程说明：（1）出入库单据都要进行记账（销售出库单除外）；（2）入库单及红字的出库单记账时必须要有成本；（3）对于采购入库，如果当月在采购管理模块已经开立发票并结算形成应付款，则在存货模块直接对其记账即可；如当月发票未到，则应先对其进行暂估成本录入

39、，然后再记账（参见暂估业务流程）；（4）材料出库单记账后、期末处理后才能计算出出库成本；（5）其他入库单记账前需指定成本； （6）出入库单据及销售发票在记账后可以生成凭证传递到总账。1.特殊单据记账流程业务流程说明：1） 对于调拨单和形态转换单，可以对该调拨单进行记账，则其产生的其他出、入库单会自动记账。也可以对其产生的其他出入库单据进行记账，先记出库单，后记入库单。5暂估业务流程：业务流程说明：（1） 采购入库后，如果发票当月未到或当月未入账，则财务部在对采购入库单进行记账前对其进行暂估成本录入，然后记账；（2） 第二月或以后的某个时间当发票到达并入账时，财务部参照该采购入库单开立采购发票并

40、结算，然后在存货核算模块对该采购入库单执行结算成本处理。（3） 如果暂估成本录入过低或过高，会对其发出成本产生较大影响。新应收账款业务流程图业务流程说明1 销售发票复核后传递到应收款管理模块，在审核后形成应收账款，记录到账表中；2 其他原因形成的应收款通过在应收款管理模块中录入其他应收单并审核的方法形成；3 审核后的销售发票和其他应收单在应收款管理模块通过制单处理生成凭证传递到总账；在审核和记账后登记到总账的账表中。4 当收到客户的付款时，在应收款管理模块录入收款单并审核，则收款会记录到账表中。对该单据制单后生成凭证传递到总账中，在审核和记账后登记到总账的账表中。如果是预收款，则在录入收款单时

41、要选择款项类型为“预收款”。收款单要进行核销，核销的作用在于将收款与形成应收款的发票或应收单对应起来。 应付款管理业务流程 业务流程说明1.采购发票结算后传递到应付款管理模块，在审核后形成应付账款，记录到账表中；2.其他原因形成的应付款通过在应付款管理模块中录入其他应付单并审核的方法形成；3.审核后的采购发票和其他应付单在应付款管理模块通过制单处理生成凭证传递到总账；在审核和记账后登记到总账的账表中。4.付给供应商货款时，在应付款管理模块录入付款单并审核，则付款会记录到账表中。对该单据制单后生成凭证传递到总账中，在审核和记账后登记到总账的账表中。如果是预付款，则在录入收款单时要选择款项类型为“

42、预付款”。付款单要进行核销，核销的作用在于将付款与形成应付款的发票或应付单对应起来。付款单录入注意事项：如是付货款，应在表体录入采购订单号。 总账、报表业务流程图 业务流程说明：1 各模块的外部凭证会传递到总账中等待审核和记账；其他凭证则需要在总账中填制。2 凭证填制后需要审核，审核人与制单人不能同为一人。3 审核后的凭证可以进行记账。记账后可以查看账表、在专家财务评估模块(未开启)中进行财务分析。4 月末当月日常业务凭证全部审核、凭证后，可以进行期末结转（主要是期间损益的结转和汇兑损益的结转），结转形成的凭证需要审核和记账。5 以上业务处理完毕后可以进行月末结账。6 以上工作完成后可以在UFO报表模块制作当月资产负债表和利润表。 月末结账顺序： 各系统月末结账流程如上图所示：1、 采购，销售必须先结账，库存管理模块才能结账；2、 库存管理模块结账后存货核算才能进行期末处理，成本管理模块才可以计算成本。成本管理模块结账后存货核算模块再结账；3、 存货核算、应收应付、固定资产模块结账后总账才可以结账；4、 需求规划、物料清单、生产订单、质量管理模块不需月结。5、 ERP软件为一个完整系统，各部门在使用中应该互相配合，尽快完成各自的工作，不能过度拖延影响整个系统的运行效果。模块反结账：遵循上图的逆过程，即反结账要从总账开始，一直到采购、销售。