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1、现代文员实务技巧,文员是做什么的？,举出几个你所能想到的“文员”,第一章 现代文员的工作现代文员工作的基本概念,1,2,文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1.接听、转接电话；接待来访人员。2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3.负责办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及
2、餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作,跟单文员,行政文员,人事文员,销售文员,文控文员,各种各样的“文员”,一、现代文员工作的基本概念,广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员”。1.现代文员的职业定位从事文书制作与管理的工作特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作内容扩大化与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员,2.现代文员工作的特点工作方式：处理
3、信息和事务特点服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众专业性主动性繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑,小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”。普通文员是迈向高级白领的必经之路。,二、现代文员工作的内容,简而言之：处理事务、操作实务1.现代文员工作的范围和内容（1）我国文员涉及或部分涉及的工作文书撰写文书制作文书处理档案管理会议服务,信息资料信访工作接待工作日程安排日常事务办公室管理领导临时交办的其他事项,（2）我国外资企业、合资企业文员的工作办公室环境的布置与整理通讯事务、电话、信函与邮件处理执行领导交办事项照料领导身边的琐事接待宾客和员工来访记录领导指令及会谈、会议内容打印文稿及表格收集和整
4、理各种信息保管办公室设备及用品外出办事,2.现代文员的职业权限（1）正确认知、摆正位置（2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力（3）防止和克服“越位”决策越位表态越位工作越位答复越位社交越位,小结：不该说的话，不要说；不该问的问题，不要问；不该你知道的事情，不要好奇！做好本职工作，安分守己。,三、现代文员工作的原则和方法,1.现代文员工作的指导原则准确：工作质量高效：工作效率保密：工作要求；守口如瓶实事求是：工作准则,2.现代文员的工作方法优先顺序方法接受委派方法请示与汇报方法计划与总结方法变通与挡驾方法分工与协作方法,1）优先顺序方法以工作的重要程度来划分以紧急程度和重要程度来划分（应该
5、做的事）重要且紧急的事紧急但不重要的重要但不紧急虽然有价值，但既不重要也不紧急的,2）接受委派方法了解任务的重要性了解任务的要求确认职权范围：什么可以做，什么不可以做了解完成任务的期限确认理解过程中的检查,Tips,好记性不如烂笔头切忌自作聪明，以免弄巧成拙,3）请示与汇报方法重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以备日后查证。一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面请示，留档备查请示要对口请示要单一，一文一事,汇报，要简明扼要汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导主动汇报要分轻重缓急汇报可以口头也可以书面,4）计划与总结方法计划，要制定得科学、明确
6、工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留有余地做好时间管理总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训,5）变通与挡驾方法变通？要灵活挡驾？要注意方式方法前提与基础：了解你为谁而工作？,6）分工与协作方法明确分工服从安排，做好本职善于合作谦虚谨慎态度分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同当”,四、现代文员的职业素养,素养的概念知识结构、能力结构、心理素质、职业道德1.文员的知识与能力结构知识结构基础知识：人文社科基础、自然科学基础专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴学科知识,能力结构：一般能力、专业
7、能力观察能力：善于观察，做有心人记忆能力分析判断能力应变能力,表达能力办事能力公关社交能力处理信息能力办公设备操作能力,2.文员的心理素质心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性的心理特征。适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的心理素质。,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),完善的人格坚强的意志平衡的心态随和的性格广泛的兴趣良好的动机,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),3.现代文员的职业道德道德的概念社会意
8、识型态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员职业道德的内容忠于职守，自觉履行各项职责主要规范细致严谨，善于合作职业习惯兢兢业业，甘当无名英雄埋头苦干谦虚谨慎，办事公道，热情服务美德遵纪守法，廉洁奉公重要保证恪守信用，严守机密实事求是，勇于创新刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质钻研业务，掌握文员工作各项技能,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),谢谢
9、!,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),1.命题者暗中将两个概念调换，造成选项中表述概念的属性、本质特征、作用、发展趋势等概念内涵的改变，乍看与原文的说法一样，但仔细推敲就会发现实际上并不是一回事。2.从理论上说，宗教是中国文化的整体结构中不可或缺的组成部分，宗教与中国文化的各种形态构成了具有内在统一性的完整的文化共同体。这是一种动态互补结构，宗教与中国文化整体之间在长期的历史行程中彼此认同，相互影响，共同发展。3.命题者设置选项时在事物的性质上设置干扰，有意将阅读材料中肯定了的事物加以否定，或者将否定了的事物加以肯定。在阅读
10、文章或选项句时，要注意区别作者对每一种事物的观点态度，特别注意含有作者观点态度的语句。4.文化自信，当然不是文化的自我自信。文化并非主体，主体是人。在当代中国，文化自信的主体是中国共产党和中华民族。要坚定文化自信，不能只看到物，看到文化的载体，而要理解中华文化的深层内涵。无论是文物还是典籍，都只是文化的载体，而灵魂是载体中的内在精神。5.心态强起来应增强自尊自信。中华民族是一个自尊自信的民族，自尊自信是中华民族精气神的集中体现。新时代，自尊自信源于深入了解“我们从哪里来”“我们走向何方”6.心态强起来应更加理性平和。理性平和就是冷静全面看待事物，不为不良情绪所左右；就是辩证客观分析问题，不偏激
11、也不片面；就是实事求是解决问题，不扣帽子不打棍子。7.只有清醒认识我国历史走向、准确定位我国历史方位，才能更加自尊自信。只有不断增强自尊自信，才能更加敢于正视自身不足、敢于承认别人长处，进而取长补短，更好迈向伟大复兴。8.一个国家的社会心态与其发展实际密切相关，是时代的“晴雨表”“风向标”；它同时会影响每个社会成员的价值取向和行为方式，甚至影响整个国家发展大局。积极健康的社会心态是个人、社会、国家发展进步的重要社会心理基础，也是国家软实力的重要组成部分。9.事物和事理有时往往是比较复杂的，要对某一事物的特点准确、清楚地说明，还必须根据事物本身的条理性和特征，选取合理的顺序进行说明。合理的说明顺序，是指能充分表现事物或事理本身特征的顺序，它必须清晰、有层次地展现事物各方面，也需要符合人们认知事物的规律。,现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),现代文员实务技巧培训课件PPT实用课件(共30页),
